ACTA Nº 58-2010

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del seis de julio de dos mil diez, con asistencia del señor Magistrado Luis Antonio Sobrado González, quien preside, la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría, el señor Magistrado Mario Seing Jiménez, la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde y el señor Magistrado Fernando del Castillo Riggioni.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACION DEL ACTA ANTERIOR.
Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior, excepto por el señor Magistrado Del Castillo Riggioni quien no participó de dicha sesión.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA.
A) Solicitud de prórroga del contrato de servicio de seguridad para el Área de Servicios Internos. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor del Tribunal, se conoce oficio n.° PROV-0972-2010 de fecha 02 de julio de 2010, recibido ese día en la Secretaría del despacho, en el cual literalmente manifiesta:
“De conformidad con lo acordado por el Superior en sesión ordinaria N° 046-2009 (comunicado mediante Circular N° STSE-0020-2009, del 12 de mayo de 2009), lo establecido en la cláusula sétima del convenio y con el fin de que se tomen las medidas del caso dado que el Órgano Fiscalizador brindó criterio favorable para prorrogar el contrato suscrito entre el Tribunal Supremo de Elecciones y la empresa Seguridad Alfa S.A., por el servicio de seguridad de las instalaciones, funcionarios y ocupantes del área de Servicios Internos, el suscrito, se permite informarle la aplicación de la última y definitiva tercera prórroga, a partir del próximo 1º de noviembre de 2010.
En oficio PROV-0971-2010 del 01 de los corrientes de conformidad con el monto indicado por el Órgano Fiscalizador, se solicitó a la empresa, cancelar por concepto de especies fiscales la suma de ¢88 386,13 (ochenta y ocho mil trescientos ochenta y seis colones con trece céntimos).
No omito indicar, que en oficio PROV-0887-2010 del 17 de junio de este año, se alertó al señor Richard Poveda Solórzano, Órgano Fiscalizador del convenio para que valorara si la necesidad de la prestación de ese servicio persiste más allá de esta prórroga, se sirviera solicitar a la Dirección Ejecutiva que gire a esta Proveeduría la instrucción requerida a efecto de que se inicie un nuevo proceso de contratación.
Finalmente y según consulta realizada a Contaduría acerca de la existencia de contenido económico para atender el referido contrato, el señor Carlos Douglas Sandí Guillén, Encargado del Área de Contabilidad, comunicó que el saldo de la subpartida 10406 Servicios Generales, del subprograma 85001, es de ¢14 975 859,03 y que existen los Pedidos Nos. 4500111217, 4500112522, 4500112523, 4500112526, 4500112527, 4500112528 y 4500112529  (por la subpartida y subprograma indicados y a nombre de la mencionada contratista), cada uno con un saldo de ¢2 946 204,34 para atender los pagos respectivos.”.
Se dispone: Prorrogar por última vez el contrato suscrito entre este Tribunal y la empresa Seguridad Alfa S.A., por los servicios de vigilancia y seguridad del Área de Servicios Internos. Oportunamente el órgano fiscalizador del contrato valorará si persiste la necesidad de los referidos servicios, con la finalidad de que se inicie el respectivo proceso de contratación. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACION DE PERSONAL.
A) Nombramiento en propiedad en el Departamento de Recursos Humanos. Del señor Alejandro Bermúdez Mora, Secretario del despacho, se conoce oficio n.° STSE-1753-2010 de fecha 30 de junio del 2010, en el cual literalmente manifiesta:
“Visto el oficio n.º RH-1432-2010 del 28 de junio del año en curso, me permito elevar a su estimable consideración, para lo que bien se sirvan disponer, la solicitud del Lic. Ricardo Carías Mora Jefe del Departamento de Recursos Humanos, quien gestiona el nombramiento en propiedad de una plaza de Auxiliar de Operación que ha quedado vacante en ese departamento, en virtud del despido de su anterior ocupante.
Para tales efectos, y considerando los primeros lugares del registro de elegibles,  me permito en consecuencia someter a consideración la terna que infra se detalla del siguiente modo:

Con fundamento en la facultad que concede el artículo 6-b del Reglamento de nuestra Ley de Salarios, el Lic. Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se sirve recomendar al señor Valverde Céspedes Jefferson, pues dicho funcionario labora para ese despacho desde hace más de un año, lo que le ha permitido conocer los trámites que se realizan en dicho departamento.
 Quien resulte nombrado se ubicará en propiedad a partir del próximo 1° de agosto de 2010 en el puesto número 45883 como Auxiliar de Operación en el Departamento de Recursos Humanos, donde tendrá asignado un salario base de ¢324.300,oo por mes, anualidades a razón de ¢6.868,oo cada una y un complemento salarial del 10% como incentivo por la responsabilidad en el ejercicio de la función electoral, todo de conformidad con el índice salarial vigente para el primer semestre del año en curso.”.
Se dispone: Nombrar en propiedad al señor Jefferson Valverde Céspedes, a partir del 1° de agosto de 2010.
B) Solicitudes de incorporación y ajuste al régimen de dedicación exclusiva. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos e integrante de la Comisión de Dedicación Exclusiva, se conoce oficio N.° CDE-84-2010 de fecha 30 de junio del 2010, recibido el 1° de julio de 2010 en la Secretaría del despacho, en el cual literalmente manifiesta:
“En sesión número 03-2010 celebrada el pasado 1º de junio, esta Comisión conoció las solicitudes que presentaron varios funcionarios de la institución para ser incorporados al Régimen de Dedicación Exclusiva o bien para que se ajuste el beneficio que por ese concepto perciben.  Todos ellos estiman cumplir con los requisitos y reunir las condiciones establecidas para lo que solicitan, siendo que con tal propósito aportan los documentos necesarios a fin de demostrarlo.
Realizados los estudios que corresponden, considera esta Comisión que en efecto las solicitudes de las señoras María Alejandra Granados Alfaro, Stephanie Feoli Godinez (sic), Lucrecia Sánchez Aguilar, Guiselle Valverde Calderón, Alejandra Peraza Retana, Dana Lorena Barnett Thompson y Paola Alvarado Quesada y de los señores Mauricio Espinoza Fallas, Oldemar Martínez Gutiérrez, Wilson Espinoza Coronado, Yanán Ramírez González, Gerardo Chavarría Peña, Manuel Corella Vargas, David Peña Guzmán, Melvin Quesada Orozco, Néstor Córdoba Marín y Andrei Cambronero Torres son procedentes, pues se trata de colaboradores que han sido ascendidos, reasignados y nombrados en propiedad recientemente en cargos de nivel profesional para los cuales se requiere los grados académicos de bachillerato o licenciatura, condición que todos poseen en diferentes disciplinas.
De acuerdo con lo anterior y con fundamento en el artículo sexto del Reglamento para el Régimen de Dedicación Exclusiva, se elevan a conocimiento del Superior los expedientes que seguidamente se detallan y que se recomiendan aprobar en virtud de las razones dadas.

De confirmar el Tribunal Supremo de Elecciones lo resuelto por la Comisión, a cada funcionario se le otorgaría el porcentaje anotado en el cuadro anterior como incentivo o complemento salarial por concepto de dedicación exclusiva, con rige a partir de la fecha que se anota en la última columna y que corresponde a aquella en que asumieron el nuevo puesto.  Se adjunta también copia del acta de la citada sesión número 03-2010.”
Se dispone: Aprobar.
C) Solicitudes de incorporación al régimen de carrera profesional. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos e integrante de la Comisión de Carrera Profesional, se conoce oficio N.° CP-188-2010 de fecha 30 de junio del 2010, recibido el 1° de julio de 2010 en la Secretaría del despacho, mediante el cual -de conformidad con lo que establece el artículo 28 del Reglamento para el Régimen de Carrera Profesional de estos organismos electorales- adjunta copia del acta de la sesión n.° 02-2010, celebrada por la Comisión de Carrera Profesional el 25 de febrero del año en curso, con la finalidad de que este Tribunal resuelva lo que estime pertinente en cada caso.
Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.
D) Recargo de funciones de la Jefatura de la Oficina de Comunicación. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1473-2010 de fecha 30 de junio del 2010, recibido el 1° de julio de 2010 en la Secretaría del despacho, en el cual literalmente manifiesta:
 “Para los efectos consiguientes, me permito elevar a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio número COM-172-2009 (sic) de fecha 28 de junio de 2009 (sic) suscrito por la Licda. Ana María Jiménez Rodríguez, Jefa de la Oficina de Comunicación, mediante el cual solicita que se le concedan quince días de vacaciones proporcionales del período 2009-2010, a partir del 12 de julio del presente año.
En virtud de lo anterior, recomienda que durante su ausencia sus funciones se recarguen en la Licda. Laura Serrano Echeverría, quien se desempeña como Técnico en Publicidad, cumple con los requisitos exigidos para dicho puesto y en otras oportunidades ha asumido esa responsabilidad.”.
Se dispone: Aprobar el adelanto de vacaciones proporcionales y el recargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
Sale del Salón de Sesiones el señor Magistrado Sobrado González.
E) Solicitud de vacaciones del señor Magistrado Luis Antonio Sobrado González. Del señor Magistrado Luis Antonio Sobrado González se conoce oficio n.° TSE-1783-2010 del 5 de julio del 2010, recibido en la Secretaría del despacho ese mismo día, mediante el cual solicita se le concedan, a título de vacaciones, los días que van del 14 al 16 de julio, inclusive, del año en curso.
Se dispone: Autorizar conforme se solicita. Para sustituirle, previo sorteo de rigor, se designa al señor Magistrado suplente Ovelio Rodríguez Chaverri. ACUERDO FIRME.
El señor Magistrado Sobrado González reingresa al Salón de Sesiones.
Salen del Salón de Sesiones los señores Magistrados Seing Jiménez y Del Castillo Riggioni.
F) Vacaciones de la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría. De la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría se conoce oficio del 6 de julio en curso, mediante el cual solicita vacaciones del 8 al 13 de julio, ambos días inclusive.
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar. Para sustituirla, previo sorteo de rigor, se designa al señor Magistrado Juan Antonio Casafont Odor. ACUERDO FIRME.
Los señores Magistrados Seing Jiménez y Del Castillo Riggioni reingresan al Salón de Sesiones.
ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Informe del IV Congreso Nacional de Gestión y Fiscalización de la Hacienda Pública. De los señores Carlos Umaña Morales, Contador del Tribunal, y Luis Sáenz Venegas, Coordinador de Control Interno, se conoce oficio N.° DE-692-2010 de fecha 1 de julio de 2010, recibido ese día en la Secretaría del despacho, mediante el cual rinden informe sobre su participación en el IV Congreso Nacional de Gestión y Fiscalización de la Hacienda Pública, organizado por la Contraloría General de la República y realizado el 30 de junio recién pasado.
Se dispone: Tener por rendido el informe que se somete a este Tribunal.

B) Informe sobre evento realizado con ocasión del Día Nacional contra la Homofobia. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1470-2010 de fecha 30 de junio del 2010, recibido el 1° de julio de 2010 en la Secretaría del despacho, en el cual literalmente manifiesta:
“Mediante oficio No. STSE-0856-2010, de fecha 06 de abril del 2010, se comunicó a la entonces Sección de Capacitación elaborar un proyecto de respuesta para realizar un evento en ocasión de la celebración del Día Nacional contra la Homofobia (17 de mayo).
Por lo anterior, se procedió a la coordinación de un cineforo que se realizó el 11 de mayo de 9:00 a.m. a 12:00 m.d. en al Auditorio Institucional, en el que se proyectó la película Prayers for Bobby (Plegarias para Bobby) y posteriormente contamos con un panel principal compuesto por invitados del Centro de Investigación y Promoción para América Central de Derechos Humanos (CIPACDH), de la Iglesia Luterana y del Ministerio de Educación. Dichos invitados tuvieron su participación, y posteriormente se destinó un tiempo para consultas. Al evento asistieron un total de 70 funcionarios de la Institución.
Como complemento del cineforo, también se remitieron a todas las Jefaturas dos desplegables titulados ““Diversidad Sexual y Discriminación Social” y “¡Alto a la Homofobia, Lesbofobia, Transfobia y Bifobia” (mismos que fueron entregados a los asistentes del cineforo), con el objeto de que se hicieran de conocimiento de la totalidad de funcionarios de cada unidad administrativa.”.
Se dispone: Tomar nota de lo que se informa a este Tribunal.
C) Informe sobre el inadecuado uso de la imagen institucional. De la señora Ana María Jiménez Rodríguez, Jefa de la Oficina de Comunicación, se conoce oficio n.° COM-146-2010 de fecha 2 de julio de 2010, recibido ese día en la Secretaría del despacho, en el cual literalmente manifiesta:
“Como es de su conocimiento, la Oficina de Comunicación ha estado encargada, desde su creación, de velar por el correcto uso de la identidad institucional en todo tipo de productos gráficos y audiovisuales, lo cual fue además ratificado en el Manual de Procedimientos de Trabajo de esta Oficina (aprobado en sesión 32-2001 del 19 de abril. (sic)
En los últimos meses hemos visto, con preocupación, proliferación de imágenes ligadas a departamentos, programas, proyectos, oficinas, etc. que se han elaborado sin la intermediación de esta Oficina y al margen de la identidad gráfica aprobada por el Superior. Esas imágenes (signos, marcas y dibujos utilizados a modo de logotipos) están siendo incorporadas en prendas de vestir, papelería y hasta en documentación oficial, lo cual empieza a “ensuciar” la imagen institucional provocando que pierda presencia la línea de diseño unificada que se ha logrado luego de años de trabajo profesional, lo que podría exponer a la institución a un debilitamiento de su apariencia visual.
Debido a lo anterior, respetuosamente solicito a las señoras y señores magistrados valorar la implementación de las siguientes medidas:
1.  Ratificar la identidad gráfica institucional, aplicada debidamente por los profesionales en el campo, como la imagen oficial del Tribunal Supremo de Elecciones y sus dependencias.
2.  Recordar a las jefaturas que sus necesidades gráficas deben ser canalizadas por los medios aprobados por el Superior, pues para ello se dispone de comunicadores y diseñadores profesionales, así como de equipo tecnológico especializado  que pueden dar soluciones integrales a esa necesidades acordes con la identidad institucional.
3.  Cualquier solicitud de logotipo o identidad visual por parte de una dependencia institucional será solucionada por medio de la aplicación de la identidad ya aprobada y, en caso de requerir algún diseño particular, éste deberá guardar relación estrecha con la identidad institucional y deberá contar además con la aprobación de las señoras y señores magistrados.”.
Se dispone: Aprobar lo solicitado por la señora Jiménez Rodríguez. La propia Oficina de Comunicación informará a todas las dependencias de este Tribunal los procedimientos a seguir y los íconos a emplear para satisfacer las necesidades gráficas y visuales de estos organismos electorales. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DEL COMITÉ ASESOR DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION.
A) Acta n.° 12-2010 del Comité Asesor en Tecnologías de la Información. Del señor Rodolfo Delgado Rojas, en su condición de Secretario del Comité Asesor en Tecnologías de Información, se conoce oficio N.° CATI-059-2010 de fecha 28 de junio del 2010, recibido el 30 de junio de 2010 en la Secretaría del despacho, con el cual remite copia del acta de la reunión n.° 12-2010, celebrada el 23 de junio del año en curso por el referido Comité y eleva a conocimiento de este Tribunal -por si a bien se tiene se le brinde la respectiva aprobación- el artículo tercero de la misma, en el que se conoció el oficio n.° PTE-094-2010 del 15 de junio de 2010 de la Oficina de Proyectos Tecnológicos, referente al estudio de factibilidad efectuado para el “Sistema de Secretaría Digital”, y en el cual expresamente se recomienda y acuerda:
“XI. CONCLUSIONES

1. La labor ejecutada por la Secretaría del Tribunal es importante, dada su posición a nivel institucional y al apoyo en las tareas que realiza el Órgano Superior de la Institución, así mismo tiene una estrecha relación con el Archivo TSE, quien es el proveedor primario de antecedentes y documentos.
2. Se identifican en la estructura organizacional de la Secretaría del TSE, algunas figuras no acordes con la función propia del ámbito de acción en que se encuentran, tal es el caso las figuras “Choferes” y “Consejería y Mensajería”. Además se identifica que no existen procesos bien definidos y que el manual de procedimientos se encuentra desactualizado.
3. La mayoría de los procedimientos se realizan en forma manual, requiriendo el uso de grandes cantidades de papel circulante, no obstante se cuenta con equipo tecnológico para realizar labores cotidianas de oficina, mismos que son de adquisición reciente, no así el escáner para digitalización de documentos que se encuentra obsoleto.
4. Se cuenta con una herramienta para la digitalización y gestión de documentos, sin embargo la consulta a éstos no es aplicada por lo que se recurre a un proceso manual para la solicitud de antecedentes.
5. Existen algunas herramientas para realizar labores propias de oficina y dar seguimiento a la localización de ciertos documentos y expedientes, no obstante, éstas no cumplen con los estándares y políticas institucionales en materia de TI.
6. La administración de la plataforma tecnológica existente en la Secretaría, recae sobre un funcionario propio de ésta, generando dependencia directa, siendo que existen áreas especializadas y responsables de ello en el Departamento TIC.
7. La Institución cuenta con una cartera de proyectos, dentro de la cual el proyecto de “Gestión y Control Documental” tiene una estrecha relación con el proyecto de Secretaría Digital.
8. La implementación de sistemas de la gestión documental y secretaría en otras Instituciones se orienta a mejorar la productividad en sus labores diarias, así como en el servicio a sus clientes, considerándose esto como una oportunidad para reducir costos y mejorar el uso de los recursos.
9. Se identificaron dos alternativas de solución, la primera basada en el desarrollo de software con tres opciones: a) desarrollo puro, b) desarrollo con herramientas de flujos de trabajo y c) desarrollo con herramientas de modelado de procesos y la segunda alternativa basada en la adquisición de software comercial.
10. Se definieron requerimientos a nivel funcional, de auditoría y de plataforma tecnológica, con el propósito de establecer las necesidades del proyecto.
11. Es indispensable la integración del sistema de digitalización de documentos del Archivo TSE con el Sistema de Secretaría Digital.
12. Se lleva a cabo el sondeo de mercado, en el que se reciben 6 propuestas de solución, de las cuales 5 corresponden al de desarrollo de software (alternativa 1) y 1 a software comercial (alternativa 2). Así mismo (sic) se reciben dos propuestas para la implementación de un componente de integración. No obstante no todas las propuestas de solución fueron ajustadas por los proveedores según solicitud (sic) realizadas.
13. Producto del estudio técnico, se determina que la alternativa de desarrollo de software, en cualquiera de sus opciones, es la más factible de implementar. Así mismo (sic), la opción de Web Service Full para el componente de integración es la que se adapta a la necesidad planteada.
14. Se determina que el mercado presenta variedad de soluciones, no obstante difieren ampliamente en tiempos de implementación, que varían desde los 3 meses hasta los 14 meses.
15. Las propuestas planteadas se ajustan en su mayoría a la arquitectura tecnológica definida por el DTIC, no obstante en relación con la herramienta de digitalización de documentos existente en la Institución, de dichas propuestas solamente una contempla la integración completa (Alternativa 1 Opción B, Propuesta 2), mientras que las otras están sujetas a la implementación del componente adicional de integración.
16. Se considera que este proyecto se puede clasificar como mediano, tanto en tamaño como en complejidad.
17. Se lleva a cabo una propuesta para el plan de implementación y se establecen dos escenarios uno optimista y otro pesimista.
18. En el escenario optimista, tiene un período estimado de implementación total de 547.25 días hábiles, (2.3 años) (27.6 meses naturales), considerando una alta participación del usuario y ejecutando el presupuesto en dos períodos.
19. El escenario pesimista presenta un tiempo estimado de implementación total de 622.25 días hábiles, (2.6 años), considerando una escasa participación del usuario dado el proceso electoral de diciembre 2010 y llevando a cabo la ejecución del presupuesto en un sólo período.
20. Se determina que existe compromiso e interés por parte del usuario principal de llevar a cabo el proyecto según el escenario optimista.
21. Para la implementación del Sistema de Secretaría Digital se visualizan dos escenarios: optimista y pesimista. Para el primero se debe realizar una inversión total de US $1.104.268,09 y para el segundo por un monto de US $1.117.653,50, existiendo una diferencia de US $13.385,41, por el efecto inflacionario y depreciación de activos.
22. En relación con el escenario optimista sustentado en los tiempos de implementación, se desarrollará en dos periodos presupuestales, para el primero se consigna una erogación de US $154.813,96, en donde se incluye parte del desarrollo del sistema, adquisición de componentes de integración, plataforma tecnológica y otros componentes. Para el segundo asciende a un monto de US $142.457,00, referente a la finalización de la solución, dando como resultado una inversión total de US $297.270,96.
23. Para el escenario pesimista, se determina una erogación en un solo período por un monto total de $297.270,96.
24. De desarrollarse el proyecto bajo el supuesto pesimista, cabe la posibilidad de que se presente un traslape presupuestario a la ejecución de dos proyectos similares al mismo tiempo (Secretaria Digital y Sistema de Control y Gestión Documental).
25. El monto asignado en el presupuesto para el año 2010 (¢13.328.000,00), no se ajusta a las estimaciones presupuestarias del presente estudio, no obstante se prevé ejecutar el proyecto en el 2011.
26. Algunos de los principales beneficios que se desprenden del estudio son la agilidad en el proceso de entrada de datos, eficiencia, eficacia y calidad en búsqueda de antecedentes, mejora en tiempos, evita redundancia de datos, implementación de políticas y estándares institucionales en materia TI, optimización de costos, agilización en las sesiones, entre otros.
27. Se determina que la implementación del Sistema de Secretaría Digital genera un ahorro importante en actividades relacionadas al proceso necesario para realizar las sesiones del Superior y todo lo relacionado a gestión documental, desde la fase inicial de recepción de documentación y revisión de antecedentes hasta la elaboración y publicación de las actas, resoluciones, oficios, memorandos, entre otros.
28. Se determina que el proyecto es financieramente factible, ya que genera un ahorro importante a la Institución. La inversión en la que se tiene que incurrir, incluso en un posible escenario pesimista, será más económica que el sistema manual, actualmente utilizado en la Secretaría.
29. Se establece que el proyecto tiene un nivel de riesgo medio con un promedio de 90,38; siendo que contar con el presupuesto en forma oportuna y en la cantidad requerida para las adquisiciones, es uno de los puntos primordiales del proyecto, así como, aspectos de desfase entre la aprobación del estudio, la confección de las especificaciones técnicas y los tiempos de implementación a raíz de problemas en la planificación.
30. Se consideran como factores críticos de éxito más relevantes, la planeación adecuada y el presupuesto, la conformación del equipo de trabajo, la administración del proyecto y de los riesgos; el cumplimiento en los tiempos de ejecución y el compromiso administrativo para disponer en forma oportuna de infraestructura y recursos tecnológicos, así como la capacitación del personal y el apoderamiento del proyecto.

XII. RECOMENDACIONES
Al Tribunal

• Aprobar el estudio de factibilidad “Sistema de Secretaría Digital”.

Al CATI

• Recomendar al Superior la aprobación del estudio de factibilidad “Sistema de Secretaría Digital”.
• Disponer que la ejecución del proyecto se ubique dentro del DTIC, en el área funcional conformada para la administración de proyectos.
• Realizar las acciones pertinentes para gestionar el nombramiento de las contrapartes técnica y usuaria.

A la Dirección Ejecutiva

• Tomar las previsiones presupuestarias correspondientes que garanticen en su oportunidad el pago de las obligaciones, para que se pueda iniciar el proceso de contratación administrativa sin contar con el contenido presupuestario suficiente para enfrentar la erogación respectiva.
• Dar contenido presupuestario para las adquisiciones correspondientes en el momento oportuno, según el escenario optimista a implementar.
• Designar oportunamente el espacio físico donde se localizará el equipo de trabajo del proyecto, así como destinar el recurso mobiliario y de equipo necesarios.
• Destinar el presupuesto 2010, asignado para este proyecto, a otros fines institucionales según se considere necesario.

Al DTIC

• Designar oportunamente el administrador de (sic) proyecto y la contraparte técnica que formará parte del equipo de trabajo.
• Aportar de acuerdo a la planificación que se defina, los recursos tecnológicos que no están incluidos en las adquisiciones del proyecto, como los servidores firewall y puntos de red, entre otros.
• Velar por que se fortalezca la infraestructura tecnológica con un sistema integral, que permita el manejo de información según las funciones y cargas de trabajo de cada usuario, así como sus responsabilidades; además dicho fortalecimiento debe contemplar la capacidad de almacenamiento de los equipos por el alto volumen de documentos digitales que se gestionan.
• Procurar la correcta administración y ubicación de la infraestructura tecnológica producto del proyecto, así como la aplicación de políticas y estándares institucionales en cuanto al uso de bases de datos, servidores y seguridad.
• Supervisar la correcta operación del sistema y la plataforma tecnológica de (sic) lo soporta.
• Desestimar el uso de las aplicaciones de software que se encuentran en funcionamiento en la Secretaría, dada la falta de integración y aplicación de estándares institucionales en materia de TI.

A la Secretaría del TSE

• Llevar a cabo una revisión del manual de procedimientos donde se plasman el organigrama y las funciones de cada una de las figuras que lo conforman, de tal forma que se hagan las modificaciones correspondientes para su actualización.
• Realizar una revisión de los procesos y funciones antes de su automatización, de tal forma que se establezca si es necesaria su reestructuración, en aras de implementar un sistema eficiente que facilite las labores de la Secretaría.
• Designar la contraparte usuaria que formará parte del equipo de trabajo del proyecto, comprometiendo su participación efectiva.
• Operar el Sistema de Secretaría Digital bajo la supervisión del DTIC.

Al Archivo del TSE

• Designar una contraparte usuaria, principalmente para la realización de pruebas en la integración del sistema de digitalización de documento (sic) con el de secretaría digital (sic).

Al administrador del proyecto

• Coordinar con la OPT -de previo al inicio de la etapa de planeación- la revisión de los alcances del proyecto, definidos en el estudio de factibilidad.
• Ajustar los plazos estimados indicados en las actividades de ejecución del proyecto, una vez se tengan datos más concretos.
• Incluir en la planificación, el detalle de los recursos adicionales requeridos para la ejecución y operación del proyecto.
• Evaluar y complementar los riesgos presentados en este estudio y los que se lleguen a determinar para la ejecución, a efecto de que elabore un plan de respuesta a éstos.
• Considerar dentro de las adquisiciones del proyecto la sustitución del equipo para digitalización (escáner) dado el alto grado de obsolescencia que presenta.

Al encargado de la AE 7.2

• Posicionar el proyecto dentro de la estrategia de Gobierno Digital, de tal forma que se alinee con los objetivos y esfuerzos de ésta.”

SE ACUERDA: acoger lo que se propone y elevarlo al Tribunal por si a bien tiene brindarle su aprobación, recordando que ya oportunamente se había nombrado a la servidora María Isabel Núñez Gutiérrez como la administradora del proyecto.”.
Se dispone: Tomar nota de lo consignado en la copia del acta que se conoce. Con respecto a lo indicado en el artículo tercero de la misma, se aprueba conforme se recomienda a este Tribunal. Procedan oportunamente las oficinas concernidas según corresponda. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DEL COMITÉ EJECUTIVO DEL PLAN ESTRATEGICO.
A) Informe Ejecutivo de Seguimiento Acciones Estratégicas del Plan Estratégico. Del señor Francisco Rodríguez Siles, en su condición de Coordinador del Comité Ejecutivo del Plan Estratégico Institucional, se conoce oficio n.° CPEI-060-2010 de fecha 18 de junio del 2010, recibido el 23 de junio de 2010 en la Secretaría del despacho, con el cual remite copia del acta de la reunión ordinaria n.° 5-2010, celebrada el 16 de junio del año en curso por el referido Comité.
Se dispone: Tomar nota. Dada la situación que se presenta con respecto a la Acción Estratégica AE-6.1 “Modernización de los sistemas de identificación”, según se consigna en el artículo segundo, se informará oportuna y puntualmente a este Tribunal sobre los resultados obtenidos como resultado del acuerdo que se genera. Sobre lo indicado en el artículo quinto, en el cual se observa un alto porcentaje de presentación tardía de los informes de seguimiento por parte de algunos encargados de Acciones Estratégicas, se insta cordialmente a dichos empleados, para que cumplan con los plazos establecidos para ese fin. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO SETIMO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.
A) Informe sobre acreditación del representante legal del “Hospital Clínica el Labrador Sociedad Anónima”. Del señor Oscar Fernando Mena Carvajal, Director General a. i. del Registro Civil,  se conoce oficio n.° DGRC-0400-2010 de fecha 01 de julio de 2010, recibido el día siguiente en la Secretaría del despacho, en la cual literalmente manifiesta:
“Cumpliendo con lo ordenado por el Tribunal Supremo de Elecciones en Sesión Ordinaria No.054-2010, artículo sexto, comunicado mediante oficio STSE-1677-2010 de fecha 22 de junio del año en curso, muy respetuosamente me permito adjuntar el documento requerido por el Superior, mediante el cual se acredita al señor Santiago Masís Herrera, como representante legal del “Hospital Clínica Labrador Sociedad Anónima”,  remitido a esta Dirección General por la Licda. Yudleny Brenes Fonseca, Jefa de la Oficina Regional de Pérez Zeledón, según oficio ORPZ 0658-2010, a solicitud de esta Dirección General.”.
Asimismo, se conoce nuevamente oficio n.° DGRC-0361-2010 del 16 de junio de 2010, suscrito por la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, mediante el cual, ante la gestión del Dr. Santiago Masís Herrera, Director General del Hospital Clínica Labrador, solicita se otorgue la condición de Registrador Auxiliar a dicho nosocomio, en la persona del señor Adolfo García Mata, con cédula de identidad número uno - mil ciento ochenta y ocho - setecientos ochenta y tres, a efecto de que pueda retirar la respectiva documentación.
Se dispone: Cumplida satisfactoriamente la prevención de este Tribunal, se aprueba la gestión del señor Masís Herrera. Publíquese. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO OCTAVO. ASUNTOS DE OFICINAS REGIONALES.
A) Informe sobre la solicitud de venta de timbres en la Regional de Alajuela. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo y de la señora Mary Anne Mannix Arnold, Jefa a.i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-670-2010 de fecha 30 de junio de 2010, recibido el 1° de julio del año en curso en la Secretaría del despacho, en el cual literalmente manifiestan:
“El Superior en sesión N° (sic) 34 del 20 de abril de 2010, oficio STSE-1000-2010 de esa fecha, dispuso que la Dirección Ejecutiva y el Departamento Legal viertan criterio respecto del oficio CS-088-2010 del Contralor de Servicios con la solicitud efectuada por el Patronato Nacional de Ciegos para que el señor Roberto Sala (sic) Mejía, mayor, cédula 2-0485-0682, pudiese vender timbres fiscales, bebidas calientes y frías y bocadillos empaquetados que no requieran manipulación de alimentos en la sede regional del TSE en Alajuela.
Luego de revisar los alcances de la Ley de Contratación Administrativa y de la Ley 7600 y consultada la jefatura de nuestra Oficina Regional ubicada en Alajuela, quien manifiesta su anuencia en oficio ORAL-926-2010-A cuya copia se adjunta, se observa que es administrativa, legal y operativamente viable acceder a la solicitud del Patronato de Ciegos para instalar un puesto de venta de especies fiscales, bebidas frías y calientes y bocadillos que no impliquen manipulación de alimentos, en la oficina regional del TSE en la ciudad de Alajuela.
Se adjunta borrador del posible convenio a suscribir entre este Tribunal y el Patronato Nacional de Ciegos.”.
Se dispone: Tener por rendido el informe que se somete a este Tribunal, con base en el cual se autoriza al señor Roberto Salas Mejía, la instalación de un puesto de venta de especies fiscales y de productos alimenticios en el local que ocupa la Oficina Regional del Cantón Central de la provincia de Alajuela, previa suscripción del respectivo convenio entre este Tribunal y el Patronato Nacional de Ciegos. Proceda el Departamento Legal con los trámites que corresponda. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO NOVENO. ASUNTOS DEL TRIBUNAL EN LAS REDES SOCIALES.
A) Prórroga para presentar la propuesta de manual de procedimientos de manejo de perfiles sociales. De la señora Ana María Jiménez Rodríguez, Jefa de la Oficina de Comunicación, se conoce oficio n.° COM-177-2010 del 30 de junio del 2010, recibido en la Secretaría del despacho el 1° de julio en curso, mediante el cual indica lo que se transcribe a continuación:
“En Sesión Ordinaria No. 047-2010 del pasado 27 de mayo, el Superior aprobó el plan de trabajo para el manejo de los perfiles del TSE en redes sociales y solicitó a la Oficina de Comunicación que propusiera un manual de procedimientos de uso y administración de dichos perfiles.
A continuación, me permito detallar las acciones tomadas por esta oficina con el fin de elaborar dicho documento:

• El señor Erick Guzmán, en su calidad de administrador de la web manifestó su interés en participar en la elaboración del manual de procedimientos con el fin de mantener una correspondencia entre la información colocada en redes sociales y la información contenida en la página web. Para ello, se concertó una reunión el miércoles 2 de junio, con el fin de definir los lineamientos con los que se administrarían los perfiles.  En dicha reunión se acordó que el miércoles 9 se revisaría un primer borrador del manual.
• El día 9 se entregó al señor Guzmán el primer borrador del manual de procedimientos, elaborado por el área de Comunicación Organizacional de esta Oficina. Se acordó que el señor Guzmán haría sus observaciones y que estas serían analizadas el día 18 de junio.
• Debido a las múltiples ocupaciones del señor Guzmán, las observaciones al borrador del Manual de Procedimientos fueron recibidas el día 24 de junio.

Ahora bien, en virtud que el señor Gustavo Román está próximo en constituirse enlace con la empresa Porter Novelli y esta Oficina, la suscrita considera conveniente que el señor Román esté al tanto de las acciones que en torno al manejo de los perfiles institucionales se están realizando, para una oportuna coordinación de las acciones en comunicación.
De esta manera, solicito al Tribunal que se conceda una prórroga al plazo para presentar la propuesta de manual de procedimientos, con el fin que se incorpore al señor Román en este proceso y  se realice una puesta en común que permita presentar al Superior una propuesta sólida y eficiente para el manejo de los perfiles institucionales.”.

Se dispone: De conformidad con lo dispuesto en la sesión ordinaria n.° 56-2010, artículo sétimo, del pasado 29 de junio, ante gestión similar del señor Erick Guzmán Vargas, se prorroga por un mes más la presentación del informe referido, con la colaboración del señor Román Jacobo en su condición de Asesor de la Gestión Político-Institucional. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO DECIMO. ASUNTOS RELATIVOS A DONACIONES DE BIENES DEL TRIBUNAL.
A) Solicitud de donación de equipo odontológico. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-668-2010 de fecha 29 de junio del 2010, recibido el día siguiente en la Secretaría del despacho, en el cual literalmente manifiesta:
“Esta Dirección recibió el oficio N. SG-OS-O-28-2009 del 23 de julio del año pasado, suscrito por el Doctor Pablo Ureña Sancho, Director de la Clínica Odontológica de la Universidad de Costa Rica, con sede en Liberia, Guanacaste, para que se valorará la posibilidad de que se les donara un equipo de autoclave y un sistema ultrasónico tipo minipiezón, ante esa petitoria y en acatamiento al Reglamento de Administración de Bienes Muebles del Tribunal Supremo de Elecciones, específicamente lo que establece el inciso c) artículo 35 de éste, esta Dirección considera que es factible la donación, máxime que éstos han cumplido su vida útil y, que mediante criterio técnico del doctor Manrique Luna Jiménez, Odontólogo institucional, son declarados susceptibles de donación.
Aunado a que, una vez que se realizó la valoración de la documentación aportada, de acuerdo con lo que establece el artículo 34 del citado Reglamento, se demuestra que ésta es una institución donataria.  De ahí que, con fundamento en lo expuesto, se remite al Superior para lo que estime pertinente, tal como lo indica el inciso d) del artículo 35.”.
Se dispone: Aprobar según se recomienda, en el entendido según el cual se trata de bienes que se encuentran en desuso o mal estado. Continúese con el trámite de rigor correspondiente. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO DECIMOPRIMERO. ASUNTOS DE GOBIERNO DIGITAL.
A) Designación de representantes en la propuesta, selección y ejecución  del portafolio de proyectos Plan de Acción 2010-2014 de Gobierno Digital. De la señora Alicia Avendaño Rivera, Directora de la Secretaría Técnica de Gobierno Digital, se conoce oficio n.° 069-0424-2010 de fecha 02-07-2010 recibido ese día en la Secretaría del despacho, dirigido al señor Luis Antonio Sobrado, Magistrado Presidente este Organismo Electoral, en el cual literalmente manifiesta:
“En los últimos años, las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) han ido cambiando la forma en que se desarrollan todas las actividades relacionadas con el conocimiento humano. La sociedad evoluciona a pasos gigantes, en una transformación que se vuelve difícil de asimilar y procesar adecuadamente, tanto para las personas como para las organizaciones públicas y privadas.
Una parte de los procesos de mejora continúa en los que están inmersos los países a nivel mundial, es la implementación de herramientas que permitan el acceso a la información, a los servicios y a la participación ciudadana, para construir una sociedad de información altamente integrada, más equitativa y eficiente.
Disponer de mecanismos para posicionar un Estado más transparente, ágil y participativo, donde exista un sector de producción competitivo, una administración pública moderna y una ciudadanía altamente informada, es la meta a la cual aspiramos.
Conscientes de esta coyuntura y contando con el apoyo político decidido de la actual administración, en la Secretaría Técnica de Gobierno Digital hemos llevado a cabo un grupo de acciones de corto y mediano plazo que tengan un impacto directo en el proceso de transformación del Estado; pero sobre todo hemos puesto como eje central de nuestra labor el mejoramiento de la transparencia y la eficiencia del Estado, y la calidad de los servicios y productos que le ofrece al ciudadano.
Como parte de nuestra visión de futuro, la Secretaría ha emprendido acciones para la actualización de su plan de acción, en el cual se planificará nuestro quehacer para el periodo 2010-2014. Es en este camino por recorrer donde necesitamos la guía y apoyo de la entidad que usted dirige.
Nuestro afán es convertirnos en soporte de la labor que desempeña su organización, siempre en miras de hacer más eficiente y competitivo el servicio que su institución le brinda a la ciudadanía. Para cumplir con este objetivo requerimos que la dependencia a su cargo, designe dos representantes, uno a nivel técnico y otro a nivel del negocio, con el fin de que estos se conviertan en contraparte en la propuesta, selección y ejecución del  portafolio de proyectos del Plan de Acción del 2010-2014 y de esta manera, garantizar que las acciones que ejecute Gobierno Digital estén alineadas con su fin institucional.
Las personas elegidas deben de conocer de lleno las necesidades de la organización y sus miras a futuro, para que puedan brindar una visión integral del estatus institucional y de esta forma plantear conjuntamente proyectos de mejora.”.
Se dispone: Designar a los señores Rodolfo Delgado Rojas y Laura Téllez Romero. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO DECIMOSEGUNDO. ASUNTOS DE ORGANISMOS INTERNACIONALES.
A) Participación en la Tercera Jornada Interamericana Electoral. Del señor Pablo Gutiérrez, Director del Departamento para la Cooperación y Observación Electoral de la Secretaría de Asuntos Políticos de la Organización de los Estados Americanos, se conoce oficio n.° SG/DECO/SAP-770/10, de fecha 1° de julio de 2010, recibido el día siguiente en la Secretaría del despacho,  mediante el cual comunica sobre los resultados de la selección de candidatos para la Tercera Jornada Interamericana Electoral, que se celebrará del 6 al 10 de septiembre del 2010, en el Distrito Federal, México.
Agrega el señor Gutiérrez, que el Comité de Selección reconoció el alto nivel de calificación de los candidatos de este Tribunal para participar en esta Jornada y agradece su nominación, notificando que la señora Francina Flores Jiménez ha sido aceptada para representar a este Tribunal en dicho evento, y a quien las instituciones contrapartes cubrirán el pasaje aéreo, el alojamiento, la alimentación, el transporte local y un seguro médico contra accidentes con cobertura limitada durante el tiempo que dure el curso.
Se dispone: Agradecer al señor Pablo Gutiérrez la comunicación que cursa a este organismo electoral, así como la selección recaída en la servidora Flores Jiménez. De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

Tome nota la señora Francina Flores Jiménez en lo que le corresponda. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO DECIMOTERCERO. ASUNTOS RELATIVOS A ACCIONES DE INCONSTITUCIONALIDAD.
A) Acción de Inconstitucionalidad contra los artículos 85 y 88 del Estatuto del Partido Liberación Nacional. De la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia se conoce notificación de la resolución n.° 2008009582 de las 14:14 horas del 11 de junio del 2008, recibida en la Secretaría del despacho el 1° de julio en curso, que declara con lugar la acción de inconstitucionalidad interpuesta por la señora Marlen Sibaja Fonseca y otras, contra los artículos 85 y 88 del Estatuto del Partido Liberación Nacional.

Se dispone: Tomar nota. Hágase del conocimiento de la Dirección General del Registro Electoral, del Departamento de Registro de Partidos Políticos para lo de su cargo, así como del  Área de Letrados de este Tribunal y de la Msc. Bolaños Barquero. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO DECIMOCUARTO. ASUNTOS EXTERNOS.
A) Solicitud de audiencia para exponer servicios de la empresa Grupo Soluciones Informáticas. Del señor Jacobo Murillo Subirós, Gerente General del Grupo de Soluciones Informáticas, se conoce nota de fecha 1° de julio del 2010, recibida ese día en la Secretaría del despacho, dirigida al señor Luis Antonio Sobrado, Magistrado Presidente de este Organismo Electoral, en la cual literalmente manifiesta:
“Por este medio extendemos a usted un cordial saludo, y adjuntamos carta suscrita por el señor Edgar Betts, Director Adjunto de Smart Card Alliance Latino Americana (SCALA), en la cual le solicitan una cita que pretende "...alinear esfuerzos, experiencias y coordinar una misión de intercambio de información gubernamental con Costa Rica."
Nuestra empresa Grupo de Soluciones Informáticas (GSI) es socia de la empresa SERTRACEN (Servicios de Tránsito Centroamericanos) en Panamá, donde emitimos las licencias de conducir y los títulos de propiedad de vehículos con documentos seguros, quien a su vez es asociada de SCALA, razón por la cual presentamos a su consideración la carta del señor Betts.
Nos ponemos a sus gratas órdenes para lo que estime conveniente al respecto, y mucho le agradeceríamos el otorgarnos la cita solicitada con usted o con las personas que usted estime conveniente, la cual si usted lo permite, coordinaremos con sumo agrado. (...)”
Se dispone: Atenderá a los personeros del Grupo de Soluciones Informáticas el señor Rodolfo Delgado Rojas.
B) Acción de inconstitucionalidad contra el artículo 2°, párrafo tercero, del Código Electoral. De la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia se conoce notificación de la resolución de las 14:20 horas del 29 de junio del 2010, recibida en la Secretaría del despacho el 5 de julio en curso, mediante la cual se le da audiencia a este Tribunal por el término de quince días, en la acción de inconstitucionalidad interpuesta por el señor Francisco Saborío Elguézabal, para que se declare inconstitucional el artículo 2°, párrafo tercero, del Código Electoral, por estimarlo contrario a los artículos que indica de la Constitución Política, de la Convención Americana sobre Derechos Humanos y de la Declaración Universal de los Derechos Humanos.
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Para su estudio y contestación, pase de inmediato a los Letrados Juan Luis Rivera Sánchez y María Quesada Chaves. Se fijan las 11:00 horas del próximo 8 de julio para discutir sobre el particular, para lo cual se cita a los indicados funcionarios. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO DECIMOQUINTO. ASUNTOS MUNICIPALES.
A) Recurso de amparo interpuesto por la señora Flor María Zamora Alvarez contra el Tribunal. De la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia se conoce fax correspondiente a notificación de la resolución n.° 2010011148 de las 10:13 horas del 25 de junio del 2010, recibido en la Secretaría del despacho el 30 de este mes, declarando sin lugar el recurso de amparo interpuesto por la señora Flor María Zamora Álvarez, en su condición de regidora propietaria de la Municipalidad de San José, contra el Tribunal Supremo de Elecciones.
Se dispone: Tomar nota. Hágase del conocimiento del Área de Letrados de este Tribunal. ACUERDO FIRME.
ARTÍCULO DECIMOSEXTO. ASUNTOS RELATIVOS A REPOSICIÓN DE CREDENCIALES.
A) Solicitud de reposición de su credencial de Regidor Municipal. Del señor Luis Alonso Alán Corea, en su condición de Regidor Municipal de La Cruz, provincia de Guanacaste, se conoce memorial del 29 de junio del 2010, recibido en la Secretaría del despacho el 1 de julio en curso, mediante el cual indica lo que se transcribe a continuación:
“Sirva la presente para saludarles y felicitarles por su excelentísima labor, por este medio me permiso (sic) solicitar la reposición o duplicado de mi credencial como Regidor Municipal Propietario del cantón de La Cruz, Guanacaste, correspondiente al periodo 2010-2016, no omito manifestar que la presente solicitud la realizó (sic) debido a que sustrajeron de mi casa algunas pertenencias dentro de las cuales iba un bolso que contenía ese documento.
Para notificaciones: correo electrónico aalan04@hotmail.com. Teléfono: 8879-2706”.
Se dispone: Proceda la Secretaría del despacho con la reposición de la credencial del señor Alán Corea. ACUERDO FIRME.
A las doce horas terminó la sesión.