ACTA N.� 8-2022

 

 

Sesi�n ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del veinticinco de enero de dos mil veintid�s, con asistencia de los se�ores Magistrados Eugenia Mar�a Zamora Chavarr�a �quien preside�, Max Alberto Esquivel Faerron, Luz de los �ngeles Retana Chinchilla, Hugo Ernesto Picado Le�n y Zetty Mar�a Bou Valverde.

 

ART�CULO PRIMERO. APROBACI�N DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES PRESIDENCIALES Y LEGISLATIVAS 2022.

A) Propuesta de rutas para la Misi�n de Observaci�n Internacional. De la se�ora Andrea Fauaz Hirsch, Jefa del Departamento de Comunicaciones y Relaciones P�blicas, se conoce oficio n.� DCRP-0054-2022 del 18 de enero de 2022, recibido el d�a siguiente en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Acudo a su atenta colaboraci�n, con el prop�sito de hacer de conocimiento (para su valoraci�n, sugerencias y aprobaci�n) de las se�oras y se�ores magistrados, el documento adjunto, que contiene la propuesta de las rutas de la Misi�n de Observaci�n Internacional que se utilizar�n el d�a de las elecciones nacionales. Valga a�adir que estas rutas son pr�cticamente las mismas que se recorrieron en los comicios municipales de 2020.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone, con la indicaci�n de que ser� en el Liceo Luis Dobles Segreda, donde los observadores internacionales presencien la log�stica previa de apertura y cierre de las juntas electorales. ACUERDO FIRME.

B) Consulta sobre la publicaci�n de las boletas de escrutinio a la p�gina web. De la se�ora Andrea Fauaz Hirsch, Jefa del Departamento de Comunicaciones y Relaciones P�blicas, se conoce oficio n.� DCRP-056-2022 del 20 de enero de 2022, recibido el d�a siguiente en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Previo a un cordial saludo, solicito de su colaboraci�n con el fin de conocer el horario en el que se estar�n subiendo las boletas de escrutinio a la web. Me permito proponer que en este proceso se utilice el horario desempe�ado en el escrutinio anterior, es decir, posterior a las 14:30 horas para las boletas de la sesi�n de la ma�ana y a las 20:00 horas o en la ma�ana del d�a siguiente, cuando se trate de las boletas de la tarde, toda vez que Control de Calidad haya realizado la verificaci�n correspondiente.".

Se dispone: Para su estudio e informe, pase a la Direcci�n General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos. ACUERDO FIRME.

ART�CULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACI�N DE PERSONAL.

A) Consulta de resoluci�n de traslados definitivos de plazas. Del se�or Erick Adri�n Guzm�n Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce en consulta la resoluci�n n.� 0006-STSE-2022 de las once horas y treinta minutos del diecisiete de enero de dos mil veintid�s, mediante la cual literalmente manifiesta:

"El suscrito Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones, con fundamento en lo dispuesto en los art�culos 15 de la Ley de Salarios y R�gimen de M�ritos del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil y 37 de su respectivo reglamento, en atenci�n a lo dispuesto por el Consejo de Directores en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 1-2022 y consider�ndolo oportuno para un mejor servicio p�blico, dispongo efectuar los siguientes traslados definitivos de plazas y a partir de la firmeza del acuerdo que as� lo apruebe:

 

Cons�ltese.".

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

B) Recargo de funciones en la Contralor�a de Servicios. Del se�or Erick Adri�n Guzm�n Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.� STSE-0181-2022 del 20 de enero de 2022, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atenci�n a lo solicitado por la respectiva jefatura y previo an�lisis de los requisitos y condiciones, me permito proponer la aprobaci�n del recargo de funciones que se detalla a continuaci�n:

 

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Aprobar el recargo de funciones conforme se propone. ACUERDO FIRME.

C) Renuncia del funcionario Jos� Francisco Monge Chinchilla del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia. De la se�ora Kattya Varela G�mez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.� RH-0101-2022 del 21 de enero de 2022, recibido el mismo d�a en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, se remite nota de fecha14 de enero de 2022, recibida en este departamento de manera electr�nica, mediante la cual presenta su renuncia al puesto en que fue nombrado, el se�or Jos� Francisco Monge Chinchilla, por los motivos que se sirve exponer. Cabe mencionar que el Superior le concedi�, en su momento, un permiso sin goce de salario que abarcaba del 1� de febrero de 2021 al 31 de enero de 2022, seg�n oficio STSE-2461-2020 de fecha 8 de diciembre de 2020.

Cabe mencionar que el funcionario Monge Chinchilla, labora para la instituci�n desde el 1� de julio de 2004 y actualmente posee una plaza en propiedad perteneciente a la clase de Profesional Ejecutor 3, puesto Profesional del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia, n�mero 86305 destacado en el Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia �IFED-. El citado funcionario desea la separaci�n del cargo antes indicado, toda vez que su permiso sin goce salarial finaliza el d�a 31 de enero del corriente.

As� las cosas, se somete a conocimiento de la Magistratura Electoral, la renuncia del funcionario Monge Chinchilla, para que sea efectiva a partir del 1� de febrero del a�o en curso [�]".

Se dispone: Tener por presentada la renuncia del se�or Monge Chinchilla, conforme lo indica el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

D) Renuncia de la funcionaria Nicole Andrea Mar�n Hern�ndez del Departamento de Programas Electorales. De la se�ora Kattya Varela G�mez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.� RH-0100-2022 del 21 de enero de 2022, recibido el mismo d�a en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, se remite nota de fecha 13 de enero de2022, recibida en este departamento, mediante la cual presenta su renuncia al puesto en que fue nombrada, la se�ora Nicole Andrea Mar�n Hern�ndez, por los motivos que se sirve exponer. Cabe mencionar que el Superior le concedi�, en su momento, un permiso sin goce de salario que abarcaba del 10 de julio 2021 al 4 enero de 2022 -seis meses-; de igual manera, la funcionaria en menci�n, solicit� una pr�rroga por el mismo lapso de tiempo, sin embargo, tal solicitud le fue denegada por la Magistratura Electoral, seg�n consta en oficio STSE-0049-2022 de fecha 6 de enero del corriente.

Cabe mencionar que la funcionaria Mar�n Hern�ndez labora para la instituci�n desde el 1� de marzo de 2004 y posee una plaza en propiedad como Secretaria 2, perteneciente a la clase Asistente Funcional 3, en el Departamento de Programas Electorales. La citada funcionaria desea la separaci�n del cargo antes indicado, toda vez que su permiso sin goce salarial finalizaba el d�a 4 de enero del corriente.

As� las cosas, se somete a conocimiento de la Magistratura Electoral, la renuncia de la funcionaria Mar�n Hern�ndez a partir del 5 de enero, fecha en que deb�a presentarse a sus labores luego de finalizada su licencia sin goce salarial.

De igual manera, se solicita la revisi�n de alg�n pago pendiente que pudiera tener pendiente tal y como lo solicita la se�ora Nicole Mar�n Hern�ndez, para notificaciones brinda correo electr�nico [...]".

Se dispone: Tener por presentada la renuncia de la se�ora Mar�n Hern�ndez, conforme lo propone el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

ART�CULO CUARTO. ASUNTOS DEL PADR�N NACIONAL ELECTORAL.

A) Informe de la sumaria del Padr�n Nacional Electoral y de nuevas personas electoras, apertura para el mes de noviembre de 2021, con referencia al art�culo 81 de la Ley Org�nica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil. Del se�or Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.� DGRC-0041-2022 del 19 de enero de 2022, recibido el mismo d�a en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual remite informe de la sumaria del Padr�n Nacional Electoral y de nuevas personas electoras correspondiente a la apertura del mes de noviembre 2021, con referencia al art�culo 81 de la Ley Org�nica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil.

Se dispone: Tener por rendido el informe; contin�ese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

ART�CULO QUINTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Propuesta de �Reglamento para la autorizaci�n de libros por parte de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones�. De la se�ora Karla Duarte Azofeifa, Profesional Asistente en Derecho 2, de la Secretar�a General de este Tribunal, se conoce oficio n.� CDIR-0491-2021 del 7 diciembre de 2021, recibido el d�a siguiente en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual transcribe lo acordado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 58-2021 del Consejo de Directores, respecto de la propuesta de �Reglamento para la autorizaci�n de libros por parte de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones�.

De la se�ora Nidia Elvira Aguilar Acu�a, Auditora Interna a. i., se conoce conjuntamente oficio n.� AI-024-2022 del 18 de enero de 2022, recibido el mismo d�a en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual adjunta revisi�n a la propuesta indicada.

Se dispone: Tener por rendidos ambos informes; en consecuencia, prom�lguese el decreto que interesa cuya publicaci�n se ordena de conformidad con el siguiente texto:

"XXX-2022

TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

Con fundamento en lo dispuesto en los art�culos 99 y 102 inciso 10) de la Constituci�n Pol�tica y 12 inciso �) del C�digo Electoral;

CONSIDERANDO

        I.            Que el art�culo 22 inciso e) de la Ley General de Control Interno, Ley n.� 8292 del 31 de julio de 2002, publicada en La Gaceta n.�169 del 4 de setiembre de 2002, prescribe que corresponde a la Auditor�a Interna autorizar, mediante raz�n de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban utilizar los �rganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio de la Auditor�a Interna, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

       II.            Que en las Normas para el Ejercicio de la Auditor�a Interna en el Sector P�blico, emitidas por la Contralor�a General de la Rep�blica mediante resoluci�n n.� R-DC-119-2009 del 16 diciembre de 2009, publicadas en La Gaceta n.� 28 del 10 de febrero de 2010, la norma 1.1.4. �Servicios de la Auditor�a Interna� establece, como parte de estos, los servicios preventivos, entre los que se encuentran los relativos a la autorizaci�n de libros.

     III.            Que la norma 2.5. �Pol�ticas y Procedimientos� del precitado cuerpo normativo dispone que, el Auditor Interno, debe establecer y velar por la aplicaci�n de la normativa interna para guiar la actividad de Auditor�a Interna en la prestaci�n de los diferentes servicios.

    IV.            Que en las Normas de Control Interno para el Sector P�blico (N-2-2009-CO-DFOE), aprobadas por la Contralor�a General de la Rep�blica mediante resoluci�n n.� R-CO-9-2009 del 26 de enero de 2009, publicadas en La Gaceta n.� 26 del 6 de febrero de 2009, la norma 4.4.4. �Libros Legales� establece que, el jerarca y los titulares subordinados, seg�n sus competencias, deben asegurar que se disponga de los libros contables, de actas y otros requeridos por el bloque de legalidad, seg�n corresponda, y que se definan y apliquen actividades de control relativas a su apertura, mantenimiento, actualizaci�n, disponibilidad, cierre y custodia.

      V.            Que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electr�nicos, Ley n.� 8454 del 30 de agosto del 2005, publicada en La Gaceta n.�197 del 13 de octubre de 2005, en el art�culo 1 dispone que esta norma es aplicable a toda clase de transacciones y actos jur�dicos, p�blicos o privados y, faculta al Estado y a todas las entidades p�blicas, para utilizar los documentos electr�nicos dentro de sus respectivos �mbitos de competencia. De igual manera, en el art�culo 3 se�ala que, cualquier manifestaci�n con car�cter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electr�nico o inform�tico, se tendr� por jur�dicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios f�sicos.

Por tanto;

DECRETA

El siguiente:

REGLAMENTO PARA LA AUTORIZACI�N DE LIBROS POR PARTE DE LA AUDITOR�A INTERNA DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

CAP�TULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Art�culo 1.- Del objeto. El presente reglamento tiene por objeto regular lo concerniente a la autorizaci�n de libros de actas y contables en el Tribunal Supremo de Elecciones, y otros libros que a criterio de la Auditor�a Interna sean necesarios para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Control Interno y dem�s normativa relacionada.

Art�culo 2.- �mbito de aplicaci�n. Este reglamento resulta aplicable a la Auditor�a Interna para la autorizaci�n de libros de actas, contables y otros que se enmarquen en el �mbito de su competencia, as� como para aquellas instancias del Tribunal Supremo de Elecciones que, por disposici�n normativa, deban llevarlos para la gesti�n administrativa.

Art�culo 3.- Contenido. Este reglamento contiene los requisitos y formalidades que se deben cumplir para la apertura, cambio en la modalidad, reposici�n y cierre, por parte de la Auditor�a Interna, de los libros de actas, contables y otros que deban llevarse en el Tribunal.

Art�culo 4.- Definiciones. Para la debida comprensi�n de este reglamento, se entender� por:

a)          Auditor�a Interna: La Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones.

b)         Administraci�n: Administraci�n activa del Tribunal Supremo de Elecciones.

c)          Autorizaci�n de libros: Competencia asignada espec�ficamente a la Auditor�a Interna en la Ley General de Control Interno, que consiste en el acto de otorgar la raz�n de apertura de los libros de contabilidad, actas que deban utilizarse por disposici�n normativa en el Tribunal Supremo de Elecciones, as� como de aquellos otros libros que, a criterio de ese �rgano de Fiscalizaci�n, deban cumplir con este requisito, a fin de proporcionar una garant�a razonable de la autenticidad de los actos registrados y de la informaci�n contenida en estos.

d)         Libro digital: Libro generado por medio de un sistema automatizado de conformidad con los requerimientos y controles determinados en la normativa aplicable a esta materia.

e)          Tribunal: Tribunal Supremo de Elecciones y Jerarca de la Instituci�n.

Art�culo 5.- Marco normativo. El marco normativo del presente reglamento se fundamenta en:

a)          La Ley General de Control Interno.

b)          Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electr�nicos.

c)          Normas de Control Interno para el Sector P�blico.

d)          Normas para el Ejercicio de la Auditor�a Interna en el Sector P�blico.

e)          Reglamento de Organizaci�n y Funcionamiento de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones.

f)            Otra normativa que resulte aplicable a esta materia.

Art�culo 6.- Actualizaci�n del reglamento. Corresponder� a la Auditor�a Interna proponer al Tribunal las modificaciones que estime pertinentes al presente reglamento.

CAP�TULO II

APERTURA DE LIBROS

Art�culo 7.- Solicitud de apertura. La instancia a cargo del uso del libro, deber� hacer la solicitud formal de raz�n de apertura ante la Auditor�a Interna.

Art�culo 8.- Requisitos para la apertura de libros. El libro sujeto a raz�n de apertura deber� reunir los siguientes requisitos:

a)� Los folios deber�n ser nuevos, encontrarse en buen estado de limpieza y conservaci�n, con la totalidad de estos, numerados en forma consecutiva, y no iniciados.

b)� La cantidad de folios que contendr� cada tomo corresponder� a los que previamente haya determinado la instancia responsable de su uso.

c)� Los folios deber�n contar con el logotipo, el nombre de la instancia respectiva y el nombre del libro.

d)� En el caso de existir un tomo anterior, deber� cumplir con los requisitos establecidos en este reglamento para su raz�n de cierre formal, y presentarse junto con el tomo sujeto a raz�n de apertura; este �ltimo tomo deber� continuar con el n�mero consecutivo del tomo que le precede; la foliatura del nuevo tomo iniciar� con el n�mero �1� hasta la cantidad a la que refiere el inciso b) de este art�culo.

e)El incumplimiento de cualquiera de los requisitos antes descritos, dar� lugar al rechazo de la gesti�n de apertura.

Art�culo 9.- Raz�n de apertura. Para la raz�n de apertura la Auditor�a Interna deber�:

a)� En el caso de existir un tomo anterior, se deber� practicar primero su raz�n de cierre, antes de la apertura del nuevo tomo.

b)� El sello de la Auditor�a Interna se estampar� en cada folio del libro.

c)� El sello de apertura del libro se colocar� en el folio inicial de cada uno de los tomos del libro. En dicho sello se har� constar el n�mero de asiento, n�mero de tomo, el tipo de libro que se autoriza, la instancia del Tribunal que lo utilizar�, la cantidad de folios que lo integra, la modalidad del libro, la fecha de apertura y la firma de quien lo autoriza. Adem�s, ese primer folio no podr� ser utilizado por la Administraci�n para consignar informaci�n.

Art�culo 10.- Plazo. La Auditor�a Interna tramitar� la solicitud de raz�n de apertura del libro en el plazo de cinco d�as h�biles a partir de su presentaci�n. En el caso de que los folios no cumplan con los requisitos establecidos en este reglamento, ser�n devueltos formalmente a la instancia solicitante para que subsane lo pertinente, lo presente nuevamente y se contin�e con el proceso de autorizaci�n. Una vez presentado el libro, iniciar� de nuevo el plazo para atender dicha solicitud.

Art�culo 11.- Entrega del libro autorizado. La Auditor�a Interna entregar�, formalmente y dentro del plazo establecido, el libro sujeto a raz�n de apertura, a la instancia del Tribunal que lo solicit�.

CAP�TULO III

CAMBIO DE MODALIDAD DE LIBROS

Art�culo 12.- Cambio de modalidad de libros. La Auditor�a Interna proceder� a la autorizaci�n del libro por cambio de modalidad, cuando sea permitido por el ordenamiento jur�dico vigente.

Art�culo 13.- Requisitos para el cambio de modalidad de libros. La instancia que requiera el cambio de modalidad de libro deber� cumplir con los siguientes requisitos:

a)� Presentar una solicitud formal, donde detalle las razones que motivan el cambio.

b)� Aportar el tomo de libro sujeto a raz�n de cierre.

c)� El libro debe reunir los requisitos establecidos en el art�culo 8 de este reglamento.

Art�culo 14.- Raz�n de apertura de libros por cambio de modalidad. Para la apertura de un libro por cambio de modalidad, la Auditor�a Interna deber�� indicar:

a)� La raz�n de cierre del libro sujeto a cambio de modalidad, previa verificaci�n de los requisitos establecidos en el art�culo 19 de este reglamento.

b)� La raz�n de apertura, de acuerdo con lo indicado en los art�culos 8, 9 y 10 de este reglamento.

c)� Posteriormente al sello de apertura se har� una aclaraci�n sobre las razones que justifican el cambio de la modalidad del libro que va a ser utilizado por la instancia respectiva.

CAP�TULO IV

REPOSICI�N DE LIBROS AUTORIZADOS

Art�culo 15.- Naturaleza de la reposici�n de libros. La Auditor�a Interna tramitar�, ante solicitud formal de la instancia respectiva, la reposici�n del libro previamente autorizado, en caso de su destrucci�n, extrav�o, sustracci�n, da�o o deterioro total o parcial.

Art�culo 16.- Requisitos para la reposici�n de libros. La instancia que ocupare reponer un libro previamente autorizado por destrucci�n, extrav�o, sustracci�n, da�o o deterioro total o parcial, deber� cumplir los siguientes requisitos:

a)          Presentar solicitud formal ante la Auditor�a Interna, donde se�ale el n�mero de tomo y las razones que motivan la reposici�n.

b)         Adjuntar a la solicitud una declaraci�n jurada en la que se detalle qui�n ten�a la custodia del tomo y el hecho ocurrido.

c)          En caso de extrav�o o sustracci�n, presentar copia de la denuncia formal ante la autoridad judicial competente, y constancia de haber realizado dos publicaciones en el Diario Oficial La Gaceta.

d)         Aportar el libro a reponer a la Auditor�a Interna, para que practique la raz�n de apertura de conformidad con los requisitos establecidos en este reglamento.

Art�culo 17.- Raz�n de apertura de tomo por reposici�n. Cuando se trate de la reposici�n del tomo, una vez que la Auditor�a Interna haya validado los requisitos, realizar� la raz�n de apertura observando los requerimientos y plazos determinados en este reglamento; adicionalmente, consignar� en el folio inicial del nuevo libro el n�mero de tomo que se repone, la indicaci�n de que se trata de una reposici�n y la justificaci�n por la que se realiza.

CAP�TULO V

RAZ�N DE CIERRE DE LIBROS

Art�culo 18.- Solicitud de raz�n de cierre de libros. La instancia a la que le corresponda el uso del libro, deber� presentar la solicitud formal de raz�n de cierre ante la Auditor�a Interna.

Art�culo 19.- Requisitos para el cierre de los libros. El libro sujeto a raz�n de cierre deber� reunir los siguientes requisitos:

a)          Encontrarse en buen estado, sin alteraciones de cualquier �ndole que afecten su encuadernaci�n o foliaci�n y que no presente folios con tachaduras, borrones y correcciones que hagan dudar de la autenticidad de la informaci�n que contiene.

b)         Contener la totalidad de los folios y estar ordenados de forma consecutiva. Las hojas anuladas o inutilizadas deben continuar figurando en el lugar que les corresponde a efectos de no alterar el orden de los folios.

c)          Cuando uno o varios folios se anulen, consignar en esos folios el sello o anotaci�n de anulaci�n. Adem�s, inmediatamente despu�s de la �ltima anotaci�n que se realice en el tomo y antes de la raz�n de cierre, indicar los motivos que generaron la correspondiente anulaci�n, fecha en que se anula y la firma responsable del uso del libro.

d)         Para realizar la raz�n de cierre de un libro bajo la modalidad de �hojas sueltas�, ser� necesario que la instancia solicitante proceda de previo a la adecuada encuadernaci�n del libro.

e)          La informaci�n que contiene el libro debe encontrarse en orden cronol�gico de fechas, sin espacios en blanco, ni entrel�neas.

f)           La instancia correspondiente deber� guardar espacio suficiente �de por lo menos un folio- para que se pueda estampar el sello de cierre luego de la �ltima anotaci�n efectuada.

Art�culo 20.-Raz�n de cierre. Para la raz�n de cierre de un libro la Auditor�a Interna deber�:

a)          Colocar el sello de cierre inmediatamente despu�s de la �ltima anotaci�n en el libro, por lo que cualquier anotaci�n subsecuente que se realice despu�s de este carecer� de validez.

b)         En dicho sello se har� constar el n�mero de tomo que finaliza, el tipo de libro, el nombre de la instancia que lo utiliz�, la fecha de cierre y la firma del responsable de la autorizaci�n.

Una vez efectuada la raz�n de cierre del tomo, ser� totalmente prohibido realizar cambios en su contenido, foliaci�n o encuadernaci�n.

Art�culo 21.- Plazo. La Auditor�a Interna tramitar� la solicitud de cierre de libro en el plazo de cinco d�as h�biles a partir de su presentaci�n. En el caso de que los folios no cumplan con los requisitos establecidos en este reglamento, ser�n devueltos formalmente a la instancia solicitante para que subsane lo pertinente, lo presente nuevamente y se contin�e con el citado proceso de autorizaci�n. Una vez presentado el libro ante la Auditor�a Interna, iniciar� de nuevo el plazo para atender dicha solicitud.

Art�culo 22.- Entrega del libro cerrado. La Auditor�a Interna entregar�, formalmente y dentro del plazo se�alado, el libro sujeto a raz�n de cierre, a la instancia del Tribunal que lo solicit�.

Art�culo 23.- Disposici�n del libro despu�s del cierre. Una vez entregado por la Auditor�a Interna el libro con la raz�n de cierre, la instancia administrativa correspondiente deber� disponer de las condiciones de ubicaci�n f�sica, facilidad de localizaci�n y cumplimiento del ordenamiento jur�dico que rige en materia archiv�stica, de manera que se evite la presunci�n de que constituyen documentos carentes de valor informativo, por lo que su tratamiento en t�rminos de uso y utilidad ser� similar al de los libros a�n no cerrados. Lo dispuesto en este art�culo podr� ser verificado en cualquier momento por la Auditor�a Interna.

CAP�TULO VI

LIBROS DIGITALES

Art�culo 24.- Autorizaci�n de libros legales digitales. Ser� responsabilidad de la Administraci�n que, el sistema inform�tico para el registro y soporte electr�nico de libros en formato digital, cumpla con los requisitos y formalidades determinados en este reglamento para la realizaci�n de la raz�n de cierre y apertura correspondiente; adicionalmente, deber� disponer de los controles necesarios que garanticen la exactitud, inalterabilidad, confidencialidad, disponibilidad y respaldo de la informaci�n que ser� contenida en este, en observancia del marco normativo que regula la materia. La disposici�n de estos libros para la raz�n de apertura y cierre se regir� por lo se�alado en el presente reglamento.

CAP�TULO VII

OTRAS DISPOSICIONES

Art�culo 25.- Controles de la Auditor�a Interna. La Auditor�a Interna deber� establecer los controles necesarios en lo relativo a:

a)          La custodia de los libros que sean presentados por la instancia respectiva para su raz�n de apertura o cierre, con el prop�sito de resguardar la integridad de estos durante el plazo determinado para atender la solicitud.

b)         El registro necesario del tipo de libro y tomos que han sido sujetos a raz�n de apertura y de cierre.

c)          La custodia de los sellos se�alados en este reglamento para la realizaci�n de la raz�n de apertura y de cierre de libros.

CAP�TULO VIII

DISPOSICIONES FINALES

Art�culo 26.- Vigencia. Este reglamento entrar� a regir a partir de publicaci�n.�. ACUERDO FIRME.

ART�CULO SEXTO. ASUNTOS DE ORGANIZACIONES GREMIALES DEL TRIBUNAL.

A) Atenci�n de audiencia sobre modificaci�n al Manual Descriptivo de Clases de Puestos. De los se�ores Ilenia Linoa Ortiz Ceciliano y Julio C�sar Arroyo L�pez, Secretaria de Actas y Secretario de Salud Laboral, respectivamente, de la Uni�n Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), se conoce oficio n.� UNEC-002-2022 del 18 de enero de 2022, recibido el mismo d�a en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atenci�n a los oficios STSE-3041-2021 y STSE-047-2022, del 13 de diciembre de 2021 y 4 de enero de 2022, respectivamente, hecho el an�lisis, manifestamos lo siguiente:

Dado que, este [sic] puesto nace como resultado del proceso de mejoras en el Registro Civil, para que las dependencias que conforman dicha Direcci�n cuenten con personal profesional que atienda las diferentes necesidades en raz�n de sus responsabilidades, esta organizaci�n desde la propuesta inicial, se�al� que para la Coordinadora de Servicios Regionales [sic], se requer�a de un Profesional de Gesti�n 2, considerando que� estos organismos cuanta [sic] con 32 Oficinas Regionales y parte de ellas no tienen personal profesional en el campo del Derecho, debiendo trasladar a las oficinas centrales los diversos tr�mites presentados por los usuarios.�

Cabe mencionar que la Direcci�n General del Registro Civil mediante oficio DGRC-600-2021 del 21 de setiembre de 2021, comparte con esta organizaci�n lo se�alado oficio [sic] UNEC-23-2021 del 09 de setiembre de 2021, y solicit� a la Magistratura reconsiderar lo propuesto por la Direcci�n Ejecutiva y el Departamento de Recursos Humanos, de dotar a la Coordinadora de Servicios Regionales [sic], de un Profesional Ejecutor 3 y no un Profesional en Gesti�n 2 para la atenci�n de todas las labores legales que un departamento tan grande.

A pesar de lo expuesto en los oficios de cita la Direcci�n Ejecutiva en el informe DE-2499-2021 del 29 de setiembre de 2021, omite referirse a lo sustancial de las observaciones realizadas por la UNEC e incluso ignoran una de las principales referencias, las cuales se hacen ver en los puntos 6 y 7 del oficio UNEC-23-2021 del 09 de setiembre de 2021: [sic]

Por lo que, este [sic] sindicato omite referirse a dicho perfil en virtud de que no corresponde a las necesidades de ese Departamento ni coincide con la descripci�n de las funciones de un Ejecutor 3 en Derecho; si no que, como se ha venido exponiendo son propias de un Profesional en Gesti�n 2, funciones que se apartan del perfil en el cual se insiste en encuadrar.

� En raz�n de lo expuesto se solicita al Superior que antes de la aprobaci�n de este perfil reconsidere lo aqu� manifestado.".

Se dispone: Tener por atendida la audiencia por la UNEC, no as� por parte del SETSE. Aprobar conforme lo propuso la Direcci�n Ejecutiva en el oficio DE-3359-2021. ACUERDO FIRME.

ART�CULO S�TIMO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Solicitud de copia del Informe de Evaluaci�n Anual del Ejercicio Econ�mico del Presupuesto Nacional, del per�odo 2021. De la se�ora Julissa S�enz Leiva, Gerente de �rea de Fiscalizaci�n para el Desarrollo de las Finanzas P�blicas de la Divisi�n de Fiscalizaci�n Operativa y Evaluativa de la Contralor�a General de la Rep�blica, se conoce oficio n.� DFOE-FIP-0029 del 21 de enero de 2022, recibido el mismo d�a en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para efectos de contar con informaci�n pertinente para el ejercicio de las funciones de fiscalizaci�n asignadas al �rgano Contralor y vinculadas con la evaluaci�n de resultados de la gesti�n p�blica, me permito solicitarle suministrar a esta �rea de Fiscalizaci�n copia del �Informe Anual de Resultados F�sicos del Presupuesto del per�odo 2021�, que dicha instituci�n debe presentar a la Direcci�n General de Presupuesto Nacional (DGPN) del Ministerio de Hacienda, seg�n lo establecido en el inciso a.2) del art�culo 74 del Reglamento a la Ley de la Administraci�n Financiera de la Rep�blica y Presupuestos P�blicos (Decreto N� 32988-H-MP-PLAN de 31 de enero de 2006 y sus reformas).

Respetuosamente les solicito remitir la copia del informe solicitado a la direcci�n de correo electr�nico [email protected], con la respectiva nota de remisi�n firmada digitalmente.

Finalmente, mucho le agradecer� girar las instrucciones que correspondan a fin de que se les pueda facilitar a los funcionarios, Jos� Chaves Chaves y Anatoly Sol�s Atyasov, fiscalizadores de esta �rea de Fiscalizaci�n, la documentaci�n adicional que se necesite consultar en relaci�n con el informe solicitado. Asimismo, me permito solicitarle que, ante cualquier duda o aclaraci�n que pudiera surgir relacionada con el presente requerimiento, se sirva dirigir a los funcionarios citados, a los tel�fonos 2501-8027 o al 2501-8505.".

Se dispone: Para su oportuna atenci�n, pase a la Direcci�n Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

B) Consulta legislativa del proyecto de �Ley para la gesti�n de las reposiciones de las c�dulas de identidad�, expediente n�mero 22.822. De la se�ora Nancy V�lchez Obando, Jefa de �rea de la Sala de Comisiones Legislativas V de la Comisi�n Asuntos Econ�micos de la Asamblea Legislativa, se conoce nuevamente oficio n.� AL-CPECTE-C-541-2022 del 13 de enero de 2022, recibido el mismo d�a en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que corresponda y con instrucciones del se�or diputado Wagner Jim�nez Z��iga, Presidente de la Comisi�n Permanente Especial de Ciencia, Tecnolog�a y Educaci�n, le comunico que este �rgano legislativo acord� consultar el criterio de esa instituci�n sobre el expediente 22822: �LEY PARA LA GESTI�N DE LAS REPOSICIONES DE LAS C�DULAS DE IDENTIDAD�, el cual se adjunta.

Se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho d�as h�biles [�]".

Se dispone: Contestar la consulta formulada, en los siguientes t�rminos:

I. Consideraciones preliminares.������

El ordinal 97 de la Carta Fundamental dispone, en forma preceptiva, que trat�ndose de la �discusi�n y aprobaci�n de proyectos de ley relativos a la materia electoral� la Asamblea Legislativa deber� consultar al Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) su criterio en torno a la iniciativa formulada y que, para apartarse de esa opini�n, �se necesitar� el voto de las dos terceras partes del total de sus miembros�. Sin embargo, en los seis meses previos y cuatro posteriores a una elecci�n popular, solo se podr�n convertir en ley aquellos proyectos en los que este Tribunal estuviere de acuerdo.

Como parte del desarrollo normativo de la disposici�n constitucional de cita, el inciso n) del art�culo 12 del C�digo Electoral establece, como funci�n propia de esta Autoridad Electoral, evacuar las consultas que la Asamblea Legislativa realice al amparo de esa norma de orden constitucional.

A partir de la integraci�n del ordenamiento jur�dico conforme al Derecho de la Constituci�n y, concretamente, en punto a la interpretaci�n de lo que debe considerarse �materia electoral�, este �rgano Constitucional ha entendido que los �actos relativos al sufragio� no solo comprenden los propios de la emisi�n del voto, sino todos aquellos descritos en la propia Constituci�n o en las leyes electorales y que, directa o indirectamente se relacionen con los procesos� electorales, electivos o consultivos, cuya organizaci�n, direcci�n y vigilancia ha sido confiada a este Pleno, a partir de la armonizaci�n de los art�culos 9, 99 y 102 de la Norma Suprema.

II. Objeto del proyecto.

Puntualmente este proyecto tiene por objeto otorgar al Tribunal Supremo de Elecciones la posibilidad de cobrar las reposiciones de las solicitudes de c�dula de identidad a partir de la segunda en un mismo a�o calendario; entendiendo por reposici�n, como todas aquellas solicitudes de c�dula de identidad cuya causa sea relacionada con el deterioro, extrav�o, robo o hurto del documento de identidad.

III. Sobre el proyecto.

Se somete en consulta de este Tribunal el texto del proyecto de ley tramitado en expediente legislativo n�mero 22.822 cuyo objetivo es la aprobaci�n de la �LEY PARA LA GESTI�N DE LAS REPOSICIONES DE LAS C�DULAS DE IDENTIDAD�.

En lo que a la iniciativa legislativa pretende en el sentido de otorgar al Tribunal Supremo de Elecciones la posibilidad de cobrar las reposiciones de las solicitudes de c�dula de identidad a partir de la segunda solicitud en un mismo a�o calendario, este Colegiado manifiesta su plena conformidad con la propuesta, la cual resulta acorde con los esfuerzos y acciones acometidas por esta instituci�n para brindar con excelencia dicho servicio p�blico con resguardo del uso racional de los recursos p�blicos.

IV. Conclusi�n.

Con base en lo expuesto y a la luz de las potestades otorgadas en el art�culo 97 constitucional y 12 del C�digo Electoral, este Tribunal no objeta la iniciativa legislativa consultada. ACUERDO FIRME.

A las doce horas termin� la sesi�n.