ACTA N.� 86-2022

 

Sesi�n ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del ocho de setiembre de dos mil veintid�s, con asistencia del se�or Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron �quien preside�, la se�ora Magistrada Zetty Mar�a Bou Valverde y el se�or Magistrado Luis Diego Brenes Villalobos.

 

ART�CULO PRIMERO. APROBACI�N DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se ley� y aprob� el acta de la sesi�n ordinaria inmediata anterior.

ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACI�N DE PERSONAL.

A) Solicitud de licencia con goce de salario para participar en evento internacional oficial. De la se�ora Kattya Varela G�mez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.� RH-2389-2022 del 5 de setiembre de 2022, recibido el d�a siguiente en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, se remite a consideraci�n el oficio IA-0457-2022, recibido en este despacho el d�a de hoy, al que viene adjunto el memorial FCB-342-08-2022, suscrito por la Secretaria General de la Federaci�n Costarricense de Balonmano, se�ora Sandra Paz Rodr�guez, mediante el cual comunica la participaci�n de la servidora Yency Corrales Montero, c�dula n�mero 117850898, quien forma parte de la Selecci�n Mayor Femenina de Balonmano, con el fin de que pueda participar del fogueo que se llevara a cabo en Nicaragua, en el periodo comprendido del 13 al 16 de setiembre de este a�o y que servir� de preparaci�n con miras a los Juegos Centroamericanos que se realizaran en el mes de noviembre pr�ximo.

Concerniente al tiempo de licencia con goce de salario requerido a favor de la servidora Corrales Montero, �ste abarcar�a un periodo de cinco d�as- del 12 de setiembre al 16 de setiembre del a�o en curso- considerando las fechas de traslado para tal evento.� En tal sentido, es menester rescatar que la se�orita Corrales Montero, labora para la instituci�n desde el pasado 1� de julio de 2021 en la Secci�n de Ingenieria y Arquitectura, en la plaza 378476, como T�cnica en Mantenimiento Electoral, perteneciente a la clase T�cnico Funcional 1-SU- y durante su trayectoria laboral ha solicitado una licencia como la que ahora pretende aprobada en oficio STSE-3154-2021, la cual comprendi� del 3 de agosto al 9 de agosto de 2021.

Ahora bien, con respecto al sustento normativo para tener acceso a este tipo de permisos, se desprende del memorial suscrito por la se�ora Paz Rodr�guez, que este encuentra asidero en el articulado que contiene la Ley de Creaci�n del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreaci�n, Ley No. 7800, emitida el 30 de abril de 1998, que faculta a las entidades p�blicas a otorgar permiso oficial para representaciones nacionales, lo cual tambi�n est� sustentado en el Decreto n�mero 31738-MCJD, publicado en la Gaceta No. 74 del 16 de abril de 2004.� Los numerales espec�ficos indican

�ART�CULO 36.- Los funcionarios p�blicos o estudiantes regulares de cualquier nivel del sistema educativo, que sean convocados a una selecci�n nacional o para representar a Costa Rica en una competencia deportiva internacional, tendr�n derecho a disfrutar de permiso para entrenar, desplazarse y permanecer en concentraci�n de conformidad con el reglamento de la presente ley.�� Por su parte, el art�culo 37 estipula que �El goce de permiso no afectar� la continuidad de la relaci�n de trabajo, empleo o escolaridad, seg�n el caso, y las personas o entidades respectivas est�n obligadas a otorgarlos. Dichos permisos no podr�n exceder de noventa d�as naturales en un lapso de un a�o.�. Unido a lo anterior, refiere la se�ora Paz Rodr�guez que, en Decreto N� 31738-MCJD, se adicion� un art�culo 36 bis al Reglamento General a la Ley N� 7800, Decreto Ejecutivo N� 28922-C del 18 de agosto del 2000, publicado en La Gaceta N� 183 del 22 de setiembre del 2000, cuyo texto expresa lo siguiente: �Art�culo 36 bis.�Los permisos de trabajo a que tienen derecho los funcionarios p�blicos que sean convocados a una selecci�n nacional o para representar a Costa Rica en una competencia deportiva internacional, en las condiciones establecidas en los art�culos 36 y 37 de la Ley N� 7800, ser�n invariablemente con goce de salario�.

En ese mismo orden de ideas, a nivel interno, dicha solicitud pudiera respaldarse en lo que establece el art�culo 31 de nuestro Reglamento Aut�nomo de Servicios, que para los efectos que interesa se rescata �Las licencias o permisos por m�s de uno y hasta tres d�as del mismo mes calendario, podr�n ser otorgadas, sin goce de salario, por el Director General respectivo. Si exceden de ese lapso, o se trata de un permiso con goce de salario por m�s de un d�a, solo por el Tribunal Supremo de Elecciones�.�

En esa misma tesitura, tambi�n se podr�a aplicar de manera an�loga lo dispuesto para un caso similar, aprobado en sesi�n ordinaria n.� 93-2018, celebrada el 27 de setiembre de 2018, comunicado en memorial STSE-1881-2018 de igual data, el cual se le�a as�:

�Del se�or Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DL-547-2018 del 21 de setiembre de 2018, recibido el mismo d�a en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual, seg�n lo ordenado en el acuerdo adoptado en el art�culo tercero de la sesi�n ordinaria n.� 90-2018, celebrada el 18 de setiembre de 2018, rinde informe relativo a la solicitud de licencia con goce de salario del funcionario (...)

"c) Conclusi�n.

Del an�lisis realizado, se considera que es el Tribunal quien tiene la potestad de aprobar o no la licencia solicitada con goce de salario; o bien sin �l, valorando que pueda resultar de inter�s institucional el que un funcionario, independientemente de su condici�n de interino, (�)

Se dispone: Tener por rendido el informe. Considerando el precedente establecido en el art�culo decimoprimero de la sesi�n ordinaria n.� 37-2005 de este Tribunal y dado que el Poder Ejecutivo declar� de inter�s cultural la actividad en cuesti�n, este Tribunal estima que la petici�n del interesado goza del sustento necesario para ser considerada como una situaci�n excepcional; habida cuenta de lo anterior, se aprueba la licencia conforme se solicita. ACUERDO FIRME.� (lo subrayado no corresponde al original)

Finalmente, puede apreciarse que la gesti�n cuenta con el visto bueno del se�or Tito Jos� Contreras Alvarado, jefe de la Secci�n de Ingenier�a y Arquitectura y de la se�ora Sandra Mora Navarro en calidad de Directora Ejecutiva a.i, [sic] tal y como se contempla en el Memorando DE-0647-2022 SUSTITUIR; por lo que en virtud de los diferentes an�lisis antes expuestos este Departamento considera oportuno la aprobaci�n de la solicitud de licencia con goce de salario.".

Se dispone: Aprobar conforme lo propone el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud de recargo de las funciones del se�or Jefe de la Secci�n de Infraestructura Tecnol�gica. Del se�or Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.� STSE-1939-2022 del 5 de setiembre de 2022, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atenci�n a lo solicitado por la respectiva jefatura y previo an�lisis de los requisitos y condiciones, me permito proponer:

1.- El recargo de las funciones del se�or Jefe de la Secci�n de Infraestructura Tecnol�gica, Mario Pereira Granados, el se�or Wilfred Mej�a Villalobos, del 8 al 22 de setiembre de 2022.

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Aprobar el recargo de funciones, conforme se propone. ACUERDO FIRME.

C) Solicitud de encargo de funciones del se�or Jefe de la Secci�n de Riesgos y Seguridad de la Informaci�n. Del se�or Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.� STSE-1959-2022 del 7 de setiembre de 2022, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atenci�n a lo solicitado por la respectiva jefatura y previo an�lisis de los requisitos y condiciones, me permito proponer el encargo de las funciones del se�or Jefe de la Secci�n de Riesgos y Seguridad de la Informaci�n, Esteban Brenes Hern�ndez, en el se�or Jos� Francisco Jim�nez Quir�s, del 9 al 16 de setiembre de 2022.

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del d�a. 2.- Aprobar el encargo de funciones, conforme se propone. ACUERDO FIRME.

ART�CULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Autorizaci�n para firmar certificaciones del Departamento Civil. Del se�or Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.� DGRC-0614-2022 del 2 de setiembre de 2022, recibido el mismo d�a en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De conformidad a lo establecido en la Ley Org�nica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, respetuosamente elevo a conocimiento de las se�oras Magistradas y se�ores Magistrados del Tribunal Supremo de Elecciones, la solicitud de autorizaci�n para firmar certificaciones del Departamento Civil que detallo a continuaci�n:

 

Con la finalidad de no desmejorar el servicio al p�blico, muy respetuosamente solicito conceder las autorizaciones requeridas.".

Se dispone: De conformidad con lo dispuesto en el p�rrafo segundo del art�culo 110 de la Ley Org�nica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, se autoriza a los referidos funcionarios para que firmen certificaciones y constancias del Departamento Civil, a partir de la respectiva publicaci�n en el Diario Oficial. Para esos efectos reg�strense las firmas y los sellos que utilizar�n. ACUERDO FIRME.

B) Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones. Del se�or Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DL-294-2022 del 23 de agosto de 2022, recibido el mismo d�a en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual remite informe relativo al proyecto de �Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones�.

Se dispone: �Tener por rendido el informe; en consecuencia, prom�lguese el decreto que interesa cuya publicaci�n se ordena de conformidad con el siguiente texto:

"N.� X-2022

EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

Con fundamento en lo dispuesto en los art�culos 99 y 102 inciso 10) de la Constituci�n Pol�tica y 12 inciso �) del C�digo Electoral;

CONSIDERANDO

        I.    Que el art�culo 10 de la Ley General de Control Interno, Ley n.� 8292 del 31 de julio de 2002, publicada en La Gaceta n.� 169 del 4 de setiembre de 2002, establece la responsabilidad del Jerarca y el titular subordinado para instituir, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional.

       II.    Que el numeral 12, inciso c) de la Ley citada supra, establece el deber del Jerarca y de los titulares subordinados de analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditor�a interna.

     III.    Que el art�culo 17 de la misma Ley, dispone que el seguimiento del Sistema de Control Interno (SCI), se realiza para valorar la calidad del funcionamiento de este sistema, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditor�a y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud.

    IV.    Que el numeral 22, inciso b) de la Ley General de Control Interno establece la competencia de la Auditor�a Interna para verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del Sistema de Control Interno, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.

      V.    Que en las Normas para el ejercicio de la Auditor�a Interna en el Sector P�blico, aprobadas por la Contralor�a General de la Rep�blica mediante resoluci�n n.� R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009, publicadas en La Gaceta n.� 28 de febrero de 2010, dispone en la norma 2.11 �Seguimiento de acciones sobre resultados�, que el Auditor Interno deber� establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y dem�s resultados derivados de los servicios de la Auditor�a Interna, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la Administraci�n. 

    VI.    Que en las Normas Generales de Auditor�a para el Sector P�blico, aprobadas por la Contralor�a General de la Rep�blica mediante resoluci�n n.� R-DC-064-2014 del 11 de agosto de 2014, publicadas en La Gaceta n.� 184 el 25 de setiembre de 2014, dispone en la norma 206 �Seguimiento�, que, cada organizaci�n de auditor�a del sector p�blico deber� establecer e implementar los mecanismos necesarios para verificar oportunamente el cumplimiento efectivo de las recomendaciones emitidas, as� como, establecer con claridad las acciones que proceden en caso de que las disposiciones o recomendaciones sean incumplidas injustificadamente por la entidad auditada.

  VII.    Que, de conformidad con el marco normativo indicado, la Administraci�n es responsable tanto de la acci�n correctiva como de implementar y dar seguimiento a las recomendaciones de manera oportuna y efectiva, por lo que deber� establecer pol�ticas, procedimientos y sistemas para comprobar las acciones llevadas a cabo para asegurar el correcto y oportuno cumplimiento.

VIII.    Que las Normas de Control Interno para el sector p�blico aprobadas en la resoluci�n n.� R-CO-9-2009 del 26 de enero de 2009, publicada en La Gaceta n.� 26 del 6 de febrero de 2009, instituye en la norma 6.1 �Seguimiento del Sistema de Control� que, el Jerarca y los titulares subordinados, seg�n sus competencias, deben dise�ar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, actividades permanentes y peri�dicas de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema a lo largo del tiempo, as� como para asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditor�a y los resultados de otras revisiones se atiendan de manera efectiva y con prontitud.

    IX.    Que el art�culo 52 del Reglamento de Organizaci�n y Funcionamiento de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, publicado en La Gaceta n.� 221 del 16 de noviembre de 2007 establece que, para el seguimiento de recomendaciones de informes, el Auditor Interno deber� establecer, mantener y velar, como parte de las actividades de administraci�n de la actividad de la Auditor�a Interna, que se aplique un proceso de seguimiento a las recomendaciones, observaciones y dem�s resultados derivados de los servicios brindados, con el prop�sito de cerciorarse de la adecuada y oportuna implementaci�n por parte de la Administraci�n.

DECRETA

El siguiente:

REGLAMENTO PARA EL SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORA EMITIDAS EN LOS INFORMES DE LA AUDITOR�A INTERNA DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

CAP�TULO I

DISPOCISIONES GENERALES

Art�culo 1.- Del Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto regular lo concerniente al desarrollo, documentaci�n y cierre del seguimiento a las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Control Interno y dem�s normativa relacionada.

Art�culo 2.- �mbito de aplicaci�n. Este Reglamento resulta aplicable a la Auditor�a Interna, en el ejercicio de las competencias conferidas por ley, para velar por el desarrollo del seguimiento a las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los diferentes informes de auditor�a, as� como, para la Administraci�n en cuanto al cumplimiento y seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora.

Art�culo 3.- Contenido. Este Reglamento contiene los criterios y las formalidades que se deben cumplir para el proceso del seguimiento a las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de auditor�a.

Art�culo 4.- Definiciones. Para efectos de la debida comprensi�n de este reglamento, se establecen las siguientes definiciones:

a)  Acci�n de mejora: Acciones correctivas dirigidas a la Administraci�n derivadas de la prestaci�n de servicios preventivos de advertencia.

b) Auditor�a Interna: La Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones.

c)  Administraci�n: Administraci�n Activa del Tribunal Supremo de Elecciones.

d) Informe de auditor�a: Documento escrito, mediante el cual la organizaci�n de auditor�a comunica formalmente a la Administraci�n, los resultados de la auditor�a efectuada, incluyendo las respectivas conclusiones y acciones de mejora o recomendaciones, el que puede comprender seg�n el objetivo, auditor�as de tipo financiera, operativa y de car�cter especial.

e)  Recomendaci�n: Acciones correctivas dirigidas a la Administraci�n para subsanar las debilidades de control determinadas durante la auditor�a.

f)   Relaci�n de Hechos: Es un informe que compila una serie de hechos, actos, acciones y omisiones, que se encuentran ligados por un nexo de causalidad a una falta de car�cter administrativo, o a la determinaci�n de responsabilidades, y que se constituye como un insumo para la acreditaci�n de dichas responsabilidades, a fin de que se valore la procedencia de la apertura de un procedimiento administrativo o cualquier otra acci�n que se considere pertinente.

g) Titular subordinado: Funcionario de la Administraci�n Activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

h) Tribunal: Tribunal Supremo de Elecciones y Jerarca de la Instituci�n.

Art�culo 5.- Marco normativo. El marco normativo del presente reglamento se fundamenta en:

a)  La Ley General de Control Interno.

b) Normas para el ejercicio de la Auditor�a Interna en el Sector P�blico.

c)  Normas generales de Auditor�a para el Sector P�blico.

d) Reglamento de Organizaci�n y Funcionamiento de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones.

e)  Otra normativa que sobre el particular resulte aplicable.

Art�culo 6.- Actualizaci�n del Reglamento. Corresponder� al Auditor Interno proponer ante el Tribunal las modificaciones que estime pertinentes al presente Reglamento.

CAP�TULO II

INFORMES DE AUDITOR�A INTERNA

Art�culo 7.- Materias sujetas a informes de auditor�a. Los informes de Auditor�a Interna versar�n sobre diversos asuntos de su competencia, as� como sobre asuntos de los que pueden derivarse posibles responsabilidades para las personas funcionarias y ex funcionarios de la Instituci�n, as� como terceros. Cuando de un estudio se deriven recomendaciones o acciones de mejora sobre asuntos de responsabilidad y otras materias, la Auditor�a Interna deber� comunicarlas en informes independientes para cada materia.

Los hallazgos, las conclusiones, recomendaciones o acciones de mejora resultantes de los estudios realizados por la Auditor�a Interna, deber�n comunicarse oficialmente, mediante informes al Tribunal o a los titulares subordinados de la Administraci�n, con competencia y autoridad para ordenar la implantaci�n de las respectivas recomendaciones o acciones de mejora. La comunicaci�n oficial de resultados de un informe de auditor�a, se regir� por el marco normativo relacionado, as� como por las directrices emitidas por la Contralor�a General de la Rep�blica.

Art�culo 8.- Informes dirigidos al Tribunal. El informe de auditor�a que se remite al Tribunal para su conocimiento, deber� devolverse posteriormente a la Auditor�a Interna con el respectivo acuerdo adoptado, en donde se giran las instrucciones a las instancias competentes responsables de su atenci�n, seg�n el plazo determinado, a efecto de que estas elaboren un informe que contenga el an�lisis de cada una de las recomendaciones o acciones de mejora, as� como, su plan de implementaci�n, que contemple las actividades a ejecutar, su calendarizaci�n y responsables.

Una vez conocido por el Tribunal, el informe de las citadas instancias, como el acuerdo acogido de las recomendaciones y acciones de mejora del informe de auditor�a, deber�n de remitirse a la Auditor�a Interna en un plazo m�ximo de treinta d�as h�biles, a partir de la fecha de recibido este �ltimo por el Tribunal.

Si el Tribunal discrepa de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en el informe de auditor�a, dentro del plazo indicado deber� ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; y comunicarlas a la Auditor�a Interna y al titular subordinado correspondiente.

Art�culo 9.- Informes dirigidos a los titulares subordinados. Los informes de auditor�a dirigidos a los titulares subordinados, en un plazo m�ximo de diez d�as h�biles contados, a partir de la fecha de recibido de dicho informe, se deber� remitir a la Auditor�a Interna la comunicaci�n formal, en la que se ordena la implementaci�n de las recomendaciones o acciones de mejora.

El titular subordinado a quien se le dirigi� el informe, deber� girar por escrito las instrucciones correspondientes, a las instancias de su competencia que sean destinatarias de las recomendaciones o acciones de mejora, a fin de que elaboren un informe que contenga el an�lisis de cada una de estas, as� como, un plan de implementaci�n, que contemple las actividades a ejecutar, su calendarizaci�n y responsables, documentos que igualmente deben ser remitidos a la Auditor�a Interna.

Si existe discrepancia de las recomendaciones o acciones de mejora, en el transcurso de dicho plazo la instancia respectiva elevar� el informe de Auditor�a al Tribunal, con copia a la Auditor�a Interna, exponiendo por escrito las razones por las que objeta las recomendaciones o acciones de mejora del informe y propondr� soluciones alternas para los hallazgos detectados. Para tal efecto se deber� seguir el procedimiento que sobre el particular establece el art�culo 36 incisos a), b) y c) de la Ley General de Control Interno.

Art�culo 10.- Planteamiento de conflictos ante la Contralor�a General de la Rep�blica. En los casos que exista inconformidad de las soluciones alternas planteadas por el Jerarca, y que sean distintas de las propuestas por la Auditor�a, el asunto en conflicto de remitir� a la Contralor�a General de la Rep�blica de conformidad con lo establecido en el art�culo 38 de la Ley General de Control Interno.

Art�culo 11.- De la implementaci�n de recomendaciones. La Administraci�n deber� tomar en consideraci�n para la implementaci�n de las recomendaciones y acciones de mejora, al menos los siguientes factores:

a)          La relevancia de las recomendaciones y acciones de mejora informadas por la Auditor�a Interna.

b)         La complejidad y condiciones propias de las acciones pertinentes.

c)          Los efectos e impactos de la implementaci�n de la acci�n pertinente.

d)         La oportunidad con que deba realizarse el seguimiento.

Art�culo 12.- De la responsabilidad en la implantaci�n de las recomendaciones. Es responsabilidad de la Administraci�n la adopci�n de todos los medios y acciones que aseguren y permitan la efectiva, eficiente y oportuna implantaci�n de las recomendaciones y acciones de mejora derivadas de los informes de auditor�a, de conformidad con la normativa vigente y en atenci�n al presente Reglamento.

CAP�TULO III

ATENCI�N DEL SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORA POR LA ADMINISTRACI�N

Art�culo 13.- Del procedimiento Control del seguimiento. Las instancias del Tribunal responsables de la atenci�n de las recomendaciones y acciones de mejora de los informes de auditor�a deber�n:

a)          Llevar un control actualizado de las recomendaciones y acciones de mejora para cada informe remitido por la Auditor�a Interna, en el que se detalle, al menos lo siguiente:  Nombre del informe y c�digo, n�mero y fecha del oficio de remisi�n, transcripci�n de cada una de las recomendaciones o acciones de mejora, incluyendo el n�mero de esta, la instancia responsable de su implementaci�n, el plazo establecido de atenci�n, el estado de la recomendaci�n o� acci�n de mejora (cumplida, en proceso, pendiente, no aplica) y observaciones, as� como, la informaci�n relativa al seguimiento que haya efectuado la Auditor�a Interna, que indique: n�mero y fecha del oficio de remisi�n del informe, estado de la recomendaci�n o acci�n de mejora y el criterio de la Auditor�a que justifica dicho estado.

b)         Mantener el control del cumplimiento de los plazos propuestos por la Administraci�n para la implementaci�n de las recomendaciones y acciones de mejora.

c)          Remitir formal y oportunamente ante la Auditor�a Interna, seg�n las condiciones y los plazos establecidos para cada una de las recomendaciones o acciones de mejora determinada en los informes de auditor�a, una certificaci�n que acredite el estado de cumplimiento de estas de conformidad con el plan de implementaci�n propuesto para su atenci�n. Dicha certificaci�n deber� enviarse con la documentaci�n necesaria que evidencie dicho estado de cumplimiento.

d)         La instancia competente, deber� mantener un expediente de forma cronol�gica, en el que se documente toda la informaci�n que documente el estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora.

Art�culo 14.- Solicitud de pr�rroga. En los casos que por razones debidamente justificadas la Administraci�n no pueda cumplir con la implementaci�n de la recomendaci�n o acci�n de mejora en el plazo establecido, previo al vencimiento de la fecha de cumplimiento de estas, deber� solicitar formalmente la aprobaci�n ante la instancia competente que autoriz� el plan de implementaci�n, la nueva fecha de cumplimiento, esta deber� contener la justificaci�n correspondiente, la prueba que respalde la solicitud y el nuevo plan de implementaci�n.

La instancia competente tramitar� la solicitud de pr�rroga y notificar� formalmente a la dependencia solicitante, el resultado del an�lisis realizado, as� mismo, deber� remitir copia a la Auditor�a Interna de la solicitud y decisi�n determinada con sus respectivos documentos de respaldo.

CAPITULO IV

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORAS POR LA AUDITOR�A INTERNA

Art�culo 15.- Control de recomendaciones y acciones de mejora. La Auditor�a Interna mantendr� un control de las recomendaciones y acciones de mejora emitido en los diferentes informes, para su respectivo seguimiento.

Art�culo 16.- Programaci�n del seguimiento. La Auditor�a Interna dar� seguimiento a las recomendaciones y acciones de mejora, conforme con el Plan Anual de Trabajo que se determine y los recursos disponibles.

Art�culo 17.- Ejecuci�n del seguimiento. La Auditor�a Interna evaluar� la documentaci�n remitida por la Administraci�n y verificar� las actividades realizadas para la implementaci�n de recomendaciones y acciones de mejora, las que clasificar� de la siguiente manera:

a)  Cumplida: si la recomendaci�n o acci�n de mejora acogida por la Administraci�n es atendida en su totalidad.

b) No Cumplida: si la acci�n recomendaci�n o acci�n de mejora acogida por la Administraci�n, no se ha ejecutado, as� como, que no se haya solventado dentro del plazo establecido en el plan de implementaci�n.

c)  En proceso: si la recomendaci�n o acci�n de mejora acogida por la Administraci�n, se encuentra en ejecuci�n y su atenci�n se encuentra dentro del plazo establecido en el plan de Implementaci�n.

d) No aplica: se considerar� una recomendaci�n o acci�n de mejora sin efecto en los siguientes casos:

�     Por la solicitud formal debidamente justificada de la instancia competente de su atenci�n, una vez valorada por la Auditoria Interna.

�     Cuando del resultado del an�lisis se determine que no es viable su cumplimiento, debido a cambios que se hayan presentado en las condiciones internas o externas de la instancia responsable de su atenci�n.

�     En caso de que se descontin�e el sistema inform�tico que haya sido objeto de evaluaci�n.

�     Cualquier otro aspecto que sea considerado por la Auditor�a Interna.

Art�culo 18.- Cierre de recomendaciones y acciones de mejora. Efectuada la revisi�n por la Auditor�a Interna de la documentaci�n suministrada por la Administraci�n para la atenci�n de las recomendaciones o acciones de mejora, as� como, evidenciado su cumplimiento total, se tramitar� un oficio a la instancia pertinente para comunicar la finalizaci�n del proceso del seguimiento.

En los casos en que se determine que las acciones ejecutadas por la Administraci�n no solventen el cumplimiento total de las recomendaciones y acciones de mejora de conformidad con el plazo determinado en el plan de implementaci�n realizado, la Auditor�a Interna realizar� lo que al efecto dicte el presente Reglamento, en lo relativo al incumplimiento de la atenci�n de estas.

Art�culo 19.- Estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora. La Auditor�a Interna cuando lo estime pertinente informar� al Tribunal el estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en sus informes, de conformidad con el marco normativo que lo regula.

CAPITULO V

INCUMPLIMIENTO DE LA IMPLEMENTACI�N DE LAS RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORA

Art�culo 20.- Servicio Preventivo de Advertencia. La Auditor�a Interna tramitar� un servicio preventivo de advertencia sobre el riesgo por el incumplimiento de recomendaciones o acciones de mejora cuyo plazo de implementaci�n se encuentre vencido, sin que se tenga autorizaci�n de pr�rroga por la Instancia competente de conformidad con el art�culo 14 del presente Reglamento.

El plazo de respuesta para la Administraci�n ser� de cinco h�biles a partir del d�a siguiente de recibido el citado servicio, de lo contrario, se deber� aplicar lo que al efecto estime los numerales 21 y 22 del presente Reglamento.

Art�culo 21.- Responsabilidades. El incumplimiento injustificado a lo se�alado en este Reglamento en cuanto a la implementaci�n de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de auditor�a, aceptadas por el Tribunal o el titular subordinado competente, har� incurrir en responsabilidad administrativa y, eventualmente civil y penal a la persona funcionaria involucrada, conforme lo dispuesto en el art�culo 39 de la Ley n.� 8292, Ley General de Control Interno.

Art�culo 22.- Relaci�n de Hechos. De conformidad con lo dispuesto en los Lineamientos generales para el an�lisis de los presuntos Hechos Irregulares, la Auditor�a Interna tramitar� previa investigaci�n, una Relaci�n de Hechos al funcionario o funcionarios que, por omisi�n o incumplimiento a la implementaci�n de las recomendaciones o acciones de mejora de los informes de auditor�a.

CAPITULO VI

DISPOSICI�N TRANSITORIA

Art�culo 23.- Las recomendaciones y acciones de mejora emitidas previo a la entrada en vigencia de este Reglamento, que no est�n cumplidas en su totalidad y su plazo est� vencido de conformidad con el plan de implementaci�n por la Administraci�n, se establecer� un t�rmino de seis meses para su ejecuci�n, por lo que, finalizado ese plazo, se aplicara lo dispuesto en el Cap�tulo V de este marco normativo.

En caso que no sea viable la implementaci�n del plan de recomendaciones o acciones de mejora en el plazo otorgado en el p�rrafo anterior, la instancia responsable de su ejecuci�n, deber� aplicar el procedimiento se�alado en el art�culo 14 del presente Reglamento.

CAPITULO VII

DISPOSICIONES FINALES

Art�culo 24.- Normativa complementaria. Las situaciones no previstas en el presente Reglamento, se aplicar� lo establecido en la Ley n.� 8292, Ley General de Control Interno y dem�s normativa conexa.

Art�culo 25.- Vigencia. Este Reglamento entrar� a regir a partir de su fecha de publicaci�n en el Diario Oficial La Gaceta.". ACUERDO FIRME.

ART�CULO CUARTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Consulta legislativa del proyecto de "Ley marco de acceso a la informaci�n p�blica", expediente n�mero 23.113. De la se�ora Daniela Ag�ero Berm�dez, Jefa de �rea de Comisiones Legislativas VII del Departamento de Comisiones Legislativas de la Asamblea Legislativa, se conoce oficio n.� AL-CPAJUR-0127-2022 del 6 de setiembre de 2022, recibido el mismo d�a en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Comisi�n Permanente de Asuntos Jur�dicos, en virtud del informe del Departamento de Servicios T�cnicos, ha dispuesto realizar consulta obligatoria a su representada sobre el Texto Base del proyecto de ley, �LEY MARCO DE ACCESO A LA INFORMACI�N P�BLICA�, Expediente N� 23.113, el cual se adjunta.

De conformidad con lo que establece el art�culo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho d�as que vencen el 16 de setiembre en curso y, de ser posible, enviar el criterio de forma digital [�]".

Se dispone: Para que se proponga el respectivo proyecto de respuesta -el cual habr� de rendirse a m�s tardar el 14 de setiembre de 2022- pase al se�or Ronny Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal. Para su examen se fijan las 10:15 horas del 13 de setiembre de 2022. Tome nota el referido servidor y la Secretar�a General de este Tribunal que el plazo para responder la consulta planteada vence el 16 de setiembre de 2022. ACUERDO FIRME.

B) Consulta legislativa del �Proyecto de Ley vacancia parcial del C�digo Procesal de Familia, Ley n.� 9747 de 23 de octubre de 2019, publicado el 12 de febrero del 2020�, expediente n.� 23.225. De la se�ora Daniela Ag�ero Berm�dez, Jefa de �rea de Comisiones Legislativas VII del Departamento de Comisiones Legislativas de la Asamblea Legislativa, se conoce oficio n.� AL-CPAJUR-0174-2022 del 6 de setiembre de 2022, recibido el mismo d�a en la Secretar�a General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Comisi�n Permanente de Asuntos Jur�dicos, en virtud del informe del Departamento de Servicios T�cnicos, ha dispuesto realizar consulta obligatoria a su representada sobre el Texto Base del proyecto de ley, �PROYECTO DE LEY VACANCIA PARCIAL DEL C�DIGO PROCESAL DE FAMILIA, LEY NO. 9747 DE 23 DE OCTUBRE DE 2019, PUBLICADO EL 12 DE FEBRERO DEL 2020�, Expediente N� 23.225, el cual se adjunta.

De conformidad con lo que establece el art�culo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho d�as que vencen el 16 de setiembre en curso y, de ser posible, enviar el criterio de forma digital [�]".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del d�a. 2.- Para que se proponga el respectivo proyecto de respuesta -el cual habr� de rendirse a m�s tardar el 14 de setiembre de 2022- pase a la se�ora Carolina Phillips Guardado, Directora General a. i. del Registro Civil, y al se�or Ronny Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal. Para su examen se fijan las 10:30 horas del 13 de setiembre de 2022. Tomen nota los referidos servidores y la Secretar�a General de este Tribunal que el plazo para responder la consulta planteada vence el 16 de setiembre de 2022. ACUERDO FIRME.

A las doce horas termin� la sesi�n.