ACTA N.� 16-2023

 

 

Sesi�n extraordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas y treinta y un minutos del veintid�s de febrero de dos mil veintitr�s, con asistencia de la se�ora Magistrada Eugenia Mar�a Zamora Chavarr�a �quien preside�, el se�or Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron y la se�ora Magistrada Zetty Mar�a Bou Valverde. Asiste tambi�n el se�or Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones.

 

ART�CULO �NICO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe final del proceso consultivo sobre aspectos administrativos y organizacionales. De la se�ora Paola Alvarado Quesada, Coordinadora de la Comisi�n Institucional de Consulta sobre Aspectos Administrativos y Organizacionales, se conocen oficios n�meros DE-4022-2022 del 19 de diciembre de 2022 y DE-0131-2023 del 18 de enero de 2023, recibidos en la Secretar�a General de este Tribunal los d�as 20 de diciembre de 2022 y 23 de enero de 2023, relativos al informe final del proceso consultivo encargado a dicha Comisi�n.

Se dispone: Para cada uno de los aspectos que se detallan, se toman los acuerdos que se dir�n.

I. Gesti�n de Recurso Humano:

1.- La Direcci�n Ejecutiva informar�, a m�s tardar el 31 de mayo de 2023, el estado de avance de los estudios t�cnicos y administrativos que est� desarrollando el Departamento de Recursos Humanos a su cargo, relativos al mejoramiento en la calidad del servicio y en la disminuci�n en los tiempos de gesti�n de los procesos a cargo de ese departamento.

2.- El Departamento de Recursos Humanos, en los procesos de nombramiento de puestos de jefatura y de supervisi�n de personal evaluar�, con sustento en instrumentos t�cnicos id�neos, las habilidades, aptitudes, competencias y liderazgo necesarias para el ejercicio de cargos de esa responsabilidad.

3.- Las direcciones generales atender�n con prioridad, las recomendaciones emanadas de los estudios de clima organizacional ya concluidos y, a m�s tardar el 31 de marzo de este a�o, presentar�n un informe de avance ante la magistratura. En el caso de la Direcci�n General de Registro Civil, el informe incluir�, el estado de la implementaci�n de las recomendaciones en el Departamento Electoral, la Secci�n de Opciones y Naturalizaciones y el Archivo Civil.

4.- En los futuros estudios de clima organizacional y modelo de diagn�stico de buenas pr�cticas laborales que se realicen en las unidades administrativas de este Tribunal, las direcciones generales dar�n oportuna atenci�n a las recomendaciones aprobadas y velar�n porque se implementen las acciones efectivas que generen un ambiente laboral seguro y �ptimo para el personal y la ejecuci�n de sus labores. El informe del avance, con el detalle de las medidas y plazo de cumplimiento, se presentar� ante el Tribunal en un plazo no mayor a seis meses despu�s de recibidos los resultados del estudio.

5.- La Direcci�n Ejecutiva y el Departamento de Recursos Humanos proceder�n a:

5.a.- Dise�ar un modelo de diagn�stico de buenas pr�cticas laborales que permita identificar los temas que requieran particular atenci�n en las diferentes dependencias de la instituci�n. Esta propuesta ser� presentada ante el Tribunal en el primer semestre del a�o 2024.

5.b.- Establecer un mecanismo efectivo que garantice que las jefaturas institucionales, promuevan la participaci�n equitativa de su personal en las actividades formativas, considerando, entre otros, variables de horarios, sexo, grupo etario, unidad administrativa.

6.- La Direcci�n Ejecutiva presentar� al Tribunal el 28 de febrero de este a�o, un informe actualizado sobre el estado del concurso de los nombramientos de los cargos en las oficinas regionales y en la Direcci�n General de Estrategia Tecnol�gica

II. Comunicaci�n e Informaci�n

7.- El Consejo de Directores deber�:

7.a.- Mantener actualizada la publicaci�n de sus actas en el sitio web institucional.

7.b.- Requerir al Departamento de Comunicaci�n y Relaciones P�blicas para que dise�e un proceso de divulgaci�n, orientado a que el funcionariado conozca las labores del Consejo de Directores (CDIR).

8.- Las jefaturas institucionales realizar�n reuniones mensuales (virtuales o presenciales) de control interno con el personal a su cargo, en la que se compartir� informaci�n relevante sobre la gesti�n de su servicio. Este espacio debe ser aprovechado por la jefatura, para crear un ambiente de trabajo que le permita recibir la alimentaci�n de su personal.

9.- A la luz de las nuevas din�micas laborales, el Departamento de Comunicaciones y Relaciones P�blicas deber� ajustar el plan de comunicaci�n interna con los contenidos y canales que resulten m�s efectivos. Dicho plan se presentar� ante la Secretar�a General del TSE en el primer semestre de 2023.

III. Gesti�n administrativa

10.- El Consejo de Directores deber�:

10.a.- Incorporar en el acta, cuando as� proceda, referencia expresa a los informes y criterios t�cnicos que sustentan sus acuerdos.

10.b.- Presentar al TSE, a partir del segundo semestre de 2023, un informe de gesti�n semestral, que ser� publicado en la p�gina web institucional.

IV. Oficinas Regionales

11.- La Secretar�a General, en coordinaci�n con el Departamento de Coordinaci�n de Servicios Regionales, propondr� a m�s tardar el 30 de abril de 2023 lo siguiente:

11.a.- Un cronograma de visitas de las Magistradas y los Magistrados a las oficinas regionales -de acuerdo con sus posibilidades materiales y circunstancias-, dando prioridad a las sedes que no han sido visitadas en los �ltimos tres a�os.

11.b.- Un mecanismo de comunicaci�n fluido entre el personal de las oficinas regionales y la alta direcci�n.

12.- La Direcci�n General del Registro Civil deber�:

12.a.- Informar qu� medidas se han adoptado para asegurar la comunicaci�n efectiva con las oficinas regionales. Dicho informe se deber� entregar a m�s tardar el 30 de abril de 2023.

12.b.- Establecer, a m�s tardar el 30 de abril de 2023, un mecanismo efectivo de comunicaci�n directa entre las oficinas regionales y el Registro Civil, en particular Actos Jur�dicos, Opciones y Naturalizaciones e Inscripciones, que facilite la atenci�n inmediata de los requerimientos de informaci�n de las regionales en relaci�n con los expedientes y tr�mites radicados en la sede central, para garantizar un servicio eficiente a las personas usuarias externas.

12.c.- Informar qu� medidas han sido adoptadas para estandarizar los procedimientos, instrucciones y asesor�a que se aplican en oficinas regionales en relaci�n con la sede central. Dicho informe se deber� entregar a m�s tardar el 31 de mayo de 2023.

12.d. Ante la implementaci�n de tr�mites y servicios digitales, mantener alternativas a la virtualidad que permitan atender las necesidades de poblaciones en situaci�n de vulnerabilidad o que no est�n familiarizadas con dicha modalidad.

13.- La Direcci�n Ejecutiva realizar� un estudio t�cnico administrativo que permita determinar la viabilidad de asignar veh�culos a las oficinas regionales que requieran del traslado de su personal a diversas comunidades, bajo un criterio de zonificaci�n, que contribuya a mejorar la atenci�n de los servicios que les son propios y requieren.

14.- La Direcci�n Ejecutiva, junto con el Departamento de Coordinaci�n de Servicios Regionales y la Secci�n de Servicios Generales, dotar�n a las oficinas regionales de tel�fonos celulares con l�nea de internet, para el uso de las funcionarias y los funcionarios que atienden, fuera de la sede, los servicios de regionalizaci�n y registraci�n auxiliar. Deber� rendir un informe sobre el estado de esta gesti�n al Tribunal a m�s tardar al 31 de mayo de 2023.

15.- El Departamento de Recursos Humanos y su �rea de Capacitaci�n ajustar�n, en la medida de las posibilidades, el actual Plan Anual de Capacitaci�n para optimizar el acceso efectivo del personal de las oficinas regionales a las actividades formativas, considerando las modalidades y horarios que mejor se ajusten a la realidad de cada oficina regional. De igual manera se proceder� con los siguientes planes anuales.

16. La Direcci�n General del Registro Civil recordar� a todas sus jefaturas, en especial a las jefaturas de las oficinas regionales, su obligaci�n de facilitar la participaci�n del personal a su cargo que requiera la Direcci�n General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos para atender las necesidades del proceso electoral municipal 2024.

V. Bienestar integral

17.- La Direcci�n Ejecutiva presentar�, a m�s tardar el 30 de abril de 2023, un informe sobre la viabilidad de habilitar espacios de trabajo simult�neo y compartido por el personal institucional (co-working), que incluya a las oficinas regionales.

18.- El Consejo de Directores, ante las nuevas din�micas laborales, elaborar� una propuesta sobre la factibilidad de aplicar horarios flexibles y escalonados con sus correspondientes mecanismos de control, que incidan positivamente en el servicio las personas usuarias y en el personal, documento que deber� presentarse, ante el Tribunal, a m�s tardar el 31 de agosto de 2023.

19.- Con el fin de promover el bienestar y fomentar la convivencia social entre las personas funcionarias, a m�s tardar el 30 de junio de 2023, este Tribunal conformar� una Comisi�n que, entre sus funciones, tendr� la programaci�n y coordinaci�n actividades deportivas y sociales para todo el personal de la sede central, anexos y oficinas regionales.

20.- La Direcci�n Ejecutiva proceder�, durante el primer semestre de 2024, a revisar el modelo de prestaci�n de los servicios de atenci�n m�dica y odontol�gica, considerando oportunidades de mejora que incluyan la evaluaci�n del servicio y la posibilidad de alianzas estrat�gicas con otras instituciones prestadoras de esos servicios, que permitan ampliar su cobertura al personal de sede central, anexos y oficinas regionales.

21.- La Secretar�a General de TSE, en el plazo de seis meses, con el apoyo de las oficinas pertinentes:

21.a.- Revisar� la normativa vigente sobre el uso de los espacios de estacionamiento institucional y elaborar� una propuesta que tome en consideraci�n los cambios generados a partir de las nuevas modalidades de trabajo.

21.b.- Implementar� las medidas de control que garanticen el cumplimiento de la normativa.

22.- La Unidad de G�nero y PRESAL, en coordinaci�n con la Inspecci�n Electoral, elaborar�n una propuesta para el fortalecimiento de la atenci�n efectiva de los temas de acoso laboral y de acoso u hostigamiento sexual en la instituci�n. La propuesta deber� ser presentada ante el Tribunal a m�s tardar el 30 de setiembre de 2023.

VI. Asuntos Generales.

23.- Se establece un mecanismo de seguimiento del m�s alto nivel para asegurar el cumplimiento de las decisiones adoptadas. Dicho mecanismo estar� a cargo de la se�ora Magistrada Mary Anne Mannix Arnold, quien informar� mensualmente al TSE sobre su avance.

El Departamento de Comunicaci�n y Relaciones P�blicas difundir� los resultados del proceso consultivo 2022 entre la poblaci�n funcionaria.

Para lo de su cargo, trasl�dese este informe a cada una de las direcciones generales. La Direcci�n Ejecutiva coordinar� lo pertinente con el �rea de Planificaci�n Institucional y la Unidad de G�nero, para que consideren lo que corresponda en el marco de la formulaci�n del Plan Estrat�gico Institucional (PEI) 2025-2030 y de la Pol�tica de No Discriminaci�n por Orientaci�n Sexual e Identidad de G�nero, respectivamente.

Desc�rguese de los asuntos pasados a estudio individual de las se�oras Magistradas y del se�or Magistrado. ACUERDO FIRME.

Interviene la se�ora Magistrada Presidenta Zamora Chavarr�a: �Much�simas gracias. Es un art�culo �nico de esta sesi�n, largo pero muy importante. Lo hemos debatido y discutido por mucho rato. Una gran alegr�a que podamos hoy haber concluido esta primera fase del proceso consultivo�.

A las nueve y cuarenta y cinco minutos termin� la sesi�n.