ACTA N.� 103-2024

 

 

Sesi�n ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas y catorce minutos del diez de octubre de dos mil veinticuatro, con asistencia de la se�ora Magistrada Eugenia Mar�a Zamora Chavarr�a �quien preside�, del se�or Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron y de la se�ora Magistrada Zetty Mar�a Bou Valverde. Asiste tambi�n la se�ora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones.

 

ART�CULO PRIMERO. APROBACI�N DEL ORDEN DEL D�A Y DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se tiene por le�do y aprobado el orden del d�a de la presente sesi�n ordinaria.

B) Se incorpora al orden del d�a el siguiente asunto:

������� Informe relativo a la declinaci�n del nombramiento en propiedad en la Oficina de Seguridad y Vigilancia.

C) Se tiene por le�da y aprobada la minuta de la sesi�n ordinaria n.� 102-2024.

ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACI�N DE PERSONAL.

A) Solicitud de licencia sin goce de salario de la funcionaria Jennifer Barahona Salas de la Oficina Regional de Guatuso. De la se�ora Kattya Varela G�mez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.� RH-2445-2024 del 4 de octubre de 2024, mediante el cual remite a consideraci�n nota suscrita por la se�ora Jennifer Barahona Salas, destacada en la Oficina Regional de Guatuso, con la cual solicita que se le conceda una licencia sin goce de salario, seg�n las razones y condiciones que expone.

Se dispone: Conceder la licencia sin goce de salario, conforme a lo indicado por el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud de licencia sin goce de salario de la funcionaria Carol Cascante G�mez de la Secci�n de Servicios Generales. De la se�ora Kattya Varela G�mez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.� RH-2410-2024 del 4 de octubre de 2024, mediante el cual remite a consideraci�n nota suscrita por la funcionaria Carol Johanna Cascante G�mez, destacada en la Secci�n de Servicios Generales, con la cual solicita que se le conceda una licencia sin goce de salario, seg�n las razones y condiciones que expone.

Se dispone: Conceder la licencia sin goce de salario, conforme a lo indicado por el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

C) Solicitud del funcionario Roylin Esquivel Segura para regresar a puesto en propiedad. De la se�ora Kattya Varela G�mez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.� RH-2433-2024 del 4 de octubre de 2024, mediante el cual remite nota por parte del funcionario Roylin Esquivel Segura en la que solicita el regreso a su puesto en propiedad, n.� 47870, que corresponde a un puesto de id�ntica categor�a al cual actualmente ostenta, adscrito a la Oficina Regional de Puntarenas, por las razones personales que expone.

Se dispone: Autorizar el regreso del se�or Esquivel Segura, en los t�rminos indicados por el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

D) Recargo de funciones en la Secci�n de Infraestructura y correcci�n de fecha de encargo de funciones en la Secci�n de Riesgos y Seguridad. Del se�or Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.� STSE-2085-2024 del 7 de octubre de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atenci�n a lo solicitado por la respectiva jefatura y con sustento en el an�lisis efectuado por el Departamento de Recursos Humanos, mediante oficio RH-2418-2024, por considerarse oportuno para un mejor servicio p�blico, me permito proponer el recargo de funciones del se�or Mario Pereira Granados, Jefe de la Secci�n de Infraestructura, en el se�or Luis Andr�s Camacho Montero, Administrador de Servidores, en esa misma Secci�n, del 21 de octubre al 1.� de noviembre de 2024.

Me permito hacer del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones y para su debida correcci�n que, en el art�culo tercero de la sesi�n ordinaria n.� 101-2024, celebrada el 3 de octubre de 2024, en el que se dispuso el encargo de funciones del se�or Esteban Brenes Hern�ndez, Jefe de la Secci�n de Riesgos y Seguridad, en el se�or Jos� Francisco Jim�nez Quir�s, Profesional en Tecnolog�as de la Informaci�n 2, se consignaron err�neamente las fechas, siendo lo correcto los d�as 14, 15, 16 y 18 de octubre de 2024.".

Se dispone: Aprobar el recargo de funciones conforme se solicita. Asimismo, tener por hecha la correcci�n que se indica en el �ltimo p�rrafo. ACUERDO FIRME.

E) Consulta de nombramientos interinos en distintas unidades administrativas. De los se�ores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, y Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.� STSE-2100-2024 del 7 de octubre de 2024, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Con fundamento a lo dispuesto en los reglamentos a la Ley de Salarios y R�gimen de M�ritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil y a la Ley Marco de Empleo P�blico y el criterio t�cnico del Departamento de Recursos Humanos, oficio n.� RH-2429-2024, nos permitimos proponer la aprobaci�n de los siguientes nombramientos interinos, todos del 16 de octubre de 2024 al 15 de enero de 2025, a excepci�n de las l�neas 11 y 13 del 16 de octubre de 2024 al 31 de diciembre de 2024:

1.- Del se�or Steve Granados Soto, en la plaza n�mero 46153, como Profesional en Gesti�n 2, Jefe Oficina Regional 2, Oficina Regional de San Carlos.

2.- De la se�ora Estefan�a Castro Guevara, en la plaza n�mero 54402, como Profesional en Gesti�n 1, Jefe de Oficina Regional 1, en la Oficina Regional de Sarapiqu�.

3.- Del se�or Jairo Alberto Herrera Barrantes, en la plaza n�mero 76398, como Profesional Asistente 1, Profesional Asistente 1 de la Oficina Regional en la Oficina Regional de Alajuela.

4.- Del se�or Diego Armando Mora Rodr�guez, en la plaza n�mero 353710, como Asistente Funcional 3, Asistente en Servicios Regionales en la Oficina Regional de Pococ�.

5.- De la se�ora Eimy Gonz�lez Delgado, en la plaza n�mero 45918, como Asistente Funcional 3, Asistente en Servicios Ambulantes de Notificaci�n y a Domicilio en el Departamento de Coordinaci�n de Servicios Regionales.

6.- Del se�or Jeison Arturo Coto Guillen, en la plaza n�mero 349937, como Asistente Funcional 1, Asistente en Servicios Administrativos 1 en el Departamento de Coordinaci�n de Servicios Regionales.

7.- Del se�or Maikol Fonseca Serrano, en la plaza n�mero 382436, como Asistente Funcional 3, Asistente en Servicios Registrales Civiles en la Secci�n de Actos Jur�dicos.

8.- Del se�or Juan Jos� Calvo Araya, en la plaza n�mero 76401, como Asistente Funcional 3, Asistente en Servicios Regionales en la Oficina Regional de Heredia.

9.- Del se�or Minor Vargas Granados, en la plaza n�mero 353562, como Auxiliar Operativo 2, Oficial de Seguridad y Vigilancia en la Oficina de Seguridad Integral.

10.- De la se�ora Vanderlyn Rojas Rojas, en la plaza n�mero 353560, como Auxiliar Operativo 2, Oficial de Seguridad y Vigilancia en la Oficina de Seguridad Integral.

11.- Del se�or Henry Valerio Santamar�a, en la plaza n�mero 86911, como Auxiliar Operativo 2, Oficial de Seguridad y Vigilancia en la Oficina de Seguridad Integral.

12.- Del se�or Fabricio Mu�oz Fonseca, en la plaza n�mero 382387, como Auxiliar Operativo 2, Trabajador Miscel�neo 2 en la Secci�n de Servicios Generales.

13.- Del se�or Leonel G�mez Garita, en la plaza n�mero 382384, como Auxiliar Operativo 2, Conductor 1 en la Secci�n de Servicios Generales.

En todos los casos, las designaciones podr�n finalizar antes del plazo indicado, en el caso que la persona propietaria regrese al puesto, o se conforme el registro de elegibles para dicho cargo seg�n los sistemas de selecci�n dispuestos en la Ley Marco de Empleo P�blico.

Por �ltimo, la aprobaci�n del nombramiento a plazo fijo de la plaza n�mero 382353, de quien ocupa el primer lugar de la terna propuesta, como Asistente Administrativo 1, Oficinista 1 en la Direcci�n General del Registro Electoral, del 16 de octubre de 2024 al 15 de noviembre de 2024:

 

Quedamos atentos a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone en cada caso, as� como aprobar el nombramiento de quien figura en el primer lugar de la referida terna, con la observaci�n seg�n la cual eventuales pr�rrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

F) Consulta de nombramientos interinos en distintas unidades administrativas. De los se�ores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, y Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.� STSE-2101-2024 del 7 de octubre de 2024, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Con fundamento a lo dispuesto en los reglamentos a la Ley de Salarios y R�gimen de M�ritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil y a la Ley Marco de Empleo P�blico y el criterio t�cnico del Departamento de Recursos Humanos, oficio n.� RH-2430-2024, nos permitimos proponer la aprobaci�n de los siguientes nombramientos interinos:

1.- Del se�or Marvin Gustavo Zamora Garc�a, en la plaza n�mero 45722, como Asistente Funcional 2, Asistente en Resoluciones Registrales Civiles 1 en la Secci�n de Actos Jur�dicos, del 16 de octubre de 2024 y por todo el tiempo que se prorrogue la incapacidad de la persona que inicia la cadena de nombramientos.

2.- De la se�ora Mitzi Mariela Calvo Mora, en la plaza n�mero 76371, como Profesional Asistente 1, Encargada de Unidad de Procesos Registrales Civiles, en la Secci�n de Actos Jur�dicos, del 16 de octubre de 2024 al 15 de enero de 2025.

3.- De la se�ora Jacqueline Monge Aguilar, en la plaza n�mero 45623, como Asistente Funcional 3, Asistente en Servicios Registrales Civiles 1 en la Secci�n de Actos Jur�dicos, del 16 de octubre de 2024 al 15 de enero de 2025.

4.- De la se�ora Silvia Cerdas Simpson, en la plaza n�mero 76477, como Asistente Funcional 1, Asistente en Informaci�n a las Personas Usuarias en la Direcci�n General del Registro Civil, del 16 de octubre de 2024 al 31 de enero de 2025.

5.- De la se�ora Jennifer Vanessa Badilla Calder�n, en la plaza n�mero 97565, como T�cnico Funcional 2, T�cnico en Gesti�n en la Direcci�n Ejecutiva, del 16 de octubre de 2024 al 31 de diciembre de 2024.

6.- Del se�or Jason Jos� Eugarrios Gonz�lez, en la plaza n�mero 45582, como Asistente Funcional 2, Asistente en Servicios Archiv�sticos en la Secci�n de Archivo, del 14 de octubre de 2024 al 15 de enero de 2025.

7.- De la se�ora Tamara Quesada Fern�ndez, en la plaza n�mero 90234, como Asistente Administrativo 1, Oficinista 1 en el Departamento de Recursos Humanos, del 16 de octubre de 2024 al 15 de enero de 2025.

En todos los casos, las designaciones podr�n finalizar antes del plazo indicado, en el caso que la persona propietaria regrese al puesto, o se conforme el registro de elegibles para dicho cargo seg�n los sistemas de selecci�n dispuestos en la Ley Marco de Empleo P�blico.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone en cada caso, con la observaci�n seg�n la cual eventuales pr�rrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

G) Pr�rrogas de nombramientos interinos en distintas unidades administrativas. De los se�ores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, y Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.� STSE-2104-2024 del 8 de octubre de 2024, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atenci�n a lo planteado por las respectivas jefaturas, al criterio t�cnico emitido por el Departamento de Recursos Humanos, en oficio n.� RH-2409-2024 y, de conformidad con lo estipulado en el art�culo 25 del Reglamento a la Ley de Salarios y R�gimen de M�ritos del TSE, nos permitimos proponer la aprobaci�n de las pr�rrogas de los nombramientos interinos que se detallan a continuaci�n:

 

En el caso de quienes se ubican en las l�neas de la 1 a la 15 ser�a a partir del 16 de octubre de 2024 y de las l�neas 16 a la 64 a partir del 1.� de noviembre de 2024, por un lapso de 3 meses, seg�n lo dispuesto en el art�culo 9 del reglamento a nuestra Ley de Salarios o hasta que se concrete el tr�mite respectivo para designar al nuevo propietario o regrese el titular de la plaza a ocuparla (seg�n sea el caso). Para el caso de las personas indicadas en las l�neas de la 65 a la 71 se solicita prorrogar seg�n se indica para cada caso, lo anterior en consideraci�n al acuerdo adoptado en el art�culo �nico de la sesi�n extraordinaria n.� 28-2024, celebrada el 8 de marzo de 2024, comunicado en oficio STSE-0612-2024.

Quedamos atentos a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Prorrogar conforme se solicita, con la observaci�n seg�n la cual eventuales pr�rrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

H) Informe relativo a la declinaci�n del nombramiento en propiedad en la Oficina de Seguridad Integral. Del se�or Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DL-446-2024 del 9 de octubre de 2024, mediante el cual, seg�n lo ordenado en el acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 99-2024, celebrada el 1.� de octubre de 2024, rinde informe relativo a la declinaci�n del nombramiento en propiedad en la Oficina de Seguridad Integral y, con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye:

"d) Conclusi�n.

Dado que el Tribunal dispuso dejar sin efecto el nombramiento en propiedad realizado en la plaza n.� 45488, por las razones expuestas, en consecuencia se debe dejar sin efecto la comunicaci�n de cese efectuada al se�or Emmanuel Chaves Miranda por medio del oficio RH-2302-2024 del 20 de setiembre de 2024, quien mantendr�a su condici�n de interino hasta tanto no se cumpla alguno de los supuestos v�lidos para dar por finalizado su nombramiento.

En cuanto a una posible designaci�n en propiedad en la citada plaza, deber� ser conforme a las disposiciones establecidas en la Ley Marco de Empleo P�blico y su reglamento, las cuales son de conocimiento del Departamento de Recursos Humanos.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del d�a. 2.- Tener por rendido el informe, cuya conclusi�n se acoge. Proceda el Departamento de Recursos Humanos con lo de su cargo. ACUERDO FIRME.

ART�CULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica del Tribunal Supremo de Elecciones. De la se�ora Guiselle Valverde Calder�n, Contadora a. i., y del se�or Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DL-394-2024 del 29 de agosto de 2024, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atenci�n al oficio n.� STSE-1743-2024 del 21 de agosto de 2024, que remite para consideraci�n de este despacho el oficio n.� STSE-1712-2024 fechado el 16 de agosto de 2024, suscrito por la se�ora Mary Anne Mannix Arnold, Encargada del Programa Consultivo "Conversemos", en el que se realizan una serie de observaciones respecto a la propuesta de �Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica del Tribunal Supremo de Elecciones� enviada por este Departamento Legal en el oficio n.� CONT-0398-2024 del 30 de abril de 2024, nos permitimos indicar que del an�lisis del documento sometido a estudio, los suscritos comparten las recomendaciones vertidas por la se�ora Mannix Arnold, las cuales se han incorporado en la nueva propuesta reglamentaria, que se adjunta a este oficio.

En especial, conforme lo sugerido, se ha procedido a una reformulaci�n de los art�culos 46 y 47 para incorporar de manera precisa las consideraciones y observaciones que se destacaron en el escrito analizado, con el fin de facilitar a los operadores la aplicaci�n de la norma, as� como evitar eventuales transgresiones a la seguridad jur�dica y principios de car�cter general que han de observarse en materia sancionatoria. Esta revisi�n tiene como objetivo no solo alinear en un solo art�culo (46) las recomendaciones emitidas, sino tambi�n garantizar que el texto modificado cumpla con los requisitos necesarios para avanzar en el proceso correspondiente.

Ahora bien, no obstante, la viabilidad de la propuesta remitida por la se�ora Mannix Arnold en su oficio n.� STSE-1712-2024, los suscritos consideramos oportuno se�alar que en cuanto al art�culo 19 de la propuesta reglamentaria una de las caracter�sticas propias del arqueo, es que es un mecanismo de control que se utiliza para comprobar los documentos y efectivo contenidos en el fondo de caja chica, el cual opera de manera sorpresiva, para realizar la revisi�n ante la persona custodia y administradora de dicho fondo, por lo que no se considera pertinente establecer la periodicidad con fechas previamente establecidas.".

Se dispone: Tener por rendido el informe. En consecuencia, prom�lguese el respectivo decreto de conformidad con el siguiente texto:

"EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

De conformidad con las atribuciones que le confieren los art�culos 9, 99 y 102 inciso 10) de la Constituci�n Pol�tica y 12 inciso �) del C�digo Electoral.

DECRETA:

El siguiente:

REGLAMENTO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES.

CAP�TULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Art�culo 1.- �mbito de aplicaci�n. El presente Reglamento establece las disposiciones generales que regulan la asignaci�n, operaci�n y control del Fondo Fijo de Caja Chica del Tribunal Supremo de Elecciones de conformidad con lo dispuesto en la Ley n.� 10495 �Manejo eficiente de la liquidez del sector p�blico�, los art�culos 83 y 86 del Reglamento a Ley de Administraci�n Financiera de la Rep�blica y Presupuestos P�blicos, y el art�culo 8 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas.

Art�culo 2.- Definici�n del Fondo Fijo de Caja Chica. Para los efectos del presente Reglamento, el Fondo Fijo de Caja Chica lo constituyen los recursos del presupuesto institucional que transfiere la Tesorer�a Nacional a solicitud del Tribunal Supremo de Elecciones para sufragar gastos menores relacionados con la atenci�n de situaciones no previsibles y para la adquisici�n de bienes y servicios de car�cter indispensable y urgente, seg�n las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas por la Tesorer�a Nacional.

Dentro de los rubros que pueden erogarse con dineros del Fondo Fijo se encuentran aquellos derivados de excepciones de los procesos de contrataci�n p�blica estipulado y bajo los par�metros indicados en el art�culo 3, inciso g) de la Ley General de Contrataci�n P�blica y el numeral 12 de su reglamento, cuya naturaleza no permita que sean sujetos a los procedimientos que rige esa materia, pero siempre dentro de los l�mites establecidos normativamente para la modalidad de caja chica, en el entendido que sean gastos indispensable e impostergables, que no excedan el diez por ciento (10%) del monto fijado para la licitaci�n reducida.

Lo preceptuado en el p�rrafo anterior ser� aplicable en el tanto el equilibrio econ�mico del fondo no se vea comprometido, en virtud de la limitaci�n que pueda representar el monto autorizado para operaci�n del fondo fijo institucional. Ante la potencial manifestaci�n de este hecho, el responsable del fondo debe comunicarlo a la Direcci�n Ejecutiva mediante oficio, a efecto de que se analice por ambas partes y ese �rgano director determine lo procedente.��

Los fondos de caja chica operar�n mediante el esquema de fondo fijo, considerando que el Tribunal Supremo de Elecciones, seg�n el canon 9 de la Constituci�n Pol�tica cuenta con rango e independencia de los Poderes del Estado, para la ejecuci�n de su presupuesto.

Art�culo 3.- Definici�n de otros conceptos. Para efectos del presente reglamento es conveniente definir los t�rminos subsiguientes:

a)                Adelantos de vi�ticos: es la suma total estimada para los gastos de viaje dentro o fuera del pa�s que correspondan al per�odo de la gira; as� como los gastos de transporte y otros gastos menores cuando procedan, girada de forma anticipada a las personas funcionarias, debe contar con una autorizaci�n del viaje y la verificaci�n de contenido econ�mico, con la finalidad de asegurar el debido financiamiento para este prop�sito.

b)                Arqueo: mecanismo de control que se utiliza para comprobar que los documentos y efectivo contenidos en el fondo de caja chica, corresponden al monto autorizado, el cual opera bajo la forma de presentaci�n del autorizado para realizar la revisi�n ante la persona custodia y administradora de dicho fondo sin previo aviso.

c)                Cajas auxiliares: constituye un fondo de efectivo o suma de dinero que ser� exclusivo para sub-cajas que funcionan como articulaciones de la caja central ubicadas en dependencias fuera de la caja chica central, con el prop�sito de realizar pagos en efectivo u otros medios de pago, solamente para los prop�sitos para los que han sido autorizadas.

d)                Caja chica central: enti�ndase el fondo fijo de caja chica institucional ubicado en el Departamento de Contadur�a y bajo la responsabilidad de la Jefatura de este Departamento.

e)                Cheque: es una orden incondicional de pago girada contra un banco y pagadera a la vista.

f) Comprobante de pago: documento que cumple con los requisitos legales y reglamentarios establecidos por las autoridades tributarias en forma de facturas, tiquetes, notas de cr�dito y notas de d�bito u otro similar que pueda garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, sustentan las operaciones comerciales que se realizan y constituyen un medio de prueba de una operaci�n

g)                Dep�sito: en el contexto de este reglamento, esto se refiere a la suma de dinero que debe.

h)                Fondo fijo: Suma total disponible en caja chica representada por: dinero en efectivo, documentos originales: vales o comprobantes de adelanto de dinero, facturas, liquidaciones y otros documentos id�neos, solicitudes de reintegro de fondos en tr�mite y otros documentos de soporte.

i)  Fondo fijo de caja chica: suma de dinero fija que deposite la Tesorer�a Nacional en una cuenta autorizada en favor de, y bajo la administraci�n del Tribunal Supremo de Elecciones, para realizar gastos menores para la adquisici�n de bienes y servicios indispensables y urgentes, que correspondan a las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas conforme al Clasificador por el Objeto del Gasto del Sector P�blico para Compras por Fondo Fijo Caja Chica autorizadas por la Tesorer�a Nacional.

j)  Liquidaci�n: en el presente reglamento se refiere al proceso mediante el cual las personas funcionarias, en apego a procedimientos y formularios autorizados por la administraci�n, rinden informe y cuentas sobre los dineros que le fueron depositados en forma de anticipos, a efecto de verificar los detalles de la gira (viaje), documentos aportados como comprobantes de gastos, determinar la existencia de faltantes o sobrantes y gestionar las acciones derivadas de estos hechos.

k)                Reintegro: reembolso al fondo fijo de Caja Chica de los dineros erogados y utilizados en la compra de bienes, servicios y adelanto de vi�ticos con cargo a ese fondo, amparados en comprobantes, as� como el que realiza la caja central hacia las cajas auxiliares, a efecto de compensar los montos erogados para restituir el monto autorizado a �stas. Asimismo, al dinero que se le traslada a la persona funcionaria para la que se determine que utiliz� m�s dinero del que le fue conferido en el anticipo y se le debe devolver para compensar esta situaci�n.�

l)  Transferencia electr�nica: se refiere al traslado de dinero de una cuenta bancaria a otra, utilizando medios digitales a trav�s de plataformas tecnol�gicas habilitadas para estos fines, en contraposici�n a la forma de realizarlo ante ventanillas f�sicas en bancos u otras entidades financieras.

m)              Vales de Caja Chica: documento temporal a utilizar en adelantos de dinero para la compra de alg�n bien o servicio, aceptado como medio de posterior reintegro.

Art�culo 4.- Normativa aplicable. La operaci�n del Fondo Fijo Caja Chica deber� sujetarse a las disposiciones de: el presente Reglamento, Ley de Administraci�n Financiera de la Rep�blica y Presupuestos P�blicos y su Reglamento, Ley� General de la Administraci�n P�blica y sus reformas, Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para funcionarios P�blicos de la Contralor�a General de la Rep�blica, Ley General de Contrataci�n P�blica y su Reglamento, Ley General de Control Interno, Reglamento General del Fondo Cajas Chicas del Ministerio de Hacienda, Reglamento para el Funcionamiento de la Caja �nica del Estado del Ministerio de Hacienda, y las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector P�blico (NICSP).

Igualmente, el Tribunal Supremo de Elecciones podr� dictar los lineamientos y directrices dentro del marco jur�dico establecido, que establezcan disposiciones institucionales que atiendan la proyecci�n del flujo de caja de los gastos menores a sufragar por Caja Chica, as� como establecer los correspondientes mecanismos de control, por medio de los �rganos internos competentes.

Art�culo 5.- Naturaleza. La ejecuci�n del gasto mediante el Fondo Fijo Caja Chica es un procedimiento de excepci�n y por consiguiente limitado a la atenci�n de gastos menores indispensables, imprevisibles y urgentes, seg�n el criterio justificado de la administraci�n del Tribunal. Espec�ficamente, con cargo a dicho fondo se podr�n realizar gastos correspondientes a las subpartidas presupuestarias consideradas para tal efecto, de acuerdo con lo que establece el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector P�blico para Compras por Fondo Fijo Caja Chica.

Art�culo 6.- Gastos menores indispensables, impostergables, imprevisibles y urgentes. Se considerar�n gastos menores aquellos que cumplan los requisitos que se citan a continuaci�n:

a)                Que no excedan el monto m�ximo establecido por la Tesorer�a Nacional de conformidad con lo indicado en el art�culo 7 del presente Reglamento.

b)                Que se requieran para cubrir necesidades de bienes y servicios que por su naturaleza deban ser resueltos de manera indispensable e impostergable, no pudiendo dilatarse conforme los tiempos ordinarios de los procedimientos de compras p�blicas, para lo cual se debe acreditar el costo beneficio para la Administraci�n, de parte del solicitante.

Adem�s, entre los denominados gastos menores se incluyen los vi�ticos, tanto al interior como al exterior del pa�s por su naturaleza particular.�

Art�culo 7.- Definici�n del monto. El Tribunal Supremo de Elecciones previo, informe de la Jefatura del Departamento de Contadur�a Institucional y visto bueno de la Tesorer�a Nacional, establecer� el monto del Fondo Fijo Caja Chica que debe operar en el Tribunal Supremo de Elecciones, de acuerdo con la estimaci�n de los gastos menores a atender mediante esta modalidad, en aras de una �gil y eficiente gesti�n institucional, tomando en cuenta adem�s el presupuesto autorizado en la Instituci�n en las partidas y subpartidas presupuestarias autorizadas para el gasto por caja chica.

Art�culo 8.- Responsable. La persona responsable del Fondo Fijo Caja Chica del Tribunal Supremo de Elecciones ser� la Jefatura del Departamento de Contadur�a Institucional del Tribunal Supremo de Elecciones, sin perjuicio de otros responsables que este designe a efecto de la ejecuci�n de tareas relacionadas con el manejo y administraci�n del Fondo. La Jefatura del Departamento de Contadur�a Institucional comunicar� a la Tesorer�a Nacional el nombre y el n�mero de c�dula de la persona que desempe�a el cargo antes mencionado o de quien ejecute estas funciones.

Art�culo 9.- Funciones del responsable y designados en la administraci�n del Fondo Fijo Caja Chica. La persona responsable ser� la Jefatura del Departamento de Contadur�a Institucional y las personas funcionarias designadas en la administraci�n y manejo del Fondo de Caja Chica ser�n aquellas en qui�n se delegue esa funci�n. Tendr�n a cargo el ejercicio conjunto y coordinado de las siguientes funciones:

a)                Elaborar informes permanentes, obligatorios y peri�dicos del manejo del Fondo Fijo Caja Chica, cuando el superior jer�rquico as� lo requiera, como parte del debido control y supervisi�n.

b)                Solicitar la creaci�n de reservas presupuestarias para el pago de las obligaciones con cargo al Fondo Fijo Caja Chica.

c)                Efectuar peri�dicamente arqueos al Fondo Fijo Caja Chica, sin perjuicio de los que realice la Auditor�a Interna, de los cuales debe quedar evidencia debidamente firmada por el personal que realiz� los arqueos.

d)                Solicitar los reintegros de caja chica.

e)                Solicitar la apertura de cajas auxiliares cuando �stas correspondan, al amparo de lo dispuesto en el art�culo 33 del presente Reglamento.

f) Crear y mantener actualizado el registro de firmas autorizadas para operar la cuenta corriente correspondiente.

g)                Llevar un control diario de los movimientos que se efect�en en la cuenta de Fondo Fijo Caja Chica, para lo cual se llevar� un registro auxiliar de manera digital. En el caso de los registros f�sicos que se encuentran vigentes, hasta que se produzca el cierre de estos.

h)                Realizar las retenciones del impuesto sobre la renta en los casos que corresponda.

i)  Mantener un adecuado archivo de los documentos relacionados con la administraci�n del Fondo Fijo Caja Chica.

j)  Velar por el fiel cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente reglamento.

Art�culo 10.- Obligaci�n de caucionar de la persona responsable. Todas las personas funcionarias encargadas del manejo del Fondo Fijo, as� como las personas responsables de las Cajas Chicas Auxiliares estar�n sujetas, a la obligaci�n de rendir una p�liza de fidelidad de conformidad con lo preceptuado en el Reglamento de Rendici�n de Cauciones del Tribunal Supremo de Elecciones, bajo el precepto del manejo de fondos p�blicos que conlleva esta obligaci�n.

Art�culo 11.- Responsable Control Interno. Es responsabilidad de la Jefatura de la Contadur�a Institucional mantener un adecuado sistema de control interno del fondo autorizado en caja chica, en concordancia con las sanas pr�cticas de control interno establecidas en la Ley de Control Interno y en las Normas de Control Interno para el Sector P�blico que se encuentren vigentes.

Art�culo 12.- Sistema de Archivo. El sistema de control de la administraci�n del Fondo Fijo Caja Chica debe garantizar la custodia y el buen uso de estos recursos y el registro de datos necesario para disponer de informaci�n confiable y oportuna, para lo cual la Contadur�a dispondr� de un sistema de archivo que permita identificar la trazabilidad y localizaci�n de los documentos relacionados con la gesti�n del fondo.

Art�culo 13.- Del plazo de conservaci�n de documentos de respaldo. Los documentos de respaldo de operaciones del Fondo Fijo Caja Chica as� como los arqueos que se hayan practicado, deber�n mantenerse en custodia en el �rea de Tesorer�a del Departamento de Contadur�a por al menos un a�o para posibles revisiones, sin detrimento de las regulaciones establecidas en la normativa vigente, la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento, el Reglamento de la Ley de Administraci�n Financiera y Presupuestos P�blicos y las directrices que sobre esta materia hayan girado otros �rganos de fiscalizaci�n y control. Una vez transcurrido el a�o tales documentos ser�n remitidos al �rea secretarial del Departamento para su respectivo tratamiento de Gesti�n Documental, conforme al art�culo 61 del Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

CAP�TULO II

FUNCIONAMIENTO DEL FONDO

Art�culo 14.- Conformaci�n del Fondo Fijo. El Fondo general de Caja Chica en el Tribunal Supremo de Elecciones estar� constituido por la caja chica central que se manejar� mediante una cuenta corriente bancaria exclusiva para ese fin. Eventualmente podr� subdividirse en cajas auxiliares con fondos en efectivo, en apego de lo se�alado en los art�culos 5 y 6 del presente Reglamento. El n�mero de cajas auxiliares y el monto asignado ser� determinado por la persona responsable del Fondo Fijo en coordinaci�n con su superior jer�rquico. El monto autorizado para las cajas auxiliares ser� definido por la Administraci�n, previo estudio coordinado entre el Departamento de Contadur�a Institucional y la Direcci�n Ejecutiva. Debe comunicarse a la Tesorer�a Nacional, por medio de la Jefatura del Departamento de Contadur�a Institucional, la ubicaci�n y el monto de las cajas auxiliares y los fondos establecidos.

Art�culo 15.- Rubros de gasto autorizados. Los montos asignados en el Fondo Fijo s�lo podr�n utilizarse para ejecutar gastos indispensables, impostergables y urgentes autorizados por la Jefatura del Departamento de Contadur�a Institucional y para las partidas indicadas en los art�culos 4 y 5 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas del Ministerio de Hacienda. Cualquier afectaci�n a alguna partida no contemplada en ese cuerpo normativo, debe solicitarse mediante autorizaci�n del Superior ante la Tesorer�a Nacional para su respectiva valoraci�n y decisi�n.

Art�culo 16.- Sistema del Fondo. Los fondos de la caja chica central y de las cajas auxiliares, operar�n por medio del sistema de fondo fijo, lo que implica que el encargado de dicho fondo tendr� en todo momento la suma total asignada, representada por uno o varios de los siguientes elementos:

a)                Efectivo.

b)                Saldo en cuenta corriente.

c)                Solicitudes en tr�mite de ingresos y egresos de la caja central y las auxiliares, tales como dep�sitos, reintegros a la caja central y a las cajas auxiliares, vales de caja chica, cheques, transferencias electr�nicas, adelantos de vi�ticos, entre otros.

d)                Comprobantes de pago conforme los requisitos exigidos por la Tributaci�n Directa, salvo casos calificados seg�n lo establece los art�culos 29 y 60 inciso 4 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado, numerales 85 y 86 del C�digo de Normas y Procedimientos Tributario, as� como la normativa supletoria atinente a la materia que emita la Direcci�n General de Tributaci�n Directa. En el caso de los comprobantes de gastos excepcionales donde no se configuren los requisitos se�alados en el p�rrafo anterior, solo podr�n ser autorizados por la Direcci�n Ejecutiva.

e)                Adelanto de vi�ticos, liquidaciones y otros documentos aceptados, movilizados con recursos del Fondo.

f) Cualquier otra documentaci�n que evidencie entradas y salidas de dinero relacionadas con el Fondo.

Art�culo 17.- Monto del pago m�ximo. El monto del pago m�ximo a incurrir en gastos por medio del Fondo Fijo Caja Chica se establecer� de acuerdo con la normativa aplicable para cada per�odo presupuestario, en el marco de la normativa vigente, se�alada en el art�culo 2 del presente reglamento. La persona responsable del fondo debe velar porque no se excedan los l�mites razonables que podr�an causar desfinanciamiento del Fondo y solo ser�n admisibles por instrucci�n del Superior.

Las afectaciones a este art�culo procedentes de otras Leyes deber�n ser analizadas por la Jefatura del Departamento de Contadur�a Institucional como responsable del Fondo y su superior jer�rquico, siempre en observancia a lo preceptuado en este art�culo, respecto al equilibrio y sostenibilidad del fondo.

Art�culo 18.- Ampliaciones temporales o permanentes. El Tribunal Supremo de Elecciones podr� solicitar formalmente a la Tesorer�a Nacional ampliaciones temporales o permanentes para el Fondo Fijo Caja Chica, con el fin de atender situaciones sumamente especiales por razones de conveniencia, oportunidad e inter�s p�blico para lo cual deber�n ajustarse a lo siguiente:

a)                Realizar la solicitud formal de ampliaci�n del Fondo Fijo Caja Chica, temporal o permanente ante la Tesorer�a Nacional del Ministerio de Hacienda.

b)                Indicar la fecha en la que se reintegrar� el monto de la ampliaci�n temporal en el Fondo General del Gobierno, lo cual deber� estar indicado en la solicitud mencionada en el inciso a) de este art�culo, utilizando los mecanismos que para tal efecto defina la Tesorer�a Nacional.

Art�culo 19.- De la liquidaci�n y arqueos de caja. Las personas responsables tanto de la caja chica central como de las cajas auxiliares deber�n presentar de forma peri�dica los resultados de las operaciones al Jerarca de la Direcci�n Ejecutiva y a la Jefatura del Departamento de Contadur�a Institucional, seg�n corresponda. Estos reflejar�n el saldo en cuenta corriente y/o el efectivo disponible y el detalle de la documentaci�n comprobatoria de los movimientos y transacciones, transferencias, dep�sitos u otras transacciones bancarias realizadas en ventanilla o en forma electr�nica, as� como los cheques que se giren. Los cheques que se emitan para el reembolso del fondo de cajas auxiliares deben hacerse a nombre del responsable designado. No se cambiar�n cheques con fondos de caja chica.

Se deben programar arqueos que, en el caso de la caja chica central, no deben ser menos de cuatro durante del a�o y para las cajas chicas chicas auxiliares, los cuales se realizar�n de conformidad con el art�culo 21 del presente reglamento.

Peri�dicamente y sin previo aviso, el Departamento de Contadur�a, realizar� un programa de revisiones del fondo fijo y las cajas auxiliares que incluya conciliaciones bancarias, revisiones documentales y arqueos, cuyos resultados se incorporaran dentro de los informes que deben rendir los responsables del Fondo, la participaci�n del �rea de Tesorer�a solo estar� enfocada en aquellos arqueos que correspondan a las cajas auxiliares.

En cuanto a los faltantes que resulten de las operaciones ordinarias del Fondo Fijo y que sean debidamente comprobados al efectuar un arqueo, deben ser cubiertos por el responsable del fondo, una vez atendidos sus derechos de defensa. En caso de que se determine un sobrante, se deber� depositar al fondo general del Gobierno, seg�n el medio que establezca la Tesorer�a Nacional; no se solicitar� devoluci�n cuando el sobrante sea menor a la m�nima denominaci�n vigente.

Art�culo 20.- Contenido presupuestario. Todo pago por medio de caja chica debe contar con su correspondiente contenido presupuestario y ser� responsabilidad de la Jefatura del Departamento de Contadur�a Institucional, el cumplimiento de esta disposici�n. En el caso de las cajas chicas auxiliares la persona responsable estar� en la obligaci�n de consultar la disponibilidad de recursos econ�micos en alguna subpartida de forma oportuna para el respectivo respaldo de los recursos presupuestarios.

Art�culo 21.- Informe mensual del estado del Fondo Fijo. El Departamento de Contadur�a Institucional, en consideraci�n de las particularidades institucionales, realizar� un programa de revisiones, conciliaciones bancarias y su an�lisis, as� como arqueos, tanto del Fondo Fijo Caja Chica como de las cajas auxiliares, comunicar� a la Direcci�n Ejecutiva los resultados de las revisiones, conciliaciones y arqueos practicados, en un lapso no mayor a siete d�as h�biles posterior al estudio efectuado de conformidad con los art�culos 19 y 39 del presente reglamento.

Los aspectos m�s relevantes detectados en las revisiones efectuadas ser�n comunicados a la Tesorer�a Nacional para lo que corresponda.

CAP�TULO III

COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS A CARGO DEL FONDO FIJO

Art�culo 22.- Justificaci�n para realizaci�n de un tr�mite de compra. Para la gesti�n del tr�mite de compra de bienes y servicios con cargo al Fondo Fijo debe elaborarse justificaci�n que podr� hacerse por medio de correo electr�nico u otro medio formal, debe contener la justificaci�n de la necesidad de realizar la compra y ampararla en una solicitud formal ante la Proveedur�a Institucional para la confecci�n de la orden de pedido interna o documento instituido para este fin, a efecto de someterla a la verificaci�n de contenido econ�mico por parte del Departamento de Contadur�a Institucional y aprobaci�n de la compra por parte de la Direcci�n Ejecutiva.

Art�culo 23.- Requisitos para compras por Fondo Fijo Caja Chica. En atenci�n a las compras autorizadas por el Fondo Fijo Caja Chica la persona responsable en la Direcci�n Ejecutiva deber� observar los siguientes requisitos, sin perjuicio de otros establecidos en la normativa vigente sobre la materia:

a)                Evaluar la necesidad y urgencia de realizar compras por Fondo Fijo.

b)                Que el bien o el servicio solicitado corresponda a las subpartidas presupuestadas y autorizadas para realizar erogaciones por caja chica.

c)                Seleccionar el proveedor de los bienes o servicios en procura del mayor beneficio institucional en cuanto a precio y calidad.

d)                Para las compras de bienes superiores al monto m�ximo establecido por la Tesorer�a Nacional, atendiendo las orientaciones que establezca la Direcci�n Ejecutiva en cuanto a la necesidad y urgencia de la compra, se requerir� constancia de la Proveedur�a Institucional, indicando que el bien solicitado no existe en bodega, de conformidad con lo que establece el art�culo 3, inciso g) de la Ley General de Contrataci�n P�blica, en el marco, adem�s, de la normativa vigente, se�alada en el art�culo 2 del presente reglamento

e)                Las compras de bienes y servicios se realizar�n utilizando los formularios que dentro de la operativa institucional se han implementado para efectos de dar soporte a los procesos de compra con cargo a este fondo, en principio constituido por orden de compra u orden de pedido interna, sin perjuicio de los que a futuro se puedan instituir que puedan tener variaciones en nomenclatura o forma.

f) En el caso del uso y registro de formularios estandarizados y prenumerados, se deber� asignar un n�mero consecutivo que los identifique individual y espec�ficamente para efectos de mantener control de los mismos. Dicho procedimiento y su ejecuci�n est� definido en el Manual de Procedimientos del Departamento de Contadur�a Institucional.

g)                La solicitud de bienes o servicios por Fondo Fijo Caja Chica deber� ser confeccionada por la unidad que requiere la adquisici�n de un bien o servicio con cargo al Fondo Fijo Caja Chica, en el cual deber� constar por parte de la Proveedur�a institucional que el bien solicitado no existe en bodega, la compra debe ser autorizada por el Departamento de Contadur�a Institucional y aprobada por la Direcci�n Ejecutiva, encargada de medir la urgencia y necesidad de la compra, as� como de verificar el cumplimiento de lo estipulado en este Reglamento.

h)                La persona funcionaria encargada de realizar la gesti�n de compra ser� responsable de entregar el formulario autorizado del pedido con cargo al Fondo Fijo Caja Chica al proveedor comercial, previa consulta de contenido presupuestario ante el Departamento de Contadur�a Institucional y el tr�mite ordinario posterior.

i)  El Departamento de Contadur�a Institucional deber� verificar la veracidad de los datos consignados en los documentos, la correspondencia del importe y el l�mite de gasto; el disponible del contenido presupuestario y las autorizaciones correspondientes.

j)  En los casos que corresponda, el Departamento de Contadur�a Institucional deber� efectuar las retenciones por impuestos que afecten las compras con cargo al Fondo, de conformidad con la normativa que al efecto emita la Direcci�n General de Tributaci�n Directa, para su posterior traslado mediante los mecanismos disponibles para tal efecto.

k)                La recepci�n a conformidad de los bienes o servicios se realizar� por parte la dependencia solicitante.

l)  Toda compra deber� quedar respaldada contra una reserva de recursos para caja chica, la factura comercial debidamente emitida por el proveedor respectivo, la orden de pedido interna, la solicitud de bienes o servicios, copia del comprobante de pago si se ha usado una transferencia o cancelado en efectivo o copia de cheque si se ha utilizado este medio. Estos documentos son responsabilidad del �rea de Tesorer�a del Departamento de Contadur�a Institucional en cuanto a recibo, emisi�n y registro, seg�n corresponda.

m)              Se debe llevar un registro auxiliar detallado por parte de los responsables de las compras realizadas con cargo al Fondo Fijo, as� como el archivo de los documentos de respaldo que permita la identificaci�n y trazabilidad de los movimientos derivados del proceso efectuado.

n)                Los pagos a los proveedores deber�n efectuarse en moneda nacional, utilizando los medios dispuestos para estos fines, pudi�ndose llevarse a cabo por medios electr�nicos, siempre que se cuente con la autorizaci�n del responsable del Fondo, la plataforma tecnol�gica y los respaldos pertinentes. Si se utilizan cheques deben emplearse f�rmulas est�ndar, continuas y preimpresas, acatando las disposiciones de seguridad emitidas por los bancos correspondientes, deber�n firmarse de manera mancomunada por las personas funcionarias debidamente autorizadas.

o)                Para efectos de control interno, todo pago debe contar con aprobaci�n en dos niveles: Departamento de Contadur�a Institucional y Direcci�n Ejecutiva por parte de las personas autorizadas institucionalmente que fueron comunicadas a la Tesorer�a Nacional.

p)                Los pagos en efectivo deben respaldarse con las correspondientes facturas, tiquetes o comprobantes por montos menores, seg�n lo establecido en este Reglamento y v�a reglamentaria por la Tesorer�a Nacional.

Art�culo 24.- De los comprobantes de pago. Todo pago con cargo al Fondo Fijo Caja Chica estar� respaldado por una factura comercial con los requisitos que se detallan en este art�culo y el formulario interno autorizado para este fin. En el caso de las giras dentro del territorio nacional y que en raz�n del servicio no existiera factura que justifique el gasto, se dispondr� de una boleta previamente dise�ada para este efecto.

Toda factura comercial que respalde la compra de mercanc�as o pago de servicios debe cumplir los siguientes requisitos para su reintegro:

a)                Estar confeccionada en original a nombre del Tribunal Supremo de Elecciones, con descripci�n de los bienes o servicios adquiridos, la fecha de compra y cumplir con los requisitos establecidos por la normativa tributaria vigente. Cuando corresponda a un servicio de reparaci�n de veh�culos, equipo o maquinaria, deber� consignar el n�mero de patrimonio o serie del bien, n�mero de placa y oficina que recibi� el servicio.

b)                Poseer el sello de cancelaci�n, as� como la firma y n�mero de c�dula de identidad de la persona f�sica o c�dula jur�dica del proveedor comercial.

c)                No incluir en una misma factura bienes o servicios de diferente c�digo presupuestal.

d)                No contener borrones, tachaduras ni alteraciones.

e)                Para los casos de un tiquete de caja u otro tipo de comprobante que sustituya a la factura, �stos deber�n cumplir con los requisitos establecidos por la normativa tributaria vigente, de conformidad con lo indicado en el art�culo 16, inciso d), del presente reglamento.

Art�culo 25.- Del l�mite del gasto. Salvo los adelantos de gastos de viaje en el interior y en el exterior del pa�s, ninguna compra de bienes o servicios, con cargo a caja chica, podr� exceder el monto establecido en los art�culos 2 y 17 de este Reglamento.

No obstante, el Tribunal Supremo de Elecciones podr� autorizar gastos por montos superiores para la adquisici�n de bienes y servicios bajo las debidas justificaciones, al amparo de lo se�alado en el art�culo 3, inciso g) de la Ley General de Contrataci�n P�blica, as� como numeral 12 de su reglamento.

Art�culo 26.- De la emisi�n de medios de pago. La erogaci�n de pagos con cargo al Fondo Fijo debe realizarse mediante los mecanismos dispuestos por la Tesorer�a Nacional, bajo criterios de eficiencia y oportunidad. Los pagos que se efect�en por medios electr�nicos deben contener la cuenta bancaria identificadora del receptor del pago, el monto y la descripci�n, para su ejecuci�n deben contar con autorizaciones mancomunadas por parte de las personas autorizadas de la Direcci�n Ejecutiva y el Departamento de Contadur�a que aparecen como autorizadas ante la Tesorer�a Nacional. Para realizar el pago, se requiere autorizaci�n de la Jefatura o Subjefatura del Departamento de Contadur�a Institucional, separando las responsabilidades de la confecci�n de la transferencia y la aprobaci�n.

En caso de que se deba recurrir al pago mediante cheque, este debe contener el nombre de la persona f�sica o jur�dica a cuya orden se dispone a hacer el pago, deber�n ir firmados igualmente en forma mancomunada seg�n se indic� en este art�culo.

Art�culo 27.- Requisitos para vi�ticos. Eventualmente y por la v�a de excepci�n cuando no pueda llevarse a cabo el pago de vi�ticos mediante el mecanismo ordinario dispuesto por el Ministerio de Hacienda, se podr�n realizar con cargo al Fondo Fijo Caja Chica. En atenci�n al reconocimiento de vi�ticos y transportes al interior y al exterior del pa�s, se deber�n observar los siguientes requisitos, sin perjuicio de otros establecidos en la normativa vigente sobre la materia:

a)                La Direcci�n Ejecutiva evaluar� la necesidad y urgencia de realizar una gira, tanto al interior como al exterior del pa�s, e informar� el motivo de su aprobaci�n formalmente al Departamento de Contadur�a.

b)                En el caso de los adelantos de vi�ticos para gastos de viaje y transporte tanto al interior como al exterior del pa�s, deber�n indicar claramente la fecha de inicio y fin de la gira, los lugares a visitar y el motivo del viaje que deber� estar acorde con las funciones que el servidor realiza, utilizando los formularios establecidos por la Administraci�n.

c)                La persona funcionaria interesada, llenar� la solicitud de adelanto de vi�ticos por Fondo Fijo Caja Chica, la cual deber� ser debidamente justificada, autorizada y firmada por el Jerarca de la Direcci�n Ejecutiva.

d)                La persona encargada de la gira presentar� la solicitud de adelanto de vi�ticos en el Departamento de Contadur�a Institucional, solicitando la transferencia de fondos a la cuenta personal de la persona funcionaria asignada o efectuar esta transacci�n mediante cheque.

e)                Previa autorizaci�n de los adelantos de vi�ticos y transportes al exterior del pa�s se deber� contar con la autorizaci�n del Tribunal Supremo de Elecciones.

f) El Departamento de Contadur�a Institucional deber� verificar que la gira avalada por el encargado de la misma se realiz� de acuerdo con lo solicitado y que los vi�ticos correspondan con la hora de salida y la hora de llegada de la gira, de acuerdo con las tarifas establecidas en el �Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios P�blicos�, emitido por la Contralor�a General de la Rep�blica.

g)                La persona funcionaria que ha realizado una gira, deber� presentarse al Departamento de Contadur�a para la liquidaci�n correspondiente dentro de los siete d�as h�biles posteriores al regreso de la gira. De no presentarse en ese tiempo, se le realiza un apercibimiento de este hecho, si en los tres d�as siguientes no responde, se eleva a conocimiento del �rgano disciplinario interno para el proceso correspondiente y cumplir con la obligaci�n que ya en esa instancia, corresponde a la devoluci�n total del monto que le fue girado.

h)                El sobrante que resulte de una liquidaci�n de vi�ticos deber� ser devuelto al �rea de Tesorer�a Institucional mediante los mecanismos dispuestos para este fin.

La liquidaci�n de vi�ticos al exterior se deber� realizar en el formulario interno autorizado, incorporando la informaci�n referida a la gira realizada, a saber: vi�ticos, tiquete a�reo, traslados, tasas e impuestos y otros.

Art�culo 28.- De los intereses devengados. Los intereses devengados por los saldos de las cuentas corrientes del Fondo Fijo Caja Chica deber�n ser depositados al fondo general del Gobierno en forma peri�dica, a partir de la informaci�n que sobre el particular se obtenga del estado de cuenta bancario que consigne su acreditaci�n. El Departamento de Contadur�a Institucional deber� gestionar por los medios institucionales implementados a estos efectos, el traslado de esos dineros y deber� informar a la Tesorer�a Nacional adjuntando copia del comprobante de la transacci�n, en los siguientes cinco d�as h�biles de efectuado el dep�sito al Fondo General.

Art�culo 29.- Erogaciones con fondos propios. Las personas funcionarias que realicen erogaciones con fondos propios para adquirir bienes o servicios en favor del Tribunal Supremo de Elecciones y no fueron autorizadas de previo para este fin, lo har�n bajo su propio riesgo y responsabilidad, tambi�n se incluyen aquellas que, estando autorizadas, incumplen con las estipulaciones de este Reglamento, normativa supletoria y directrices emitidas por la Tesorer�a Nacional, por lo que no le reconocer� el reintegro de la suma aportada salvo por autorizaci�n expresa de la Direcci�n Ejecutiva o, dependiendo de su naturaleza, por el Consejo de Directores o el Superior.

CAP�TULO IV

REINTEGROS AL FONDO FIJO

Art�culo 30.- Comprobantes para reintegros. Bajo el sistema de fondo fijo, se debe procurar un adecuado movimiento transaccional que permita al fondo seguir operando de forma continua.

En esa l�nea, las Cajas Auxiliares deben mantener y presentar las facturas canceladas y dem�s documentos de respaldo al Departamento de Contadur�a Institucional de forma oportuna, seg�n se establezca en los manuales de procedimientos internos de cada unidad, a efecto de que el �rea de Tesorer�a Institucional pueda gestionar el respectivo reintegro al Fondo Fijo Caja Chica, manteniendo el equilibrio operativo; estas facturas deben cumplir con los requisitos se�alados en el art�culo 24 de este Reglamento.

Art�culo 31.- Responsabilidad de los reintegros. El �rea de Tesorer�a del Departamento de Contadur�a Institucional, debe tramitar, con la diligencia y frecuencia debida, los reintegros de las sumas pagadas con cargo al Fondo Fijo, de conformidad con el procedimiento y los requerimientos presupuestarios que establezca el Ministerio de Hacienda, con el objeto de que se mantenga una adecuada rotaci�n y el fondo no alcance niveles de baja liquidez o llegue a agotarse.

Art�culo 32.- Importe m�nimo para solicitud de reintegro. El monto m�nimo estimado que deber� mantener el Fondo para solicitar los reintegros a efecto de procurar que se cuente con los recursos suficientes para seguir operando de forma �ptima ser� de un 10% del total asignado.

CAP�TULO V

CAJAS CHICAS AUXILIARES

Art�culo 33.- Apertura de cajas chicas auxiliares. El fondo Fijo Caja Chica del Tribunal Supremo de Elecciones, podr� subdividirse en cajas chicas auxiliares bajo criterios de conveniencia y necesidad institucional, las cuales operar�n igualmente por medio del sistema de fondo fijo, con recursos en efectivo u otros mecanismos que se definan id�neos para los fines que representan, de conformidad con los art�culos 5 y 6 del presente Reglamento.

Art�culo 34.- Responsable de la Caja Auxiliar. La responsabilidad de las cajas chicas auxiliares recaer� en la Jefatura de la dependencia administrativa donde se ubique la caja auxiliar, quien velar� por la correcta operaci�n de los fondos, de la custodia del efectivo, los comprobantes de desembolsos y reintegros, los cheques y cualquier otro documento de respaldo. Sin dem�rito de que esta funci�n pueda ser delegada en alguna persona funcionaria bajo su cargo, en los par�metros de los art�culos 84 al 92 de la Ley General de la Administraci�n P�blica.

En caso de que la persona encargada de la caja chica auxiliar deba ausentarse por alguna raz�n, designar� a otra persona en su lugar, indicando mediante nota formal al Departamento de Contadur�a Institucional este hecho, as� como el estado en que se encuentra el fondo en ese momento, informando adem�s a la Direcci�n Ejecutiva y al �rea de Tesoner�a Institucional. En caso de sustituci�n de un responsable de una caja auxiliar por cambio en la Jefatura de la dependencia administrativa, se entregar� la administraci�n y el control del Fondo al nuevo titular del puesto, debiendo realizarse un arqueo coordinado por la Jefatura del Departamento de Contadur�a Institucional, a efecto de dejar constancia del estado en el que recibe la caja auxiliar y resolver cualquier situaci�n que pudiera presentar el anterior responsable.

Art�culo 35.- Marco regulatorio. Las Cajas Auxiliares se regir�n por las disposiciones de este Reglamento, y las instrucciones que emitan la Jefatura del Departamento de Contadur�a Institucional y la persona directora de la Direcci�n Ejecutiva, como �rganos superiores en materia de gesti�n financiera. Es responsabilidad de la Jefatura del Departamento de Contadur�a Institucional y de las personas funcionarias designadas por esta, para labores de administraci�n y manejo del fondo, mantener una adecuada supervisi�n y controles de operaci�n sobre las cajas chicas auxiliares y velar por que se est� realizando un correcto uso de los recursos, seg�n los fines para los que fueron creadas.

Art�culo 36.- Fijaci�n del importe del fondo. El monto de las cajas chicas auxiliares y su l�mite de gasto ser� autorizado por el Tribunal Supremo de Elecciones, a propuesta de la Direcci�n Ejecutiva. Cada caja chica auxiliar tendr� un fin espec�fico de acuerdo con las necesidades a cubrir en cada caso y las razones que justificaron su apertura, bajo la responsabilidad del encargado seg�n indicado en el art�culo 34 del presente reglamento. Con estos fondos se cubrir�n gastos que no sobrepasen el monto autorizado por la Direcci�n Ejecutiva en su figura de jefe presupuestario institucional, y que se encuentren dentro de los lineamientos para lo que fueron creadas, a fin de atender con eficiencia las necesidades respectivas.

Art�culo 37.- Gastos cubiertos por el fondo de cajas auxiliares. Los renglones del gasto para los cuales se autoriza el uso del Fondo Fijo de Cajas Chicas Auxiliares est�n en concordancia con lo estipulado en el art�culo 15 de este Reglamento y en estricto apego a lo preceptuado en sus art�culos 5 y 6. La compra de bienes y servicios requiere de la aprobaci�n del responsable de la caja auxiliar (art�culo 34 del presente reglamento).

Art�culo 38.- Reintegros del fondo de caja auxiliar. Las personas responsables de las Cajas Chicas Auxiliares deber�n presentar peri�dicamente los reintegros a la Jefatura del Departamento de Contadur�a Institucional o a quien esta designe para esta funci�n, presentando toda la documentaci�n necesaria que haga constar los gastos generados, a fin de poder realizar la correspondiente devoluci�n de los dineros y la caja pueda seguir operando con liquidez. El mecanismo de reintegro establecido deber� observar los requisitos de control interno id�neos. En ausencia de un mecanismo id�neo que garantice la transparencia en apego a los procedimientos de control interno, se utilizar� el medio del cheque a nombre de la persona responsable del Fondo para estos reembolsos, en tanto resulte factible t�cnica o normativamente disponer de otro medio para realizarlo. No se podr�n cambiar cheques con fondos de caja chica o hacer reintegros de dinero mediante transferencias a cuentas personales del responsable de la Caja Auxiliar, en tanto no exista normativa que lo autorice expresamente.

Art�culo 39.- Arqueos de las cajas auxiliares. Se efectuar�n arqueos a las Cajas Chicas Auxiliares una vez al mes, sin previo aviso por lo que la persona responsable de la caja auxiliar debe contar en todo momento con: el efectivo reportado en caja, documentos originales como facturas, tiquetes, vales, liquidaciones y similares, solicitudes de reintegro en tr�mite y cualquier otro documento de soporte, estando en la obligaci�n de aportar cualquier documento que se le solicite en el proceso. Los resultados de estos arqueos ser�n incluidos en el informe del Fondo Fijo que emite el Departamento de Contadur�a Institucional conforme al art�culo 21 del presente reglamento.

Cualquier faltante que se refleje en el momento de practicarse el arqueo, deber� ser cubierto de inmediato por la persona responsable de la caja chica auxiliar. En caso de existir sobrante, se entregar� a la persona funcionaria del �rea de Tesorer�a Institucional que realiza el arqueo, quien lo consignar� y registrar� en el formulario respectivo; no se solicitar� devoluci�n cuando el sobrante sea menor a la m�nima denominaci�n vigente (art�culo 19 del presente reglamento).

Este dinero queda en custodia en el �rea de Tesorer�a Institucional para su posterior dep�sito en la Caja �nica del Estado mediante los mecanismos dispuestos para este fin.

Art�culo 40.- Contenido presupuestario. Todo gasto efectuado por medio de caja chica auxiliar debe contar con su correspondiente contenido presupuestario y ser� responsabilidad de la persona funcionaria encargada de este Fondo, velar por el cumplimiento de esta disposici�n.

En caso de falta de recursos en alguna subpartida solicitada, la persona responsable del Area de Tesorer�a Institucional advertir� de esa situaci�n a la persona responsable de la caja chica auxiliar.

Art�culo 41.- Comprobantes de las transacciones. Todo pago por medio de caja chica auxiliar estar� respaldado por una factura comercial debidamente emitida, si debido a la naturaleza del servicio no resulta posible obtener una factura, se utilizar� la boleta que compruebe y detalle el mismo, se�alando el nombre del beneficiario, el monto y el detalle del gasto. Toda factura comercial que respalde la compra de mercanc�as o pago de servicios debe cumplir con los requisitos se�alados en los art�culos 16, inciso d) y 24 del presente Reglamento para su reintegro. Asimismo, debe contener la aprobaci�n de la persona responsable del Fondo.

Art�culo 42.- Solicitudes de adelantos y liquidaci�n de anticipos. Las solicitudes de adelanto de dinero para efectuar compras de bienes y servicios se tramitar�n con el formulario tipo vale provisional de caja chica utilizado para estos fines, el cual debe estar debidamente numerado, en este se consignar� la fecha, monto y firma de la persona que recibe el dinero. La liquidaci�n de los anticipos debe producirse dentro de los treinta d�as naturales siguientes al retiro de dinero.

La persona funcionaria que tenga pendiente una liquidaci�n de un anticipo de dinero previo, para la adquisici�n de bienes y servicios, no le ser� entregado otro monto hasta tanto no liquide el que tiene pendiente.

La persona responsable de la Caja Auxiliar ser� la encargada de gestionar su cobro oportunamente. El incumplimiento de esta disposici�n ser� sancionado de conformidad con las disposiciones que rigen esta materia.

Art�culo 43.- Del cierre de cajas chicas auxiliares. Toda caja chica auxiliar que haya estado inactiva por un per�odo mayor de tres meses, o que se determine que su funcionamiento ha dejado de ser sustentable de conformidad con los fines para los que fue creada, debe tramitarse su cierre. A tal efecto, el Departamento de Contadur�a Institucional debe llevar a cabo los siguientes procedimientos:

a)                Solicitar formalmente el cierre de la caja auxiliar ante la Direcci�n Ejecutiva, la cual valorar� el caso y propondr� lo propio al Consejo de Directores institucional.

b)                Realizar un arqueo de cierre por parte del �rea de Tesorer�a Institucional y en ese acto, procurar la reposici�n de faltantes, o dep�sito de los sobrantes al Fondo Fijo en caso de existir y levantar un acta con las existencias en efectivo y documentos de soporte.

c)                Gestionar el retorno del efectivo al Fondo Fijo y trasladar los documentos al �rea de Tesorer�a Institucional para su custodia por el plazo establecido en el art�culo 13 de este Reglamento.

CAP�TULO VI

DISPOSICIONES FINALES

Art�culo 44.- De la revisi�n del sistema de control y auditor�a del Fondo Fijo Caja Chica. De conformidad con lo se�alado en el art�culo 34 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas n.� 32874, el Consejo de Directores institucional deber� solicitar a la Auditor�a Interna, para que, en el marco de sus competencias, incluya dentro de su programa de trabajo la realizaci�n de una auditor�a anual al Fondo Fijo Caja Chica autorizado; a fin de evaluar la suficiencia y la efectividad de los controles establecido para la custodia y buen uso de ese fondo.

Art�culo 45.- Del incumplimiento de deberes. El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Reglamento, que pudiere derivar en un manejo inadecuado de los recursos del Fondo Fijo de Caja Chica, ser� motivo suficiente para proceder con la suspensi�n temporal (sin previo aviso) o definitiva del fondo autorizado, de conformidad con lo dispuesto en el art�culo 40 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas. Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias administrativas, civiles o penales que eventualmente les correspondan a los responsables.

Las personas responsables de los Fondos Fijos de Caja Chica y de las Cajas Chicas Auxiliares respectivamente, ser�n las encargadas directas de los recursos que les hayan sido asignados, de su administraci�n y de su uso y custodia.

Articulo 46.- Sanciones. El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente reglamento por parte de alguna persona funcionaria del Tribunal Supremo de Elecciones, le podr� acarrear responsabilidad administrativa y ser sancionada de acuerdo con lo que establece el Reglamento Aut�nomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones, as� como las dem�s disposiciones vigentes y aplicables en la normativa que rige la materia; sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que conforme al ordenamiento jur�dico le sea aplicable.

Art�culo 47.- Derogatorias. Se deroga el �Reglamento para la Operaci�n de Cajas Chicas Auxiliares�, publicado en La Gaceta n.� 72 del 15 de abril de 1994 y reformado por el TSE mediante Decreto n� 03-97 aprobado por el TSE en la sesi�n n.� 11058 del 07 de enero de 1997 y publicado en La Gaceta n.� 38 del 24 de febrero de 1997. Asimismo, se deroga el actual �Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica del Tribunal Supremo de Elecciones�, publicado en la Gaceta n.� 40 del 26 de febrero de 2007, Decreto n.� 01-2007.

Art�culo 48.- Vigencia. Rige a partir de su publicaci�n en el Diario Oficial La Gaceta.". ACUERDO FIRME.

B) Remisi�n de la comunicaci�n de la Procuradur�a General de la Rep�blica en relaci�n con consulta realizada por la Auditor�a Interna relativa a la obligatoriedad de la grabaci�n en audio y video de las sesiones de los diferentes colegiados. Del se�or Franklin Mora Gonz�lez, Auditor Interno, se conoce oficio n.� AI-422-2024 del 3 de octubre de 2024, mediante el cual comunica lo manifestado por la Procuradur�a General de la Rep�blica, en el criterio n.� PGR-C-210-2024, en relaci�n con la consulta realizada por la Auditor�a Interna relativa a la obligatoriedad de la grabaci�n en audio y video de las sesiones de los diferentes colegiados.

Se dispone: Tener por rendo el informe. H�gase de conocimiento del Consejo de Directores, del Departamento Legal y del Cuerpo de Letrados. ACUERDO FIRME.

C) Criterio sobre la solicitud de prorrogar plazo establecido para el cumplimiento de recomendaci�n en estudio especial de Auditor�a Interna. Del se�or Franklin Mora Gonz�lez, Auditor Interno, se conoce oficio n.� AI-427-2024 del 4 de octubre de 2024, mediante el cual remite criterio sobre la solicitud de prorrogar el plazo establecido para el cumplimiento de la recomendaci�n n.� 4.3 del Informe n.� IES-01-2024-B �Estudio Especial de Auditor�a relativo a las acciones realizadas por el TSE y sus diferentes Dependencias en materia de salud ocupacional // I Entregable: �rea de Prevenci�n y Salud Laboral (PRESAL) y la Unidad de Servicios M�dicos�.

Se dispone: Tener por rendido el criterio, el cual se acoge. H�gase del conocimiento de los despachos concernidos. ACUERDO FIRME.

D) Donaci�n de bienes muebles declarados en obsolescencia. De la se�ora Sandra Mar�a Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.� DE-2338-2024 del 24 de setiembre de 2024, mediante el cual informa del proceso de donaci�n de los bienes muebles que se consideran ya no utilizables ni beneficiosos para la instituci�n debido a su obsolescencia y con fundamento en el art�culo 34 del Reglamento de Administraci�n de Bienes Muebles del Tribunal Supremo de Elecciones, recomienda adjudicar dicho tr�mite de donaci�n a la Asociaci�n de Desarrollo Integral de Los Guido de Desamparados.

Se dispone: Autorizar el procedimiento de donaci�n, conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

E) Estudio de Percepci�n Servicio de Reimpresi�n de C�dulas de Identidad (RDI), 2024. Del se�or Max Sol�rzano Alvarado, Contralor de Servicios, se conoce oficio n.� CS-201-2024 del 7 de octubre de 2024, mediante el cual remite el estudio de percepci�n realizado al servicio digital de Reimpresi�n de C�dulas de Identidad (RDI) 2024.

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. H�gase del conocimiento de los despachos concernidos. ACUERDO FIRME.

F) Solicitud de pronta respuesta a consulta realizada en relaci�n con el nombramiento de plazas en la Direcci�n General de Registro Civil. Del se�or Jeffrey Salazar Montero, funcionario del Departamento de Coordinaci�n de Servicios Regionales, se conoce nota del 7 de octubre de 2024, mediante la cual solicita una pronta respuesta a la consulta realizada anteriormente en relaci�n con el nombramiento de plazas en la Direcci�n General de Registro Civil.

Se dispone: Para su atenci�n, dentro del plazo de tres d�as h�biles, pase al se�or Director General del Registro Civil. ACUERDO FIRME.

ART�CULO CUARTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Informe de participaci�n institucional en el Comit� Consultivo de los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Del se�or Marlon Navarro �lvarez, Viceministro de Planificaci�n Nacional y Pol�tica Econ�mica, se conoce oficio n.� MIDEPLAN-DVM-OF-0341-2024 del 2 de octubre de 2024, mediante el cual remite informe de participaci�n institucional en el Comit� Consultivo de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) y a la vez solicita la ratificaci�n o nombramientos de las dos personas que representar�n a la instituci�n en este Comit�.

Se dispone: Tener por rendido el informe. Reiterar la representaci�n del se�or Hugo Picado Le�n, Magistrado suplente de este Tribunal y Director General del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia, as� como la del se�or Josu� Rojas Rojas, Profesional Especializado de ese mismo Instituto, ante el Comit� Consultivo indicado. ACUERDO FIRME.

B) Observaciones sobre los Estados Financieros al Cierre del II Trimestre del 2024. Del se�or Errol Sol�s Mata, Director de Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda, se conoce oficio n.� MH-DGCN-DIR-OF-1079-2024 del 27 de setiembre 2024, mediante el cual remite las observaciones sobre los Estados Financieros al Cierre del II Trimestre del 2024, seg�n detalla.

Se dispone: Para su atenci�n, pase a la Direcci�n Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

C) Invitaci�n al proceso de consulta de la Pol�tica P�blica de los Pueblos Ind�genas en el Territorio Ind�gena de T�rraba. De la se�ora Erika Madriz Chinchilla, Viceministra de Justicia y Paz, se conoce oficio n.� DVMP-404-10-2024 del 4 de octubre de 2024, mediante el cual extiende invitaci�n para que un representante del Tribunal Supremo de Elecciones asista como observador o garante en los talleres de la Pol�tica P�blica de los Pueblos Ind�genas en el Territorio Ind�gena de T�rraba.

Se dispone: Agradecer a la se�ora Madriz Chinchilla la invitaci�n a participar en dichos talleres. Para su atenci�n, pase a la Direcci�n General del Registro Civil. ACUERDO FIRME.

ART�CULO QUINTO. ASUNTOS ELECTORALES

A) Respuesta a consulta legislativa del proyecto de �Reforma de los art�culos 49 y 53 de la Ley general de la administraci�n p�blica, Ley n.� 6227 de 2 de mayo de 1978 y sus reformas�, expediente n.� 24.492. De la se�ora Daniella Ag�ero Berm�dez, Jefa de �rea de Comisiones Legislativas VII de la Asamblea Legislativa, se conoce nuevamente oficio n.� AL-CPAJUR-0442-2024 del 1.� de octubre de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Comisi�n Permanente de Asuntos Jur�dicos, en virtud del informe de consulta obligatoria del Departamento de Servicios T�cnicos, ha dispuesto consultarles su criterio sobre el proyecto de �REFORMA ART�CULOS DE LOS 49 Y 53 DE LA LEY GENERAL DE LA ADMINISTRACI�N P�BLICA, LEY N.� 6227 DE 2 DE MAYO DE 1978 Y SUS REFORMAS�, Expediente N.� 24.492, el cual se adjunta.

De conformidad con lo que establece el art�culo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho d�as h�biles que vence el 15 de octubre de 2024 y, de ser posible, enviar el criterio de forma digital. [�]".

Se dispone: Contestar la consulta formulada, en los siguientes t�rminos:

I.-Consideraciones preliminares. El ordinal 97 de la Carta Fundamental dispone en forma preceptiva que, trat�ndose de la ï¿½discusi�n y aprobaci�n de proyectos de ley relativos a la materia electoral�, la Asamblea Legislativa deber� consultar al Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) su criterio en torno a la iniciativa formulada y que, para apartarse de esa opini�n, ï¿½se necesitar� el voto de las dos terceras partes del total de sus miembros�. Sin embargo, en los seis meses previos y cuatro posteriores a una elecci�n popular, solo se podr�n convertir en ley aquellos proyectos en los que este Tribunal estuviere de acuerdo.

Como parte del desarrollo normativo de la disposici�n constitucional de cita, el inciso n) del art�culo 12 del C�digo Electoral establece, como funci�n propia de esta Autoridad Electoral, evacuar las consultas que la Asamblea Legislativa realice al amparo de esa norma de orden constitucional.

A partir de la integraci�n del ordenamiento jur�dico conforme al Derecho de la Constituci�n y, concretamente, la interpretaci�n de lo que debe considerarse ï¿½materia electoral�, este �rgano Constitucional ha entendido que los ï¿½actos relativos al sufragio� no solo comprenden los propios de la emisi�n del voto, sino todos aquellos descritos en la propia Constituci�n o en las leyes electorales y que, directa o indirectamente se relacionen con los procesos electivos o consultivos, cuya organizaci�n, direcci�n y vigilancia ha sido confiada a este Pleno, a partir de la armonizaci�n de los art�culos 9, 99 y 102 de la Norma Suprema.

II.- Objeto del proyecto. La iniciativa legislativa n.� 24.492 aspira a modificar los art�culos 49 y 53 de la Ley General de la Administraci�n P�blica (ley n.� 6227), con el fin de establecer que las plazas vacantes en los �rganos colegiados de la Administraci�n deben cubrirse dentro del mes calendario siguiente al momento en que se produjo la salida definitiva del anterior titular; adem�s, se explicita que la existencia de vacantes en el �rgano, siempre que se cuente con qu�rum funcional, no impedir� la celebraci�n de sesiones.

III.- Sobre el proyecto consultado. Este �rgano Constitucional �en m�ltiples ocasiones� ha precisado que su competencia est� acotada a los aspectos relacionados con la organizaci�n, direcci�n y vigilancia de los procesos electorales y consultivos (refer�ndums nacionales), as� como a la cancelaci�n de credenciales de funcionarios de elecci�n popular por las causales taxativamente previstas por el ordenamiento jur�dico. Consecuentemente, tendr�n car�cter de �electoral� aquellas normas que comprenden regulaciones que, directa o indirectamente, se vinculan con el proceso comicial, incluida �desde luego� la constituci�n, organizaci�n, direcci�n y funcionamiento en general de los partidos pol�ticos, la elecci�n de sus candidatos y el reconocimiento efectivo de su investidura como representantes populares, entre otras.

El proyecto de ley en consulta aspira a modificar los numerales 49 y 53 de la Ley General de la Administraci�n P�blica (LGAP), intenci�n de reforma que no tiene relaci�n con los actos relativos al sufragio, en tanto busca establecer que los �rganos colegiados de la Administraci�n puedan sesionar a�n si tienen vacantes (qu�rum estructural incompleto); tambi�n, se aspira a normar el plazo en el que esas plazas disponibles deben ocuparse.

Este Tribunal Supremo de Elecciones es el jerarca superior supremo de la instituci�n, seg�n la nomenclatura de la LGAP; por ello, cuando ejerce funci�n administrativa -en tesis de principio- est� sujeto a las reglas de los �rganos colegiados de la Administraci�n P�blica que se encuentran en el citado cuerpo normativo.

Sin embargo, en lo que respecta a la conformaci�n de este �rgano, la designaci�n de sus integrantes y la forma de sesionar en ausencia (temporal o definitiva) de alguno de sus miembros, existen normas constitucionales y legales especiales de aplicaci�n preferente.

Los art�culos 100 y 101 de la Constituci�n Pol�tica y 13 a 21 del C�digo Electoral regulan el qu�rum y la forma de integrar el Pleno de Magistraturas Electorales con ocasi�n de sus sesiones, por lo que se entiende que la lege ferenda, adem�s de carecer de electoralidad, no incidir�a en la din�mica de este Colegiado. Por tal motivo, esta Magistratura omite pronunciamiento en cuanto al fondo de la iniciativa.�

IV.- Conclusi�n. En raz�n de que el texto consultado no se relaciona con materia electoral, este Tribunal omite pronunciamiento en cuanto al proyecto de ley que se tramita en el expediente n.� 24.492. ACUERDO FIRME.

B) Respuesta a consulta legislativa del proyecto de �Ley de armonizaci�n del recuento electoral�, expediente n.� 24.358. De la se�ora Cinthya D�az Brice�o, Jefa de �rea de Comisiones Legislativas IV de la Asamblea Legislativa, se conoce nuevamente oficio n.� AL-CE23949-718-2024 del 7 de octubre de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La COMISI�N ESPECIAL DE REFORMAS AL SISTEMA POL�TICO ELECTORAL DEL ESTADO, en virtud de la moci�n aprobada en sesi�n 18, ha dispuesto consultarles su criterio sobre texto sustitutivo aprobado el proyecto de LEY DE ARMONIZACI�N DEL RECUENTO ELECTORAL Expediente N.� 24.358, el cual se adjunta.

De conformidad con lo que establece el art�culo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho d�as h�biles que vence el 18 de octubre 2024, de ser posible, enviar el criterio de forma digital.".

Se dispone: Contestar la consulta formulada, en los siguientes t�rminos:

I.- Consideraciones preliminares. El ordinal 97 de la Carta Fundamental dispone en forma preceptiva que, trat�ndose de la �discusi�n y aprobaci�n de proyectos de ley relativos a la materia electoral�, la Asamblea Legislativa deber� consultar al Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) su criterio en torno a la iniciativa formulada y que, para apartarse de esa opini�n, �se necesitar� el voto de las dos terceras partes del total de sus miembros�. Sin embargo, en los seis meses previos y cuatro posteriores a una elecci�n popular, solo se podr�n convertir en ley aquellos proyectos en los que este Tribunal estuviere de acuerdo.

Como parte del desarrollo normativo de la disposici�n constitucional de cita, el inciso n) del art�culo 12 del C�digo Electoral establece, como funci�n propia de esta Autoridad Electoral, evacuar las consultas que la Asamblea Legislativa realice al amparo de esa norma de orden constitucional.

A partir de la integraci�n del ordenamiento jur�dico conforme al Derecho de la Constituci�n y, concretamente, en punto a la interpretaci�n de lo que debe considerarse �materia electoral�, este �rgano Constitucional ha entendido que los �actos relativos al sufragio� no solo comprenden los propios de la emisi�n del voto, sino todos aquellos descritos en la propia Constituci�n o en las leyes electorales y que, directa o indirectamente se relacionen con los procesos electorales, electivos o consultivos, cuya organizaci�n, direcci�n y vigilancia ha sido confiada a este Pleno, a partir de la armonizaci�n de los art�culos 9, 99 y 102 de la Norma Suprema.

II.- Objeto del proyecto. El proyecto de ley n.� 24.358 aspira a modificar el art�culo 197 del C�digo Electoral (Ley n.� 8765). Puntualmente, se pretende eliminar el adjetivo �definitivo� que califica al conteo que realizan las juntas receptoras de votos al finalizar la jornada de votaci�n.

De aprobarse la iniciativa, se retornar�a al modelo de escrutinio que se aplic� entre 1952 y 2009, esto es que las Magistraturas Electorales, durante el examen minucioso de la documentaci�n (como paso previo declarar la respectiva elecci�n), deban hacer un recuento total de los votos.

III.- Sobre el proyecto de ley objeto de consulta. La iniciativa sometida a consulta es un texto actualizado del proyecto de ley n.� 24.358, sobre el cual, en su versi�n original, ya esta Autoridad Electoral se hab�a pronunciado (ver acta de la sesi�n ordinaria n.� 94-2024 del 12 de setiembre de 2024). Sin embargo, los cambios introducidos en la lege ferenda no son sustanciales, por lo que corresponde reiterar a las se�oras legisladoras y a los se�ores legisladores la postura que, en su momento, se extern� sobre esta propuesta de ley.

�El art�culo 102.7 de la Constituci�n Pol�tica establece que es una competencia exclusiva y excluyente de este Tribunal el �Efectuar el escrutinio definitivo de los sufragios�; sin embargo, el constituyente no detall� la forma en la que se llevar�a a cabo el examen y la calificaci�n de la documentaci�n electoral.

La potestad de legislar est� regida por el principio de presunci�n de competencia, seg�n el cual la Asamblea Legislativa, en ejercicio sus atribuciones constitucionales, puede regular cualquier materia, excepto aquellas que le han sido asignadas por el Derecho de la Constituci�n a otras instituciones, a otras fuentes del Derecho o que son parte de contenidos a los que se les aplica el principio de Reserva de Constituci�n.

Trat�ndose del modelo de escrutinio, como se dijo, el texto pol�tico fundamental no hizo un desarrollo profuso de sus elementos ni estableci� l�mites a la citada potestad del legislador en esta materia, por lo que este Pleno entiende que el cambio del contenido del numeral 197 del C�digo Electoral se encuentra amparado en la discrecionalidad legislativa.

Este �rgano Constitucional, como autoridad p�blica responsable de organizar, vigilar y dirigir los actos relativos al sufragio (ordinal 9 de la Norma Suprema), tiene el deber de advertir cuando se realicen cambios legales que, pese a ser estar sustentados en la referida discrecionalidad legislativa, puedan causar distorsiones al sistema electoral o que pongan en riesgo cualquier etapa de de los comicios.

En su formulaci�n actual, el proyecto por s� mismo no tendr�a esos efectos nocivos sobre la din�mica comicial y, por ello, no lo objeta. Eso s�, en el contexto legislativo actual ser�a incompatible con la aprobaci�n de otras iniciativas legislativas. La obligada sistematicidad de las reglas que rigen el proceso electoral hacen inviable el retornar el modelo de escrutinio con recuento total si se reduce del plazo entre la primera y la segunda ronda (expediente n.� 21.067 ya en Plenario) y si se unifican los comicios nacionales con los municipales (a lo cual aspira el proyecto n.� 23.229, dictaminado afirmativamente por la respectiva comisi�n legislativa).

Esas iniciativas son excluyentes entre s�, ya que su inserci�n conjunta en el ordenamiento jur�dico producir�a una asistematicidad que afectar�a el normal discurrir de los procesos electorales y, m�s grave a�n, menguar�a las garant�as efectivas de pureza del sufragio con las que hemos conseguido el honroso calificativo de �democracia plena�.

La aprobaci�n de reformas que comprometen la organizaci�n exitosa de los comicios (por no tomar en consideraci�n que deben variarse otros plazos asociados a ellas) o que llevan a escenarios extremos en los que la Administraci�n Electoral se ver�a obligada a tomar medidas excepcionales con tal de asegurar la votaci�n, podr�an configurar una amenaza a la estabilidad institucional que, durante setenta y cinco a�os, ha asegurado ejemplares din�micas electivas.

Este Tribunal Supremo de Elecciones, respetuosamente, invita a las se�oras legisladoras y a los se�ores legisladores a que hagan una evaluaci�n global de las iniciativas de reforma electoral; con esa visi�n panor�mica del entramado normativo, pueden tomarse acertadamente decisiones que no causen una dislocaci�n del sistema electoral.�.

IV.- Conclusi�n.  Por lo expuesto, este Pleno no objeta al expediente legislativo n.� 24.358. Sin embargo, su eventual aprobaci�n es incompatible con los proyectos n.� 21.067 y 23.229. ACUERDO FIRME.

A las diez horas y cuarenta y cuatro minutos termin� la sesi�n.