ACTA N.� 76-2024

 

 

Sesi�n ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas y diez minutos del dieciocho de julio de dos mil veinticuatro, con asistencia del se�or Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron �quien preside�, y de las se�oras Magistradas Zetty Mar�a Bou Valverde y Luz de los �ngeles Retana Chinchilla. Asiste tambi�n el se�or Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones.

 

ART�CULO PRIMERO. APROBACI�N DEL ORDEN DEL D�A Y DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se tiene por le�do y aprobado el orden del d�a de la presente sesi�n ordinaria.

B) Se incorporan al orden del d�a los siguientes asuntos:

�������� Informes de gesti�n del segundo semestre de 2023 y del primer semestre de 2024 del Consejo de Directores.

�������� Solicitud de iluminaci�n de fachada del edificio central en conmemoraci�n del bicentenario de la Anexi�n del Partido de Nicoya a Costa Rica.

C) Se tiene por le�da y aprobada la minuta de la sesi�n ordinaria n.� 75-2024.

ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACI�N DE PERSONAL.

A) Recargo de funciones del se�or Director del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia. Del se�or Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.� STSE-1521-2024 del 15 de julio de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atenci�n a lo solicitado por la respectiva jefatura y previo an�lisis de los requisitos y condiciones, me permito proponer el encargo de funciones del se�or Hugo Picado Le�n, Director del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia, en el se�or Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Secretario General del IFED, del 24 de julio al 1.� de agosto de 2024.

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Aprobar el encargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ART�CULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe del Departamento Legal respecto de la propuesta de Reglamento para el seguimiento de recomendaciones y acciones de mejora emitidas en informes de la Auditor�a Interna. Del se�or Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DL-471-2023 SUSTITUIR� del 8 de diciembre de 2023, mediante el cual, seg�n lo ordenado en el acuerdo adoptado en el art�culo sexto de la sesi�n ordinaria n.� 94-2023, celebrada el 10 de octubre de 2023, remite propuesta del �Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones� y, con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye:

"III. Conclusi�n

Conforme lo expuesto, este departamento estima viable la aprobaci�n, de la solicitud de reforma al Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones remitida por el se�or Franklin Mora Gonz�lez, Auditor Interno, para lo cual adjuntamos el proyecto de decreto correspondiente, texto en el que constan los ajustes de forma sugeridos por este Departamento Legal.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuya conclusi�n se acoge; en consecuencia, em�tase el respectivo decreto, con las observaciones realizadas de conformidad con el siguiente texto:

"EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

Con fundamento en lo dispuesto en los art�culos 99 y 102 inciso 10) de la Constituci�n Pol�tica y 12 inciso �) del C�digo Electoral;

CONSIDERANDO

                  I.                          Que el art�culo 10 de la Ley General de Control Interno, Ley n.� 8292 del 31 de julio de 2002, publicada en La Gaceta n.� 169 del 4 de setiembre de 2002, establece la responsabilidad del Jerarca y el titular subordinado para instituir, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional.

                II.                          Que el numeral 12, inciso c) de la Ley citada supra, establece el deber del Jerarca y de los titulares subordinados de analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditor�a interna.

               III.                          Que el art�culo 17 de la misma Ley, dispone que el seguimiento del Sistema de Control Interno (SCI), se realiza para valorar la calidad del funcionamiento de este sistema, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditor�a y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud.

              IV.                          Que el numeral 22, inciso b) de la Ley General de Control Interno establece la competencia de la Auditor�a Interna para verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del Sistema de Control Interno, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.

                V.                          Que en las Normas para el ejercicio de la Auditor�a Interna en el Sector P�blico, aprobadas por la Contralor�a General de la Rep�blica mediante resoluci�n n.� R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009, publicadas en La Gaceta n.� 28 de febrero de 2010, dispone en la norma 2.11 �Seguimiento de acciones sobre resultados�, que el Auditor Interno deber� establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y dem�s resultados derivados de los servicios de la Auditor�a Interna, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la Administraci�n. 

              VI.                          Que en las Normas Generales de Auditor�a para el Sector P�blico, aprobadas por la Contralor�a General de la Rep�blica mediante resoluci�n n.� R-DC-064-2014 del 11 de agosto de 2014, publicadas en La Gaceta n.� 184 el 25 de setiembre de 2014, dispone en la norma 206 �Seguimiento�, que, cada organizaci�n de auditor�a del sector p�blico deber� establecer e implementar los mecanismos necesarios para verificar oportunamente el cumplimiento efectivo de las recomendaciones emitidas, as� como, establecer con claridad las acciones que proceden en caso de que las disposiciones o recomendaciones sean incumplidas injustificadamente por la entidad auditada.

            VII.                          Que, de conformidad con el marco normativo indicado, la Administraci�n es responsable tanto de la acci�n correctiva como de implementar y dar seguimiento a las recomendaciones de manera oportuna y efectiva, por lo que deber� establecer pol�ticas, procedimientos y sistemas para comprobar las acciones llevadas a cabo para asegurar el correcto y oportuno cumplimiento.

          VIII.                          Que las Normas de Control Interno para el sector p�blico aprobadas en la resoluci�n n.� R-CO-9-2009 del 26 de enero de 2009, publicada en La Gaceta n.� 26 del 6 de febrero de 2009, instituye en la norma 6.1 �Seguimiento del Sistema de Control� que, el Jerarca y los titulares subordinados, seg�n sus competencias, deben dise�ar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, actividades permanentes y peri�dicas de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema a lo largo del tiempo, as� como para asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditor�a y los resultados de otras revisiones se atiendan de manera efectiva y con prontitud.

              IX.                          Que el art�culo 52 del Reglamento de Organizaci�n y Funcionamiento de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, publicado en La Gaceta n.� 221 del 16 de noviembre de 2007 establece que, para el seguimiento de recomendaciones de informes, el Auditor Interno deber� establecer, mantener y velar, como parte de las actividades de administraci�n de la actividad de la Auditor�a Interna, que se aplique un proceso de seguimiento a las recomendaciones, observaciones y dem�s resultados derivados de los servicios brindados, con el prop�sito de cerciorarse de la adecuada y oportuna implementaci�n por parte de la Administraci�n.

DECRETA

El siguiente:

REGLAMENTO PARA EL SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORA EMITIDAS EN LOS INFORMES DE LA AUDITOR�A INTERNA DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

CAP�TULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Art�culo 1.- Del Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto regular lo concerniente al desarrollo, documentaci�n y cierre del seguimiento a las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones y dem�s instituciones de control y fiscalizaci�n -seg�n proceda-, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Control Interno y dem�s normativa relacionada.

Art�culo 2.- �mbito de aplicaci�n. Este Reglamento resulta aplicable a la Auditor�a Interna, en el ejercicio de las competencias conferidas por ley, para velar por el desarrollo del seguimiento de las recomendaciones contenidas en los servicios de auditor�a y las acciones de mejora comunicadas en los servicios preventivos, as� como a las recomendaciones realizadas por las Auditor�as Externas, las disposiciones informadas por la Contralor�a General de la Rep�blica y dem�s observaciones giradas por otras instituciones de control y fiscalizaci�n. Del mismo modo, para la Administraci�n en cuanto al cumplimiento y seguimiento de estas.

Art�culo 3.- Contenido. Este Reglamento contiene los criterios y las formalidades que se deben cumplir para el proceso del seguimiento a las observaciones, disposiciones, recomendaciones y acciones de mejora, emitidas en los diferentes servicios la Auditor�a Interna y las dem�s instituciones de control y fiscalizaci�n.

Art�culo 4.- Definiciones. Para efectos de la debida comprensi�n de este reglamento, se establecen las siguientes definiciones:

a)                    Acci�n correctiva: Medida adoptada por el destinatario del servicio de auditoria o preventivo para subsanar las debilidades de control comunicadas.

b)                   Acci�n de mejora: Observaciones dirigidas a la Administraci�n derivadas de la prestaci�n del servicio de advertencia de la Auditor�a Interna.

c)                    Auditor�a Interna: La Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones.

d)                   Administraci�n: Administraci�n Activa del Tribunal Supremo de Elecciones.

e)                    Constancia: Documento escrito, mediante el cual la instancia responsable de la implementaci�n de las recomendaciones o acciones de mejora adoptadas en los servicios de auditor�a acredita el estado de cumplimiento de estas.

f) Disposiciones: Orden emanada de la Contralor�a General de la Rep�blica, dirigida al sujeto fiscalizado para que, de manera obligatoria, lleve a cabo las acciones pertinentes a efecto de subsanar las deficiencias comunicadas en el informe de auditor�a.

g)                   Informe de auditor�a: Documento escrito, mediante el cual la Auditor�a Interna comunica formalmente a la Administraci�n, los resultados de la auditor�a efectuada, incluyendo las respectivos hallazgos, conclusiones y recomendaciones, el que puede comprender seg�n el objetivo, auditor�as de tipo financiera, operativa y de car�cter especial, seg�n proceda.

h)                   Recomendaci�n: Acciones emanadas de la Auditor�a Interna dirigidas a la Administraci�n para subsanar las debilidades de control determinadas durante la auditor�a.

i)  Relaci�n de Hechos: Es un informe que compila una serie de hechos, actos, acciones y omisiones, que se encuentran ligados por un nexo de causalidad a una falta de car�cter administrativo, o a la determinaci�n de responsabilidades, y que se constituye como un insumo para la acreditaci�n de dichas responsabilidades, a fin de que se valore la procedencia de la apertura de un procedimiento administrativo o cualquier otra acci�n que se considere pertinente.

j)  Titular subordinado: Persona funcionaria de la Administraci�n Activa, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

k)                    Tribunal: Tribunal Supremo de Elecciones y Jerarca de la Instituci�n.

Art�culo 5.- Marco normativo. El marco normativo del presente reglamento se fundamenta en:

a)                    Ley General de Control Interno.

b)                   Normas para el ejercicio de la Auditor�a Interna en el Sector P�blico.

c)                    Normas generales de Auditor�a para el Sector P�blico.

d)                   Normas de control interno para el Sector P�blico.

e)                    Reglamento de Organizaci�n y Funcionamiento de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones.

f) Otra normativa que sobre el particular resulte aplicable.

Art�culo 6.- Actualizaci�n del Reglamento. Corresponder� a la Auditor�a Interna a trav�s del Auditor Interno proponer ante el Tribunal las modificaciones que estime pertinentes al presente Reglamento.

CAP�TULO II

INFORMES DE AUDITOR�A INTERNA

Art�culo 7.- Materias sujetas a informes de auditor�a. Los informes de Auditor�a Interna versar�n sobre diversos asuntos de su competencia, as� como sobre asuntos de los que pueden derivarse posibles responsabilidades para las personas funcionarias, ex funcionarios de la Instituci�n y terceros. Cuando de un estudio se deriven recomendaciones o acciones de mejora sobre asuntos de responsabilidad y otras materias, la Auditor�a Interna deber� comunicarlas en informes independientes para cada materia.

Los hallazgos, las conclusiones, recomendaciones o acciones de mejora resultantes de los estudios realizados por la Auditor�a Interna, deber�n comunicarse oficialmente, mediante informes al Tribunal o a los titulares subordinados de la Administraci�n, con competencia y autoridad para ordenar la implementaci�n de estas. La comunicaci�n oficial de resultados de un informe de auditor�a se regir� por el marco normativo relacionado, as� como por las directrices emitidas por la Contralor�a General de la Rep�blica.

Art�culo 8.- Informes dirigidos al Tribunal. El Tribunal, dentro del plazo improrrogable de treinta d�as h�biles contados a partir de la fecha de recibido del documento de Auditor�a, ordenar� al titular subordinado que corresponda, implementar las recomendaciones contenidas en el informe de Auditor�a.

El titular subordinado, dentro del plazo establecido al efecto por el Tribunal, elaborar� y remitir� a ese �rgano Colegiado un informe que contenga el an�lisis de cada una de las recomendaciones y el plan de implementaci�n que contemplar� las acciones correctivas a ejecutar, su calendarizaci�n, la instancia y las personas funcionarias responsables de la ejecuci�n de cada una de esas acciones.

Una vez recibido el informe, el Tribunal lo remitir� a la Auditor�a Interna, junto con el acuerdo correspondiente.

�Si el Tribunal discrepa de las recomendaciones dadas por la Auditor�a, deber�, dentro del plazo de treinta d�as h�biles indicado, ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga, comunicando a la Auditor�a Interna y al titular subordinado lo correspondiente.

Art�culo 9.- Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditor�a contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se proceder� de la siguiente manera:

a) El titular subordinado, en un plazo de diez d�as h�biles contados a partir de la fecha de recibido el informe girar�, por escrito, las instrucciones correspondientes, a las instancias de su competencia que sean destinatarias de las recomendaciones o acciones de mejora, a fin de que elaboren un informe que contenga el an�lisis de cada una de estas, as� como un plan de implementaci�n, que contemple las acciones correctivas a ejecutar, su calendarizaci�n y responsables. El informe, junto con los documentos de referencia, debe remitirse a la Auditor�a Interna.

b) Si el titular subordinado discrepa de las recomendaciones o acciones de mejora, en el transcurso de dicho plazo, elevar� el informe respectivo de Auditor�a Interna al Tribunal, con copia a la Auditor�a, exponiendo por escrito las razones por las que objeta las recomendaciones del informe y propondr� soluciones alternas para los hallazgos detectados. Para tal efecto se deber� seguir el procedimiento que sobre el particular establece el art�culo 36 incisos a), b) y c) de la Ley General de Control Interno.

Transcurrido el plazo antes indicado, sin especial manifestaci�n por parte del destinatario del informe, las recomendaciones se dan por aceptadas siendo las mismas de acatamiento obligatorio

Art�culo 10.- Planteamiento de conflictos ante la Contralor�a General de la Rep�blica. En los casos que exista inconformidad de las soluciones alternas planteadas por el Jerarca y que sean distintas de las propuestas por la Auditor�a Interna, se remitir� el asunto en conflicto a la Contralor�a General de la Rep�blica, de conformidad con lo establecido en el art�culo 38 de la Ley General de Control Interno.

Art�culo 11.- De la implementaci�n de recomendaciones. De conformidad con el art�culo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, es deber del Jerarca y de los titulares subordinados, analizar e implementar, de inmediato, las observaciones y recomendaciones formuladas por la Auditor�a Interna, as� como, las disposiciones emitidas por la Contralor�a General de la Rep�blica, la Auditor�a Externa y dem�s instituciones de control y fiscalizaci�n que correspondan.

Las recomendaciones una vez aprobadas por la instancia competente son vinculantes, es decir, de acatamiento obligatorio para quien corresponda su implementaci�n y deber�n ejecutarse dentro del plazo previsto.�

Art�culo 12.- De la responsabilidad en la implementaci�n de las recomendaciones. Es responsabilidad de la Administraci�n la adopci�n de todos los medios y acciones que aseguren y permitan la efectiva, eficiente y oportuna implementaci�n de las recomendaciones emitidas en los informes de auditor�a en el plazo determinado de cumplimiento, de conformidad con la normativa vigente y en atenci�n al presente Reglamento.

CAP�TULO III

ATENCI�N DEL SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORA POR LA ADMINISTRACI�N

Art�culo 13.- Del procedimiento Control del seguimiento. Las instancias del Tribunal responsables de la atenci�n de las recomendaciones y acciones de mejora de los informes de auditor�a deber�n:

a)                    Llevar un control actualizado de las recomendaciones y acciones de mejora para cada informe remitido por la Auditor�a Interna, Auditor�a Externa y la Contralor�a General de la Rep�blica, en el que se detalle al menos lo siguiente:

a.1.� �Nombre del producto y n�mero del servicio.

a.2.�� N�mero y fecha del oficio de remisi�n. 

a.3.� Transcripci�n de cada una de las recomendaciones o acciones de�� mejora, incluyendo el n�mero de esta.

a.4.�� La fecha determinada para su implementaci�n.

a.5. La acci�n correctiva determinada para cada una de las recomendaciones o acciones de mejora y su plazo de atenci�n.

a.6.� �La persona funcionaria responsable de su implementaci�n.

a.7.� El estado de la recomendaci�n o acci�n de mejora (cumplida, en�� proceso, pendiente, no aplica).

a.8. La informaci�n relativa al seguimiento que haya efectuado la Auditor�a Interna, que indique: n�mero y fecha del oficio de remisi�n del informe, el estado de la recomendaci�n o acci�n de mejora y el criterio de la Auditor�a que justifica dicho estado.

a.9. �Los dem�s aspectos que se consideren pertinentes.

b)                   Mantener el control del cumplimiento de los plazos determinados en los servicios de auditor�a para la implementaci�n de las recomendaciones y de las acciones de mejora.

c)                    Remitir a la Auditor�a Interna una constancia que acredite el estado de cumplimiento de cada una de las recomendaciones o acciones de mejora una vez vencido su plazo de implementaci�n. Dicha constancia deber� enviarse con la documentaci�n completa, verificable, suficiente y apropiada que evidencie el estado de cumplimiento, la cual deber� estar firmada por la instancia competente.

d)                   Por su parte, la instancia competente deber� mantener un expediente en el que se consigne, de forma cronol�gica, toda la informaci�n recopilada, que a su vez permita evidenciar el estado de cumplimiento de cada una de las recomendaciones y acciones de mejora.

Art�culo 14.- Solicitud de pr�rroga. En caso de que se determinaren problemas u obst�culos concretos de �ndole administrativo, legal, t�cnico o presupuestario, la instancia responsable de implementar las recomendaciones o acciones de mejora podr� solicitar una �nica pr�rroga del plazo de cumplimiento por cada recomendaci�n, cuando medien circunstancias debidamente justificadas que se fundamentan en t�rminos de razonabilidad, l�gica y conveniencia, que le imposibiliten cumplir en el plazo establecido la implementaci�n de estas. Para ello, deber� presentar ante la Auditor�a Interna los siguientes requisitos:

a)                    Solicitud formal de la pr�rroga con al menos quince d�as h�biles previo al vencimiento de la fecha de cumplimiento de la recomendaciones o acciones de mejora.

b)                   Justificaci�n de la solicitud por cada recomendaci�n o acci�n de mejora.

c)                    La evidencia completa, verificable, suficiente y apropiada que respalde la solicitud de la pr�rroga de cada recomendaci�n o acci�n de mejora.

d)                   Un nuevo plan de implementaci�n que contemple las acciones correctivas a ejecutar, su calendarizaci�n, la instancia y funcionarios responsables de la ejecuci�n de estas.

Art�culo 15.- Admisibilidad de requisitos de la solicitud de pr�rroga. Recibidos los requisitos determinados en el art�culo anterior, la Auditor�a Interna realizar� una revisi�n para verificar su cumplimiento, de lo contrario, se apercibir� a la instancia responsable para que en un plazo de tres d�as h�biles subsane lo que se requiere.

La Auditor�a Interna rechazar� aquellas solicitudes de pr�rroga presentadas de forma extempor�nea conforme al plazo establecido en el inciso a) del art�culo 14 del presente Reglamento, as� como, aquellas que no cumplan con la prevenci�n de admisibilidad de requisitos en el plazo establecido en el p�rrafo anterior o cuando se evidencie la materializaci�n del riesgo por el incumplimiento de la implementaci�n de las recomendaciones o acciones de mejora. �

Art�culo 16.- Tr�mite de la solicitud de pr�rroga. Efectuado el an�lisis de la solicitud de pr�rroga de plazo, la Auditor�a Interna resolver� la procedencia de esta bajo par�metros de l�gica, excepcionalidad, razonabilidad y proporcionalidad, ponderando el caso concreto, y comunicar� a la instancia responsable lo resuelto. De rechazarse la solicitud, seguir� corriendo el t�rmino aprobado en el plan de implementaci�n y una vez finalizado, aplicar� lo establecido en el apartado V de este marco normativo.

Art�culo 17.- Comunicaci�n del cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora. Las Jefaturas del Tribunal deber�n contemplar en sus informes anuales, las recomendaciones o acciones de mejora producto de los servicios de auditor�a y el estado de cumplimiento de estas, en concordancia con el numeral 3 inciso b) del Reglamento Aut�nomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones.

El Jerarca o titulares subordinados que dejen su cargo deber�n cumplir con lo que sobre el particular disponen las directrices relativas a los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gesti�n, seg�n lo dispuesto en el inciso e) del art�culo 12 de la Ley General de Control Interno, relativo a la informaci�n del estado actual del cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditor�a Interna.

CAPITULO IV

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORAS POR LA AUDITOR�A INTERNA

Art�culo 18.- Control de recomendaciones y acciones de mejora. La Auditor�a Interna mantendr� un control de las recomendaciones contenidas en sus informes y de las acciones de mejora emitidas en los servicios preventivos (advertencias), as� como de las recomendaciones emitidas por las Auditor�as Externas y disposiciones de la Contralor�a General de la Rep�blica para su respectivo seguimiento.

Art�culo 19.- Programaci�n del seguimiento. Corresponde a la Auditor�a interna, el seguimiento de las recomendaciones como actividad permanente conformante de su proceso de auditor�a, por lo que �sta dar� seguimiento a las recomendaciones y acciones de mejora, conforme con el Plan Anual de Trabajo que se determine y los recursos disponibles.

Art�culo 20.- Ejecuci�n del seguimiento. La Auditor�a Interna evaluar� la documentaci�n remitida por la Administraci�n y verificar� las acciones correctivas realizadas para la implementaci�n de recomendaciones y acciones de mejora las que se clasificar�n de la siguiente manera:

a)                    Cumplida: si la recomendaci�n o acci�n de mejora acogida por la Administraci�n es atendida en su totalidad.

b)                   No Cumplida: si la recomendaci�n o acci�n de mejora acogida por la Administraci�n no se ha ejecutado.

c)                    Parcialmente cumplida: si la recomendaci�n o acci�n de mejora acogida por la Administraci�n, se encuentra en proceso de implementaci�n.

d)                   No aplica: se considerar� una recomendaci�n o acci�n de mejora sin efecto en los siguientes:

d.1. Por la solicitud formal debidamente justificada de la instancia competente de su atenci�n, una vez valorada por la Auditoria Interna.

d.2. Cuando del resultado del an�lisis se determine que no es viable su cumplimiento debido a cambios que se hayan presentado en las condiciones internas o externas de la instancia responsable de su atenci�n.

d.3. Cualquier otro aspecto que sea considerado por la Auditor�a Interna.

Finalizada la evaluaci�n de las recomendaciones y acciones de mejora de los servicios que fueron objeto de seguimiento, se informar�, mediante oficio, a las instancias responsables de su implementaci�n, el resultado del estado de cumplimiento y el criterio que justifica dicha condici�n.

Art�culo 21.- Cierre de recomendaciones y acciones de mejora. Efectuada la revisi�n por parte de la Auditor�a Interna de la documentaci�n suministrada por la Administraci�n para la atenci�n de las recomendaciones o acciones de mejora y realizada la verificaci�n in situ seg�n proceda, as� como evidenciado su cumplimiento total, la Auditor�a Interna tramitar� un oficio a la instancia pertinente para comunicar la finalizaci�n del proceso del seguimiento.

Una vez cumplida la totalidad de recomendaciones o acciones de mejora, la Auditor�a Interna comunicar� al Tribunal o al Consejo de Directores -seg�n corresponda-, tal situaci�n, con el prop�sito de que se descargue de los acuerdos pendientes de esos �rganos Colegiados.

En los casos en que se determine que las acciones ejecutadas por la Administraci�n no solventen el cumplimiento total de las recomendaciones y acciones de mejora de conformidad con el plazo determinado en el plan de implementaci�n realizado, la Auditor�a Interna realizar� lo que al efecto dicte el presente Reglamento, en lo relativo al incumplimiento de la atenci�n de estas.

Art�culo 22.- Estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora. La Auditor�a Interna dos veces al a�o -seg�n los recursos disponibles con que se cuente-, informar� al Tribunal del estado general de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en sus informes, de conformidad con el marco normativo que lo regula.

CAPITULO V

INCUMPLIMIENTO DE LA IMPLEMENTACI�N DE LAS RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORA

Art�culo 23.- Del r�gimen de responsabilidad. La inobservancia a lo dispuesto en este Reglamento, o de evidenciarse el incumplimiento en la implementaci�n de las recomendaciones contenidas en los informes de auditor�a o acciones de mejora previstas en el servicio preventivo, emitidos por la Auditor�a Interna, la Auditor�a Externa o la Contralor�a General de la Rep�blica, podr� implicar:

a)                    Debilitamiento del Sistema de Control Interno.

b)                   Materializaci�n del riesgo detectado.

c)                    Obstaculizaci�n o retraso de las potestades del Auditor, el Subauditor y dem�s funcionarios de la Auditor�a Interna establecidas en la Ley General de Control Interno.

En caso de verificarse alguna o varias de estas causales, lo procedente ser� aplicar el r�gimen de responsabilidad previstos en los art�culos 39 y 42 de la supra citada Ley de Control Interno.

CAPITULO VI

DISPOSICIONES FINALES

Art�culo 24.- Normativa complementaria. Para las situaciones no previstas en este Reglamento, se aplicar� lo establecido en la Ley n.� 8292, Ley General de Control Interno y dem�s normativa conexa.

Art�culo 25.- Derogatoria. El presente reglamento deja sin efecto el Decreto 9-2022 aprobado por el Tribunal en sesi�n ordinaria n.� 86-2022, celebrada el 08 de setiembre de 2022, publicado en La Gaceta n.� 188 de 4 de octubre de 2022.

Art�culo 26.- Vigencia. Este Reglamento entrar� a regir a partir de su fecha de publicaci�n en el Diario Oficial La Gaceta.

CAPITULO VII

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

TRANSITORIO �NICO.- Las pr�rrogas del plazo para implementar las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los servicios preventivos y de auditor�a, otorgadas al amparo del Decreto derogado n.� 9-2022 del 04 de octubre de 2022, mantendr�n su vigencia hasta que finalice el t�rmino aprobado para su cumplimiento. En los dem�s extremos, aplicar� lo dispuesto en el presente reglamento.". ACUERDO FIRME.

B) Estudio Administrativo del Departamento Legal. Del se�or Jefferson Vargas Salas, Director Ejecutivo a. i., se conoce oficio n.� DE-1598-2024 del 9 de junio de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De conformidad con lo establecido en el art�culo segundo, inciso c) del Reglamento de la Direcci�n Ejecutiva en cuanto a su funci�n de �Efectuar y dirigir estudios e investigaciones administrativas para el mejoramiento y modernizaci�n de la estructura institucional�� y a lo dispuesto por el Superior en sesi�n ordinaria n.^� 054-2011 y comunicado en oficio STSE-1586-2011 del 7 de junio de 2011, que se�ala �la reorganizaci�n, transformaci�n o creaci�n de puestos de estos organismos electorales ser�n atendidas �nicamente por la Direcci�n Ejecutiva�, remito adjunto el �Estudio Administrativo Departamento Legal�.

No omito indicar que, el citado informe responde a solicitud planteada en oficio DL-99-2023 por el se�or Ronny Jim�nez Padilla, jefe a.i. del Departamento Legal, donde solicita realizar �el estudio de las plazas n.� 368542 y n.� 72876�, con la finalidad de �maximizar el recurso humano existente y procurar la eficiencia y eficacia de la labor que desarrolla este departamento por medio de sus diferentes �reas�.

Las conclusiones y recomendaciones del estudio se consignan de seguido.

9.            Conclusiones

9.1.      La estructura org�nica que presenta el Departamento Legal en general es adecuada en t�rminos de jerarqu�a, especializaci�n y departamentalizaci�n

9.2.      La Ficha de Unidad Administrativa del Departamento Legal muestra una estructura org�nica diferente a la aprobada por el Superior con base en las recomendaciones resultantes de los estudios administrativos realizados por la Direcci�n Ejecutiva en los a�os 2017 y 2021.

9.3.      El Departamento legal [sic] interact�a a nivel interno (ambiento interno) pr�cticamente con todas y cada una de las unidades administrativas institucionales desde los estratos superiores e intermedios (TSE-CDIR-Direcciones) y las unidades administrativas subordinadas, as� como aquellas comisiones institucionales creadas para el cumplimiento de objetivos espec�ficos ya sean estas de orden permanente o temporal y los organismos e instituciones del estado a lo externo de la instituci�n.

9.4.      Las modificaciones de reciente data en la estructura org�nica institucional, as� como los cambios a nivel normativo han incidido en las labores que ejecuta el Departamento Legal.

9.5.      Las tareas que debe atender el Departamento Legal por medio de sus diferentes �reas, se han visto incrementadas en cantidad y complejidad, lo que hace necesario contar con el recurso humano calificado que pueda asumir la atenci�n de las labores, bajo los plazos establecidos.

9.6.      El esquema actual aplicado por el Departamento Legal para atender las tareas asignadas, podr�a disminuir la capacidad de respuesta de esa unidad administrativa, por lo que requiere del recurso humano adecuado seg�n sus competencias, para el logro de sus metas y objetivos.

10.        Recomendaciones

Con base en los argumentos y conclusiones expuestos, esta Direcci�n recomienda acoger, si as� lo tiene a bien el Superior, lo siguiente:

10.1.  Aprobar la propuesta para el Departamento Legal, cuyo detalle se consigna en el punto 11 del presente informe.

En consecuencia de la anterior recomendaci�n:

10.2.  Reclasificar el puesto n.� 368542 y transformar el puesto n.� 72876 con rige a partir del 16 de agosto de 2024 que lucen en el siguiente cuadro, basado en la propuesta consignada en el punto 11.2, acci�n que cuenta, seg�n las disposiciones vigentes, con el criterio t�cnico del Departamento de Recursos Humanos (oficio RH-1558-2024).

 

10.3.    Aprobar estructura ocupacional del Departamento Legal, cuyo detalle se consigna en la tabla 6 del punto 11.2 del presente informe.

Al Departamento de Recursos Humanos:

10.4.    Que el Departamento de Recursos Humanos y la Secretar�a General del Tribunal Supremo de Elecciones preparen el proyecto de resoluci�n para concretar la reclasificaci�n antes mencionada a partir del rige citado, a efectos de que se remita a la Direcci�n General de Presupuesto Nacional y se le d� contenido econ�mico con base a la coletilla presupuestaria 180 de la subpartida 00101 �Sueldos para cargos fijos� con cargo al subprograma presupuestario 850-01.

10.5.    Que el Departamento de Recursos Humanos proceda, seg�n corresponda, con la actualizaci�n del puesto descrito en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos del TSE, seg�n las tareas que se muestran en la tabla 5 del punto 7.7 del presente informe.

A la Direcci�n Ejecutiva:

10.6.    Que la Direcci�n Ejecutiva tome nota de las acciones planteadas a efecto de considerarlas en la actualizaci�n del M�dulo de Relaci�n de Puestos en el Sistema de Formulaci�n Presupuestaria del Ministerio de Hacienda.

10.7.    Que la Direcci�n Ejecutiva tenga por atendida la solicitud planteada por el Departamento Legal en oficio DL-99-2023, comunicando lo que corresponde a los interesados.

Al Departamento Legal:

10.8.    Que el Departamento Legal proceda con la actualizaci�n de su Ficha de Unidad Administrativa y Manual de Procedimientos donde se refleje correctamente su organigrama, as� como los cambios producto del presente estudio y las posibles consecuencias para el Sistema de Validaci�n de Riesgos (SIVAR).".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen. Procedan con lo de sus cargos los despachos concernidos. ACUERDO FIRME.

ART�CULO CUARTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Solicitud de iluminaci�n de fachada del edificio central en conmemoraci�n del bicentenario de la Anexi�n del Partido de Nicoya a Costa Rica. De la se�ora Vera Beatriz Vargas Le�n, Viceministra de Cultura del Ministerio de Cultura y Juventud, se conoce oficio n.� MCJ-DVC-113-2024 del 10 de junio de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Durante el mes de julio de 2024 conmemoramos los 200 a�os de la Anexi�n del Partido de Nicoya a Costa Rica, para lo cual estaremos realizando diferentes actividades en la provincia de Guanacaste y en San Jos�. Con este esp�ritu, el Ministerio de Cultura y Juventud desea invitarles muy respetuosamente, a unirse a esta celebraci�n con la iluminaci�n de la facha [sic] del Tribunal Supremo de Elecciones con los colores alusivos a la bandera de Guanacaste, y cualquier otra medida que estimen oportuna para ser parte de tan importante conmemoraci�n.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden de d�a. 2.- Para lo que corresponda, pase a la Direcci�n Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

ART�CULO QUINTO. ASUNTOS DEL CONSEJO DE DIRECTORES.

A) Informes de gesti�n del segundo semestre de 2023 y del primer semestre de 2024 del Consejo de Directores. Del se�or Luis Guillermo Chinchilla Mora, Coordinador del Consejo de Directores del TSE, se conocen oficios n.� CDIR-0126-2024 del 9 de mayo de 2024 y n.� CDIR-0184-2024 del 8 de julio de 2024, mediante los cuales remite los informes de gesti�n del segundo semestre del 2023 y primer semestre del 2024 del Consejo de Directores.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del d�a. 2.- Tener por rendidos los informes; contin�ese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

A las diez horas y diecis�is minutos termin� la sesi�n.