Sesión extraordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las catorce horas y seis minutos del cinco de octubre de dos mil veintiséis, con asistencia de la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría -quien preside-, del señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron y de la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde. Asiste también el señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones.

 

ARTÍCULO ÚNICO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.

A) Reglamento para el acceso y la consulta web de datos personales de acceso general contenidos en la base de datos del Registro Civil del Tribunal Supremo de Elecciones. De la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, y del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce nuevamente el oficio n.° DGET-346-2026 del 25 de agosto de 2026, con el que informan que se han ejecutado las acciones requeridas en el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 58-2026, respecto del registro previo de usuarios para acceder a la consulta web, de la anonimización de información relativa a matrimonios y divorcios, de la exclusión del dato relativo a hijos y del diseño de perfiles de acceso diferenciados.

Se conoce de nuevo y conjuntamente con el oficio n.° DL-464-2026 suscrito por la misma señora Guerrero Arias, el mismo señor Bolaños Bolaños, así como por el señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, con el que remiten el proyecto de “Reglamento para el acceso y la consulta web de datos personales de carácter civil del Tribunal Supremo de Elecciones”, en atención a lo dispuesto en el artículo sétimo de la sesión ordinaria n.° 72-2026, celebrada el 25 de agosto de 2026.

Se dispone: Tener por recibidos los oficios que se conocen. Descárguense de los asuntos en estudio individual de las señoras Magistradas y de los señores Magistrados de este Tribunal. Emítase el respetivo decreto, de conformidad con el siguiente texto:

"EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

De conformidad con las atribuciones que le confieren los artículos 9, 99 y 102 inciso 10) de la Constitución Política y 12 inciso ñ) del Código Electoral.

CONSIDERANDO

1.- Que, de conformidad con lo que establece el artículo 12 inciso ñ) del Código Electoral, el Tribunal Supremo de Elecciones goza de potestad reglamentaria, y en uso de esa facultad legal le corresponde actuar como jerarca administrativo de los demás órganos electorales y en ese carácter, dictar sus reglamentos autónomos de organización y servicio.

2.- Que el artículo 24 de la Constitución Política tutela el derecho a la intimidad, la libertad y el secreto de las comunicaciones, y reconoce garantías reforzadas frente al acceso y tratamiento de información de carácter privado.

3.- Que, de conformidad con los artículos 9, 99, 102 y 104 de la Constitución Política, en concordancia con el numeral 12 inciso a), c) y ñ) del Código Electoral, y con el canon 43 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, corresponde al Tribunal Supremo de Elecciones organizar y dirigir las funciones electorales y registrales civiles, así como custodiar la información necesaria para la inscripción de hechos vitales y actos civiles.

4.- Que, de conformidad con el artículo 1 y 7 del Reglamento del Registro del Estado Civil, decreto n.° 6-2011, la publicidad registral civil facilita la identificación de las personas y la comprobación de hechos y actos inscritos; sin embargo, su ejercicio debe armonizarse con los derechos a la intimidad, a la autodeterminación informativa, a la seguridad y a la protección de datos personales.

5.- Que la Ley n.° 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, regula el tratamiento automatizado y manual de datos personales en bases de datos públicas y privadas.

6.- Que la Ley n.° 10554, Ley Marco de Acceso a la Información Pública, obliga a asegurar el acceso a información pública, con respeto de las excepciones y límites derivados de la Constitución Política y de la legislación especial sobre datos personales.

7.- Que el artículo 8 de la Ley n°. 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, establece las excepciones a la autodeterminación informativa del ciudadano, al señalar que los principios, los derechos y las garantías establecidas en ese cuerpo normativo podrán ser limitados de manera justa, razonable y acorde con el principio de transparencia administrativa, cuando se persigan los fines que enlista. Entre estos fines se encuentran: la seguridad y ejercicio de la autoridad; la adecuada prestación de servicios públicos y la eficaz actividad ordinaria de la Administración, por parte de las autoridades oficiales.

8.- Que el Registro Civil se encuentra bajo la dependencia exclusiva del Tribunal Supremo de Elecciones; en ese tanto la administración, custodia y gestión de la base de datos civiles corresponde por mandato constitucional a esta autoridad electoral y constituye un elemento indispensable para la prestación del servicio público de identificación de las personas que tiene a cargo.

9.- Que, mediante acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 58-2026, celebrada el 9 de julio de 2026, el Tribunal Supremo de Elecciones dispuso:

“Instruir a las Direcciones Generales de Estrategia Tecnológica y del Registro Civil que implementen, en el plazo máximo de cuarenta y cinco días naturales, lo siguiente:

1. Establecer como requisito para acceder a la consulta de información en la página web institucional el registro previo mediante la creación de un usuario, de forma similar al mecanismo implementado por el Registro Nacional. Esta medida permitirá garantizar la trazabilidad de las consultas realizadas, identificando a las personas usuarias que acceden a la información.

2. Adoptar las medidas técnicas necesarias para anonimizar la información relativa a matrimonios y divorcios, de manera que en la consulta web únicamente se visualice el historial correspondiente sin detalle de información personal de terceras personas. Esta anonimización deberá aplicarse igualmente a la información que se despliegue al solicitar certificaciones registrales digitales. Las certificaciones que se extiendan sí contendrán la información solicitada.

3. Realizar los ajustes necesarios para que en la información disponible para consulta en la página web institucional, se excluya el dato relativo a los hijos.

4. Diseñar perfiles de acceso con niveles diferenciados de consulta para abogados, notarios públicos y para aquellas instituciones, organizaciones o personas funcionarias que, por razones de interés público y en el ejercicio de competencias legalmente atribuidas, requieran acceder a información más amplia. La asignación de estos perfiles deberá responder a los principios de legalidad, necesidad y proporcionalidad, y su habilitación deberá contar con la autorización previa de este Tribunal”.

Lo anterior con la finalidad de reforzar las condiciones de consulta de la información registral civil disponible en su sitio web, con el propósito de proteger a las personas ante riesgos de uso indebido, sin menoscabar el acceso legítimo a información pública.

10.- Que resulta necesario establecer una regulación general, objetiva y auditable que defina los datos visibles, los perfiles de acceso, la acreditación de finalidades, los controles de seguridad, la trazabilidad, la supervisión y las consecuencias del uso indebido.

DECRETA

El siguiente:

REGLAMENTO PARA EL ACCESO Y LA CONSULTA WEB DE DATOS PERSONALES DE ACCESO GENERAL CONTENIDOS EN LA BASE DE DATOS DEL REGISTRO CIVIL DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1.- Objeto. El presente Reglamento regula la consulta, la visualización y el uso de los datos personales de acceso general contenidos en la base de datos del Registro Civil que el Tribunal Supremo de Elecciones pone a disposición mediante su sitio web institucional. Su cobertura abarca la información relacionada a hechos vitales y actos civiles tales como: nacimientos, matrimonios, divorcios, defunciones, además del domicilio electoral. Asimismo, establece reglas de autenticación, medidas de trazabilidad, mecanismos de control y garantías para las personas titulares de los datos, así como la posibilidad de establecer perfiles de acceso diferenciados.

De igual manera, establece una regulación general, objetiva y auditable que define los datos visibles, los perfiles de acceso, la acreditación de finalidades, los controles de seguridad, la trazabilidad, la supervisión y las consecuencias del uso indebido.

Artículo 2.- Ámbito de aplicación. Sus disposiciones son aplicables a toda persona física, institución pública, organización privada o profesional que consulte datos personales por medio del sistema web institucional, así como a las dependencias del Tribunal que administren, autoricen, desarrollen, mantengan, auditen o supervisen ese servicio.

En ningún caso, los accesos diferenciados implicarán una transferencia de datos y solamente se limitarán a una consulta de mayor alcance que la genérica.

Artículo 3.- Finalidades. El sistema de consulta de datos personales tendrá por finalidad agilizar la comprobación de hechos vitales y actos civiles inscritos, atender necesidades de identificación y verificación jurídicamente legítimas, así como apoyar el ejercicio de competencias públicas o profesionales que requieran información registral civil.

Artículo 4.- Definiciones.

1.                Acceso general: perfil general asignado a una persona física autenticada para consultar el catálogo básico de datos civiles de acceso irrestricto habilitado por el Tribunal Supremo de Elecciones.

2.                Acceso diferenciado: perfil excepcional que permite visualizar datos adicionales, cuando exista una justificación y una necesidad concreta, idónea y proporcional, conforme a lo establecido en el artículo 8 de la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales.

3.                Administrador funcional del sistema: dependencia o persona funcionaria autorizada para gestionar el sistema, sin que esa condición otorgue por sí sola facultad para emplear los datos con fines distintos de sus funciones.

4.                Bitácora: registro electrónico inalterable o protegido que identifica las operaciones realizadas en el sistema.

5.                Consulta: operación individual mediante la cual una persona usuaria busca y visualiza información sobre una persona determinada o un hecho o acto civil concreto.

6.                Dato civil: dato personal que consta en el Registro Civil con motivo de la inscripción, modificación, certificación o publicidad de un hecho vital o acto civil.

7.                DIMEX: Documento de Identidad Migratorio para Extranjeros.

8.                Enmascaramiento: forma de ocultar parcialmente un dato para reducir su exposición, sin impedir la finalidad de la consulta.

9.                Minimización: limitación de la consulta a los datos estrictamente necesarios para la finalidad autorizada.

10.                Persona usuaria: persona física mayor de edad a cuyo nombre se emiten credenciales de acceso.

11.                Sistema o CHC: módulo de consulta web de datos civiles disponible en el sitio web institucional del Tribunal Supremo de Elecciones.

12.                Trazabilidad: capacidad de reconstruir quién accedió, cuándo, desde cuál cuenta, qué información consultó y qué operación realizó.

Artículo 5.- Principios rectores

La aplicación e interpretación de esta norma se guiará por los principios establecidos en las leyes aplicables y en los siguientes:

1.    Legalidad y lealtad en el tratamiento.

2.    Finalidad, necesidad, pertinencia y proporcionalidad.

3.    Calidad, exactitud, actualidad y minimización de los datos desplegados.

4.    Seguridad, confidencialidad y responsabilidad.

5.    Transparencia y autodeterminación informativa.

6.    Publicidad registral compatible con la protección de la vida privada

7.    Acceso individual, trazable y sujeto a control.

8.    Neutralidad tecnológica, accesibilidad y continuidad del servicio.

Artículo 6.- Regla de clasificación

La condición pública de un registro no convierte automáticamente todos los datos que contiene en datos de acceso irrestricto. La determinación del nivel de acceso atenderá a la ley, a la finalidad registral, al contexto de publicación, al riesgo de afectación de derechos y a los principios de necesidad y proporcionalidad.

En caso de duda razonable sobre la procedencia de la exposición abierta de un dato, se aplicará preventivamente el nivel de acceso más restrictivo.

CAPÍTULO II

CONSULTA Y DESPLIEGUE DE DATOS

Artículo 7- Datos visibles en el acceso general. El acceso general mostrará únicamente los datos personales de carácter irrestricto necesarios para identificar a la persona y verificar su existencia, estado civil o condición registral.

Aun y cuando se consideran datos de carácter público, la consulta general no mostrará la identidad, ni otros datos individualizados de los hijos de la persona consultada, ni los nombres de los progenitores de la persona consultada, ni el domicilio, ni permitirá obtener el detalle individualizado de terceras personas vinculadas con sus matrimonios, divorcios, separación judicial o viudez.

No se desplegarán mediante el sistema la huella dactilar, firma, imagen biométrica, fotografía, dirección residencial, teléfono, correo electrónico, causas de muerte, datos de salud, información sobre donación de órganos o tejidos, credenciales ni cualquier otro dato cuyo tratamiento pueda afectar los derechos y los intereses de la persona titular, de conformidad con el artículo 9 inciso 3) de la Ley n.° 8968.

Artículo 8.- Datos sujetos a acceso diferenciado. El acceso a datos civiles referidos a la identidad y demás datos individualizados de los hijos y las hijas de la persona consultada; la identidad y demás datos individualizados de terceras personas vinculadas con los matrimonios, divorcios, separaciones de derecho o viudez de la persona consultada; y, otros vínculos familiares cuya exposición permita reconstruir relaciones personales ajenas a la finalidad de la consulta general, únicamente podrán consultarse mediante un perfil diferenciado, cuando exista autorización expresa por parte de la Dirección General del Registro Civil. La autorización no comprenderá datos privados o sensibles distintos de los expresamente habilitados.

Artículo 9.- Minimización, enmascaramiento y servicios automatizados.

El sistema aplicará técnicas de minimización, enmascaramiento parcial y demás medidas funcionales que reduzcan riesgos sin impedir la finalidad legítima del servicio.

No podrán habilitarse servicios de descarga masiva, reutilización automatizada, extracción sistemática, indexación por motores de búsqueda o interfaces de programación que comprendan datos personales.

CAPÍTULO III

REGISTRO, AUTENTICACIÓN Y PERFILES DE ACCESO

Artículo 10.- Registro previo. Toda consulta requerirá el registro previo de una persona física mayor de edad. Las cuentas serán personales e intransferibles, aun cuando el acceso se solicite en nombre de una institución u organización.

El proceso de registro recopilará únicamente la información necesaria para identificar a la persona usuaria, autenticarla, administrar la cuenta y asegurar la trazabilidad.

Artículo 11.- Acreditación de identidad.  Las personas costarricenses acreditarán su identidad mediante los mecanismos institucionales automatizados definidos por el Tribunal Supremo de Elecciones.

Las personas extranjeras aportarán un documento de identidad vigente y la información mínima necesaria para su validación. La Dirección General del Registro Civil definirá el procedimiento respectivo.

Artículo 12.- Términos y condiciones de uso. Previo a la habilitación de la cuenta, el Tribunal Supremo de Elecciones informará de manera clara y accesible los términos y las condiciones de uso del sistema de consulta. La aceptación de estas condiciones acreditará el conocimiento y compromiso de la persona usuaria respecto de las reglas del servicio.

Cada acceso al sistema efectuado por la persona usuaria constituirá un nuevo acuerdo de aceptación de los términos y condiciones de uso del sistema.

Artículo 13.- Seguridad de las credenciales. Los usuarios del sistema de consulta serán responsables de velar por la seguridad de las credenciales, lo cual implica:

1.                Mantener en reserva sus credenciales y factores de autenticación.

2.                Utilizar contraseñas robustas.

3.                No compartir, ceder, vender o facilitar la cuenta.

4.                Cerrar la sesión al finalizar y evitar el uso desde dispositivos inseguros o públicos.

5.                Comunicar inmediatamente cualquier pérdida, compromiso, acceso no autorizado o sospecha de incidente a la Dirección General del Registro Civil.

Artículo 14.- Acceso general. El perfil de acceso general se asignará a la persona que complete satisfactoriamente el registro, la validación de identidad y la aceptación de las condiciones de uso.

El Tribunal Supremo de Elecciones podrá establecer límites razonables de frecuencia, volumen y simultaneidad para prevenir abusos y proteger la disponibilidad del servicio. Tales límites deberán ser objetivos, no discriminatorios y compatibles con las necesidades ordinarias de consulta.

Artículo 15.- Auto consulta de datos personales. El Tribunal Supremo de Elecciones permitirá acceder, además de la información de acceso general, a los datos excluidos de la consulta pública, tales como nombres de hijas e hijos, el detalle de matrimonios, divorcios, separaciones, viudez, al titular de sus datos personales.

CAPÍTULO IV

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DEL ACCESO DIFERENCIADO

Artículo 16.- Sujetos legitimados para solicitar acceso diferenciado. Podrán solicitar acceso diferenciado las instituciones públicas para sus funcionarios (as), siempre que justifiquen la necesidad de consulta en el sistema conforme al ejercicio de las competencias legalmente atribuidas.

La solicitud institucional deberá identificar a cada persona física que utilizará el sistema. No se habilitarán cuentas genéricas, compartidas, departamentales ni atribuibles únicamente a una persona jurídica.

En el caso de gestiones de las personas físicas en general, así como de las personas trabajadoras y/o los representantes de organizaciones privadas, gremiales o profesionales, que no pertenezcan al sector público, se analizará cada solicitud con el fin de asegurar que su requerimiento se ajuste a lo preceptuado en materia de protección de datos y que se cumpla un interés público. Para la evaluación de las solicitudes se tomarán en cuenta, al menos, los siguientes criterios: 1. Existencia y suficiencia de la finalidad invocada. 2. Conexión directa entre la finalidad y los datos solicitados. 3. Tipo, volumen, frecuencia y duración del acceso. 4. Riesgo para las personas titulares, en especial personas menores de edad o en situación de vulnerabilidad. 5. Medidas de seguridad y control ofrecidas.

Artículo 17.- Solicitud y presentación. La solicitud de acceso diferenciado se dirigirá a la Dirección General del Registro Civil y se presentará por el canal electrónico institucional habilitado, con firma digital certificada de la persona física o el representante legal de la organización o entidad pública según corresponda, o en soporte físico con firma autógrafa original ante las oficinas autorizadas si la solicitud la presenta el suscriptor o bien autenticada si no concurre personalmente.

La Dirección General del Registro Civil publicará el formulario y los requisitos actualizados.

Artículo 18.- Examen de admisibilidad y prevención. La Dirección General del Registro Civil verificará la competencia, identidad, integridad documental y precisión de la finalidad. Si la solicitud presenta defectos subsanables, prevendrá a la parte interesada por una sola vez su corrección, indicando de manera clara lo requerido y el plazo aplicable conforme al ordenamiento administrativo.

El incumplimiento de la prevención permitirá archivar la solicitud, mediante resolución motivada, sin perjuicio de una nueva gestión.

Artículo 19.- Decisión. Una vez analizado el cumplimiento de requisitos de la solicitud de acceso y la existencia de justificación de interés público suficiente o la aplicación de alguna de las causales de excepción del artículo 8 de la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, la Dirección General del Registro Civil autorizará o denegará el acceso. Toda decisión deberá ser motivada y comunicada a la persona interesada. Contra lo que esa dependencia resuelva, cabrá recurso de revocatoria ante la citada dirección y de apelación ante el Tribunal Supremo de Elecciones en los términos establecidos en la Ley General de la Administración Pública.

Artículo 20.- Contenido y vigencia de la autorización. La autorización deberá contener la siguiente información:

1.                Personas usuarias autorizadas.

2.                Datos habilitados.

3.                Finalidad exclusiva.

4.                Plazo de vigencia.

5.                Límites de frecuencia o volumen.

6.                Medidas de seguridad y deberes especiales.

7.                Obligación de informar cambios en la función, vínculo, competencia o necesidad.

La renovación deberá solicitarse antes del vencimiento y acreditar que subsisten los fundamentos de la autorización. La continuidad no será automática.

La decisión de renovación o ampliación será adoptada por la Dirección General del Registro Civil. Contra lo resuelto cabrán recurso de revocatoria ante esa dependencia y de apelación ante el Tribunal Supremo de Elecciones.

CAPÍTULO V

DEBERES, CONTROL Y TRAZABILIDAD

Artículo 21.- Deberes de la persona usuaria. Los deberes de la persona usuaria serán establecidos por la Dirección General del Registro Civil en el documento de términos y condiciones del uso del servicio.

Sin perjuicio de lo anterior, constituyen deberes esenciales de toda persona usuaria:

1.                No copiar, divulgar, publicar, transmitir, combinar o conservar datos más allá de lo necesario y permitido.

2.                No utilizar herramientas automatizadas, robots, extracción de pantalla o mecanismos equivalentes.

3.                Notificar cualquier incidente de seguridad de forma inmediata.

4.                Respetar los derechos de las personas titulares de los datos.

La persona usuaria será la responsable por el uso que dará a la información consultada.

Los usuarios con perfiles diferenciados, además, deberán ajustar el uso a la finalidad de la autorización concedida.

Artículo 22.- Obligaciones y responsabilidad de las entidades públicas, organizaciones privadas, gremiales o profesionales.

Las entidades públicas, privadas, gremiales o profesionales que gestionen solicitudes de acceso para su personal o agremiados tendrán las siguientes obligaciones:

1.                Gestión de usuarios: Mantener un registro actualizado de las personas autorizadas e informar de inmediato la desvinculación, traslado o cambio de funciones que implique la modificación o revocación de los accesos.

2.                Control y capacitación: Impartir capacitación periódica a las personas autorizadas, así como supervisar el uso del sistema de consulta e investigar oportunamente cualquier anomalía detectada, colaborando activamente con el Tribunal Supremo de Elecciones.

3.                Atención de derechos: Ante una solicitud de tutela del derecho de autodeterminación informativa, deberán dar respuesta al titular conforme a lo establecido en la ley 8968 y su reglamento, respecto a los derechos que le asisten a la persona.

La entidad responderá por los incumplimientos imputables a su gestión y por la omisión de controles razonables, sin perjuicio de la responsabilidad civil, administrativa o penal de la persona usuaria.

Artículo 23.- Bitácoras. El sistema deberá mantener bitácoras que garanticen la identificación y trazabilidad de cada consulta realizada por las personas usuarias.

Las bitácoras contendrán, al menos, la siguiente información:

a)                Identificador de la cuenta y, cuando sea técnicamente procedente, de la entidad vinculada.

b)                Fecha y hora de la consulta.

c)                Tipo de consulta y datos visualizados.

d)                Eventos de autenticación, cambios de perfil, bloqueos y alertas.

Estas se conservarán durante el plazo definido por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) o las políticas institucionales, término que deberá ser suficiente para atender solicitudes de autodeterminación informativa, investigar usos indebidos, ejercer la defensa de derechos y determinar responsabilidades. El plazo deberá documentarse y revisarse periódicamente.

Mientras exista una solicitud, investigación o procedimiento relacionado con una consulta, los registros correspondientes no podrán eliminarse.

El acceso a las bitácoras estará restringido. Su consulta será permitida únicamente por la persona titular de los datos, las autoridades competentes o las instancias de control y se atenderá conforme al ordenamiento jurídico, protegiendo los derechos de terceras personas y la seguridad del sistema.

Artículo 24.- Monitoreo y alertas. El Tribunal Supremo de Elecciones implementará controles para detectar patrones anómalos, consultas excesivas, accesos desde ubicaciones o dispositivos inusuales, intentos de extracción sistemática y otros eventos de riesgo.

La detección de una anomalía o incidente de seguridad facultará a la Administración para aplicar medidas cautelares técnicas de ejecución inmediata, incluida la suspensión temporal del perfil o cuenta de acceso, mientras se investiga el evento.

En caso de que la medida derive en la revocación definitiva del acceso, la Dirección General del Registro Civil garantizará el cumplimiento del debido proceso conforme a la legislación administrativa. Salvo las medidas urgentes necesarias para contener un riesgo, antes de la revocación se dará audiencia a la persona usuaria y, cuando corresponda, a la entidad solicitante, para que ejerzan su defensa y aporten prueba. La resolución será motivada, indicará su alcance y duración, y señalará los recursos administrativos procedentes. Las medidas técnicas de emergencia deberán revisarse sin demora y mantenerse únicamente mientras subsista el riesgo

Artículo 25.- Auditoría y rendición de cuentas. La Dirección General del Registro Civil y la Dirección General de Estrategia Tecnológica, cada una en el ámbito de sus competencias, realizarán las revisiones que estimen pertinentes sobre el sistema y, al menos una vez al año, elaborarán y remitirán un informe consolidado al Tribunal Supremo de Elecciones, que incluirá estadísticas agregadas sobre aspectos de relevancia tales como: solicitudes de acceso, cantidad de consultas efectuadas al sistema, y otros datos que resulten de interés, debiendo resguardar en todo momento el principio de minimización de datos para evitar la exposición de información de carácter personal innecesaria.

El informe anual deberá valorar expresamente si los datos visibles en cada perfil continúan siendo necesarios y proporcionales, y recomendar la supresión, restricción o modificación de aquellos que hayan dejado de responder a la finalidad autorizada.

CAPÍTULO VI

PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DERECHOS DE LAS PERSONAS

Artículo 26.- Protección de la información. La Dirección General del Registro Civil y la Dirección General de Estrategia Tecnológica, cada una en el ámbito de sus competencias, deberán adoptar las medidas necesarias para proteger la información disponible mediante el sistema de consulta web.

Estas medidas deberán asegurar, al menos:

a) Que únicamente accedan las personas usuarias debidamente autorizadas.

b) Que toda consulta realizada pueda ser identificada y rastreada mediante las bitácoras correspondientes.

c) Que la información disponible se mantenga íntegra, actualizada y disponible para los fines autorizados.

d) Que se prevenga el acceso indebido, la alteración, la pérdida o la divulgación no autorizada de la información.

Artículo 27.- Derecho de autodeterminación informativa e información sobre consultas. Las personas titulares de los datos podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación vigente en materia de protección de datos personales, por lo que podrán solicitar información sobre las consultas realizadas respecto de sus datos en el sistema regulado por este Reglamento.

La solicitud deberá presentarse ante la Dirección General del Registro Civil por los medios que esta habilite. La persona solicitante deberá acreditar su identidad e indicar el período respecto del cual requiere la información. Cuando la gestión sea presentada por representante, deberá acreditarse la representación correspondiente.

Verificada la identidad y la legitimación de la persona solicitante, la Dirección General del Registro Civil consultará las bitácoras del sistema y emitirá un informe dentro del plazo establecido en la legislación aplicable.

El informe contendrá, según la información disponible:

a)                La fecha y hora de cada consulta registrada.

b)                El tipo de perfil utilizado para realizar la consulta.

c)                La institución, organización o dependencia pública vinculada con la cuenta consultante, cuando esa información conste en el sistema.

d)                Cuando la consulta haya sido realizada mediante un perfil diferenciado, la identificación de la persona usuaria que la efectuó y de la entidad con la cual se encuentre vinculada. En las consultas generales, se informará el tipo de cuenta y los demás datos necesarios para acreditar la trazabilidad.

e)                El tipo de consulta realizada o las categorías de datos visualizadas, cuando esa información conste en la bitácora.

La información suministrada se limitará a los datos que consten en las bitácoras y registros de trazabilidad del sistema. La Dirección General del Registro Civil podrá reservar total o parcialmente información cuando su entrega afecte derechos de terceras personas, comprometa la seguridad del sistema o pueda perjudicar una investigación administrativa, disciplinaria, policial o judicial en curso.

En el caso de perfiles diferenciados que correspondan a funcionarios públicos se facilitará el código del servidor que efectúo la consulta. La asociación de este código con la identidad de la persona funcionaria pública será responsabilidad de la entidad pública titular de la autorización.

Toda denegatoria total o parcial deberá constar en resolución motivada y señalar los recursos administrativos procedentes.

La Dirección General del Registro Civil habilitará formularios y canales accesibles para la presentación y seguimiento de estas solicitudes.

Artículo 28.- Coordinación institucional. La Dirección General del Registro Civil y la Dirección General de Estrategia Tecnológica coordinarán las acciones necesarias para el adecuado funcionamiento del sistema, la protección de la información, la trazabilidad de las consultas y la atención de las personas usuarias.

Asimismo, ambas dependencias promoverán la mejora continua de los mecanismos de autenticación, control y supervisión previstos en este Reglamento.

CAPÍTULO VII

REVOCACIÓN Y RESPONSABILIDAD

Artículo 29.- Revocación. La Dirección General del Registro Civil podrá ordenar la revocación de una cuenta de usuario cuando se presente alguna circunstancia que implique un riesgo de seguridad de la información o ante la comprobación de un uso inadecuado del sistema de consulta. Constituyen motivos de revocación, entre otros: 1. desaparición de la necesidad acreditada; 2. uso para una finalidad distinta de la autorizada; 3. cesión o uso compartido de la cuenta; 4. obtención, divulgación, comercialización o reutilización no autorizada de datos. 5. falsedad u omisión sustancial en la solicitud; 6. incumplimiento reiterado de límites o medidas de seguridad; 7. obstrucción de auditorías o incumplimiento de medidas correctivas. Contra lo que esa dependencia resuelva, cabrán recursos de revocatoria ante la citada dirección y de apelación ante el Tribunal Supremo de Elecciones en los términos establecidos en la Ley General de la Administración Pública.

Artículo 30.- Responsabilidades. El otorgamiento de acceso no exime a la persona usuaria ni a la entidad vinculada del cumplimiento del ordenamiento jurídico. El uso indebido podrá generar responsabilidad administrativa, civil, penal, disciplinaria o profesional, cuando así corresponda conforme a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

El Registro Civil remitirá los casos a las autoridades competentes cuando existan indicios de infracción a lo señalado en el presente reglamento o en la ley. Lo anterior, sin perjuicio de las faltas y sanciones previstas en los artículos 28 a 31 de la Ley n.° 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, y del régimen sancionatorio para bases de datos públicas establecido en el artículo 32 de dicho cuerpo normativo.

CAPÍTULO VIII

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 31.- Normas técnicas complementarias. La Dirección General del Registro Civil y la Dirección General de Estrategia Tecnológica podrán emitir, dentro de sus competencias, manuales, formularios, condiciones de uso y lineamientos técnicos para ejecutar este Reglamento.

Esos instrumentos no podrán ampliar las categorías de datos, sujetos o finalidades autorizadas ni reducir las garantías aquí establecidas.

Artículo 32.- Derogaciones. Se derogan las disposiciones internas de igual o inferior rango que se opongan al presente Reglamento.

Artículo 33.- Vigencia. Este Reglamento regirá a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. ACUERDO FIRME.

A las catorce horas y nueve minutos terminó la sesión.

Eugenia María Zamora Chavarría
Max Alberto Esquivel Faerron	Zetty María Bou Valverde