ACTA N.º 37-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del diecisiete de julio de dos mil dieciocho, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Director General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe y propuesta de implementación de salario único para contratación de personal en servicios especiales. Del señor Efrén Fedullo Solano, Encargado de la Unidad de Actas y Comunicaciones de la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1346-2018 del 10 de julio de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo sexto de la sesión ordinaria n.° 69-2018, celebrada el 10 de julio de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo  al informe y propuesta de implementación de salario único para contratación de personal en servicios especiales, el cual literalmente dispuso:

"Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda, bajo el entendido de que aquellos puestos de servicios especiales que en lo sucesivo se llenen para apoyar los procesos electorales únicamente devengarán el respectivo salario base, con exclusión de cualquier plus salarial. Esta regla solo se exceptúa en lo relativo al pago de dedicación exclusiva de aquellos puestos destinados a los Departamentos de Registro y Financiamiento de Partidos Políticos, como también en lo que respecta al pago de prohibición del ejercicio profesional, en los casos que ello sea legalmente imperativo. 3.- El Departamento Legal, dentro del plazo de diez días, preparará un reglamento que ampare lo así dispuesto. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Informe sobre reforma a protocolo de seguridad para la custodia y manejo de los formularios de declaración de hechos vitales y civiles del TSE. Del señor Warner Montoya Sánchez, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-372-2018 del 11 de julio de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo dispuesto por el Consejo de Directores del Tribunal (CDIR), en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 31-2018 celebrada el 19 de junio de 2018, comunicado en oficio CDIR-0208-2018 de esa misma fecha, mediante el cual trasladó a este Departamento para su estudio e informe la propuesta de reforma del Protocolo de Seguridad para la Custodia y Manejo de los Formularios de Declaración de Hechos Vitales y Civiles del Tribunal Supremo de Elecciones, me permito indicar:

I. Objeto del informe.

Analizar, desde la perspectiva jurídica, el proyecto de reforma al Protocolo de Seguridad para la Custodia y Manejo de los Formularios de Declaración de Hechos Vitales y Civiles del Tribunal Supremo de Elecciones.

II. Antecedentes.

Mediante oficio CE-095-2018 del 16 de marzo de 2018, la señora Carolina Phillips Guardado, Jefa a. i. de la Sección de Inscripciones, junto con los señores Javier Vega Garrido, Contralor Electoral, Alcides Chavarría Vargas, Coordinador de Servicios Regionales, y Luis Sáenz Venegas, Encargado de la Unidad de Control Interno, remitieron al CDIR una propuesta de reforma al actual Protocolo de Seguridad para la Custodia y Manejo de los Formularios de Declaración de Hechos Vitales y Civiles del Tribunal Supremo de Elecciones, con el objetivo de cumplir con lo dispuesto por la Auditoría Interna, en el estudio especial n.° IES-004-2017.

Posteriormente, mediante oficio DGRC-0406-2018 del 6 de abril de 2018, el señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, sometió a valoración del CDIR, las siguientes modificaciones que se dirán respecto de la referida propuesta:

1. Eliminar el inciso k) del artículo 10, en virtud de que este representa una inconsistencia en relación con el inciso m) de ese mismo artículo.

2. En el inciso d) del artículo 11, cambiar el término “continuará” por la palabra “mantendrá”.

3. Eliminar el término “conforme” del artículo 15 del protocolo.

4. Que el inciso e) del artículo 22, se redacte en el mismo sentido del inciso c) artículo 14.

Finalmente es importante mencionar que, mediante oficio CE-244-2018 del 21 de junio de 2018, el señor Javier Vega Garrido, en su condición dicha, a su vez, efectuó varias consideraciones sobre las modificaciones sugeridas por el señor Director General del Registro Civil. Dichas observaciones son:

Respecto al inciso k) del artículo 10 señaló:

“Importa precisar que el inciso k) prevé el caso de una contratación que se extingue con la finalización de la entrega, y el m) un supuesto de suministro o de contratación adicional, por lo que no se excluirían.

En relación con el inciso d) del artículo 11 indicó:

El cambio no modificaría el sentido y efectos esperados con la disposición.

Sobre el artículo 15 manifestó:

La eliminación sugerida sí afecta la actividad regulada en la norma porque la satisfacción es un atributo de la persona cada vez que reciba los formularios, y de la que los alistó; esa cualidad es inherente a la responsabilidad de los participantes.

En cuanto al inciso e) del artículo 22 advirtió:

En efecto son homologables los textos de esos artículos.

III. Sobre el fondo.

Del análisis integral de la propuesta de reforma que nos ocupa este departamento, desde la perspectiva jurídica, no advierte que el texto consultado contenga disposición alguna contraria al bloque de legalidad, o que disponga el traslado de competencias o funciones legalmente tasadas. En efecto, como bien se aprecia, ese documento está dirigido a regular los lineamientos que tanto la Contraloría Electoral, como la Sección de Inscripciones, las Oficinas Regionales del Registro Civil y sus respectivos funcionarios, han de observar en materia de custodia, administración y entrega de los formularios de declaración, utilizados en los trámites de inscripción de hechos vitales y civiles. Dichos lineamientos abarcan, entre otros aspectos, los referidos al diseño, fabricación, empaque, transporte, manejo, uso y custodia de esas plantillas, el establecimiento de medidas de control físico, contable y de seguridad aplicables al efecto, así como las consecuencias que podrían darse en caso de incumplimiento.

En este sentido, es importante agregar que el proyecto de reforma al protocolo examinado, a la luz del artículo 15 de la Ley General de Control Interno, constituye como tal una manifestación o actividad de la Administración con el objetivo de establecer un marco regulatorio referido al control, manejo y custodia de los formularios de seguridad utilizados en la declaración de los hechos vitales y civiles, así como su trámite de inscripción. De ahí que, en relación con ese aspecto, no existe objeción alguna.

Sin embargo, y a raíz de las manifestaciones señaladas por los titulares de la Direccion General del Registro Civil y la Contraloría Electoral, respectivamente, se estima oportuno realizar varias consideraciones al respecto:

Sobre la posibilidad de suprimir el inciso k) del artículo 10 del protocolo sujeto a análisis, debido a que la redacción del mismo representa una incompatibilidad respecto al inciso m) de dicho numeral, este departamento entiende que esos apartados están referidos a dos momentos diferentes de la relación contractual, pues el primero de ellos es propio de la conclusión de un pedido de materiales, y en tanto que el segundo es producto de la finalización contractual entre el TSE y el contratista. Es decir, se trata de dos aspectos que se deberán incluir necesariamente en los eventuales carteles o contratos de compra, toda vez que estos no se excluyen entre sí. Por lo tanto, no se recomienda suprimir alguno de esos incisos.

Por otra parte, en relación con la posibilidad de eliminar el término “conforme” del artículo 15, se observa que, si bien es cierto el procedimiento de revisión de los formularios solicitados no versa sobre aspectos técnicos de los mismos, pues es de carácter cuantificable, también lo es que los materiales deberán recibirse a satisfacción luego de que el funcionario legitimado para ello proceda a consignar en la respectiva nómina, su nombre completo, firma y fecha. Por ende, este departamento considera que suprimir esa frase es innecesario y más bien podría generar algún tipo de inconsistencia al momento del arqueo correspondiente.

Ahora bien, en cuanto a la propuesta de sustituir la palabra “continuará” por el vocablo “mantendrá” en el inciso d) del artículo 11, esta dependencia considera que a pesar de que los significados de los dos términos son similares, la acepción del último guarda una mejor relación respecto de lo que se persigue en ese numeral, toda vez que el mismo está dirigido a preservar el estado de la suspensión que ahí se señala.

Finalmente, en lo que atañe a la sugerencia para que el inciso e) del artículo 22, sea redactado en el mismo sentido del inciso c) del artículo 14 del protocolo, este despacho no tiene reparo alguno que realizar, en tanto dicha propuesta no modifica sustancialmente el proyecto de reforma examinado, y por lo tanto su redacción quedaría a discreción y valoración por parte del CDIR.

Sin perjuicio de lo anterior, y pese a que del estudio del protocolo que nos ocupa no se advierten vicios u omisiones de legalidad que invaliden la promulgación de esta herramienta de seguridad, este departamento, respetuosamente observa que varios de sus artículos contienen una redacción confusa, ambigua e, inclusive, en algunos casos incompleta. Tal situación podría generar cierta incerteza sobre la forma de aplicarlo.

Aunado a lo anterior, la estructura del protocolo presenta varias inconsistencias que bien podrían mejorarse, a efecto de delimitar correctamente el ejercicio de las funciones de cada uno de los actores involucrados en la producción, empaque, almacenamiento, distribución y eliminación de los formularios de seguridad de hechos vitales y civiles.

IV. Conclusión y recomendación.

Con base en lo expuesto, desde la perspectiva jurídica, se concluye que el proyecto de reforma al protocolo examinado se ajusta a derecho. No obstante, se recomienda al Consejo de Directores disponer una revisión integral del documento sometido a estudio, a efecto de realizar las mejoras generales que sean necesarias, para optimizar la implementación del protocolo en cuestión. Para ello, este departamento está en la mejor disposición de colaborar con los funcionarios que corresponda, brindándoles la asesoría necesaria, en aras de realizar algunas mejoras en cuanto a la estructura y redacción de varios artículos del documento.".

Se dispone: Retorne este asunto al propio Departamento Legal, a fin de que integre en un solo documento una propuesta de protocolo para consideración de este Consejo. ACUERDO FIRME.

C) Conmemoración del 130 aniversario de la creación del Registro Civil. De la señora Ana María Jiménez Rodríguez, Jefa de la Oficina de Comunicación Organizacional, se conoce oficio n.° COM-045-2018 del 12 de julio de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Reciban un atento saludo. En sesión ordinaria n.º 31-2018 del 19 de junio, el Consejo de Directores designó a la suscrita como funcionario de enlace para atender las acciones solicitadas por la Junta de Protección Social (JPS) en la confección del diseño para el billete de lotería, con ocasión de conmemorar el 130 aniversario de la creación del Registro Civil.

En consecuencia, me permito informar que las gestiones requeridas en el oficio JPS-GG-GPC-318-2018 y los formularios “Requisitos Realización y Aprobación Diseños de Loterías Impresas” Código: DI-FO-RP-60, “Formulario Cesión de derechos de Autor para Edición de la Obra o imagen” Código: DI-FO-RP-03; fueron cumplidas a cabalidad -y recibidas a satisfacción- según lo manifestado por don Javier Alemán Prado, Jefe de la Unidad de Arte y Producción de esa institución.

Mediante Memorando COM-041-2018 se entregó al señor Alemán la siguiente documentación certificada por el Departamento Legal del TSE:

•        Oficio DL-352-2018 (oficio suscrito por Lic. Ronny Jiménez Padilla)

•        Autorización del Representante Legal al señor Nicolás Prado Hidalgo, Secretario General a.i. del TSE para otorgar visto bueno al arte final del billete de lotería. (Autenticación Lic. Ronny Jiménez Padilla)

•        Copia cédula don Luis Antonio Sobrado González y respectiva certificación suscrita por Licda. Adriana Pacheco Madrigal.

•        Cédula Jurídica del TSE y respectiva certificación suscrita por Licda. Adriana Pacheco Madrigal.

•        Cesión de Derechos de autor para la edición de la obra o imagen suscrita por don Luis Antonio Sobrado González y certificada por Licda. Adriana María Pacheco Madrigal.

•        Cesión de Derechos de autor para la edición de la obra o imagen suscrita por Alex González González.

•        Copia de la Cédula de identidad de Alex González González.

•        Cesión de Derechos de autor para la edición de la obra o imagen suscrita por doña Eloísa Castro Méndez.

•        Copia de la Cédula de identidad de doña Eloísa Castro Méndez.

•        Copia de la Cédula de identidad de don Nicolás Prado Hidalgo.

•        Logotipo conmemorativo del 130 aniversario del Registro Civil del TSE.

•        Fotografía de doña Eloísa Castro Méndez elegida para el diseño del billete.

•        Texto solicitado para anverso y reverso del billete.

Como parte de las actividades de promoción de este sorteo, la Ing. Esmeralda Britton González, Presidenta de la JPS visitaría el TSE para entregar el diseño del billete en tamaño afiche. Dicha visita se daría en la semana previa al sorteo (entre el 17 y 21 setiembre), y la coordinación de agenda se debe realizar con Margarita Barahona, Jefa del Departamento de Comunicación y Relaciones Públicas de la JPS.

Asimismo, la JPS solicita que el TSE proporcione un número de 2 dígitos y otro de 3 para que queden estampados en el billete ampliado que será entregado.

Según lo indicado por el señor Nicolás Prado, Secretario a.i. del TSE, “estos detalles que se requieren los coordinarán conjuntamente el Departamento de Comunicaciones y la Dirección General del Registro Civil”.".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

D) Informe semestral sobre las disposiciones e instrucciones giradas en los informes emitidos por la Contraloría General de la República y sentencias dictadas en sede judicial. Del señor Efrén Fedullo Solano, Encargado de la Unidad de Actas y Comunicaciones de la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1353-2018 del 12 de julio de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 70-2018, celebrada el 12 de julio de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al informe semestral sobre las disposiciones e instrucciones giradas en los informes emitidos por la Contraloría General de la República y sentencias dictadas en sede judicial, del cual se tomó nota.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Informe de pruebas de contingencia del CPDI. De los señores Ana Yansy Gutiérrez Francis, Jefa a. i. del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones y Carlos Luis Brenes Molina, Oficial Mayor Electoral a. i., se conoce el oficio n.° DEL-0589-2018 del 12 de julio de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual informan sobre los resultados de pruebas de contingencia del CPDI.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Informes de propuestas en procura de reducir los gastos y racionalizar recursos institucionales. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1344-2018 del 10 de julio de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo sexto de la sesión ordinaria n.° 69-2018, celebrada el 10 de julio de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo  a los informes de propuestas en procura de reducir los gastos y racionalizar los recursos institucionales, en el cual literalmente se dispuso:

"Se dispone: Aprobar el aumento salarial correspondiente al segundo semestre de 2018 y primer semestre de 2019, de conformidad con la propuesta planteada por el Consejo de Directores. Respecto de las restantes propuestas, pasen a estudio individual de los señores Magistrados de este Tribunal. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación “Servidor robusto para virtualizar tipo rack y otro”, trámite 2018LA-000019-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0442-2018 del 12 de julio de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, de la contraparte técnica, señor Mario Pereira Granados encargado de los estudios técnicos y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.