ACTA N.º 20-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del treinta de abril de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Nicolás Prado Hidalgo, Secretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Protocolo de Seguridad para la custodia y manejo de los formularios de declaración de hechos vitales y civiles del TSE. Del señor Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-133-2019 del 18 de marzo de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al requerimiento realizado por medio de oficio CDIR-0250-2018 del 17 de julio de 2018, recibido en este Departamento el 18 de julio de 2018, mediante el cual se solicita que se integre un solo documento del “Protocolo de Seguridad para la custodia y manejo de los formularios de declaración de hechos vitales y civiles del Tribunal Supremo de Elecciones”, propuesto por la señora Carolina Phillips Guardado, Jefa a. i. de la Sección de Inscripciones, los señores Javier Vega Garrido, Contralor Electoral, Alcides Chavarría Vargas, Coordinador de Servicios Regionales y Luis Sáenz Venegas, Encargado de la Unidad de Control Interno, se remite el texto del borrador final, para consideración del Consejo de Directores.".

Se dispone: Aprobar el “Protocolo de Seguridad para la custodia y manejo de los formularios de declaración de hechos vitales y civiles del Tribunal Supremo de Elecciones”. ACUERDO FIRME.

B) Informe de seguimiento n.° SRICI-01-2019. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0960-2019 del 27 de marzo de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual se refiere al Informe de seguimiento n.° SRICI-01-2019, en relación con el cumplimiento de las acciones de mejora contenidas en el informe n.° ICI-02-2013 y adjunta cronograma de actividades para el cumplimiento de recomendaciones.

Se dispone: Tener por rendido el informe y aprobar las recomendaciones planteadas por la Auditoría Interna en el referido documento, de conformidad con el cronograma de cumplimiento propuesto por el señor Director Ejecutivo. Proceda el Departamento de Contaduría a cumplir lo dispuesto en la recomendación 4.15 del informe n.° ICI-02-2013, a más tardar el 28 de junio de 2019. ACUERDO FIRME.

C) Reenvío de Informe de Gestiones II Semestre de 2018. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1119-2019 del 22 de abril de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio n.° CS-095-2019 del 4 de abril de 2019, en el cual se hace referencia a las observaciones indicadas en el oficio DE-0753-2019 como recomendaciones no aplicadas.

En respuesta a las observaciones indicadas por el señor Max Solórzano Alvarado, se tiene lo siguiente:

1. En relación al punto a), se debe indicar que la Contraloría de Servicios no indicó oficialmente (oficio, memorando o correo electrónico) el cambio mencionado en dicho punto, por lo cual, la Unidad de Estadística consideró como oficiales, en la revisión del Informe de gestiones correspondiente al II semestre, los datos consignados en los informes de labores previamente enviados.

2. En relación al punto b), se reitera que la información consignada en la prosa no corresponde a la indicada en el cuadro del anexo.

3. En relación al punto c), en la sección de “Recomendaciones planteadas por la Contraloría de Servicios durante el semestre”, para cada dependencia se tiene una actividad, un detalle denominado “seguimiento” y otro denominado “estado actual”. Es importante indicar que en todos los casos el estado es “cumplido”, por lo anterior, no es correcto mencionar que son recomendaciones, pues las actividades se realizaron en el transcurso del semestre de análisis, se reitera que las recomendaciones surgen posterior al análisis.

Finalmente se aclara que la Unidad de Estadística hace revisión completa del informe de gestiones, pues este en prosa, gráficos y cuadros presenta información estadística.".

Se dispone: Se instruye al señor Solórzano Alvarado para que proceda de conformidad con lo dispuesto en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 13-2019, celebrada el 19 de marzo de 2019 por este Consejo, en cuanto a que deberá cumplir las observaciones realizadas por la Unidad de Estadística de la Dirección Ejecutiva al momento de rendir su informe. En adelante, con el fin de evitar reprocesos, de previo a elevar este tipo de asuntos a conocimiento de este órgano colegiado, la Contraloría de Servicios deberá coordinar lo propio con la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

D) Plan Anual de Capacitación 2019. Del señor Efrén Fedullo Solano, Encargado de la Unidad de Actas y Comunicaciones de la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0810-2019 del 23 de abril de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 43-2019, celebrada el 23 de abril de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al Plan Anual de Capacitación 2019, el cual se aprobó.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Estado de cumplimiento de la recomendación n.° 4.2.6 del informe de seguimiento de recomendaciones n.° SRICI-02-2019. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-109-2019 del 24 de abril de 2019, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual se refiere al cumplimiento de la recomendación n.° 4.2.6 del informe de seguimiento n.° SRICI-02-2019.

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

F) Préstamos de varios funcionarios para el PAE. Del señor Eric Schmidt Fonseca, Jefe del Departamento de Programas Electorales, se conoce oficio n.° DPE-140-2019 del 10 de abril de 2019, recibido en la Coordinación de este Consejo el 24 de abril de 2019, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atencion [sic] al oficio STSE-1633-2018 de fecha 23 de agosto de 2018, me permito solicitarle muy respetuosamente interponer sus buenos oficios para trasladar en calidad de préstamo los funcionarios detallados a continuación, a efecto de dar cumplimiento con la asignación de plazas, para el Programa de Asesores Electorales (PAE), siendo que para el primero de mayo de 2019 se requiere reforzar el programa con cuatro personas:

Todos ellos cuentan con suficiente experiencia en las labores de asesor electoral, han demostrado dedicación y compromiso en lo que realizan y muestran anuencia para el traslado en mención.

El oficio indicado menciona que:

“El Consejo de Directores coordinará la oportuna sustitución de quienes participen en las referidas tareas electorales para los fines ordinarios de las diversas dependencias institucionales, a efecto de no comprometer o perjudicar el servicio público que presta la institución”

Por otra parte, este Departamento estaría otorgando, a cambio de esos funcionarios, cuatro plazas de clase de Técnico Funcional 2 y puesto Asistente Electoral, bajo la modalidad de salario único.".

Del señor Eric Schmidt Fonseca, Jefe del Departamento de Programas Electorales, se conoce conjuntamente el oficio n.° DPE-150-2019 del 25 de abril de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio STSE-1633-2018 de fecha 23 de agosto de 2018, y como es de su conocimiento, este Departamento tiene la necesidad de solicitar mediante préstamo a diferentes oficinas de la Institución, aquellos funcionarios que considere oportunos para llevar a cabo las labores propias del proceso electoral, específicamente del Programa de Asesores Electorales, Trasmisión de Datos, Escrutinio, etc.

En función de lo anterior, en el oficio DPE-140-2019 de fecha 10 de abril de 2019, se solicita interponer sus buenos oficios para facilitar el préstamo de cuatro funcionarios que colaborarían en el Programa de Asesores Electorales (dos a la Sección de Actos Jurídicos y dos a la Sección de Solicitudes Cedulares), y a cambio se le estaría reponiendo a esas jefaturas dichos préstamos con plazas de clase Técnico Funcional 2 y puesto Asistente Electoral bajo la modalidad de Salario Único (S.U.).

Ahora bien, la jefatura de la Sección de Actos Jurídicos, nos comunica que a raíz de la diferencia de salarios existente entre los puestos de S.U. con respecto a los ordinarios del TSE, ninguna de las personas de dicha oficina que cumple con los requisitos para ser promovidas a esos puestos desea ser ascendida, debido a que se les vería afectado el salario, por lo que solicita nombrar a dos personas exfuncionarias, las cuales poseen experiencia suficiente para desempeñar los puestos pero no cuentan con los requisitos para ocupar tales cargos según el Manual Descriptivo de Clases de Procesos Electorales, Servicios Especiales, Salario Único (S.U.).

Por lo expuesto anteriormente, solicito se indique la forma en que se procederá a realizar dichos nombramientos de sustitución, en el entendido de que aquellas personas que podrían ocupar las plazas en mención no pertenecen a la institución o sus candidatos carecen de los requisitos mínimos para tales cargos.".

Se dispone: En relación con la petición realizada por el señor Schmidt Fonseca, aclarar que los préstamos de personal a los que hace alusión y que se fundamentan en el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 82-2018, celebrada el 23 de agosto de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, deben coordinarse entre la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y la Dirección respectiva en la que se ubiquen los funcionarios que decidan colaborar con el Departamento de Programas Electorales, como asesores electorales. Este Consejo, previa propuesta de dichas direcciones, se pronunciará sobre la forma en que operará su sustitución, a efecto de no comprometer o perjudicar el servicio público que se presta. Finalmente, en el caso de los nombramientos externos que menciona, se deberá realizar el trámite correspondiente ante el Departamento de Recursos Humanos, respetando el procedimiento usual, y solo en caso de resultar procedente, elevarse a conocimiento del Tribunal para su aprobación. ACUERDO FIRME.

G) Actividades de capacitación en materia de seguridad de la información. Se dispone: En relación con el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 18-2018, celebrada el 17 de abril de 2018 por el Consejo de Directores, relativo a las actividades de capacitación en materia de Seguridad de la Información y según solicitud verbal del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, se adecuará la charla “¡Cuidado! Tienes un Email”, para que sea presentada a este Consejo el 7 de mayo a las 14:00 horas. ACUERDO FIRME.

H) Dedicación exclusiva. De los señores José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1177-2019 del 26 de abril de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 17-2019, celebrada el 2 de los corrientes, comunicado por oficio n. ° CDIR-0106-2019 de la misma fecha, ese órgano colegiado dispuso que los suscritos procedieran, en un plazo de 10 días, hábiles a remitir la propuesta de resolución de dedicación exclusiva de aquellas plazas que se requiere definir su nombramiento.

Al respecto, interesa hacer del conocimiento de ese colegiado se ha estado trabajando en un instrumento que permita, mediante parámetros objetivos, a partir de una ponderación de costo oportunidad, establecer la necesidad institucional de dedicar un determinado puesto, definiendo para ello criterios básicos que orientan el análisis, relativos a las características del cargo, como lo es su carácter estratégico –funciones, responsabilidades, ubicación en el engranaje institucional, con un enfoque en el servicio público, y en general, que permitan determinar la existencia de razones de interés público de contar con personal que brinde sus servicios exclusiva y únicamente al Tribunal de acuerdo con este instituto. Además de elaborar una herramienta metodológica para recabar información útil para esa valoración, en la cual deberán participar las jefaturas institucionales como conocedoras del puesto y de las necesidades de sus respectivas oficinas, así como también ser las responsables por la supervisión del desempeño de las personas que ocupan los puestos, brindando un insumo importante para el análisis.

A su vez, se identificaron los puestos que deben ser valorados bajo ese tamiz, lo que se detallará en el siguiente cuadro. No obstante, entre esos casos, se establecieron cinco que se consideran críticos, toda vez que, fueron nombrados durante la vigencia de la Ley n. ° 9635 y su reglamento; por consiguiente, en estos se han materializado los efectos de las nuevas reglas que aplican al régimen de dedicación exclusiva, de manera que bajo principios de seguridad jurídica, justicia, humanidad y principalmente, ante la eventual necesidad de la Administración de dedicar esos cargos, se considera prioritario resolver su situación. 

De igual manera, se trabajó en un proyecto de resolución, una estructura básica de aspectos generales al que se debe incorporar el análisis prudente de cada caso en concreto. 

Sin embargo, pese a que se ha venido trabajando en lo encomendado, el plazo otorgado por ese colegiado, ha resultado insuficiente para esa labor, que conlleva un análisis casuístico de los puestos, la obtención de la información suficiente y necesaria para realizar el estudio que deben proporcionar las distintas jefaturas, la cantidad de puestos involucrados; pero además, era necesario que el Jerarca resolviera sobre el informe rendido por los suscritos, relativo a los alcances de la Ley incorporando el reglamento recientemente promulgado, donde se hace del conocimiento del Superior las implicaciones de esas normas y las dudas razonables de su operatividad en la gestión institucional, que como se dijo en el oficio n. ° DL-202-2019, son posiciones compartidas por las instituciones que en este se memorial se citan. Así entonces, fue el día 12 anterior que la Magistratura Electoral en sesión extraordinaria n. º 42-2019, y comunicada por oficio n. ° STSE-0787-2019 de la misma fecha, tuvo por rendido el mencionado informe, determinando una postura restrictiva y apegada a la literalidad de las normas, que en esos términos se tiene una línea clara del Jerarca para proceder con la aplicación de este instituto.

Habida cuenta, dado el avance sobre lo encomendado según se ha expuesto, y por las razones señaladas, se solicita a ese Consejo el análisis de estos casos mediante un plan de trabajo donde los suscritos, conforme se avance con los puestos identificados a la fecha, considerando que debe darse un trato individualizado basado en las particularidades de cada cargo, presentará a ese colegiado lo requerido, y dando una especial prioridad a los casos establecidos como críticos, con los cuales se ha ido trabajando y solicitado a las jefaturas respectivas la información pertinente, pero en algunos aún no se cuenta con ese insumo.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación “Unidad de almacenamiento externa con 38 TiB”, trámite 2019LA-000004-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0139-2019 del 22 de abril de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señorita Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato y Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, señor Mario Pereira Granados, contraparte técnica, del Departamento Legal, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Contrato 2019CD-000004-0012300001. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1094-2019 del 10 de abril de 2019, recibido en la Coordinación de este Consejo el 23 de abril de 2019, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al acuerdo adoptado por el Consejo de Directores (CDIR), en la sesión ordinaria n.° 13-2019, celebrada el 12 de marzo de 2019, y comunicado mediante el oficio n. ° CDIR-0097-2019 «Información relacionada a la revocatoria de adjudicación “Contrato adicional por el alquiler de la Oficina de Pérez Zeledón trámite 2019CD-000004-0012300001» me permito informar, que luego de revisar el expediente de la contratación del alquiler de esta sede regional y de analizar lo expresado por el señor Allan Herrera Herrara, Proveedor Institucional, se evidencia que erróneamente se consideró para el trámite n.° 0062019002800005 como plazo de inicio de la ejecución el 25 de mayo del 2004, como así lo había indicado en su oportunidad el Departamento Legal en oficio n.° DL-0245-2007 del 29 de mayo de 2007.

En efecto, no se consideró la adenda que se suscribió variando uno de los elementos esenciales de ese contrato, como lo es el plazo, disponiendo su vigencia a partir del 15 de noviembre 2007 por un período de tres años, susceptible de ser prorrogado en cuatro ocasiones por períodos iguales al plazo original, tal y como lo expuso a ese Consejo el Departamento Legal en el oficio n.° DL-112-2019. Encontrándose actualmente en la tercera prórroga del contrato, y de acuerdo con términos contractuales, en noviembre próximo inicia la cuarta y última prórroga.".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

C) Adjudicación “Actualización de licencias Filenet Case Foundation”, trámite 2019LN-00001-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0154-2019 del 24 de abril de 2019, recibido en la Coordinación de este Consejo el 26 de abril de 2019, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, del señor Mario Pereira Granados, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Segunda modificación al presupuesto institucional. Del señor Efrén Fedullo Solano, Encargado de la Unidad de Actas y Comunicaciones de la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0828-2019 del 25 de abril de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 44-2019, celebrada el 25 de abril de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la segunda modificación al presupuesto institucional de 2019, la cual se aprobó.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

A las dieciséis horas terminó la sesión.