ACTA N.º 32-2020

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del diecinueve de mayo de dos mil veinte, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Armenia Masis Soto, Directora General a.i. de Estrategia Tecnológica, que dice:

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informes sobre dedicación exclusiva de los puestos n°. 86299 y 45447. De los señores Sandra Mora Navarro, Secretaria General a.i. de la Dirección Ejecutiva, Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a.i. del Departamento Legal, se conocen oficios n.° DE-1199-2020 y DE-1200-2020 del 08 de mayo de 2020 y 11 de mayo del 2020 respectivamente, recibidos el día 14 de mayo del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante los cuales remiten informes del estudio sobre la dedicación exclusiva de los puestos n.° 86299 y 45447 los cuales concluyen que para los puestos indicados, se evidencian elementos que permiten determinar que es de conveniencia institucional someterlos al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: 1.- Tener por rendido los informes, cuyas conclusiones se acogen. 2.- Con base en el razonamiento establecido en el citado informe y de conformidad con lo dispuesto en el numeral 29 de la Ley de Salarios de la Administración Pública, n.° 2166 del 9 de octubre de 1957 reformada por la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, n.° 9635, se recomienda al Tribunal que mediante resolución administrativa razonada, determine la procedencia de incluir dentro del régimen de dedicación exclusiva los puestos 86299 y 45447 en razón de las funciones asociadas a dichos puestos y el beneficio para el interés público que de ello se deriva. Se adjuntan los respectivos proyectos de resolución elaborados por el Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

B) Medidas por emergencia sanitaria. Del señor Juan Manuel Sancho Bolaños, Médico Institucional, se conoce oficio n.° SM-016-2020 del 18 de mayo de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite literalmente manifiesta:

“En atención al acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 42-2020, celebrada el 30 de abril de 2020 por el Tribunal Supremo de Elecciones, comunicado en Circular STSE-0032-2020 de misma data, en el cual aprueban una serie de recomendaciones a fin de dar cumplimiento a lo indicado en la Directriz 082-MP-S emitida por el Poder Ejecutivo el pasado 27 de abril, publicada en el Alcance 99 a La Gaceta 93, así como a los lineamientos generales emitidos por el Ministerio de Salud para reactivar las actividades humanas en medio del COVID-19, y en particular la recomendación n°7 que a la letra indica lo siguiente:  “Que la Sección de Servicios Médicos proponga el respectivo protocolo de actuación ante la presencia de un caso sospechoso o confirmado de COVID-19, de tal forma que se pueda contar con una atención oportuna y disponer las medidas de desinfección de los recintos en donde esa persona permaneció en los días previos a la identificación del caso”., anexo a este memorial encontrará los protocolos que a continuación se detallan: Protocolo institucional para el abordaje de casos sospechosos por Covid-19, Protocolo institucional para el abordaje de personas funcionarias con síntomas de gripe y Protocolo institucional para el abordaje de personas usuarias con síntomas de gripe, para los efectos que corresponda.”

Se dispone: 1.- Tener por rendidos los protocolos de referencia. 2.- Para revisión e informe, pase a la Dirección Ejecutiva por el plazo de 3 días. ACUERDO FIRME.

C) Informe sobre ejecución del Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna 2019. De la señora María Amelia Gutiérrez Espinoza, Prosecretaria General a.i. del TSE, se conoce oficio n.° STSE-0858-2020 del 12 de mayo de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite literalmente manifiesta:

“Esta Secretaría General comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 45-2020, celebrada el 12 de mayo de 2020 por el Tribunal Supremo de Elecciones, integrado por los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González  –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría y Max Alberto Esquivel Faerron, que dice:

«Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-123-2020 del 8 de mayo de 2020, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para su estimable conocimiento y fines consiguientes, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 22, inciso g), de la Ley General de Control Interno, n.° 8292, y artículos 12, inciso d), y 35, inciso g), del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, la norma n.° 2.6 “Informes de desempeño”, de las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público”1, y los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría, numeral n.° 2.5.22, remito el documento denominado: “Informe sobre Ejecución del Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna 2019.

Dicho documento comprende la evaluación de las acciones ejecutadas por esta Instancia de Fiscalización durante el período indicado, a través de los distintos servicios que en concordancia con el marco normativo que regula su accionar, le compete realizar.

Cabe señalar que el 23 de marzo del año en curso, mediante oficio AI-090-2020, esta Auditoría informó a ese apreciable Órgano Colegiado que, debido a las medidas sanitarias implementadas a consecuencia del COVID-19, esta Instancia se le imposibilitó el cumplimiento del plazo de este informe, agregando además que “(…) en cuanto las autoridades competentes en el tema de salud, así como cuando ese estimable Órgano Colegiado lo estime pertinente, daremos continuidad a nuestro trabajo de forma habitual y por ende a la conclusión del citado informe (…)”.  Mediante el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 33-2020, celebrada el 26 de marzo de 2020, ese estimable Tribunal tomó nota de lo indicado, comunicándolo esa misma fecha mediante oficio STSE-0653-2020.

1Resolución de la Contraloría General de la República n.° R-DC-119-2009, de las trece horas del dieciséis de diciembre de dos mil nueve, publicada en el Diario La Gaceta n.° 28 del 10 de febrero de 2010.

2Resolución n.° R-DC-144-2015 del 13 de noviembre de 2015, publicada en el Diario La Gaceta n.° 242 del 14 de diciembre de 2015.".

Se dispone: Tener por rendido el informe relativo al plan de trabajo 2019 de la Auditoría Interna, cuyos servicios preventivos y de asesoría de las diferentes dependencias de estos organismos electorales el Tribunal aprecia muy particularmente y solicita se continúen prestando cada vez que resulte necesario. Tome nota el Consejo de Directores. ACUERDO FIRME.»”

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

D) Solicitud de prórroga. De los señores Alcides Chavarría Vargas, Coordinador de Servicios Regionales, Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal y Tito José Alvarado Contreras, Jofe de la Sección de Ingeniería y Arquitectura, se conoce oficio n.° DL-224-2020 del 18 de mayo de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite literalmente manifiesta:

“En atención a lo dispuesto por el Consejo de Directores en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 30-2020 celebrada el 12 de mayo del año en curso, comunicado en el oficio n.° CDIR-0134-2020 de esa misma fecha, referente al estudio e informe conjunto que ha de rendirse en relación con el ofrecimiento de donación de un terreno y edificio para albergar la Oficina Regional del TSE en el cantón de Los Chiles, nos permitimos señalar:

Con la finalidad de efectuar la labor encomendada, resulta necesario realizar una visita de inspección en el sitio por parte de la Sección de Ingeniería y Arquitectura para determinar las condiciones actuales del inmueble ofrecido en donación, diligencia que se estima podría verificarse entre el próximo 19 y 20 de los corrientes, en tanto requiere la coordinación previa con varias dependencias de la institución, para contar con un vehículo y los viáticos de los funcionarios que realizarán la misma.

A la luz de lo anterior, considerando que el plazo ordenado para formular el informe resulta insuficiente, nos permitimos, de manera respetuosa, solicitar a esa instancia una prórroga de 5 días hábiles adicionales al plazo originalmente otorgado, a efectos de cumplir con lo encomendado.”

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

E) Concurso del puesto como Encargado/a de la UFEC. En relación con lo dispuesto por ese Consejo en el artículo segundo de la sesión ordinaria sesión ordinaria n. 54-2019, celebrada el 22 de octubre de 2019, en el que se aprobó promover internamente los concursos de varios puestos detallados en el punto 3 del oficio RH-2215-2019, entre los que se encuentra el correspondiente al puesto Encargado/a de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual de la Dirección Ejecutiva, de mejor acuerdo:

Se dispone: Que el proceso concursal del puesto de Encargado/a de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual de la Dirección Ejecutiva, sea externo. ACUERDO FIRME.

F) Avance de cursos virtuales y a distancia durante cuarentena. Del señor Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, se conoce nuevamente el oficio n.° IFED-0102-2020 del 23 de abril de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual informa del avance de los cursos virtuales y a distancia que han llevado los funcionarios de este Tribunal, como parte de las medidas para enfrentar la crisis sanitaria.

Se dispone: Para estudio e informe pase a los Departamento Legal y de Recursos Humanos, en el plazo de tres días. ACUERDO FIRME.

G) Informe final de la Encuesta de Opinión y Percepción sobre el Marco Ético Institucional. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a.i. del TSE, se conoce nuevamente oficio STSE-0021-2020 del 07 de enero de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Esta Secretaría General comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 1-2020, celebrada el 7 de enero de 2020 por el Tribunal Supremo de Elecciones, integrado por los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González     –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Luz de los Ángeles Retana Chinchilla y Luis Diego Brenes Villalobos, que dice:

«Del señor Esteban Salazar León, Coordinador de la Comisión de Ética y Valores Institucional, se conoce oficio n.° CEV-040-2019 del 20 de diciembre de 2019, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde informe sobre la interpretación de los resultados de la Encuesta de Opinión y Percepción sobre el Marco Ético Institucional.

Se dispone: Tener por rendido el informe; pasen las recomendaciones planteadas a consideración del Consejo de Directores. ACUERDO FIRME.»”

Este Consejo, considerando que, de las 28 preguntas planteadas en la entrevista de opinión y percepción al personal institucional que participó en la muestra, el diagnóstico efectuado arroja un panorama de respuestas con valoraciones positivas de 24 contra 4 en que se obtuvieron apreciaciones negativas. Lo anterior denota que, en materia de ética y valores, existe en el TSE una inclinación marcadamente favorable a aspectos positivos. Asimismo, se infiere que dichas valoraciones positivas obedecen, especialmente, a: 1) un ambiente de control institucional que se gestiona y desarrolla continuamente a partir de lo que establece la Ley General de Control Interno, cuyo artículo 13, inciso a), relativo a deberes del jerarca y los titulares subordinados, establece: “Mantener y demostrar integridad y valores éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones, así como contribuir con su liderazgo y sus acciones a promoverlos en el resto de la organización, para el cumplimiento efectivo por parte de los demás funcionarios.”; 2) acciones de apoyo institucional que se han brindado como por ejemplo: un Área de Control Interno a cargo de la Dirección Ejecutiva que constantemente monitorea el cumplimiento de los componentes de control interno, entre ellos el mencionado ambiente de control, la constitución de la Comisión de Ética y Valores del TSE, la participación del TSE en el Sistema Nacional de Ética y Valores (SNEV), entre otros; y 3) el compromiso de las personas funcionarias que han interiorizado y se han compenetrado con la misión, visión, valores y objetivos institucionales, todo lo cual redunda en una eficaz realización de sus tareas hacia el cumplimiento de éstos. Así, por ejemplo, es relevante señalar que un 99% del personal conoce la misión, un 98.6% conoce la visión, un 97.7% expresó que se identifica con los objetivos institucionales, un 94.5% manifestó conocer la estructura organizacional formal y señala que coincide con su funcionamiento actual, un 85.5% conoce la existencia de la Comisión de Ética y Valores del TSE, un 85% de los encuestados señaló que la normativa interna es clara y precisa todas las conductas de la institución, entre otros, aspectos positivos. En cuanto a las situaciones con condición negativa representativa, éstas reflejaron puntos de atención en áreas temáticas de gestión y administración de la ética y normativa regulatoria de las conductas, con percepciones tales como que: con respecto a conocimiento o experiencias en temas de gestión y administración un 63% de los encuestados consideró no existe claridad cuando se presenta una falta de ética o carencia de información y capacitación; un 54% percibe que se debe fortalece la promoción de la transparencia institucional, fomentar la cultura ética y una mayor comunicación relacionada con la selección de personal, un 38.8% considera que se puede mejorar las relaciones laborales entre el personal y un 33% percibe que la normativa no regula de forma clara y precisa todas las conductas de la institución. Lo anterior, conlleva el reto de impulsar acciones para mitigar dicha condición negativa y, por ello, la importancia de continuar apoyando los esfuerzos que hasta la fecha se han realizado en materia de ética y valores, con miras a ejecutar actividades que propicien cerrar esas brechas.

Se dispone: 1.- En aras de gestionar esfuerzos para reforzar las situaciones positivas y procurar el cambio de las negativas, se acogen las recomendaciones formuladas en el informe, excepto en lo relativo a la creación de una Unidad de Ética y Valores, por cuanto se estima que con la estructura actual bien pueden lograrse los fines que persigue la gestión y la administración de la ética institucional, sin que por ello se deba recurrir a la creación de una unidad que venga a crear relaciones formales burocráticas y que engrosen por ello los costos institucionales que implicaría en detrimento de las finanzas públicas del Estado; en su lugar, deberá la Comisión de Valores y Ética formular el Plan Ético Institucional correspondiente y las acciones que resulten necesarias para la realización de las recomendaciones propuestas. Por su parte, las jefaturas de las personas funcionarias que integren o lleguen a integrar la Comisión, deberán otorgar las facilidades necesarias para el correcto funcionamiento de la Comisión. 2.- Descárguese del registro de asuntos pasados a estudio individual de los miembros de este Consejo. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Informe para tercer contrato adicional del trámite N° 2020CD-000058-0012300001 en SICOP gestionado a través de procedimiento 2000LN-000001-85001 de COMPRARED. De la señora Lucrecia Mora Marín, Sub Proveedora, se conoce oficio n.° PROV-0142-2020 del 14 de mayo de 2020, recibido el 15 de mayo del presente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal, la recomendación para aplicar un contrato adicional por espacio de 6 meses, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, señora Herminda Morales Arroyo, de la contraparte técnica, Lic. Alcides Chavarría Vargas y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las dieciséis horas terminó la sesión.