ACTA N.º 65-2020

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas del veinte de octubre de dos mil veinte, con asistencia de los señores Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, que dice:

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Criterio para casos de personas funcionarias con orden de aislamiento. De los señores Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal y Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos; se conoce oficio n.° DL-502-2020 de fecha 12 de octubre de 2020, recibido ese mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual rinden criterio legal para el manejo de los casos de personas funcionarias con orden de aislamiento.

Se dispone: Tener por rendido el informe el cual se acoge. Procedan en consecuencia los Departamentos de Recursos Humanos y Servicios Médicos. ACUERDO FIRME.

B) Aprobación de la Política Institucional de Continuidad del Negocio. 

Del señor Efrén Fedullo Solano, Encargado de la Unidad de Actas y Comunicaciones; se conoce oficio n.° STSE-1980-2020 de fecha 13 de octubre de 2020, recibido ese mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remiten la aprobación de la Política Institucional de Continuidad del Negocio.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

C) Requerimientos de información para la atención de asesoría para la Contraloría General de la República. De la señora Nidya E. Aguilar Acuña, Auditora Interna a.i.; se conoce oficio n.° AI-0304-2020 de fecha 19 de octubre de 2020, recibido ese mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Mediante oficio n.° 12859 (DFOE-PG0399) del 20 de agosto anterior, la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, Área de Fiscalización de Servicios Públicos Generales de la Contraloría General de la República, solicitó a esta Auditoría Interna incluir en nuestro Programa Anual de Trabajo de 2020, una asesoría sobre la gestión para la continuidad de los servicios que brinda el Tribunal Supremo de Elecciones, ante la emergencia sanitaria, considerando el aspecto: gestión de la continuidad institucional, siendo entendida esta como un instrumento que permite la identificación de las amenazas potenciales, los posibles impactos para las operaciones y los servicios públicos; así como, las medidas de protección y mitigación para que su afectación sea la mínima.

En virtud de lo anterior, esta Auditoría mediante el oficio AI-220-2020 del 24 de agosto de 2020, solicitó la colaboración del Tribunal para que, las diferentes instancias administrativas suministren en forma y plazo la información que sea requerida por esta Instancia de Fiscalización por lo que, en Circular STSE-0051-2020, del 27 de agosto de 2020, se comunicó el acuerdo adoptado por el Jerarca en sesión ordinaria n.º 84-2020, del 27 de agosto de 2020, en el que dispuso “Hacer del conocimiento de las jefaturas institucionales a efectos de que presten la colaboración que, al respecto, solicite la Auditoría Interna”. 

Para ejecutar el citado servicio de auditoría, el Ente Contralor dispuso un cuestionario que permitirá analizar diferentes aspectos del tema objeto de evaluación, por lo que, por las funciones que realiza la instancia a su cargo, le corresponderá atender las preguntas que se detallan en el archivo adjunto a este documento por lo que se requiere que indique por cada requerimiento señalado en la citada herramienta, si dispone o no de la información, y adjuntar el documento que sustenta su respuesta -en caso afirmativo-; además, se le agradecerá puntualizar -página, párrafo, o aparte según proceda-, del cuerpo del documento que fundamenta su respuesta; así como, indicar una justificación concreta a esta.

No omito señalar que, la información obtenida; así como, del análisis que resulte de esta, para la prestación del servicio de auditoría solicitado, busca identificar aspectos de mejora que apoyen la toma de decisiones a nivel Institucional del tema referido en nuestra asesoría, por lo que, de antemano se le agradece el tiempo y la disposición para completar el cuestionario que se adjunta.

En virtud de la importancia que reviste para esta Auditoría contar con la información requerida, mucho se estimará la remisión de este documento con sus respuestas y documentación correspondiente -medio electrónico-, dentro de los siete días hábiles posteriores al recibo del presente oficio.

En caso de consultas sobre el particular, puede comunicarse con los funcionarios de la Auditoría Interna, José Andrés Blanco Chaves, Jonathan Pérez Richmond o Juan Carlos Montenegro Adams, en las direcciones de correo electrónicas ablanco@tse.go.cr, jperez@tse.go.cr o jmontenegro@tse.go.cr respectivamente.”

Se dispone: Para su atención pase al coordinador del Consejo. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Informe para adjudicación trámite 2020LA-000027-0012300001 “Compra de licencias CAL para remote desktop services y autenticación multifactor para usuarios institucionales”. Del señor Allan Antonio Herrera Herrera, Proveedor; se conoce oficio n.° PROV-0325-2020 de fecha 13 de octubre de 2020, recibido ese mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del señor Mario Pereira Granados, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

B) Informe para adjudicar opción de negocio, trámite 2018LN-000007-0009100001 “LICITACIÓN DE CONVENIO MARCO SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA FISICA”. Del señor Allan Antonio Herrera Herrera, Proveedor; se conoce oficio n.° PROV-0329-2020 de fecha 14 de octubre de 2020, recibido ese mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación para la adquisición del servicio bajo el sistema de cotización de convenio marco, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del señor Richard Poveda Solórzano, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

C) Informe de adjudicación trámite 2020LA-000023-0012300001 “Suministro e instalación de aires acondicionados para bodega de Seguridad de Contraloría Electoral, Los Yoses y Manejadoras”. Del señor Allan Antonio Herrera Herrera, Proveedor; se conoce oficio n.° PROV-0326-2020 de fecha 13 de octubre de 2020, recibido el día 14 de octubre de 2020 en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del señor Randall Raúl Rodríguez Castro, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

D) Informe para adjudicación trámite N.° 2020CD-000198-0012300001, enlaces de comunicación a internet (principal y secundario del TSE) con el ICE. Del señor Allan Antonio Herrera Herrera, Proveedor; se conoce oficio n.° PROV-0332-2020 de fecha 16 de octubre de 2020, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal, la recomendación de adjudicación para el procedimiento de contratación 2020CD-000198-0012300001, contratación de los enlaces de comunicación a internet (principal y secundario del TSE) con el ICE”, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señorita Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del señor Mario Pereira Granados contraparte técnica, y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

E) Informe para adjudicar opción de negocio, trámite 2018LN-000007-0009100001 “LICITACION DE CONVENIO MARCO SERVICIOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA FISICA”. Del señor Allan Antonio Herrera Herrera, Proveedor; se conoce oficio n.° PROV-0333-2020 de fecha 16 de octubre de 2020, recibido el 19 de octubre del 2020 en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

“Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación para la adquisición del servicio bajo el sistema de cotización de convenio marco, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del señor Alcides Chavarría Vargas, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.”

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.