ACTA N.� 20-2021

Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas del veinte de abril de dos mil veintiuno, con la asistencia de los se�ores Gerardo Abarca Guzm�n, Director General a.i del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos �quien preside�; Erick Adri�n Guzm�n Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil; Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a.i del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia; y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, que dice:

ART�CULO PRIMERO. APROBACI�N DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre estudio de dedicaci�n exclusiva de puestos. De la se�ora Mariana G�mez Bola�os, Prosecretaria General a.i del TSE, se conoce el oficio No. STSE-0800-2021 de fecha 13 de abril de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo de aprobaci�n de la dedicaci�n exclusiva de los puestos 361365 y 361402.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Pr�rroga de Acuerdo Co mercial de Asociaci�n Empresarial TSE RACSA. Del se�or Francisco Calvo Bonilla, Gerente General de RACSA, se conoce el oficio No. GG-476-2021 de fecha 14 de abril de 2021, recibido el mismo d�a en la coordinaci�n de este Consejo, cuyo asunto es �Pr�rroga de Acuerdo Comercial de Asociaci�n Empresarial TSE-RACSA�, mediante el cual comunica lo siguiente:

�En respuesta a su oficio CDIR-108-2021, (�)

(�) Considerando la trayectoria entre RACSA y el TSE, se demuestra la existencia de una sinergia que permite fortalecer la generaci�n de productos o servicios de valor estrat�gico para la ciudadan�a, siendo el servicio de Verificaci�n de Identidad (VID) de gran valor en el mercado nacional y una soluci�n de alto impacto en los servicios ciudadanos ya que permiten la validaci�n de la identidad, convirti�ndose el TSE dentro de sus facultades de Ley en garante de este servicio.

Es por lo anterior, que RACSA manifiesta su anuencia en continuar con el servicio bajo las premisas de distribuci�n planteadas por el TSE. Partiendo del hecho que esta relaci�n es entre Administraciones P�blicas, debemos garantizar el debido proceso para la formalizaci�n de la modificaci�n contractual requerida. Es por esto que se activaron los mecanismos internos en RACSA para suscribir la adenda al acuerdo CONT-18-2016. (�)�

Se dispone: Para su atenci�n conjunta pase al Departamento Legal y a la Direcci�n General de Estrategia Tecnol�gica. ACUERDO FIRME.

C) Respuesta a oficio n� CDIR-100-2021, Informe de seguimiento n.� SRICI-01- 2021. Del se�or Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil, se conoce el oficio No. DGRC-0252-2021 de fecha 14 de abril de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, cuyo asunto es �Respuesta a oficio n� CDIR-100-2021, Informe de seguimiento n.� SRICI-01- 2021� y que en lo que interesa se�ala:

�En atenci�n al (�) n.�CDIR-100- 2021 (�) documento denominado: "Informe de seguimiento No. SRICI-01-2021 sobre las recomendaciones emitidas mediante informe No. ICI-04- 2016, relativos a aspectos administrativos sobre el estado de conservaci�n, preservaci�n y resguardo de la documentaci�n civil, que se mantiene en la Unidad de Artesan�a, ubicada en avenida 6, calles 6 y 8.�, el suscrito procede a rendir informe respecto a la recomendaci�n parcialmente cumplida emitida por el �rgano de Fiscalizaci�n.

RECOMENDACIONES

�Al Consejo de Directores

�En raz�n de los hechos expuestos en el presente informe, con todo respeto se le recomienda a ese �rgano Colegiado realizar las gestiones que estime necesarias, para el correspondiente cumplimiento de la recomendaci�n que a�n se encuentra como parcialmente cumplida. Lo anterior, de conformidad con lo que establece el p�rrafo cuarto del art�culo 39 de la Ley General de Control Interno, n.� 8292.

Cabe se�alar que debido al tiempo transcurrido desde la emisi�n de esa recomendaci�n (aproximadamente 4 a�os y 7 meses); as� como, despu�s de dos informes de seguimiento efectuados por este �rgano de Fiscalizaci�n, siendo que a la fecha de emisi�n de este documento se encuentra aun parcialmente cumplida; por lo que esta Auditor�a Interna no proceder� a efectuar el seguimiento correspondiente a esas Administraci�n, si llega a materializarse los riesgos se�alados en el informe original.�

Al respecto, es importante se�alar que, de acuerdo a lo informado por la Jefatura de la Secci�n de Archivo del Registro Civil, la documentaci�n referida no se encuentra actualmente en las condiciones de riesgo que originalmente dieron pie a la recomendaci�n vertida por el �rgano auditor al momento en que se encontraba en la Unidad de Artesan�a, siendo que al d�a de hoy la misma es resguardada dentro del dep�sito bajo las mismas condiciones ambientales que el resto del acervo documental que se custodia en ese Archivo, con la �nica particularidad de que su proceso de organizaci�n, a�n se encuentra en desarrollo.

Por otra parte, como se ha mencionado anteriormente en otros informes, han acaecido muchos factores externos que son ajenos al control de esa Secci�n, como lo fue el incumplimiento de la entrega de la estanter�a en el a�o 2019 y que la contrataci�n hecha en el 2020, a�n se encuentra sin terminar al 100 %. Estos son factores de peso, con un alto impacto negativo para la administraci�n y que lamentablemente afectaron no solo el trabajo relativo a la organizaci�n de esta documentaci�n, sino de todos los fondos documentales, al punto de que en alg�n momento se lleg� a valorar la posibilidad de un cierre t�cnico, en caso de que no se llegara a concretar dicha contrataci�n.

En cuanto a la situaci�n de espacio f�sico, se espera resolver en el presente mes de abril con la recepci�n de conformidad e instalaci�n de la nueva estanter�a, para lo cual se est� gestionando lo pertinente en jornada extraordinaria, con el fin de agilizar este proceso, a la luz del tiempo de atraso que se ha experimentado.

Asimismo, resulta oportuno mencionar, que la Secci�n de Archivo del Registro Civil, para el ejercicio actual, ha orientado la atenci�n de sus labores de gesti�n documental, trazando dos l�neas de trabajo dentro de su plan operativo de organizaci�n documental, en los siguientes t�rminos:

1. Se refiere al tema de la reorganizaci�n del espacio f�sico destinado para la ubicaci�n de los documentos, con el fin de habilitar los espacios suficientes para dotar a esta documentaci�n de las condiciones �ptimas de preservaci�n documental, conforme lo establecido en la ley n.� 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos, en lo relativo a las especificaciones t�cnicas para el uso de estanter�a adecuada, as� como la �ptima gesti�n de organizaci�n y conservaci�n documental, seg�n su clasificaci�n.

2. La segunda l�nea de trabajo se refiere al tema propio de la organizaci�n de la documentaci�n, cuya ejecuci�n de actividades para un desarrollo eficaz y eficiente demanda mayor concentraci�n y acuciosidad por parte del recurso humano que las realiza, lo cual resulta muy dif�cil de cumplir durante la jornada ordinaria, en raz�n de que esas mismas personas funcionarias, son requeridas para la atenci�n de otras actividades propias del Archivo, que tienen relaci�n con la prestaci�n de los servicios de informaci�n y publicidad registral a cargo del Registro Civil, lo cual abarca tanto a la Sede Central como a las 32 Oficinas Regionales, as� como al p�blico externo que se atiende diariamente.

Por lo anterior, es que para este a�o se ha girado la indicaci�n de que aquellas personas funcionarias que laboren bajo la modalidad de jornada acumulativa voluntaria, durante las dos horas adicionales a la jornada habitual, se dediquen a realizar las tareas asociadas directamente a dicho plan de organizaci�n documental.

Es as� que puede observarse que la administraci�n, dentro de su �mbito de actuaci�n, ha venido adoptando medidas en pro de mitigar el impacto de tiempo provocado por los factores externos antes mencionados.

Teniendo en cuenta las condiciones antes descritas, el Archivo del Registro Civil mantiene el compromiso de completar todas las actividades definidas para el cumplimiento de los objetivos trazados dentro del plan de organizaci�n documental, y en tal sentido se realizar�n todos los esfuerzos administrativos que resulten necesarios con el prop�sito de finalizar en el a�o indicado, sin dem�rito de que a la fecha, solo el tema de los retrasos e incumplimiento sobre la entrega de la estanter�a, han derivado en un atraso de dos a�os consecutivos.

Al respecto, esta Direcci�n General continuar� realizando el seguimiento correspondiente para comunicar al �rgano de Fiscalizaci�n una vez que se finalice el plan de proceso de organizaci�n documental.

Se adjunta el cronograma comunicado mediante el oficio n.� DGRC-0533-2020, de fecha 18 de agosto de 2020, para su implementaci�n con las fechas, actividades y responsables para su cumplimiento.

De esta manera el suscrito rinde el informe ordenado por el Consejo de Directores.�

Se dispone: 1. Tener por rendido el informe. 2. Comun�quese a la Auditoria Interna. ACUERDO FIRME.

D) Modificaci�n al presupuesto institucional. De la se�ora Adriana Mar�a Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a.i del TSE, se conoce el oficio No. STSE-0825-2021 de fecha 15 de abril de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo sexto de la sesi�n ordinaria n.� 32-2021 celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones, que aprueba la recomendaci�n comunicada por este �rgano Colegiado mediante CDIR-130-2021 del 13 de abril de 2021, respecto a la Modificaci�n al presupuesto institucional.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Informe sobre dedicaci�n exclusiva estudio del puesto n.� 353628. De las se�oras Sandra Mora Navarro y Jocelyn Brown P�rez, Secretaria General de la Direcci�n Ejecutiva y Jefa del Departamento de Recursos Humanos respectivamente, y el se�or Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a.i. del Departamento Legal; se conoce el oficio No. DE-0818-2021 de fecha 13 de abril de 2021, recibido el d�a 15 del mismo mes y a�o en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual remiten el informe de estudio sobre la dedicaci�n exclusiva del puesto No. 353628, en el cual concluyen que para el puesto indicado, se evidencian elementos que permiten determinar que es de conveniencia institucional someterlo al r�gimen de dedicaci�n exclusiva.

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. 2.- Con base en el razonamiento establecido en los citados informes y de conformidad con lo dispuesto en el numeral 29 de la Ley de Salarios de la Administraci�n P�blica, No. 2166 del 9 de octubre de 1957 reformada por la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas P�blicas, No. 9635, se recomienda al Tribunal que mediante resoluci�n administrativa razonada, determine la procedencia de incluir dentro del r�gimen de dedicaci�n exclusiva el puesto No. 353628, en raz�n de las funciones asociadas a dicho puesto y el beneficio para el inter�s p�blico que de ello se deriva. Se adjunta el respectivo proyecto de resoluci�n elaborado por el Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

F) Informe de adjudicaci�n tr�mite 2021CD-000013-0012300001 �Contrataci�n con Correos de Costa Rica para la entrega de c�dulas de identidad para el servicio RDI. Del se�or Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce el oficio No. PROV-0129-2021 de fecha 16 de abril de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, cuyo asunto es �Informe de adjudicaci�n tr�mite 2021CD-000013-0012300001 �Contrataci�n con Correos de Costa Rica para la entrega de c�dulas de identidad para el servicio RDI (reimpresi�n del documento de identidad)� y que expresamente indica:

�Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jur�dico, esta Proveedur�a (�) plantea al Consejo de Directores del TSE recomendaci�n de adjudicaci�n, conforme al siguiente detalle:

L�nea	Objeto	Adjudicatario	Monto de adjudicaci�n (incluye� I.V.A)
01	Contrataci�n con Correos de Costa Rica S.A. para la entrega de c�dulas de identidad para el servicio RDI (reimpresi�n del documento de identidad)	Correos de Costa Rica� S.A.	�4.997,43

 

En caso de aprobar dicha recomendaci�n, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretar�a General de la Direcci�n Ejecutiva, del Departamento Legal, de la se�ora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del se�or Luis Alberto Monge Fuentes, contraparte t�cnica y de la Auditor�a Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras P�blicas (SICOP).�

Se dispone: 1. Aprobar conforme se propone. 2. H�gase del conocimiento de la Secretar�a General de la Direcci�n Ejecutiva, del Departamento Legal, de la se�ora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del se�or Luis Alberto Monge Fuentes, en calidad de contraparte t�cnica y de la Auditor�a Interna. ACUERDO FIRME.

G) Solicitud de audiencia para comunicaci�n verbal de resultados. De la se�ora Nidia Elvia Aguilar Acu�a Auditora Interna a.i, se conoce el oficio No. AI-090-2021 de fecha 16 de abril de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, que dice:

�Con el prop�sito de dar cumplimiento a lo dispuesto en las Normas Generales de Auditor�a para el Sector P�blico, en su aparte 205 denominado inciso 08, me permito solicitarles, respetuosamente, se nos conceda una audiencia en los pr�ximos d�as, para la presentaci�n del �Informe relativo a la evaluaci�n de control interno sobre la Gesti�n de la Seguridad de la Informaci�n.�

Se dispone: Conceder la audiencia solicitada por la se�ora Auditora Interna a.i para el d�a 27 de abril de 2021 a la 1:30 p.m. ACUERDO FIRME.

H) Criterio sobre la autorizaci�n para realizar pago de renovaci�n de suscripci�n en l�nea. Del se�or Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo, se conoce el oficio No. DE-0857-2021 de fecha 19 de abril de 2021, recibido el mismo d�a en la ordinaci�n de este Consejo, cuyo asunto es �Criterio sobre la autorizaci�n para realizar pago de renovaci�n de suscripci�n en l�nea�, que dice:

�En atenci�n a su oficio n.� CDIR-128-2021, (�) en el que se describe lo indicado por la se�ora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica (...) le comunico que se efectuaron las averiguaciones pertinentes con el fin de exponer la mejor alternativa para gestionar el requerimiento en cuesti�n.

En lo que respecta a la posibilidad de efectuar el pago en l�nea para la renovaci�n de la suscripci�n en la plataforma Apple Store y de esa manera publicar las nuevas versiones de la aplicaci�n �VotanteInformadoCR� para facilitar informaci�n atinente al proceso electoral venidero, es correcto afirmar que al d�a de hoy y a partir de las consideraciones dadas por la Contadur�a, los procedimientos institucionales ordinarios no permiten ejecutar esa transacci�n.

Teniendo esto en cuenta, vale la pena se�alar que la implementaci�n de un mecanismo a nivel organizacional como medio de pago permanente y oficial para este tipo de casos si resulta viable; sin embargo, esto requiere dirigir una solicitud ante el Ministerio de Hacienda, ente facultado de diligenciar y autorizar la ampliaci�n del convenio suscrito con el Banco de Costa Rica para atender obligaciones de esta naturaleza. Esto permitir�a, con el eventual visto bueno de esa entidad bancaria, la generaci�n de una tarjeta corporativa similar a la que se utiliza actualmente para el desembolso de recursos por concepto de combustibles y efectuar este tipo de pagos de forma adecuada.

Ahora, si bien lo anterior representa un contexto ideal para solventar la necesidad presentada, es un hecho que la finalizaci�n del procedimiento y la puesta en pr�ctica de esta modalidad de manera efectiva en la organizaci�n, demandar�a un per�odo de tiempo aproximado que va de un mes y medio a dos meses, en el mejor de los escenarios.

En ese sentido, ante la premura de efectuar este pago �dada la coyuntura preelectoral en la que nos encontramos� se tiene como mejor opci�n, la designaci�n y autorizaci�n de una persona funcionaria con el prop�sito de cancelar el monto correspondiente (noventa y nueve d�lares estadounidenses exactos) mediante su tarjeta de d�bito o cr�dito personal. Se sugiere, tal cual sucedi� para el primer pago de la suscripci�n, que el se�or Minor E. Mora Chang en calidad de Secretario General de la DGET, efect�e la erogaci�n. Posteriormente, a trav�s del comprobante emitido y previa generaci�n de la reserva presupuestaria con cargo a la subpartida n.� 10307, se le estar�a reintegrando la totalidad del monto por medio de cheque.

Finalmente, le comunico que en procura del inter�s institucional y en consonancia con lo aqu� plasmado, se tomar�n las acciones pertinentes para instruir a la Contadur�a, el inicio de los tr�mites que correspondan, a efectos de que -en el sucesivo- este �rgano Electoral tenga la posibilidad de realizar pagos o compras de esta �ndole, a trav�s de una tarjeta corporativa.�

Se dispone: 1. Incorporar al orden del d�a. 2. Tomar nota, contin�ese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

I) Medidas contra el contagio del Covid-19. Del se�or Carlos Fabi�n Jim�nez Murillo, Coordinador del Equipo de Apoyo Institucional por la Pandemia COVID-19, se conoce el oficio No. DE-0822-2021 de fecha 14 de abril de 2021, recibido el d�a 20 del mismo mes y a�o en la ordinaci�n de este Consejo, cuyo asunto es �Medidas contra el contagio del Covid-19�, y que expresamente se�ala:�

�Del se�or Deiver Castro Ulate, Ingeniero del �rea de Prevenci�n y Salud Laboral, se ha recibido (�) correo electr�nico, mediante el cual sugiere la implementaci�n de lo siguiente:

�En atenci�n a lo dispuesto en el art�culo 1 del Decreto Ejecutivo 42227-MP-S emitido por el Ministerio de Salud P�blica, (...) se solicita analizar la siguiente propuesta. (�)

Sugiero coordinar con la Direcci�n General de Estrategia [sic] Tecnolog�a, para que se analice la posibilidad que cada persona funcionaria al encender su computadora, se genere una imagen, mensaje o indicaci�n, de manera autom�tica, con los lineamientos para prevenir el COVID-19, tales como: El uso obligatorio de mascarillas, el lavado de manos y el distanciamiento social.�.

Al respecto, se procedi� a consultar a la se�ora Patricia Chac�n Jim�nez, Jefa del Departamento de Tecnolog�as de la Comunicaci�n, acerca de la oportunidad de realizar la implementaci�n de mensajes seg�n indica el se�or Castro Ulate, determin�ndose que resulta afirmativo el avanzar en ese sentido.

No omito indicarle que resulta conveniente e importante el implementar ese tipo de mensajes en los sistemas tecnol�gicos existentes a nivel institucional, esto con el objetivo de llegar a un mayor n�mero de la poblaci�n laboral institucional, todas aquellas directrices emitidas por el Consejo por usted dirigido, as� como por la Direcci�n Ejecutiva y aquellos promulgados por el Regente Sanitario.

Es por lo anterior que se somete a criterio del �rgano bajo su coordinaci�n, la sugerencia presentada por el se�or Castro Ulate.�

Se dispone: 1. Incorporar al orden del d�a. 2. Pase para su valoraci�n a la Direcci�n General de Estrategia Tecnol�gica y al Departamento de Comunicaciones y Relaciones P�blicas. ACUERDO FIRME.

A las quince horas termin� la sesi�n.