ACTA N.� 29-2021
Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas del veintid�s de junio de dos mil veintiuno, con asistencia de los se�ores Erick Adri�n Guzm�n Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones �quien preside�; Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil; Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo; H�ctor Enrique Fern�ndez Mas�s, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica.
ART�CULO PRIMERO. APROBACI�N DE ACTAS ANTERIORES.
A) Se ley� y aprob� el acta de la sesi�n ordinaria inmediata anterior.
ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Remisi�n de informe �An�lisis de Impacto al Negocio�. Del se�or Mynor Enrique Mora Chang, Coordinador de la Comisi�n de Continuidad del Negocio, se conoce oficio n.� CCN-003-2021 del 10 de junio de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo cuarto inciso A de la sesi�n ordinaria n.� 1-2021, celebrada por esa Comisi�n el 4 de junio de 2021, en el que se dispuso remitir a este Consejo el informe titulado �An�lisis de Impacto al Negocio� con la sugerencia de que acojan las recomendaciones formuladas y se proceda con la respectiva comunicaci�n, seg�n corresponda.
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Procedan las Direcciones Ejecutiva, General de Estrategia Tecnol�gica y General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos con lo de sus cargos. ACUERDO FIRME.
B) Solicitud de nueva fecha para la presentaci�n del Plan de Continuidad de Negocio del TSE y remisi�n de la �Metodolog�a para la gesti�n de riesgos de continuidad del negocio, versi�n 2�. Del se�or Mynor Enrique Mora Chang, Coordinador de la Comisi�n de Continuidad del Negocio, se conoce oficio n.� CCN-004-2021 del 10 de junio de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo cuarto inciso B de la sesi�n ordinaria n.� 1-2021, celebrada por esa Comisi�n el 4 de junio de 2021, en el que se dispuso solicitar a este Consejo que se fije como nueva fecha para la presentaci�n del Plan de Continuidad de Negocio del TSE el 20 de mayo de 2022, en la premisa de que no haya segunda ronda en las pr�ximas elecciones, de lo contrario el 16 de agosto de 2022. Asimismo, remite para su aprobaci�n la �Metodolog�a para la gesti�n de riesgos de continuidad del negocio, versi�n 2�.
Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
C) Consulta respecto a recomendaci�n 4.1 del informe contentivo sobre informe de Control Interno n.� ICI-02-2021, relativo a la Seguridad de la Informaci�n. De la se�ora Nidia Elvira Aguilar Acu�a, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.� AI-157-2021 del 11 de junio de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Mediante oficio n.� AI-102-2021 del 04 de mayo anterior, se remiti� a ese estimable Consejo de Directores el �Informe de control interno n.� ICI-02-2021, relativo a la Seguridad de la Informaci�n�, por medio del oficio n.� CDIR-178-2021, del 18 de mayo de 2021, se comunica el acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 24-2021 del CDIR, celebrada en esa misma fecha, en el que se dispone: �Pase para lo de su cargo a la Direcci�n General de Estrategia Tecnol�gica, a la Secretaria General del TSE, a la Secci�n de Riesgos y Seguridad y Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.�
Asimismo, mediante oficio n.� CDIR-0209-2021, del 08 de junio de 2021, se comunica el acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 27-2021 del CDIR, celebrada en esa misma fecha, en el que se dispone: �Tener por establecidas las acciones, de conformidad con los cronogramas de cumplimiento propuestos por las dependencias implicadas. H�gase del conocimiento de la Auditor�a Interna. ACUERDO FIRME.�
Sin embargo, del an�lisis de los documentos citados en el p�rrafo precedente, no se cuenta con el an�lisis, actividades de atenci�n, responsables y plazo de ejecuci�n respecto de la recomendaci�n 4.1 del citado informe de Control Interno n.� ICI-02-2021.
Por lo tanto, con el prop�sito de observar debidamente lo dispuesto por el art�culo 36 de la Ley General de Control Interno, n.� 8292, respecto del plazo en el cual deben ser analizados los informes de auditor�a que se remiten a los titulares subordinados, respetuosamente se solicita disponer las acciones correspondientes sobre la recomendaci�n 4.1.".
Se dispone: Procedan las Direcciones Ejecutiva y General de Estrategia Tecnol�gica a remitir a este Consejo, en el plazo de 10 d�as h�biles, las acciones correspondientes para el cumplimiento del Plan de Capacitaci�n en materia de concientizaci�n respecto de la seguridad de la informaci�n, as� como el cronograma de trabajo para la implementaci�n de las acciones que se propongan. ACUERDO FIRME.
D) Informe sobre dedicaci�n exclusiva del puesto n.� 93962. De los se�ores Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Direcci�n Ejecutiva, Jocelyn Brown P�rez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Alexander Jim�nez Padilla Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DE-1375-2021 del 10 de junio de 2021, recibido en la Coordinaci�n de este Consejo el 15 de junio de 2021, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.� 93962 de Profesional Asistente en Proveedur�a (clase Profesional Asistente 2) ubicado en el Departamento de Proveedur�a, al r�gimen de dedicaci�n exclusiva.
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. El�vese a conocimiento del Superior con la recomendaci�n de aprobar. ACUERDO FIRME.
E) Medidas administrativas relativas a la pandemia por COVID-19 para el tercer trimestre de 2021. Se dispone: Debido al estado de emergencia nacional por la situaci�n sanitaria generada por el COVID-19, declarado mediante decreto ejecutivo n.� 4227-MP-S del 16 de marzo de 2020 y subsiguientes directrices del Ministerio de Salud, considerando que, de acuerdo con los datos suministrados por el Departamento de Recursos Humanos, para el mes de mayo de 2021 el 41,92% del personal institucional se encuentra laborando en forma presencial (604 personas), cuando, por ejemplo, en julio pasado solo laboraron presencialmente 410 funcionarios, este Consejo, en aras de contribuir con las acciones de prevenci�n y mitigaci�n del contagio, dispone:
1.- Que quienes se encuentren realizando trabajo remoto contin�en en tal situaci�n la mayor cantidad de d�as posible. Asimismo, que se exhorte a las jefaturas para que incrementen al m�ximo la lista de funcionarios que laboran remotamente, dando prioridad a las personas funcionarias con factores de riesgo.
2.- Que se mantenga ininterrumpidamente la emisi�n de certificaciones digitales y toda otra facilidad o tr�mite disponible a trav�s de nuestra plataforma tecnol�gica. Para el caso de naturalizaciones, que se contin�e con el sistema de citas y que se brinde informaci�n a los usuarios por la l�nea 800-800-2000. Que se contin�e con la ventanilla �nica de la Direcci�n General del Registro Civil para recepci�n de documentos f�sicos para toda la instituci�n y la de Direcci�n General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos para gestiones electorales.
3.- Que cada Director determine cu�les funcionarios resulta indispensable mantener presencialmente para atender los servicios que brinda la instituci�n, as� como las tareas de apoyo administrativo, log�stico u operativo que no pueden ser suspendidas ni desempe�adas remotamente (seguridad, inform�tica, entre otros).
4.- Que se mantenga el horario de 7:00 a. m. a 3:00 p. m., aprobado por el Superior en sesiones ordinarias n.� 75-2020 celebrada el 30 de julio de 2020 y n.� 44-2021 celebrada el 25 de mayo de 2021, tanto para los funcionarios que est�n trabajando de forma presencial, como para aquellos que est�n bajo la modalidad de trabajo remoto por objetivos.
5.- Que se contin�e utilizando el c�digo de vestimenta casual para los funcionarios de estos organismos electorales, aprobado para los d�as viernes, seg�n acuerdo del Tribunal adoptado en el art�culo cuarto de la sesi�n ordinaria n.� 38-2018, celebrada el 3 de abril de 2018 (y su respectivo protocolo, aprobado por este Consejo en sesi�n ordinaria n.� 18-2018, celebrada el 17 de abril de 2018).
6.- Que no se permita el acceso a las instalaciones de estos organismos electorales a los funcionarios que incumplan con las medidas de toma de temperatura y el debido lavado de manos al ingreso, el uso de mascarilla, as� como del gafete institucional en lugar visible, el cual debe portar durante toda la jornada laboral.
7.- Que lo aqu� dispuesto rija para todas las oficinas institucionales, incluidas las regionales, a partir de la firmeza de este acuerdo y hasta el 31 de diciembre de 2021.
8.- Que cada jefatura informe al Departamento de Recursos Humanos mediante la plantilla respectiva, los listados de funcionarios en trabajo remoto y presencial, al d�a siguiente de la firmeza del presente acuerdo.
9.- Que el Departamento de Comunicaciones y Relaciones P�blicas divulgue el presente acuerdo. ACUERDO FIRME.
F) Aprobaci�n de la dedicaci�n exclusiva del puesto n.� 368562. De la se�ora Adriana Mar�a Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-1330-2021 del 17 de junio de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo tercero de la sesi�n ordinaria n.� 52-2021, celebrada el 17 de junio por el Tribunal Supremo de Elecciones, en el que se aprob� someter al r�gimen de dedicaci�n exclusiva el puesto n.� 368562 y se dictara la resoluci�n correspondiente.
Se
dispone: Tomar nota. ACUERDO
FIRME.
G) Propuesta de implementaci�n del servicio de impresi�n de DIMEX para personas extranjeras con permanencia legal en el pa�s, utilizando las plataformas del TSE. De las se�oras Raquel Vargas Jaubert y Dinorah Baltodano Quintana, Directora General y Directora T�cnica Regional y Operativa, respectivamente, de la Direcci�n General de Migraci�n y Extranjer�a del Ministerio de Gobernaci�n y Polic�a, se conoce oficio n.� DG-1407-06-2021 del 11 de junio de 2021, recibido en la Coordinaci�n de este Consejo el 21 de junio de 2021, mediante el cual literalmente manifiestan:
"Reciba un cordial saludo. Inicialmente, quiero agradecer su disposici�n por atender v�a telef�nica, las consultas. Seg�n le coment�, la Direcci�n General de Migraci�n y Extranjer�a, se encuentra promoviendo la implementaci�n de un proyecto que tiene por objetivo, el dise�o de un sistema y adquisici�n de tarjetas para la documentaci�n de personas extranjeras con permanencia legal en el pa�s.
Al ser el Tribunal de Supremo de Elecciones, un ente emisor de documentos de identidad, que realiza cerca de 120 mil c�dulas al mes, la Direcci�n General de Migraci�n y Extranjer�a, quisiera explorar la posibilidad de emitir los DIMEX utilizando las plataformas existentes del TSE y as�, maximizar los recursos que ya invierte el estado costarricense en este tema.
Por lo anterior, con el fin de valorar la implementaci�n del servicio administrado (tercerizaci�n del servicio de impresi�n de DIMEX) como una alternativa de soluci�n a la necesidad institucional, y en virtud de que el Estado no cuenta con suficientes recursos para financiar proyectos de inversi�n de esta magnitud, respetuosamente requerimos que, en el menor tiempo posible, nos presenten el modelo de negocio o propuesta formal del proyecto.
Es importante para la toma de decisiones, que la propuesta formal contemple entre otros, los siguientes elementos:
1. Costo por dimex emitido (comisi�n por el servicio)
2. Si existe alg�n pago inicial para el proyecto, en caso que exista, si hay alguna forma de que, se nos exima de ese pago o se ajuste y sume al monto del costo por dimex emitido.
3. Requisitos o requerimientos para dar inicio al proyecto.
4. Propuesta de cronograma de trabajo:
i) Fecha de inicio de actividades de levantamiento de requerimientos y revisi�n de estos para la formulaci�n de los requerimientos.
ii) Plazo que ustedes consideran de inicio de la implementaci�n, si son 6, 8 o 9 meses a partir de la firma del Convenio Interinstitucional.
iii) Plazo m�nimo o vigencia del servicio (5, 10, 15 a�os)
5. Fases del Proyecto y plazo de ejecuci�n de cada una de �stas.
6. Plan de contingencia en caso de que la implementaci�n del proyecto sobrepase la fecha que esta Direcci�n estima se cubre con las tarjetas DIMEX actuales, para lo que interesa, la fecha estimada es marzo 2022.
7. Indicar los componentes tanto de software y hardware, insumos y mantenimientos, que incluye la propuesta.
8. Otras de importancia que ustedes identifiquen y consideren deben incluirse en la propuesta
Se reitera que, debido a la urgencia de definir algunas tareas pendientes, de car�cter t�cnico y jur�dico, as� como la coordinaci�n con otras instituciones, la remisi�n de esta informaci�n es de car�cter urgente.".
Se dispone: Para su estudio e informe, en el plazo de 3 d�as h�biles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.
ART�CULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACI�N ADMINISTRATIVA.
A) Adjudicaci�n de tr�mite n.� 2021LA-000004-0012300001 �Horas de soporte t�cnico y asesor�a especializada para productos de la plataforma de Microsoft, plataforma Vmware y Soporte en Redes�. Del se�or Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.� PROV-0232-2021 SUSTITUIR del 16 de junio de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jur�dico, esta Proveedur�a -con plena competencia para conducir los tr�mites del procedimiento de contrataci�n administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendaci�n de adjudicaci�n, conforme al siguiente detalle:
|
Partida |
Objeto |
Adjudicatario |
Monto de adjudicaci�n (incluye� I.V.A) |
|
1 |
Cien (100) horas de soporte
t�cnico y asesor�a especializada para productos de la plataforma de
Microsoft) |
CONSULTING GROUP
CORPORACION LATINOAMERICANA SOCIEDAD ANONIMA |
$5.650,00* |
|
2 |
Setenta y cinco (75) horas de
soporte para la plataforma Vmware) |
GBM DE COSTA RICA SOCIEDAD
ANONIMA |
$2.628,945* |
|
3 |
Cien (100) horas de soporte
especializado en equipos de comunicaciones de la marca Cisco |
Declarar Infructuosa por
inopia de ofertas |
|
�*Monto que muestra
SICOP
En caso de aprobar dicha recomendaci�n, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretar�a General de la Direcci�n Ejecutiva, del Departamento Legal, de la se�ora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del se�or Mario Pereira Granados, contraparte t�cnica y de la Auditor�a Interna.
Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras P�blicas (SICOP).
Quedo atento a lo que se estime disponer.".
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.
B) Adjudicaci�n del tr�mite n.� 2021-LA-000014-0012300001 �Renovaci�n de Licencias Wmware Enterprise Plus�. Del se�or Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.� PROV-0361-2021 del 21 de junio de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jur�dico, esta Proveedur�a -con plena competencia para conducir los tr�mites del procedimiento de contrataci�n administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendaci�n de adjudicaci�n, conforme al siguiente detalle:
|
Partida |
Objeto |
Adjudicatario |
Monto de adjudicaci�n (Incluye I.V.A.) |
|
1 |
RENOVACI�N DE LICENCIAS VMWARE ENTERPRISE PLUS |
COMPONENTES EL ORBE SOCIEDAD AN�NIMA |
$17.529,69 |
|
Total
adjudicar |
$17.529,69 |
||
En caso de aprobar dicha recomendaci�n, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretar�a General de la Direcci�n Ejecutiva, de la se�ora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, el se�or Mario Pereira Granados, contraparte t�cnica y de la Auditor�a Interna.