ACTA N.� 35-2021

 

 

Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas treinta minutos del veintisiete de julio de dos mil veintiuno, con asistencia de los se�ores Erick Adri�n Guzm�n Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones �quien preside�; Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil; Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo; H�ctor Enrique Fern�ndez Mas�s, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica.

 

ART�CULO PRIMERO. APROBACI�N DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se ley� y aprob� el acta de la sesi�n ordinaria inmediata anterior.

ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Plan Anual de Capacitaci�n 2021. Del se�or Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo, se conoce nuevamente oficio n.� DE-1548-2021 del 30 de junio de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual remite el Plan Anual de Capacitaci�n 2021.

Se dispone. Elevar a consideraci�n del Superior con la recomendaci�n de aprobar, con la �nica observaci�n de que se elimina la capacitaci�n �Manejo de datos abiertos y acceso a la informaci�n en el marco del estado abierto�. Desc�rguese de los asuntos pasados a estudio individual de las se�oras y se�ores Directores de este colegiado. ACUERDO FIRME.

B) Informe de seguimiento de colegiados. De la se�ora Kattya Marcela Varela G�mez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.� RH-1320-2021 del 19 de julio de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual informa sobre los resultados obtenidos del seguimiento y control del pago de la colegiatura de los funcionarios profesionales adscritos a los diferentes colegios, seg�n corresponda a su profesi�n.

Se dispone: Tomar nota. Contin�ese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

C) Remisi�n de Informe de seguimiento n.� SRICI-10-2021, al estudio especial sobre presuntas irregularidades en la formulaci�n del �Estudio Administrativo del Departamento de Financiamiento de Partidos Pol�ticos� n.� IES-01-2019. De la se�ora Nidia Elvira Aguilar Acu�a, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.� AI-192-2021 del 20 de julio de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Unidad de Control, como parte de las competencias legales, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones de los diferentes tipos de informes que emite este Despacho, as� como de las acciones ordenadas por la Administraci�n producto de los servicios de auditor�a y servicios preventivos, a fin de asegurar su debida atenci�n por �sta.

Esto de conformidad con lo mencionado en el art�culo 36 de la Ley General de Control Interno, la cual destaca:

�Art�culo 36.�Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditor�a contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se proceder� de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez d�as h�biles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenar� la implantaci�n de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevar� el informe de auditor�a al jerarca, con copia a la auditor�a interna, expondr� por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondr� soluciones alternas para los hallazgos detectados (�)�

Sobre lo anterior, con el prop�sito de que se dispongan las acciones pertinentes, respetuosamente me permito remitirle el documento denominado: Informe de seguimiento n.� SRICI-10-2021, al estudio especial sobre presuntas irregularidades en la formulaci�n del �Estudio Administrativo del Departamento de Financiamiento de Partidos Pol�ticos� n.� IES-01-2019

En ese contexto, mucho le agradecer� disponer de las acciones correspondientes e informar a esta Unidad de Fiscalizaci�n lo que se resuelva, en el curso de los quince d�as h�biles siguientes a su recibo.".

Se dispone: Para su estudio e informe, en el plazo de 10 d�as h�biles, pase a la Direcci�n Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

D) Solicitud para incorporar al Archivo Central y a la Contadur�a en el proceso de implementaci�n de libros de actas y contables en formato digital. Del se�or Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.� DE-1762-2021 del 21 de julio de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En sesi�n ordinaria No. 34-2021, celebrada por el Consejo de Directores, se dispuso en su art�culo segundo que la Direcci�n General de Estrategia Tecnol�gica, el Departamento Legal y el Archivo del Tribunal Supremo de Elecciones procedieran con lo de sus cargos a fin de implementar libros de actas y contables en formato digital, para lo cual se deber�an considerar las recomendaciones realizadas por la Auditor�a Interna. Lo dispuesto por el CDIR se fundamenta en el informe sobre la viabilidad de implementar actas en formato electr�nico en �rganos colegiados del Tribunal comunicado por la Direcci�n General de Estrategia Tecnol�gica y el Departamento Legal mediante oficio DL-157-2021.

En relaci�n con lo dispuesto por este Consejo, considero imprescindible la participaci�n del Archivo Central como dependencia rectora de la gesti�n documental en la instituci�n, con el fin de que realice los aportes que correspondan para la normalizaci�n del formato digital de estos valiosos tipos documentales que poseen declaratoria de valor cient�fico cultural, seg�n lo establecido por la Comisi�n Nacional de Selecci�n y Eliminaci�n de Documentos.

Los libros de actas generados por �rganos colegiados de instituciones p�blicas, conforman una serie documental declarada con valor cient�fico cultural en la norma 01-2014 de la resoluci�n CNSED-01-2014:

�01.2014. Establecer una declaratoria general de tipos documentales con valor cient�fico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector P�blico Costarricense de acuerdo con el documento �Sector P�blico Costarricense y su organizaci�n publicado por el Ministerio de Planificaci�n Nacional y Pol�tica Econ�mica en mayo del a�o 2010; de acuerdo con el siguiente detalle: Series documentales que se declaran con valor cient�fico cultural en todos los �rganos superiores o colegiados de las instituciones que conforman el Sector P�blico Costarricense. Documentos originales y copia, en soporte papel y electr�nico con firma digital avanzada (este tipo de firma se refiere a los formatos oficiales establecidos por el Ministerio de Ciencia, Tecnolog�a y Telecomunicaciones en la �Pol�tica de Formatos Oficiales de los Documentos Electr�nicos Formados Digitalmente� publicada en el Alcance Digital N� 92 de la edici�n N� 95 del Diario Oficial La Gaceta). Actas de �rganos colegiados. Expedientes de actas de �rganos colegiados. Correspondencia enviada y recibida�� (El subrayado corresponde al original)

Por otra parte, los libros contables generados por las instituciones p�blicas, corresponden a una serie documental tambi�n declarada con valor cient�fico cultural en la norma 02-2014 de la resoluci�n CNSED-03-2014.

�03.2014. Establecer una declaratoria general de tipos documentales con valor cient�fico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector P�blico Costarricense, de acuerdo con el siguiente detalle: A. Series documentales que se declaran con valor cient�fico cultural en todas las �reas Financiero Contable (incluye las �reas o unidades presupu�stales) de las instituciones que conforman el Sector P�blico Costarricense. Documentos originales, en soporte papel y electr�nico con firma digital avanzada (este tipo de firma se refiere a los formatos oficiales establecidos por el Ministerio de Ciencia, Tecnolog�a y Telecomunicaciones en la �Pol�tica de Formatos Oficiales de los Documentos Electr�nicos Firmados Digitalmente�, publicada en el Alcance Digital N� 92 de la edici�n N� 95 del Diario Oficial La Gaceta). � 3. Libros contables. Se deben conservar los libros de diario y mayores.� (El subrayado no corresponde al original)

Seg�n lo indicado anteriormente, solicito que se valore integrar al Archivo Central en el grupo de dependencias que tendr� a cargo la implementaci�n de los libros de actas y contables en formato digital, asimismo, por lo especializado de la materia contable, que se incorpore a la Contadur�a para que brinde el criterio que corresponda en relaci�n con los libros contables.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ART�CULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACI�N ADMINISTRATIVA.

A) Desestimaci�n de gestiones relacionadas con el Addendum n.� 3 al contrato para implementar el Centro de Personalizaci�n de Documentos de Identidad (CPDI). De los se�ores Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica y Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.� DGET-228-2021 del 20 de julio de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

�"De conformidad con lo acordado por el Consejo de Directores del TSE en art�culo tercero de la sesi�n ordinaria n.� 62-2019 celebrada el 10 de diciembre de 2019, comunicado en oficio n.� CDIR-0482-2019 de esa misma fecha, que es resultado de lo expuesto mediante oficio n.� DE-3071-2019, con ocasi�n del ofrecimiento realizado por nota n.� DNNI.501.2019� el consorcio contratista del contrato para implementar mejoras al servicio que brinda el Centro de Personalizaci�n de Documentos de Identidad (CPDI), cuyo an�lisis qued� plasmado en el oficio n.� DGET-271-2019 suscrito por los directores institucionales de las Direcciones Generales de Estrategia Tecnol�gica, Registro Civil y Ejecutiva del TSE, el Departamento Legal inici� coordinaciones con la contratista para la suscripci�n de la que ser�a la adenda n.� 3 contrato para implementar el Centro de Personalizaci�n de Documentos de Identidad (CPDI), por medio de la modificaci�n unilateral de contrato, en virtud del ofrecimiento indicado.

Sin embargo, luego de diversos acercamientos que se han llevado a cabo con miras a concretar la referida adenda, sin que a la fecha haya sido posible llevar a buen t�rmino �sta, en raz�n de que la empresa Radiogr�fica Costarricense S.A. �una de las firmas que conforman actualmente el consorcio� tiene como requerimiento previo a la firma, una ampliaci�n del plazo original del contrato en dos a�os, lo que se entiende resulta improcedente en virtud de que la modificaci�n unilateral no puede ser condicionada a la Administraci�n, nos permitimos sugerir dejar sin efecto los esfuerzos que sobre el particular se estaban realizando para la firma de la citada adenda.

En su lugar, los suscritos directores institucionales procederemos a formular una propuesta integral para asegurar la correcta prestaci�n del servicio p�blico de emisi�n de documentos de identidad antes del vencimiento (setiembre de 2024) del contrato actual de CPDI, que incluya, adem�s, una estrategia de continuidad del servicio de emisi�n de dichos documentos.".

Se dispone. Aprobar conforme se sugiere. ACUERDO FIRME.

B) Excusa para rendir informe para agotamiento de v�a. Del se�or Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DL-0305-2021 del 21 de julio de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual plantea formal excusa para emitir el informe que establece el art�culo 356 de la Ley General de la Administraci�n P�blica, con ocasi�n del recurso de apelaci�n y petici�n de tr�mite urgente interpuesto por el se�or Alfredo Hern�ndez Romero, representante legal del consorcio Scytl-Biznet, contra las resoluciones dictadas por la Unidad de Fiscalizaci�n de la Ejecuci�n Contractual n.� UFEC-TSE-001-2021 de las 11:00 horas del 14 de mayo de 2021 y n.� UFEC-002-2021 de las 10:00 horas del 25 de mayo de 2021.

Se dispone: Elevar a conocimiento del Superior. ACUERDO FIRME.

A las catorce horas termin� la sesi�n.

 

 

 

Erick Adri�n Guzm�n Vargas      Luis Guillermo Chinchilla Mora

Franklin Mora Gonz�lez��      H�ctor Enrique Fern�ndez Mas�s

Ileana Cristina Aguilar Olivares��      Xenia Guerrero Arias