ACTA N.� 43-2021

 

 

Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas treinta minutos del siete de setiembre de dos mil veintiuno, con asistencia de los se�ores Erick Adri�n Guzm�n Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones �quien preside�; Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil; Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo; H�ctor Enrique Fern�ndez Mas�s, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica.

 

ART�CULO PRIMERO. APROBACI�N DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se ley� y aprob� el acta de la sesi�n ordinaria inmediata anterior.

ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Remisi�n de Informe de seguimiento n.� SRIEE-14-2021, sobre las recomendaciones contenidas en el informe de auditor�a n.� IES-003-2017. De la se�ora Nidia Elvira Aguilar Acu�a, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.� AI-246-2021 del 30 de agosto de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Auditor�a Interna como parte de sus competencias, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones emitidas en los diferentes tipos de informes que emite este Despacho; as� como, de las acciones de mejora ordenadas por la Administraci�n producto de los servicios de auditor�a y preventivos, a fin de asegurar su debida atenci�n por �sta.

Sobre lo anterior, con todo respeto, me permito remitirle el documento denominado: �Informe de seguimiento No. SRIEE-14-2021, sobre las recomendaciones contenidas del estudio especial IES-003-2017, sobre la atenci�n de una denuncia trasladada por la CGR, en relaci�n con presuntas irregularidades en nombramiento de una persona funcionaria del TSE�.

En relaci�n con las recomendaciones giradas por esta Auditor�a Interna mediante el informe de cita, el 100% de ellas fueron atendidas por parte de la Administraci�n Activa, por lo que, se da por finalizado el seguimiento de los informes n.�s IES-03-2017 y SRIEE-09-2019; en virtud de lo anterior, se procede con el cierre de dichos informes.".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Informe sobre el tr�mite de obtenci�n del sello COVID-19. De la se�ora Mariana G�mez Bola�os, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-1987-2021 del 31 de agosto de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo cuarto de la sesi�n ordinaria n.� 74-2021, celebrada el 31 de agosto de 2021 por el Tribunal Supremo de Elecciones, en el que se solicita criterio de este colegiado respecto del informe sobre el tr�mite de obtenci�n del sello COVID-19.

Se dispone: Pase a estudio individual de las se�oras y se�ores Directoras y Directores de este Consejo. ACUERDO FIRME.

C) Remisi�n de Informe de seguimiento n.� SRICI-16-2021, sobre las acciones de mejora emitidas mediante Informe de control interno n.� ICI-02-2020, en relaci�n con el estudio de auditor�a sobre el avance en el desarrollo de los m�dulos del Sistema de Informaci�n Civil. De la se�ora Nidia Elvira Aguilar Acu�a, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.� AI-252-2021 del 31 de agosto de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Unidad de Control, como parte de las competencias legales, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones de los diferentes tipos de informes que emite este Despacho, as� como de las acciones ordenadas por la Administraci�n producto de los servicios de auditor�a y servicios preventivos, a fin de asegurar su debida atenci�n por �sta.

Esto de conformidad con lo mencionado en el art�culo 36 de la Ley General de Control Interno, la cual destaca:

�Art�culo 36.�Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditor�a contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se proceder� de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez d�as h�biles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenar� la implantaci�n de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevar� el informe de auditor�a al jerarca, con copia a la auditor�a interna, expondr� por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondr� soluciones alternas para los hallazgos detectados (�)�

Sobre lo anterior, con el prop�sito de que se dispongan las acciones pertinentes, respetuosamente, me permito remitirle el documento denominado: �Informe de seguimiento n.� SRICI-16-2021, sobre las acciones de mejora emitidas mediante Informe de control interno n.� ICI-02-2020, en relaci�n con el estudio de auditor�a sobre el avance en el desarrollo de los m�dulos del Sistema de Informaci�n Civil�.

En ese contexto, mucho le agradecer� disponer de las acciones correspondientes e informar a esta Unidad de Fiscalizaci�n lo que se resuelva, en el curso de los quince d�as h�biles siguientes a su recibo.".

Se dispone: Para su estudio e informe, en el plazo de 8 d�as h�biles, pase a las Direcciones Generales del Registro Civil y de Estrategia Tecnol�gica. ACUERDO FIRME.

D) Informe contentivo y cronograma de actividades sobre �Informe de seguimiento n.� SRICI-13-2021, relativo a las recomendaciones emitidas mediante informe n.� ICI-10-2018, en relaci�n con el estudio de auditor�a sobre el Centro de Personalizaci�n de Documentos de Identidad (CPDI)�. De los se�ores Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Direcci�n Ejecutiva, Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil y Adriana Mar�a Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� DGET-269-2021 del 1.� de setiembre de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual se refieren al informe de seguimiento n.� SRICI-13-2021, relativo a las recomendaciones emitidas mediante informe n.� ICI-10-2018, en relaci�n con el estudio de auditor�a sobre el Centro de Personalizaci�n de Documentos de Identidad (CPDI) y adjuntan cronograma de actividades para el cumplimiento de recomendaciones.�

Se dispone: Tener por rendido el informe y aprobar las acciones planteadas, de conformidad con el cronograma de cumplimiento propuesto. H�gase de conocimiento de la Auditor�a Interna. ACUERDO FIRME.

E) Aprobaci�n de la cuarta modificaci�n al presupuesto institucional. De la se�ora Adriana Mar�a Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-2014-2021 del 2 de setiembre de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo tercero de la sesi�n ordinaria n.� 75-2021, celebrada el 2 de setiembre de 2021 por el Tribunal Supremo de Elecciones, en el que se aprob� la cuarta modificaci�n al presupuesto institucional.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

F) Medidas de alerta sanitaria. Del se�or Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.� DE-2221-2021 del 2 de setiembre de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atenci�n al acuerdo adoptado por el Consejo de Directores en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 16-2020, del 10 de marzo de 2020, el cual fue aprobado por el Superior en el art�culo quinto de la sesi�n ordinaria n.� 23-2020 de misma fecha, comunicado en oficio n.� STSE-0501-2020 del 11 de marzo de 2020 y, que a la letra indica particularmente en el punto 3:

(�) 3.- Hasta nuevo aviso, se suspende la realizaci�n de reuniones y capacitaciones presenciales, as� como las giras o desplazamientos de funcionarios, con excepci�n de aquellas que sean de car�cter urgente o esenciales, previa autorizaci�n de este Consejo. La Direcci�n Ejecutiva revocar� todos los permisos para la utilizaci�n del auditorio, salones multiusos, as� como cualquier otra �rea de la Instituci�n para la realizaci�n de las actividades citadas, incluyendo a Instituciones externas.

Es menester indicar que, a la luz de los subsiguientes acuerdos tomados, tanto por el CDIR como por el Tribunal, relacionados con las medidas sanitarias para la atenci�n de la situaci�n de alerta nacional producto de la pandemia por COVID-19, los cuales han obedecido a la necesidad de dar continuidad a los servicios fundamentales que presta este �rgano electoral a la poblaci�n costarricense �como desde el inicio se dispuso� en medio de una crisis que se ha extendido por aproximadamente a�o y cinco meses y, que nos lleva a las puertas del proceso de elecciones presidenciales de febrero 2022, las cuales deber�n ejecutarse bajo una realidad nacional duramente impactada por la citada enfermedad; la instituci�n ha precisado retomar las actividades necesarias para dar atenci�n a su quehacer, tales como giras y utilizaci�n de espacios de uso com�n, por supuesto, bajo estrictos protocolos de salud y con la consigna de atender la log�stica y apoyo al proceso electoral.

No obstante lo anterior, lo cierto es que no existe acuerdo superior que aclare tal situaci�n relacionada con el proceso electoral, el cual deber� desarrollarse con total �normalidad� e implicar�, por parte de los diversos actores, la atenci�n de actividades que en su momento se suspendieron, tal cual reza lo anteriormente transcrito y, de lo que el suscrito considera necesario dilucidar, para evitar vac�os o malas interpretaciones con respeto al tema. As� las cosas, se solicita �por su intermedio� que el CDIR valore lo planteado.".

Se dispone: En virtud de que para el desarrollo de las pr�ximas Elecciones presidenciales y legislativas 2022, resulta necesaria la ejecuci�n de diversas actividades y labores que, por su naturaleza, requieren ser realizadas de manera presencial -a juicio de la administraci�n electoral- estas podr�n retomarse en estricto apego a los protocolos sanitarios ya establecidos para evitar la propagaci�n del COVID-19. ACUERDO FIRME.

G) Participaci�n de funcionarios en el Programa de Asesores Electorales. Del se�or H�ctor Enrique Fern�ndez Mas�s, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos, se conoce nuevamente oficio n.� DGRE-576-2021 del 23 de agosto de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual remite propuesta de la se�ora Alejandra Peraza Retana, Jefa del Departamento de Programas Electorales, para que, previo visto bueno de las direcciones respectivas, se designe a un funcionario como asistente del Programa de Asesores Electorales y como asesores electorales a otros 19 que mostraron inter�s de fungir en esos cargos desde sus puestos habituales.

Del se�or Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil, se conoce conjuntamente oficio n.� DGRC-0584-2021 del 3 de setiembre de 2021, recibido en la Coordinaci�n de este Consejo el 6 de setiembre de 2021, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atenci�n al acuerdo adoptado por el Consejo de Directores en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 40-2021, celebrada el 24 de agosto de 2021, comunicado mediante oficio CDIR-0340-2021 de la misma fecha, relacionado con la participaci�n de funcionarios en el Programa de Asesores Electorales, respetuosamente me permito indicar lo siguiente.

Del estudio realizado, se logr� determinar que, de las 19 personas funcionarias que mostraron inter�s en participar en el Programa de Asesores Electorales fungiendo desde sus cargos habituales, 17 corresponden a personal destacando en dependencias del Registro Civil, cuya naturaleza de sus puestos se encuentra estrechamente asociada a la prestaci�n de servicios registrales e identificaci�n de gran impacto para la ciudadan�a, como lo son la elaboraci�n de estudios registrales, solicitudes de c�dula de identidad, servicios de notificaci�n y cedulaci�n a domicilio, y la atenci�n en ventanillas de sedes regionales.

Ante esta situaci�n, entendiendo la importancia de la participaci�n de dichas personas para el PAE y con el �nimo de coordinar que estas se puedan incorporar al programa a la mayor brevedad posible, mitigando al m�ximo el impacto en la prestaci�n de los servicios a la ciudadan�a, el pasado viernes 27 de agosto, se sostuvo una reuni�n con la Jefatura del Departamento de Programas Electorales, el Encargado del Programa de Asesores Electorales, las jefaturas del Registro Civil involucradas y el suscrito.

En dicha reuni�n se logr� acordar, para cada una de las 17 personas funcionarias requeridas, la fecha a partir de la cual podr�n fungir de lleno en sus tareas de apoyo al PAE, y se establecieron algunas consideraciones de cooperaci�n entre el PAE y las jefaturas del Registro Civil, que permitir�n que en la medida de lo posible los servicios de la DGRC no se vean afectados.

Por tal motivo, se autoriza la participaci�n de las personas funcionarias del Registro Civil en el PAE, conforme el detalle que se muestra en el cuadro de Excel adjunto.

Adicionalmente, se somete a consideraci�n de ese �rgano colegiado, valorar la posibilidad de que se asignen los puestos de salario �nico o servicios especiales destinados originalmente para la ejecuci�n de tareas en el PAE, para reemplazar a dichos funcionarios en las oficinas correspondientes, durante su participaci�n en el programa. Ese importante indicar que la eventual reasignaci�n de dichos puestos, podr�a implicar la necesidad de gestionar una modificaci�n en su nomenclatura o clasificaci�n, en el sentido de que se adapte de la mejor forma posible a la naturaleza de los puestos que excepcionalmente llegar�an a sustituir de manera temporal.

Aunado a lo anterior, cabe mencionar que, 2 de las personas funcionarias incluidas en la lista, ocupan puestos de Asistente en Servicios de Notificaci�n y a Domicilio, en las oficinas regionales de Upala y Liberia, los cuales realizan tareas estrechamente asociadas al Eje II �Servicios de registraci�n civil e identificaci�n de personas� del Plan Estrat�gico Institucional 2019 � 2024, cuyo objetivo es �Fortalecer la prestaci�n de los servicios registrales, de naturalizaci�n e identificaci�n a todos los ciudadanos, en especial de la poblaci�n en situaci�n de vulnerabilidad, mediante la implementaci�n de iniciativas que ampl�en su cobertura y su accesibilidad�, espec�ficamente a las l�neas de acci�n LA 2.2 y LA 2.3;� y en tal virtud, el no encontrar con recursos que reemplacen sus funciones de manera permanente, podr�a afectar el cumplimiento de las metas trazadas para cada una de esas l�neas.".

Se dispone: Aprobar la participaci�n de esas personas funcionarias como asesores electorales desde sus puestos habituales, conforme se propone. Respecto a la solicitud del se�or Director General del Registro Civil para que se valore asignar los puestos de salario �nico o servicios especiales designados originalmente para la ejecuci�n de tareas en el Programa de Asesores Electores con el fin de reemplazar a los funcionarios autorizados, dado que podr�a implicar la necesidad de gestionar una modificaci�n en la nomenclatura o clasificaci�n de esos puestos seg�n indica, pase a la Direcci�n Ejecutiva para su respectivo an�lisis. Desc�rguese del registro de asuntos pasados a estudio individual de este Consejo. ACUERDO FIRME.

�ART�CULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACI�N ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicaci�n de tr�mite n.� 2021LA-000024-0012300001, �Compra e instalaci�n de alarma contra incendio y robo�. Del se�or Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.� PROV-0562-2021 del 1.� de setiembre de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jur�dico, esta Proveedur�a -con plena competencia para conducir los tr�mites del procedimiento de contrataci�n administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendaci�n de adjudicaci�n, conforme al siguiente detalle:

Partida	L�nea	Objeto	Adjudicatario	Monto de adjudicaci�n $ -incluye I.V.A.-
1	1	SISTEMA DE DETECCI�N DE INCENDIO (5 regionales)	SITEC, Sistemas Integrados de Seguridad, Sociedad An�nima	32.042,5625
	2	SISTEMA CONTRA ROBO (5 regionales)		10.749,1250
Total adjudicar				42.791,6875*

��� *Monto que muestra SICOP

En caso de aprobar dicha recomendaci�n, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretar�a General de la Direcci�n Ejecutiva, de la se�orita Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, del se�or Randall Rodr�guez Castro, contraparte t�cnica y de la Auditor�a Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras P�blicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Adjudicaci�n de tr�mite n.� 2021LA-000021-0012300001 �Servicio de monitoreo de medios de comunicaci�n (seg�n reglamento del art�culo 11 de la Ley de Radio y Televisi�n).� Del se�or Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.� PROV-0564-2021 del 6 de setiembre de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jur�dico, esta Proveedur�a -con plena competencia para conducir los tr�mites del procedimiento de contrataci�n administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendaci�n de adjudicaci�n para la contrataci�n del servicio de monitoreo de medios de comunicaci�n para las Elecciones Nacionales 2022, conforme al siguiente detalle:

N� de Partida	Objeto	Empresa	Monto -IVA incluido-
1	SERVICIO DE MONITOREO DE MEDIOS DE COMUNICACI�N (Seg�n reglamento del art�culo 11 de la Ley de Radio y Televisi�n).	MONITOREO TECNOLOGICO SOCIEDAD ANONIMA	� 22.800.000,00*

*Monto que muestra SICOP: ₡22 799 999,9995

En caso de aprobar dicha recomendaci�n, sugiero hacerlo del conocimiento de la Direcci�n Ejecutiva, Del Departamento Legal, de la Administradora del Contrato, se�ora Herminda Morales Arroyo, de la funcionaria Ana Mar�a Jim�nez Rodr�guez, contraparte t�cnica y de la Auditor�a Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras P�blicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las trece horas cuarenta y cinco minutos termin� la sesi�n.