ACTA N.� 45-2021
Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas treinta minutos del veintiuno de setiembre de dos mil veintiuno, con asistencia de los se�ores Erick Adri�n Guzm�n Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones �quien preside�; Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil; Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Direcci�n Ejecutiva, en representaci�n del se�or Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo; H�ctor Enrique Fern�ndez Mas�s, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica.
ART�CULO PRIMERO. APROBACI�N DE ACTAS ANTERIORES.
A) Se ley� y aprob� el acta de la sesi�n ordinaria inmediata anterior.
ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Plan de trabajo para el mantenimiento, modernizaci�n y ajuste de la red de comunicaci�n institucional. Del se�or Richard Poveda Sol�rzano, Jefe de la Oficina de Seguridad Integral, se conoce oficio n.� SI-082-2021 del 14 de setiembre de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual remite el plan de trabajo para el mantenimiento, modernizaci�n y ajuste de la red de comunicaci�n institucional.
Se dispone: Para su atenci�n, pase a la Direcci�n Ejecutiva y a la Comisi�n institucional para la revisi�n del sistema de circuito de c�maras y de tecnolog�as de radiocomunicaci�n. ACUERDO FIRME.
B) Asesor�a respecto a la elaboraci�n, aprobaci�n, divulgaci�n y aplicaci�n de un marco de gesti�n de las Tecnolog�as de Informaci�n y Comunicaci�n �MGTIC-. De la se�ora Nidia Elvira Aguilar Acu�a, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.� AI-260-2021 del 14 de setiembre de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual remite asesor�a respecto a la elaboraci�n, aprobaci�n, divulgaci�n y aplicaci�n de un Marco de gesti�n de las Tecnolog�as de Informaci�n y Comunicaci�n.
Se dispone: Para lo de sus cargos, pase a las Direcciones Ejecutiva, General de Estrategia Tecnol�gica y al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.
�C) Informe contentivo sobre informe de control interno n.� SRIEE-15-2021, sobre las recomendaciones contenidas en el informe de auditor�a n.� IES-002-2019. De la se�ora Marilyn Bravo Cordero, Secretaria General a. i. de la Direcci�n Ejecutiva, se conoce oficio n.� DE-2316-2021 del 14 de setiembre de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual se refiere al informe de seguimiento n.� SRIEE-15-2021, sobre las recomendaciones contenidas en el informe de auditor�a n.� IES-002-2019 y adjunta cronograma de actividades para el cumplimiento de recomendaciones.
Se dispone: Tener por rendido el informe y aprobar las acciones planteadas por la Direcci�n Ejecutiva, de conformidad con el cronograma de cumplimiento propuesto. H�gase del conocimiento de la Auditor�a Interna. ACUERDO FIRME.
D) Cronograma para la elaboraci�n de Norma de gesti�n y control de las TIC. De la se�ora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, se conoce oficio n.� DGET-280-2021 del 16 de setiembre de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual remite cronograma para la elaboraci�n de la Norma de gesti�n de las tecnolog�as de informaci�n y comunicaci�n.
Se dispone: H�gase de conocimiento de la Auditor�a Interna. ACUERDO FIRME.
E) Solicitud para convocar a los funcionarios y funcionarias electorales a llevar curso Ciudadan�a Digital Responsable. De la se�ora Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia, se conoce oficio n.� IFED-276-2021 del 16 de setiembre de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Reciba un cordial saludo, con ocasi�n de solicitar sus buenos oficios, para someter a consideraci�n del Consejo de Directores lo siguiente:
El Tribunal Supremo de Elecciones est� haciendo un esfuerzo de capacitaci�n dirigido a la ciudadan�a, sobre el uso responsable de las redes sociales y la vivencia de los valores democr�ticos en el entorno digital. Como funcionarios electorales, es importante que nos capacitemos sobre este tema, a fin de ser consecuentes con los valores que procuramos inculcar a la ciudadan�a. En ese sentido, nos permitimos proponer que en cada dependencia institucional se asignen dos funcionarios por mes para que lleven el referido curso, a partir de octubre de 2021. La inversi�n de tiempo es de cuatro horas, que pueden ser cumplidas a lo largo de treinta d�as.
De aceptarse lo citado, sugerimos hacer un rol por mes, en el que se definan las personas que lo llevar�n por Direcci�n, a fin de dar el seguimiento respectivo internamente.".
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.
F) Atenci�n de recomendaci�n n.� 4.5 del informe de control interno n.� ICI-16-2020 relativo al uso de veh�culos institucionales. De la se�ora Marilyn Bravo Cordero, Secretaria General a. i. de la Direcci�n Ejecutiva, se conoce oficio n.� DE-2361-2021 del 17 de setiembre de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual, en relaci�n con la recomendaci�n 4.5 del informe de control interno n.� ICI-16-2020 relativo al uso de veh�culos institucionales, remite el documento denominado �Estudio T�cnico- Bodega de suministros y Repuestos realizado en la Unidad de Transportes�, en el que literalmente recomienda:
"2. Recomendaciones
1. Por conveniencia institucional, se recomienda mantener el manejo y control de la bodega a cargo de la Secci�n de Servicios Generales en vista de los beneficios antes descritos, son bienes que fueron obtenidos mediante el mecanismo de contrataci�n o bien requisiciones, de manera que salieron del inventario de Suministros de la Proveedur�a para consumo interno.
2. Que el Departamento de Proveedur�a y la Secci�n de Servicios Generales procuren reducir la cantidad de c�digos y unidades presentes en la bodega de Transportes, de forma que se actualice la cantidad necesaria a almacenar, fundament�ndose en puntos de reorden calculados de acuerdo al consumo.
�3. Que el Departamento de Proveedur�a contin�e rechazando las requisiciones de las Oficinas Regionales exclusivamente relacionadas con solicitudes para dar mantenimiento a motocicletas, de tal manera que, en primera instancia sean atendidas con los insumos de la bodega de transportes, unidad encargada de dar soporte t�cnico a las mismas (SGT-IT03-V.01), acci�n que tambi�n contribuye a reducir la cantidad de stock almacenado. De no contar con existencia en la citada bodega, se proceder� a tramitar lo respectivo ante Proveedur�a.
4. Que se actualice el manual de procedimientos de la Secci�n de Servicios Generales, a fin de que se incluyan los procedimientos necesarios para que se respalde y estandarice la gesti�n de controlar la bodega de consumibles y repuestos.
5. Que la Jefatura de la Secci�n de Servicios Generales como contraparte y superior inmediato realice seguimiento y revisi�n de la informaci�n reportada y presentada mes a mes por la Unidad de Transportes, instaurando los mecanismos necesarios para coadyuvar en el Control de la Bodega generando pruebas aleatorias de los art�culos.
6. Que el Departamento de Proveedur�a en conjunto con la Unidad de Almacenamiento de las Brisas, brinden asesor�a a Transportes en cuanto a orden, rotulaci�n, ubicaci�n y se�alizaci�n de los art�culos almacenados, de manera que se garanticen controles conforme a los est�ndares manejados por dicha Proveedur�a.
7. Que la Unidad de Transportes, realice una limpieza de art�culos que no est�n siendo utilizados o consumidos de manera ordinaria, evitando que los que no rotan frecuentemente provoquen acumulaci�n de inventario no deseado (devoluci�n al Almac�n de las Brisas, 25v.02 Prov.).
8. Que el Departamento de Proveedur�a genere, mediante el sistema SIP, los nuevos c�digos necesarios para recibir aquellos art�culos sin rotaci�n en la bodega de consumibles y repuestos.
9. Que la Unidad de Transportes solicite al Departamento de Tecnolog�a de Informaci�n y Comunicaciones, para valorar el desarrollo de un sistema de informaci�n que permita gestionar de manera eficiente la bodega, entretanto, que la Direcci�n Ejecutiva facilite un formato apropiado con sus respectivas f�rmulas para el control de la bodega, de forma tal que Transportes asegure la precisi�n de lo almacenado (ubicaci�n, cantidades, movimientos), mostrando trazabilidad de lo ingresado y retirado durante el mes.
10. Que la Unidad de Transportes reporte mes a mes al encargado de la Secci�n de Servicios Generales, adem�s del informe de control mensual y boletas de salida, una copia de las requisiciones o ingresos de art�culos, siendo as� conocidos no solo los movimientos de salida sino tambi�n los de entrada.
11. Que Transportes realice como m�nimo 2 veces al a�o el levantamiento del inventario general de los consumibles y repuestos almacenados, notificando y justificando en caso de existir las diferencias a la Direcci�n Ejecutiva.
12. Que, con la gu�a y apoyo t�cnico de la Direcci�n Ejecutiva, la Unidad de Transporte aplique algunos de los m�todos descritos para la adecuada administraci�n del inventario.
13. En caso de mantenerse la administraci�n de la bodega en manos del actual responsable, que el departamento de Proveedur�a act�e como contraparte de control, en funci�n de los atributos de �vigilancia y fiscalizaci�n� concedidos por norma y como �rgano l�der en la materia, interponiendo sus buenos oficios a fin de velar por la excelencia en la custodia y almacenamiento de dichas mercanc�as.".
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. H�gase de conocimiento de la Auditor�a Interna. ACUERDO FIRME.
G) Respuesta a oficio n.� CDIR-0339-2021. De la se�ora Andrea Vanessa Fauaz Hirsch, se conoce oficio n.� DCRP-131-2021 del 20 de setiembre de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En referencia al oficio CDIR-0339-2021, el DCRP recomienda una estrategia de comunicaci�n reactiva. En caso de que surjan dudas o consultas de parte de investigadores, sean estos acad�micos o de medios de comunicaci�n, por citar algunos ejemplos, ser� de suma relevancia:
� En primera instancia, explicar qu� sucedi� y qu� ocasion� las diferencias en las cifras de las bases de datos.