ACTA N.� 50-2021

 

 

Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas treinta minutos del diecinueve de octubre de dos mil veintiuno, con asistencia de los se�ores Erick Adri�n Guzm�n Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones �quien preside�; Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil; Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo; H�ctor Enrique Fern�ndez Mas�s, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica.

 

ART�CULO PRIMERO. APROBACI�N DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Requerimientos de servicios de auditor�a para el Plan Anual de Trabajo de 2022. De la se�ora Nidia Elvira Aguilar Acu�a, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.� AI-276-2021 del 7 de octubre de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En observancia a lo dispuesto en la Ley General de Control Interno, art�culo n.�22, inciso f), y las Normas para el Ejercicio de la Auditor�a en el Sector P�blico1 numeral 2.2 que, dispone como parte de las competencias de las auditor�as internas, la preparaci�n de sus planes de trabajo, de conformidad con los lineamientos instituidos por el Ente de Fiscalizaci�n Superior y la planificaci�n estrat�gica, en raz�n de lo anterior, esta Auditor�a est� elaborando su Plan Anual de Trabajo correspondiente al 2022, por lo que con el prop�sito de contribuir a la mejora continua y agregar valor a los procesos institucionales, se le solicita atentamente informar si existe dentro de ese estimable �rgano Colegiado bajo su coordinaci�n, alguna necesidad espec�fica que la Auditor�a en el marco de sus competencias pueda atender.

Cabe se�alar que, para la formulaci�n de sus necesidades de servicios de auditor�a, se deber� considerar al menos: los objetivos estrat�gicos Institucionales, los objetivos y la evaluaci�n de riesgo de las unidades administrativas bajo su cargo, el Plan anual Operativo entre otros. Por otra parte, la Auditor�a al conformar y atender su plan, estimar� la dotaci�n de los recursos existentes y ser� proporcionado frente a las condiciones imperantes en la Instituci�n y consonante con las regulaciones dispuestas por los �rganos competentes sobre el particular2.

Por lo se�alado supra, mucho se le agradecer� que, en un plazo no mayor a cinco d�as posteriores a la recepci�n de esta nota, comuniquen sus necesidades de servicios, las cuales ser�n valoradas para su eventual inclusi�n en el citado Plan.".

Se dispone: Este Consejo agradece los valiosos esfuerzos de la Auditor�a Interna, no teniendo, en esta ocasi�n, tema en particular para su atenci�n. ACUERDO FIRME.

B) Informe de valoraci�n cuatrimestral de los Acuerdos de Niveles de Servicio (SLA). De la se�ora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, se conoce oficio n.� DGET-307-2021 del 11 de octubre de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atenci�n al oficio n� CDIR-67-2021 del 02 de marzo de 2021, adjunto el informe denominado Valoraci�n sobre los acuerdos de nivel de servicio (SLA), correspondiente al periodo que comprende los meses de junio a setiembre del presente a�o.

Cabe destacar que producto de los controles establecidos, la efectividad de los acuerdos de nivel de servicio durante el periodo estudiado se ha mantenido en un 97%. El SLA que mayor cantidad de solicitudes recibe (99,9%) es el que atiende los incidentes y requerimientos de TI y para el cuatrimestre en valoraci�n aument� su efectividad global a un 98%.".

Se dispone: Tener por rendido el informe. Contin�ese informando sobre el particular.� ACUERDO FIRME.

C) Acci�n recursiva contra acuerdo del Consejo de Directores. De la se�ora Mariana G�mez Bola�os, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-2373-2021 del 12 de octubre de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Por encargo superior, para su atenci�n, se remite oficio n.� CS-170-2021 del 11 de octubre de 2021, recibido en la misma fecha en la Secretar�a General de este Tribunal, suscrito por el se�or Max Sol�rzano Alvarado, Contralor de Servicios, relativo a una acci�n recursiva interpuesta contra un acuerdo adoptado por ese �rgano colegiado el cual usted preside.".

Se dispone: D�ctese la correspondiente resoluci�n. ACUERDO FIRME.

D) Cumplimiento de recomendaci�n 4.9 del informe de control interno n.� ICI-08-2020, relativo a la evaluaci�n de los controles establecidos en el Programa de Transporte Electoral, del proceso de elecciones municipales 2020. De la se�ora Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Direcci�n Ejecutiva, se conoce oficio n.� DE-2718-2021 del 12 de octubre de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual, en relaci�n con el cumplimiento de la recomendaci�n 4.9 del informe de control interno n.� ICI-08-2020, relativo a la evaluaci�n de los controles establecidos en el Programa de Transporte Electoral, del proceso de elecciones municipales 2020, remite propuesta de reforma al Instructivo sobre el uso de la tarjeta para compra de combustible.

Se dispone: Para su estudio e informe, en el plazo de diez d�as h�biles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

E) Informe de seguimiento n.� SRICI-21-2021, sobre las acciones de mejora pendientes de implementar comunicadas en el informe n.� SRICI-11-2018, relativo a las sumas pagadas de m�s en el Tribunal Supremo de Elecciones (ICI-02-2016). De la se�ora Nidia Elvira Aguilar Acu�a, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.� AI-288-2021 del 13 de octubre de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Unidad de Control, como parte de las competencias legales, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones de los diferentes tipos de informes que emite este Despacho, as� como de las acciones ordenadas por la Administraci�n producto de los servicios de auditor�a y servicios preventivos, a fin de asegurar su debida atenci�n por �sta.

Esto de conformidad con lo mencionado en el art�culo 36 de la Ley General de Control Interno, la cual destaca:

�Art�culo 36.�Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditor�a contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se proceder� de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez d�as h�biles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenar� la implantaci�n de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevar� el informe de auditor�a al jerarca, con copia a la auditor�a interna, expondr� por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondr� soluciones alternas para los hallazgos detectados (�)�

Sobre lo anterior, con el prop�sito de que se dispongan las acciones pertinentes, respetuosamente me permito remitirle adjunto el documento denominado: �Informe de seguimiento n.� SRICI-21-2021, sobre las acciones de mejora pendientes de implementar comunicadas en el informe n.� SRICI-11-2018, relativo las sumas pagadas de m�s en el Tribunal Supremo de Elecciones (ICI-02-2016).�.

En ese contexto y de conformidad con los resultados obtenidos con motivo de la presente evaluaci�n, esta Auditor�a Interna respetuosamente se permite recomendar a ese estimable �rgano Colegiado, que se giren las instrucciones correspondientes, con el prop�sito de que se pongan en pr�ctica la recomendaci�n que a�n se encuentran como: parcialmente cumplida. Lo anterior, de conformidad con lo que establece el p�rrafo cuarto del art�culo 39 de la Ley General de Control Interno, n.� 8292.".

Se dispone: Para su estudio e informe, en el plazo de siete d�as h�biles, pase a la Direcci�n Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

F) Informe de seguimiento n.� SRIEE-22-2021, de la advertencia n.� AD-02-2019 sobre eventual conflicto de intereses. De la se�ora Nidia Elvira Aguilar Acu�a, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.� AI-289-2021 del 13 de octubre de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Auditor�a Interna como parte de sus competencias, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones emitidas en los diferentes tipos de informes que emite este Despacho; as� como, de las acciones de mejora ordenadas por la Administraci�n producto de los servicios de auditor�a y preventivos, a fin de asegurar su debida atenci�n por �sta.

Sobre lo anterior, con todo respeto, me permito remitirle el documento denominado: �Informe de seguimiento n.� SRIEE-22-2021, de la Advertencia n.�AD-02-2019 sobre eventual conflicto de intereses.�

En relaci�n con las recomendaciones giradas por esta Auditor�a Interna mediante el informe de repetida cita, el 100 % fueron atendidas por parte de la Administraci�n Activa, de lo que se desprende la necesidad de dar por finalizado el seguimiento de la advertencia n.� AD-02-2019; por lo tanto, se procede con el cierre de dicho oficio de advertencia.".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

G) Modificaciones al Plan de Trabajo de la Auditor�a Interna 2021. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-2422-2021 del 14 de octubre de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo tercero de la sesi�n ordinaria n.� 88-2021, celebrada el 14 de octubre de 2021 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a modificaciones al Plan de Trabajo de la Auditor�a Interna 2021.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

H) Propuesta de devoluci�n presupuestaria al Ministerio de Hacienda. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-2430-2021 del 14 de octubre de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo sexto de la sesi�n ordinaria n.� 88-2021, celebrada el 14 de octubre de 2021 por el Tribunal Supremo de Elecciones, en el que se aprob� la propuesta de devoluci�n presupuestaria al Ministerio de Hacienda.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

I) Contrataci�n para el servicio de reclutamiento y selecci�n para el puesto de jefe/a del Departamento de Recursos Humanos. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-2437-2021 del 15 de octubre de 2021, recibido en la Coordinaci�n de este Consejo el 18 de octubre de 2021, mediante el remite el oficio n.� DE-2812-2021 del 15 de octubre de 2021, suscrito por el se�or Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo, relativo a la contrataci�n para el servicio de reclutamiento y selecci�n para el puesto de jefe/a de Recursos Humanos.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

J) Informe contentivo del informe de control interno n.� SRICI-19-2021, sobre las recomendaciones contenidas en el informe de auditor�a n.� IES-004-2019. De la se�ora Sandra Mora Navarro, Secretaria General de la Direcci�n Ejecutiva, se conoce oficio n.� DE-2817-2021 del 18 de octubre de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual se refiere al informe de control interno n.� SRICI-19-2021, sobre las recomendaciones contenidas en el informe de auditor�a n.� IES-004-2019 y adjunta cronograma de actividades para el cumplimiento de recomendaciones.

Se dispone. 1.- Incorporar al orden del d�a. 2.- Tener por rendido el informe y aprobar las acciones planteadas por la Direcci�n Ejecutiva, de conformidad con el cronograma de cumplimiento propuesto. H�gase de conocimiento de la Auditor�a Interna. ACUERDO FIRME.

K) Solicitud de audiencia para presentaci�n del �Informe sobre Estudio especial de auditor�a relativo a la evaluaci�n de la conectividad del Edificio Electoral.� De la se�ora Nidia Elvira Aguilar Acu�a, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.� AI-297-2021 del 18 de octubre de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En concordancia con lo establecido en las Normas Generales de Auditor�a para el Sector P�blico, Aparte n.� 205, denominado,� Comunicaci�n de Resultados�, inciso 08, atentamente le solicito, nos conceda audiencia en los pr�ximos d�as, para la presentaci�n del �Informe sobre Estudio especial de auditor�a relativo a la evaluaci�n de la conectividad del Edificio Electoral.�(�)".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del d�a. 2.- Aprobar conforme se solicita, fijando para el efecto las 13:45 horas del martes 26 de octubre de 2021. ACUERDO FIRME.

L) Obligatoriedad de la vacuna contra COVID-19, a todos los funcionarios del sector p�blico. En virtud del Decreto Ejecutivo n.� 43249-S, del siete de octubre de dos mil veintiuno, publicado en el Alcance n.� 206 a La Gaceta n.� 196 el d�a doce de octubre de dos mil veintiuno, mediante el cual se establece la obligatoriedad de la vacuna contra COVID-19, a todos los funcionarios del Sector P�blico.

Se dispone: Para su estudio e informe, en el plazo de 10 d�as h�biles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

ART�CULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACI�N ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicaci�n de tr�mite n.� 2021LA-000027-0012300001, �Compra de t�ner�. Del se�or Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.� PROV-0620-2021 del 18 de octubre de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jur�dico, esta Proveedur�a -con plena competencia para conducir los tr�mites del procedimiento de contrataci�n administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendaci�n de adjudicaci�n, conforme al siguiente detalle:

L�neas	Objeto	Adjudicatario	Monto de adjudicaci�n (incluye I.V.A.)
1, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16 y 17	T�ner para impresoras Xerox� y Lexmark (color negro, amarillo, cyan, magenta)	Maxiprint Sociedad An�nima	$20.212,1066*
18, 19 y 20	T�ner para impresoras Xerox (color cyan, magenta y amarillo)	Productive Business Solutions (Costa Rica) Sociedad An�nima	$2.224,0208*
21	T�ner para impresora Xerox (color negro)	Consorcio Rebi Sociedad An�nima	$1.180,85*

*Monto que refleja SICOP

 

En caso de aprobar dicha recomendaci�n, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretar�a General de la Direcci�n Ejecutiva, de la se�ora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, de la se�ora Hellen Victoria Ruiz Moya, contraparte t�cnica, as� como de la Auditor�a Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras P�blicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

B) Adjudicaci�n de tr�mite n.� 2021LA-000025-0012300001, �Impermeabilizaci�n de tanques de agua en el TSE�. Del se�or Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.� PROV-0622-2021 Sustituir del 18 de octubre de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jur�dico, esta Proveedur�a -con plena competencia para conducir los tr�mites del procedimiento de contrataci�n administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendaci�n de adjudicaci�n para la contrataci�n del servicio de impermeabilizaci�n de tres tanques de agua, conforme al siguiente detalle:

N� de Partida	Objeto	Empresa	Monto -IVA incluido-
1	IMPERMEABILIZACI�N DE TANQUES DE AGUA EN EL TSE	Aditec Qu�micos e Instalaciones Sociedad An�nima	$53.074,179

 

En caso de aprobar dicha recomendaci�n, sugiero hacerlo del conocimiento de la Direcci�n Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, del Departamento Legal, la se�ora Herminda Morales Arroyo, del funcionario Oscar Rold�n Abell�n, contraparte t�cnica y de la Auditor�a Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras P�blicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

C) Adjudicaci�n de tr�mite n.� 2021LA-000031-0012300001, �Servicio de traslado de documentos de identidad a los consulados de Costa Rica al extranjero�. Del se�or Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.� PROV-0621-2021 -SUSTITUIR- del 18 de octubre de 2021, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jur�dico, esta Proveedur�a -con plena competencia para conducir los tr�mites del procedimiento de contrataci�n administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendaci�n de adjudicaci�n para la contrataci�n del servicio de traslado de documentos de identidad al extranjero, conforme al siguiente detalle:

N� de Partida	Objeto	Empresa	Monto -IVA incluido-
1	SERVICIO DE TRASLADO DE DOCUMENTOS DE IDENTIDAD A LOS CONSULADOS DE COSTA RICA AL EXTRANJERO	CORREOS DE COSTA RICA SOCIEDAD ANONIMA	� 215.039,00*

*Sumatoria del precio en colones de las 7 zonas definidas en el cartel por servicio de env�o de medio kilo.

 

En caso de aprobar dicha recomendaci�n, sugiero hacerlo del conocimiento de la Direcci�n Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, se�ora Herminda Morales Arroyo, del funcionario Jes�s Barboza Retana, contraparte t�cnica y de la Auditor�a Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras P�blicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

D) Readjudicaci�n de tr�mite n.� 2021CD-000193-0012300001, �Servicio de env�o y recepci�n de material y documentaci�n electoral desde y hacia el extranjero�. Del se�or Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.� PROV-0618-2021 del 18 de octubre de 2021, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual rinde informe sobre la Contrataci�n Directa n.� 2021CD-000193-0012300001, �Servicio de env�o y recepci�n de material y documentaci�n electoral desde y hacia el extranjero� y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:

"As� las cosas, dadas las anteriores consideraciones y el resumen que el sistema muestra en la pantalla �Detalles de la solicitud de verificaci�n� en el bot�n �ver la pantalla de la informaci�n relacionada�, donde encontrar� el informe de la recomendaci�n de readjudicaci�n, tras la revisi�n oficiosa. En virtud del cumplimiento legal y t�cnico, la Proveedur�a recomienda al Consejo de Directores readjudicar de la siguiente forma:

Partida 1, AGENCIA ADUANAL SAMESA SOCIEDAD ANONIMA, c�dula jur�dica 3101093323, SERVICIO DE ENV�O Y RECEPCI�N DE MATERIAL Y DOCUMENTACI�N ELECTORAL DESDE Y HACIA EL EXTRANJERO (Cuba-La Habana) ver anexo 1 de este oficio, precio por kilogramo para importaci�n o exportaci�n $ 180,80 (ciento ochenta d�lares con ochenta centavos, siendo el mismo monto para la importaci�n como para la exportaci�n).

Partida 2: CORREOS DE COSTA RICA SOCIEDAD ANONIMA, c�dula jur�dica 3-101- 227869, SERVICIO DE ENV�O Y RECEPCI�N DE MATERIAL Y DOCUMENTACI�N ELECTORAL DESDE Y HACIA EL EXTRANJERO (dem�s destinos solicitados en el cartel) ver anexo 2 y 3 de este oficio, precio por kilogramo (sumatoria de los costos para importaci�n y exportaci�n) ₡ 9.017.964,40 (nueve millones diecisiete mil novecientos sesenta y cuatro colones con cuarenta c�ntimos).

Esta recomendaci�n se perfila en la consideraci�n del peso base (un kilogramo en ambas partidas), sin embargo, la Administraci�n cancelar� el peso real de cada env�o seg�n los montos indicados para cada pa�s cotizados en el anexo adjunto a la oferta, para lo cual los responsables de la ejecuci�n contractual, realizar�n las diligencias pertinentes para ejecutar un control cruzado a la hora de autorizar los pagos convenidos en las condiciones cartelarias.

El plazo m�ximo para readjudicar vence el 02 de noviembre de 2021.

En caso de que el Consejo de Directores avale esta recomendaci�n, salvo mejor criterio, deber� instruirse lo siguiente:

� Que la Proveedur�a solicite la garant�a de cumplimiento y cancelaci�n de las especies fiscales que correspondan y proceda con los pasos siguientes en el sistema SICOP.

� Que las Direcciones Ejecutiva y del Registro Electoral tomen nota del compromiso presupuestario que se adquiere pues parte del pago se realizar� durante el pr�ximo a�o.

� Que la Administradora del Contrato y la Contraparte T�cnica coordinen lo pertinente para efectos de los pagos seg�n consumo de env�o y recepci�n de la documentaci�n electoral, para as� gestionar de ser necesario mayor presupuesto o bien alguna devoluci�n parcial por no requerirla.

� De aprobarse esta recomendaci�n, sugiero hacerla del conocimiento de la Secretar�a General de la Direcci�n General del Registro Electoral, de la se�ora Herminda Morales Arroyo en calidad de Administradora del Contrato, de la se�orita Mar�a Fernanda Sequeira Rojas, contraparte t�cnica y de la Auditor�a Interna.

� Que resulta oportuno indicar, que contra la adjudicaci�n que se llegue a acordar no se admitir� recurso alguno conforme a lo establecido en el art�culo 304 del C�digo Electoral.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del d�a. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las catorce horas termin� la sesi�n.