ACTA N.� 16-2022

 

 

Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas treinta minutos del veintinueve de marzo de dos mil veintid�s, con asistencia de los se�ores Erick Adri�n Guzm�n Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones �quien preside�; Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil; Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo; H�ctor Enrique Fern�ndez Mas�s, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a. i. del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica.

 

ART�CULO PRIMERO. APROBACI�N DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se ley� y aprob� el acta de la sesi�n ordinaria inmediata anterior.

ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe de seguimiento n.� SRICI-01-2022, a las recomendaciones comunicadas en los informes de control interno ICI-03-2017 e ICI-05-2017. De la se�ora Nidia Elvira Aguilar Acu�a, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.� AI-088-2022 del 21 de marzo de 2022, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Unidad de Control, como parte de las competencias legales, debe implementar y desarrollar un programa de seguimiento de las recomendaciones de los diferentes tipos de informes que emite este Despacho; as� como, de las acciones ordenadas por la Administraci�n producto de los servicios de auditor�a y servicios preventivos, a fin de asegurar su debida atenci�n por �sta.

Esto de conformidad con lo mencionado en el art�culo 36 de la Ley General de Control Interno, la cual destaca:

�Art�culo 36.�Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditor�a contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se proceder� de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez d�as h�biles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenar� la implantaci�n de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevar� el informe de auditor�a al jerarca, con copia a la auditor�a interna, expondr� por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondr� soluciones alternas para los hallazgos detectados (�)�

Sobre lo anterior, con el prop�sito de que se dispongan las acciones pertinentes, respetuosamente, me permito remitirle el documento denominado: Informe de seguimiento n.� SRICI-01-2022, a las recomendaciones comunicadas en los informes de control interno ICI-03-2017 e ICI-05-2017�.

En ese contexto, mucho le agradecer� disponer de las acciones correspondientes e informar a esta Unidad de Fiscalizaci�n lo que se resuelva, en el curso de los quince d�as h�biles siguientes a su recibo.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habr� de rendirse en el plazo de cuatro d�as h�biles, pase a las Direcciones Generales del Registro Civil y de Estrategia Tecnol�gica. ACUERDO FIRME.

B) Estudio administrativo para la transformaci�n de la plaza n.� 368819. Del se�or Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.� DE-0846-2022 del 21 de marzo de 2022, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual remite estudio administrativo para la transformaci�n de la plaza n.� 368819 del Departamento de Financiamiento de Partidos Pol�ticos y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:

"9. Recomendaciones

9.1        Que se transforme el puesto n.� 368819, de manera que pase de su clasificaci�n actual Profesional Ejecutor 2, Profesional Jur�dico en Financiamiento, a la clase Profesional Ejecutor 3, puesto Profesional en Derecho 1, lo que cuenta con el criterio t�cnico del Departamento de Recursos Humanos, y a lo que se le dar�a contenido presupuestario con cargo al disponible de la coletilla 180 de la subpartida 00101 �Sueldos para cargos fijos� del subprograma 850-02.

9.2        Que la Secretar�a General del Tribunal Supremo de Elecciones y el Departamento de Recursos Humanos, preparen el proyecto de redacci�n de la resoluci�n respectiva, para que se remita a la Direcci�n General de Presupuesto Nacional, a efecto de que a esta modificaci�n se le d� contenido econ�mico, de manera que pueda regir a partir del 16 de abril de 2022.

9.3        Que la Direcci�n Ejecutiva se asegure de que la persona que se llegue a proponer para ocupar en propiedad el puesto de Profesional en Derecho 1, cumpla con los requisitos establecidos en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos.

9.4        Que el Departamento de Recursos Humanos incluya el seguimiento ocupacional del puesto n.� 368819 dentro de la programaci�n respectiva, con el prop�sito de verificar que efectivamente se est�n ejecutando las labores que motivaron su transformaci�n.

9.5        Que la Direcci�n Ejecutiva, tome nota para los efectos de la actualizaci�n de la Relaci�n de Puestos.".

Se dispone: Elevar al Superior con la recomendaci�n de aprobar. ACUERDO FIRME.

C) Informe sobre consulta formulada respecto de fideicomisos con contratos de arrendamiento. De los se�ores Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo y Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DL-113-2022 del 22 de marzo de 2022, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual remiten informe sobre consulta formulada respecto de fideicomisos con contratos de arrendamiento y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluyen y recomiendan:

"E. CONCLUSI�N. Seg�n lo expuesto en el presente informe, actualmente resulta jur�dica y materialmente imposible llevar a cabo el fideicomiso que esta instituci�n pretendi� constituir con el Banco de Costa Rica, mediante la tramitaci�n de la Contrataci�n Directa n.� 2020CD-000001-0012300001. Para materializarlo, de previo se requerir�a que la Asamblea Legislativa emita una ley especial en la que en forma expresa se indique que el Tribunal puede constituir o adquirir deuda p�blica.

F. RECOMENDACIONES. Se tienen las siguientes:

1. Que la Comisi�n de Teletrabajo contin�e con el proceso de sensibilizaci�n y capacitaci�n en la materia que le corresponde, de manera tal que se propicie el ingreso voluntario de las personas funcionarias a dicha modalidad de trabajo.

2. Que la Secci�n de Ingenier�a y Arquitectura, en conjunto con la Comisi�n de Teletrabajo, propongan al Consejo de Directores, a m�s tardar en el mes de agosto del corriente, un plan de maximizaci�n de espacios f�sicos en la sede central del TSE, a partir de la adhesi�n de personas funcionarias al teletrabajo.

3. Que la Secci�n de Ingenier�a y Arquitectura contin�e con las gestiones necesarias a fin de que, a m�s tardar en el mes de junio del corriente, se inicie el proceso de contrataci�n del proyecto constructivo para la nave industrial multiuso, para lo cual deber� coordinar lo respectivo con las instancias involucradas en el proceso, d�gase Direcci�n Ejecutiva y Proveedur�a.

4. Que considerando que la planta baja del edificio Plataformas es un �rea de uso de la Direcci�n General del Registro Civil, el Director General avale la propuesta presentada en ese informe, en lo que respecta particularmente al uso del espacio de dicha �rea, actualmente ocioso.

5. En caso de que se avale lo propuesto seg�n el punto anterior, que la Secci�n de Ingenier�a y Arquitectura contin�e con la planificaci�n del proyecto de remodelaci�n del espacio en la planta baja del sal�n de certificaciones, elaborando las especificaciones t�cnicas para la habilitaci�n de la bater�a de servicios sanitarios. Adem�s, dicha secci�n deber� priorizar los proyectos planificados para el a�o 2023, de manera tal que, a m�s tardar la primera semana de abril, informe a la Direcci�n Ejecutiva cu�les de ellos podr�n ser atendidos posteriormente, de manera tal que se procuren los recursos necesarios para la remodelaci�n antes indicada.

6. Que se aplique la �ltima pr�rroga al contrato de arrendamiento del edificio Thor, durante el plazo comprendido entre el 23 de noviembre de 2022 y hasta el 22 de noviembre de 2025, de manera tal que se cuente con el tiempo suficiente para ejecutar las obras de infraestructura que permitan ubicar a las unidades administrativas que actualmente lo ocupan, en los espacios colaborativos que se habilitar�an en sede central y nave industrial multiusos.

De conformidad con lo anteriormente expuesto, se deja rendido el presente informe.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen, con la observaci�n seg�n la cual respecto del punto 5 se analizar� salvaguardar la expedici�n de certificaciones f�sicas, a�n en menor volumen. Asimismo, respecto del punto 6, informe en el plazo de diez d�as h�biles la Direcci�n Ejecutiva en conjunto con la Secci�n de Ingenier�a y Arquitectura sobre posibles alternativas antes de decidir la pr�rroga del indicado contrato. ACUERDO FIRME.

D) Informe sobre las insuficiencias de oferentes en registros de elegibles para puestos de Secretario/a 1, Oficial de Seguridad y Vigilancia y Conductor/a 1. Del se�or Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DL-114-2022 del 23 de marzo de 2022, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual remite informe sobre las insuficiencias de oferentes en registros de elegibles para puestos de Secretario/a 1, Oficial de Seguridad y Vigilancia y Conductor/a 1 y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluye y recomienda:

"4. Conclusi�n y recomendaci�n.

Con base en lo anterior, se concluye que de las propuestas presentadas por el DRH, la que resulta jur�dicamente viable es la de ampliar los registros de elegibles para puestos de Secretario/a 1, Conductor/a 1 y Oficial de Seguridad y Vigilancia; de manera que, la recomendaci�n al Consejo de Directores, si as� lo considera bajo criterios de conveniencia y oportunidad, es instruir a la citada dependencia para que proceda a ampliar los padrones mediante el reclutamiento de nuevos aspirantes siguiendo los procedimientos establecidos en el RLSRM, por el resto del per�odo de cuatro a�os de vigencia que a�n subsista para cada uno de los registros, conforme a lo indicado en el art�culo 29 del RLSRM.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen. En consecuencia, proceda el Departamento de Recursos Humanos a completar los registros de elegibles conforme a las atribuciones que le otorga la normativa interna, tomando como nuevo per�odo de inscripci�n, las fechas que se consideren oportunas para realizar las ampliaciones de los tres registros de elegibles, a efectos de atender la demanda requerida y no afectar el servicio de las oficinas. ACUERDO FIRME.

E) Informe sobre estudio de sistema institucional para la gesti�n documental. Del se�or Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.� DE-0786-2022 del 15 de marzo de 2022, recibido en la Coordinaci�n de este Consejo el 25 de marzo de 2022, mediante el cual remite informe sobre estudio de sistema institucional para la gesti�n documental y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:

"VI- Recomendaci�n

Con base en los argumentos antes esbozados, se recomienda lo siguiente:

1- Que se implemente la alternativa de la opci�n de la adquisici�n de un software especializado, por medio de un servicio en la nube, bajo un pago anual de la plataforma ePower, a un plazo de 3 a�os por el monto estimado de ₡348.105.699,74, considerando que resulta de mejor conveniencia para la instituci�n, dado que no requiere de infraestructura tecnol�gica instalada en el centro de datos del TSE ni de recurso interno para su desarrollo.

2- Que proceda la DGET a determinar si se continua [sic] contratando el mantenimiento de la instalaci�n local para el soporte en sitio del licenciamiento Onpremise/local actual, o s� se consolida dicho licenciamiento con el licenciamiento del servicio en la nube que se contratar�, seg�n lo indicado en el informe Estudio Sistema Institucional para la Gesti�n Documental.

3- Que la DGET gestionen la inclusi�n de una cl�usula contractualmente correspondiente a la finalizaci�n de los servicios o la relaci�n contractual donde se indique que, el proveedor deber� entregar la informaci�n del cliente en un formato est�ndar y en los medios de almacenamiento que el cliente le provea a �ste. Como se concluye en el Informe Estudio Sistema Institucional para la Gesti�n Documental.

4- Que la DGET considere la migraci�n de la informaci�n, para determinar el tiempo que se requerir�, as� como los vol�menes, tareas adicionales, costos y cualquier otro requerimiento que pueda afectar el tiempo de implementaci�n, as� como el precio de �sta, de lo cual deber� informar a la brevedad.

5- Que la Direcci�n Ejecutiva proceda a incluir en el Anteproyecto de Presupuesto 2023 el monto de ₡143.424.295,65 correspondiente al primer a�o contractual de la alternativa recomendada. En caso de que de acuerdo a lo informado por la DGET el monto var�e, deber� incluirse el monto correspondiente.

6- Que tome nota el Archivo Central de lo recomendado, a fin de que brinde colaboraci�n �en lo que se requiera- durante las etapas subsiguientes.".�

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

F) Informe relativo a la participaci�n en el proyecto Hacienda Digital para el Bicentenario. De los se�ores Franklin Mora Gonz�lez, Director Ejecutivo y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, se conoce oficio n.� DE-0890-2022 del 24 de marzo de 2022, recibido en la Coordinaci�n de este Consejo el 28 de marzo de 2022, mediante el cual rinden informe relativo a la participaci�n en el proyecto Hacienda Digital para el Bicentenario y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluyen y recomiendan:

"4. Conclusiones

4.1 El proyecto �Modernizar y digitalizar los Sistemas Tecnol�gicos del Ministerio de Hacienda conocido como Hacienda Digital para el Bicentenario�, surgi� ante recomendaciones de la Contralor�a General de la Rep�blica, con el fin de llevar a cabo mejoras en los sistemas de informaci�n del Ministerio de Hacienda, por hallazgos relacionados, entre otros, con la necesidad de modernizar la gesti�n bajo una visi�n de organizaci�n basada en proceso.

4.2 El objetivo del proyecto �Modernizar y digitalizar los Sistemas Tecnol�gicos del Ministerio de Hacienda conocido como Hacienda Digital para el Bicentenario�, es facilitar el pago de impuestos, reducir la evasi�n fiscal, mejorar la eficiencia del gasto, facilitar la gesti�n de la deuda y convertir la cultura institucional para que se trate a los ciudadanos como un cliente, para lo cual pretenden implementar un sistema que cubra una soluci�n de software integrada que incluya procesos relativos a formulaci�n y gesti�n presupuestaria; gesti�n de pagos y recibos; gesti�n de efectivo; contabilidad (autom�tica y registro); gesti�n de la deuda; gesti�n de inversiones p�blicas; gesti�n de activos e inventarios; c�lculo de n�mina y gesti�n de recursos humanos; y el sistema de contrataci�n.

4.3 El Tribunal Supremo de Elecciones no tiene un sistema propio integrado de administraci�n financiera, ni existen iniciativas estrat�gicas encaminadas a ello. En la actualidad se utilizan sistemas de informaci�n prove�dos por el Ministerio de Hacienda, conforme a los lineamientos que rigen sus funcionamientos, tales como autenticaci�n de usuarios, condiciones de uso y operaci�n de los sistemas, controles de acceso, aspectos de conectividad, caracter�sticas m�nimas de equipos utilizados para la gesti�n, cumplimiento de manuales de usuario, entre otros. Dentro de dichos sistemas est�n: el Sistema Integrado de Gesti�n de Administraci�n Financiera (SIGAF); Sistema Integrado de Recursos Humanos, Planillas y Pagos (INTEGRA); Sistema de Compras P�blicas (SICOP); as� como el Sistema de Formulaci�n Presupuestaria, por lo que no resulta ajeno la utilizaci�n de sistemas del Ministerio de Hacienda ni el cumplimiento de lineamientos para su uso.

4.4 La implementaci�n del sistema de administraci�n financiera propuesto por el Ministerio de Hacienda podr�a beneficiar la gesti�n institucional con respecto a la gesti�n de inventarios a cargo del Departamento de Proveedur�a, as� como al Departamento de Contadur�a con respecto al cumplimiento de las NICSP.

4.5 La naturaleza del proyecto, en los t�rminos expuestos, est� orientada a aspectos administrativos � financieros, de las materias propias de los �mbitos de acci�n de la Direcci�n Ejecutiva, Direcci�n General de Registro Electoral y los Departamentos de Recursos Humanos, Proveedur�a y Contadur�a.

4.6 Aun cuando se desconocen los alcances y responsabilidades del convenio que deber�n firmar las partes, se infiere que la eventual suscripci�n no implicar�a se�alamiento alguno o condici�n particular que comprometa la gesti�n institucional por el uso del nuevo sistema, en especial porque se trata de una integraci�n de sistemas de manera que �ste abordar�a elementos estrictamente vinculados con las responsabilidades de los usuarios en la utilizaci�n del nuevo sistema, tal y como en la actualidad existen responsabilidades por el uso de los actuales sistemas.

5. Recomendaciones

5.1 Que el Tribunal Supremo de Elecciones externe al Ministerio de Hacienda la anuencia de participar en el proyecto Modernizar y digitalizar los Sistemas Tecnol�gicos del Ministerio de Hacienda conocido como Hacienda Digital para el Bicentenario�, en tanto esta Administraci�n ser� usuaria del sistema nuevo que est�n construyendo, relacionado con el sistema de informaci�n de gesti�n de las finanzas p�blicas.

5.2 Que se designe como contraparte institucional ante el Ministerio de Hacienda, a las personas que, por raz�n de sus roles, definan las jefaturas de la Direcci�n Ejecutiva, Direcci�n General de Registro Electoral y los Departamentos de Recursos Humanos, Proveedur�a y Contadur�a, lo que deber�n comunicar a la brevedad. Asimismo, que tome nota la DGET del eventual apoyo t�cnico que pudiera requerir la contraparte institucional.

5.3 Que para la valoraci�n correspondiente por parte del Departamento Legal del Tribunal Supremo de Elecciones, se solicite al Ministerio de Hacienda detallar el alcance, la posibilidad de ajustes particulares del sistema -a la luz de la Ley de Empleo P�blico- y responsabilidades a contraer por el TSE, con ocasi�n del convenio a suscribirse para participar en el desarrollo del proyecto.".

Se dispone: 1. Incorporar al orden del d�a. 2.- Elevar a consideraci�n del Superior con la recomendaci�n de aprobar. ACUERDO FIRME.

ART�CULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACI�N ADMINISTRATIVA.

A) Contrato adicional del tr�mite n.� 2019CD-000137-0012300001, �Migraci�n de contrato n.� 1997-401008 de contrataci�n 1997LN-000001-85001 Alquiler oficina Regional de San Ram�n�. Del se�or Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.� PROV-0091-2022 Sustituir del 21 de marzo de 2022, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jur�dico, esta Proveedur�a -con plena competencia para conducir los tr�mites del procedimiento de contrataci�n administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendaci�n para aplicar un contrato adicional, conforme al siguiente detalle:

N.� de Partida	Objeto	Nombre de la sociedad	Monto �-incluye I.V.A-*
1	Contrato adicional N� 2019CD-000137-0012300001 �Migraci�n de contrato N�1997-401008 de contrataci�n 1997LN-000001-85001 Alquiler oficina Regional de San Ram�n.�	Colchoner�a Alfonso Santamar�a S.A.	� 23.646.252,141

*Monto que muestra SICOP

En caso de aprobar dicha recomendaci�n, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretar�a General de la Direcci�n Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, se�ora Mariana G�mez Bola�os, de la Contraparte T�cnica se�or Alcides Chavarr�a Vargas, Jefe de Coordinaci�n de Servicios Regionales y de la Auditor�a Interna

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras P�blicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Modificaci�n unilateral del contrato n.� 2021CD-000056-0012300001, �Empresa de comunicaci�n para la campa�a electoral 2022�. Del se�or Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.� PROV-0099-2022 del 28 de marzo de 2022, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jur�dico, esta Proveedur�a -con plena competencia para conducir los tr�mites del procedimiento de contrataci�n administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendaci�n para aplicar una modificaci�n unilateral del contrato en apego y cumplimiento a lo dispuesto en el art�culo 208 del RLCA, conforme al siguiente detalle:

Partida	Tr�mite en SICOP	Objeto	Contratista	Monto de la modificaci�n (incluye IVA)
1	2021CD-000056-0012300001 (Contrato 0432021004000113, solicitud modificaci�n 1072022003100004)	EMPRESA DE COMUNICACI�N PARA LA CAMPA�A ELECTORAL 2022	H W P Costa Rica C. A. Sociedad An�nima	₡1.204.580,00

En caso de aprobar dicha recomendaci�n, sugiero hacerlo del conocimiento de la Administradora del Contrato, se�ora Mariana G�mez Bola�os, de la contraparte t�cnica, se�ora Andrea Fauaz Hirsch y de la Auditor�a Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras P�blicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: 1. Incorporar al orden del d�a. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las catorce horas diez minutos termin� la sesi�n.

 

 

 

 

 

 

Erick Adri�n Guzm�n Vargas      Luis Antonio Bola�os Bola�os

Franklin Mora Gonz�lez��      H�ctor Enrique Fern�ndez Mas�s

Ileana Cristina Aguilar Olivares��      Xenia Guerrero Arias