ACTA N.� 12-2023
Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las nueve horas con cuarenta y cinco minutos del quince de marzo de dos mil veintitr�s, con asistencia de los se�ores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones ��quien preside�; Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil�; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; H�ctor Enrique Fern�ndez Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos; Hugo Ernesto Picado Le�n, Director General del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Para esta ocasi�n don Gustavo Rom�n Jacobo no se integra toda vez que por razones de agenda y por la comunicaci�n del acuerdo en el que ya le se nombr� como Director de la Direcci�n de Estrategia de Comunicaci�n Institucional se nos unir� ya la pr�xima semana, �l ten�a� un compromiso ya agendado� con lo que era la Universidad de Costa Rica y a pesar de que podr�a haber asistido el se�or Iv�n Mora Barahona que es el nuevo Secretario de esta Direcci�n lo cierto fue que �l me pidi� que el quer�a tener como primera reuni�n su presencia, entonces contaremos con �l a partir de la pr�xima semana para que ustedes tengan conocimiento.�.
De conformidad con el orden del d�a aprobado por el Coordinador para esta sesi�n ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las se�oras Directoras y se�ores Directores, se procede al conocimiento y votaci�n de cada uno de dichos asuntos.
ART�CULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACI�N DEL ORDEN DEL D�A Y DEL ACTA DE LA SESI�N ORDINARIA ANTERIOR.
A) Se tiene por le�do y aprobado el orden del d�a de la presente sesi�n ordinaria.
B) No hay documentos para incorporar.
C) Se
tiene por le�da y aprobada la minuta y el acta de la sesi�n ordinaria n.� 11-2023.
ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.
A) Informe sobre dedicaci�n exclusiva estudio del puesto n.� 86304. De los se�ores Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Direcci�n Ejecutiva, Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DE-0538-2023 del 27 de febrero de 2023, recibido en la Coordinaci�n de este Consejo el 8 de marzo de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.� 86304, Analista Administrativo/a en Contrataci�n (Profesional Ejecutor 3) ubicado en el Departamento de Proveedur�a, al r�gimen de dedicaci�n exclusiva.
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. El�vese a conocimiento del Superior con la recomendaci�n de aprobar.
B) Solicitud de reconsideraci�n del traslado del procedimiento para el �Estudio de Adhesiones a Partidos Pol�ticos�. Del se�or Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal,� se conoce oficio n.� DL-95-2023 del 7 de marzo de 2023, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual, seg�n lo ordenado en el acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 6-2023 celebrada el 8 de febrero de 2023 por este Colegiado, rinde informe sobre la solicitud de reconsideraci�n del traslado del procedimiento para el �Estudio de Adhesiones a Partidos Pol�ticos�, y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluye y recomienda:
"V. Conclusiones y recomendaci�n.
Con base en los extremos analizados, este departamento realiza las siguientes conclusiones y recomendaci�n:
1.- El proceso de Registro de un Partido Pol�tico consiste en la concatenaci�n de etapas descritas en el art�culo 60 del C�digo Electoral por lo que el estudio de contenido y verificaci�n de cantidad de adhesiones requerida para la inscripci�n de un partido pol�tico reci�n creado es una de ellas.
2.- Como se indica en el oficio DRPP-0748-2023 de la Direcci�n General del Registro Electoral, �La tarea espec�fica de inscripci�n y revisi�n por imperativo legal, le compete a la Direcci�n General del Registro Electoral, seg�n lo dispuesto en el art�culo 28 inciso a) del C�digo Electoral�, al igual que estudiar la documentaci�n y verificar el cumplimiento de los requisitos de las solicitudes de inscripci�n de los partidos pol�ticos que se le presenten.
3.- En el procedimiento de Estudio de Adhesiones a Partidos Pol�ticos, que actualmente realiza el Padr�n Electoral no se validan las firmas estampadas en las plantillas de adhesi�n, sino que se aprueba su semejanza con la existente en el sistema, a trav�s de un ejercicio comparativo.
4.- La ejecuci�n de esa tarea por parte de la Direcci�n de Registro Electoral, no constituye un �traslape� en las competencias de la Direcci�n de Registro Civil, toda vez que se limita al acceso para la verificaci�n de datos, no a la manipulaci�n de los mismos.
5.- La exclusividad que goza el Registro Civil relativa al registro de hechos vitales y actos civiles de las personas, la recopilaci�n, almacenamiento, tramitaci�n y manejo de los datos p�blicos y privados que resguarda el Tribunal Supremo de Elecciones, no es �bice para que otra dependencia institucional, en este caso el Departamento de Registro de Partidos Pol�ticos, pueda acceder a esa informaci�n a trav�s de las herramientas digitales con las que se goza institucionalmente.
6.- Desde la perspectiva jur�dica, se acredita que no existen elementos suficientes que ameriten reconsiderar el acuerdo tomado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n� 77-2020, celebrada el 15 de diciembre de ese a�o, dirigido a valorar el traslado del �Estudio de Adhesiones de Partidos Pol�ticos�, al Departamento de Registro de Partidos Pol�ticos.
Sin perjuicio de lo indicado en el punto anterior, este despacho recomienda que, previo a que el CDIR tome un acuerdo definitivo al respecto, se cuente con la actualizaci�n del �an�lisis de los factores� que se conocieron en el estudio remitido al CDIR en el oficio n.� DE-3118-2020 del 9 de diciembre de 2020 por parte de la Direcci�n Ejecutiva, como dependencia exclusiva y competente para determinar modificaciones en el orden organizacional, en el cual podr�an analizarse y definirse otros aspectos de relevancia relativos al proceso de Estudio de Adhesiones, tales como: accesibilidad de los sistemas, capacidad funcionarial, as� como disponibilidad de insumos tecnol�gicos, los cuales evidentemente facilitar�an tomar una decisi�n al respecto. ".
Interviene el se�or Director Fern�ndez Masis: �Yo creo que ya se hab�a dicho todo lo que estaba ah� por escrito, ellos tienen un criterio distinto, lo respeto no queda m�s, ah� estamos trabajando con M�xico que tiene una aplicaci�n o una forma para digitalmente utilizar la biometr�a para el registro de adhesiones que tal vez eso nos vaya a facilitar.�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: ��Lo pasamos a Direcci�n Ejecutiva les parece?�.
Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �S�.�.
Interviene el se�or Director Fern�ndez Masis: �Porque si tambi�n ya el aspecto log�stico, era otro de los aspectos que estaba ah� complicando las cosas dado la cantidad de labores que hay en unas y otras dependencias.�.
Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Est� bien pas�moslo a la Direcci�n Ejecutiva.�.
Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe. 2.- De previo a resolver pase a la Direcci�n Ejecutiva para que en el plazo de 10 d�as h�biles se refiera a lo recomendado por el Departamento Legal.
C) Ampliaci�n del plazo ordinario del contrato pretendido. De la se�ora Viviana Alfaro Vargas, Jefa a. i. de Proyectos Tecnol�gicos, se conoce oficio n.� PTE-012-2023 del 8 de marzo de 2023, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual se refiere a la ampliaci�n del plazo ordinario del contrato pretendido considerando conveniente y oportuno estipular en el cartel correspondiente a la �Soluci�n para el servicio integral para la emisi�n de documentos de identidad�, un plazo contractual de ocho a�os con una pr�rroga facultativa para la Administraci�n de dos a�os.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �De previo a leer la propuesta de acuerdo no se si do�a Xenia quiere referirse sobre el particular o bien yo lo puedo hacer tambi�n, de previo a que tuvimos una reuni�n en d�as pasados sobre ello, �do�a Xenia si usted gusta?
Interviene la se�ora Directora Guerrero Arias: �No yo no tengo observaciones, yo lo hab�a visto con Viviana y su gente.�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Ok, m�s que todo les comento a las se�oras y se�ores Directores que hemos estado analizando dos aspectos fundamentales en el proceso de esta nueva contrataci�n para CPDI si no me equivoco verdad es as� do�a Xenia, lo dije bien hoy, m�s que todo es esto, si ustedes recordar�n parte del an�lisis que hizo la Oficina de la Direcci�n de Estrategia Tecnol�gica estaba orientado a que est�bamos ya con un plazo que nos estaba �ahorcando� propiamente porque el contrato actual vence el pr�ximo setiembre del 2024, y dentro del an�lisis que se hace para ver como hace la administraci�n para poder ampliar este contrato al menos un a�o m�s o un poco m�s que nos d� ese tanque de ox�geno� necesario para que la contrataci�n pueda hacer el proceso normal y pueda hacerse la implementaci�n y no se nos venza el contrato, surge tambi�n la intervenci�n del Departamento Legal que en alguna oportunidad don Ronny nos explic� un poco, de que de acuerdo con la nueva normativa, con la Ley de Contrataci�n P�blica la Administraci�n puede tener extensiones de contrato m�s holgadas que nos permitan tener una permanencia en la continuidad del servicio con un proveedor o un contratista y esto nos facilitar�a un poco el quehacer diario de nosotros a nivel de lo que es emisi�n de documentos de identidad sino que tambi�n nos facilitar�a tener una propuesta mucho m�s econ�mica porque es un contrato mucho m�s extendido, entonces este cuento que les hago es para comentarles dos cosas: 1) que de acuerdo con la nueva Ley existe esa figura a nivel de contrataci�n que beneficiaria propiamente a la instituci�n, pero tambi�n del an�lisis que se hace en el Departamento Legal del actual contrato, pareciera que el contrato no se nos vencer�a en setiembre de 2024, sino que se nos vencer�a en setiembre de 2025, esto porque hay una cl�usula all� en el documento contractual que habilita esa figura, entonces esto es para comentarles a groso modo que creemos que tenemos una opci�n muy viable de poder continuar con el contrato hasta el 2025 y tenemos una opci�n muy favorable a trav�s de las nuevas reglas de contrataci�n para poder optar por un proceso de contrataci�n mucho m�s extenso, sobre lo que nos env�a propiamente Viviana, yo lo que les propongo es tener por rendido el informe y de previo a resolver porque ya Viviana nos dice que aceptemos esta cl�usula de ocho a�os, de previo a resolver pas�moslo al Departamento Legal para que ellos validen lo que nos dice Viviana y lo pongamos en �letra muerta� ya en el cartel si ustedes lo consideran a bien.�.
D) Solicitud de pr�rroga para rendir informe de advertencias. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-0579-2023 del 7 de marzo de 2023, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo tercero de la sesi�n ordinaria n.� 20-2023, celebrada el 7 de marzo de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la solicitud de pr�rroga para rendir informe de advertencias formuladas por la Auditor�a Interna.
Se dispone: Tomar nota.
E) Informe anual SLA�s. De la se�ora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, se conoce oficio n.� DGET-069-2023 del 7 de marzo de 2023, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual remite informe denominado Valoraci�n sobre los Acuerdos de Niveles de Servicio (SLA) 2022.
Se dispone: Tener por rendido el informe. Contin�ese informando sobre el particular.
F) Cierre del proyecto PETI-P03. De la se�ora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, se conoce oficio n.� DGET-070-2023 del 8 de marzo de 2023, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual se refiere al cierre del proyecto PETI-P03 y literalmente manifiesta:
�"Dada la problem�tica de carencia de recurso humano en la DGET, discutida en varias oportunidades en el CDIR, se informa que, a partir del 15 de los corrientes, se hace efectivo el cierre del proyecto PETI-P03 Automatizaci�n del proceso de tr�mites jurisdiccionales de la Secretar�a General del TSE (SGTSE), salvo diferente criterio por parte del CDIR.
El proyecto PETI-P03 ha estado con un solo recurso en el �rea de desarrollo, aspecto que hace que la fecha de finalizaci�n en el cronograma inicial se proyecte para finales del a�o 2026, sobrepasando por varios a�os el actual periodo estrat�gico; aunando a lo anterior existe alta probabilidad de que, como ya sucedi�, la persona funcionaria dedicada a la programaci�n sea requerida para actividades propias de los comicios a celebrarse en el a�o 2024.
Esta direcci�n, pese a sus esfuerzos, llega a la conclusi�n de que el valioso talento humano de la Secci�n de Ingenier�a de Software (ISTI), no debe destinarse al desarrollo de aplicativos de proyectos estrat�gicos de la envergadura del PETI-P03; dadas las prioridades institucionales de cara a cada elecci�n electoral y la carga de trabajo que implica brindar el apoyo t�cnico para el d�a a d�a, el cual incluye tareas de mantenimiento y actualizaci�n de los aplicativos en producci�n, los cuales soportan el quehacer de la instituci�n.".
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Este es un proyecto que impacta directamente a la Secretar�a a mi cargo y evidentemente est�bamos contando con la esperanza de poder contar con ese proceso sin embargo creo y entiendo que la actual carencia de recurso humano refleja ello en el que hacer de la DGET y bueno lo que esperamos es propiamente que luego de que ya se hagan los nombramientos y las readecuaciones respectivas do�a Xenia, podamos retomar el proyecto.�.
Se dispone: Tomar nota. H�gase del conocimiento de la Secretar�a General del TSE.
G) Ajustes en la Estructura Program�tica 2023, proyecciones per�odo 2024-2026, modificaciones PEI 2019-2024. De la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.� DE-0621-2023 del 8 de marzo de 2023, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el mediante el cual se refiere a los ajustes en la Estructura Program�tica 2023, proyecciones per�odo 2024-2026, modificaciones PEI 2019-2024 y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:
�"Por consiguiente, a la luz de lo indicado se recomienda:
1. Que se avale la propuesta de ajustes en las metas POI 2023, as� como en las proyecciones para los a�os 2024, 2025 y 2026, lo que se sugiere sea elevado a conocimiento del Superior con la recomendaci�n de aprobar, considerando que de acogerse lo solicitado, deviene en una modificaci�n en el Sistema de Formulaci�n Presupuestaria, lo cual ser� gestionado por esta Direcci�n.
2. Que tomen nota las unidades administrativas responsables de las m�tricas que conforman la Estructura Program�tica Institucional y de las L�neas de Acci�n del PEI 2019-2024, respecto de la necesidad de contar con su diligente colaboraci�n a fin de asegurar la oportunidad en el env�o de la informaci�n que le sea requerida por parte del �rea de Planificaci�n Institucional, en lo concerniente al proceso de evaluaci�n presupuestaria del a�o 2023 y siguientes, de manera que se facilite el cumplimiento en tiempo y forma de las peticiones, conforme a lo establecido por el ente hacendario.
3. Que de aprobarse las modificaciones solicitadas, tome nota el �rea de Planificaci�n Institucional a efectos de que proceda a coordinar la actualizaci�n del PEI 2019-2024, as� como con las comunicaciones que correspondan.".
Se dispone: 1.- Aprobar conforme se recomienda. 2.- El�vese a conocimiento del Superior con la recomendaci�n de aprobar.
H) Informe sobre dedicaci�n exclusiva estudio de los puestos n.� 45517, n.� 55712, n.� 76581 y n.� 361340. De los se�ores Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Direcci�n Ejecutiva, Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DE-0480-2023 del 24 de febrero de 2023, recibido en la Coordinaci�n de este Consejo el 9 de marzo de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter los puestos n.� 45517, n.� 55712, n.� 76581 y n.� 361340 Profesional Asistente 1 (clase Encargado/a de la Unidad de Procesos Documentales) ubicados en la Secci�n de Archivo Civil, al r�gimen de dedicaci�n exclusiva.
Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. El�vese a conocimiento del Superior con la recomendaci�n de aprobar.
I) Reprogramaci�n de fechas de cronograma para el cumplimiento de recomendaciones del Informe de la Auditor�a Interna n.� SRICI-013-2022, seg�n oficio n.� AI-057-2023. De las se�oras Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, e Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos se conoce oficio n.� DE-0635-2023 del 9 de marzo de 2023, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual, seg�n lo ordenado en el acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 10-2023 celebrada el 2 de marzo de 2023 por este Colegiado, rinde informe sobre la reprogramaci�n de fechas de cronograma para el cumplimiento de recomendaciones del Informe de la Auditor�a Interna n.� SRICI-013-2022, seg�n oficio n.� AI-057-2023.
Se dispone: Tener por rendido el informe el cual se acoge, h�gase del conocimiento de la Auditor�a Interna.
J) Aprobaci�n del informe del estudio para dedicaci�n exclusiva de puesto en la Secci�n de Personalizaci�n y Distribuci�n de Documentos de Identidad. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-0654-2023 del 9 de marzo de 2023, recibido en la Coordinaci�n de este Consejo el 13 de marzo de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo cuarto de la sesi�n ordinaria n.� 21-2023, celebrada el 9 de marzo de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobaci�n del Informe del estudio para la dedicaci�n exclusiva del puesto n.� 45861 Profesional Asistente en Administraci�n 1 en la Secci�n de Personalizaci�n y Distribuci�n de Documentos de Identidad.
Se dispone: Tomar nota.
K) Aprobaci�n del informe del estudio para dedicaci�n exclusiva de puesto en la en la Secci�n de Servicios Generales. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-0655-2023 del 9 de marzo de 2023, recibido en la Coordinaci�n de este Consejo el 13 de marzo de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo cuarto de la sesi�n ordinaria n.� 21-2023, celebrada el 9 de marzo de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobaci�n del Informe del estudio para la dedicaci�n exclusiva del puesto n.� 60229 Encargado/a de Unidad en la en la Secci�n de Servicios Generales.
Se dispone: Tomar nota.
L) Reformas al Reglamento del Consejo de Directores y de la Unidad de Fiscalizaci�n de la Ejecuci�n Contractual. De las se�oras Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva y Mariana G�mez Bola�os, Encargada de la Unidad de Fiscalizaci�n de la Ejecuci�n Contractual y el se�or Ronny Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DL-59-2023 del 13 de febrero de 2023, recibido en la Coordinaci�n de este Consejo el 15 de febrero de 2023, mediante el cual en atenci�n al acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 4-2023 celebrada el 26 de enero de 2023 por este Colegiado, remiten proyecto de reforma al Reglamento del Consejo de Directores.
De la se�ora Mariana G�mez Bola�os, Encargada de la Unidad de Fiscalizaci�n de la Ejecuci�n Contractual, se conoce oficio n.� DE-0638-2023 del 9 de marzo de 2023, recibido en la Coordinaci�n de este Consejo el 14 de marzo de 2023, mediante el cual en atenci�n al acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 4-2023 celebrada el 26 de enero de 2023 por este Colegiado, solicita pr�rroga al 31 de octubre de 2023 para la presentaci�n de la propuesta de reforma al reglamento de la Unidad de Fiscalizaci�n de la Ejecuci�n Contractual en virtud de la recomendaci�n 4.12 de la Auditor�a Interna en el Informe n.� ICI-009-2022, aprobado por el Superior en sesi�n ordinaria n.� 5-2023 celebrada el 17 de enero de 2023.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �De previo a leerles la propuesta de la disposici�n, Sandrita a m� no me queda claro un asunto, hab�amos presentado una propuesta para una reforma que ya ustedes nos la hab�an tra�do y ahora Mariana nos dice que le demos tiempo hasta el 31 de octubre, no se �qu� fue lo que pas� aqu� Sandrita?�.
Interviene la se�ora Directora Mora Navarro: �En el caso de Mariana lo que est� pidiendo es la pr�rroga para el tema de la Unidad de Fiscalizaci�n que si le tenemos que hacer un ajuste importante a nivel reglamentario esto a la luz de los cambios que trajo la norma y que todav�a nos est�n rebotando, en el sentido de que se est�n haciendo ajustes incluso en el procedimiento como tal de pronto hay cosas que el Departamento Legal por poner un ejemplo, el Departamento Legal est� atendiendo que no necesariamente deber�a de seguir atendiendo sino que eso se le va a trasladar a Mariana de hecho por ah� tenemos pendiente tambi�n Ronny y yo un informe que posiblemente tenga que elevarse en los pr�ximos d�as, entonces Mariana lo que est� pidiendo es el cambio de fecha propiamente para el reglamento de ellos, de la UFEC.�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �A m� lo que me inquieta es si ese cambio tan avanzado el a�o donde ya la ley de contrataci�n p�blica ya se encuentra en ejecuci�n va a ocasionar o podr�a ocasionar que hayan diferencias de criterios o de procedimientos que nos impidan o que nos ralenticen propiamente lo que son las contrataciones que son muy urgentes de este a�o, yo lo vi que es un plazo demasiado extenso para una reglamentaci�n que es interna, a m� me gustar�a es y si todos los dem�s lo consideran a bien es que Mariana nos venga a explicar un poco el asunto porque lo que me da temor es que por una normativa o por un reglamento que a�n no est� implementado incurramos en alg�n tipo de atraso en contrataci�n que a toda la instituci�n y a don H�ctor en particular nos urgen que se hagan.�.
Interviene la se�ora Directora Mora Navarro: �Claro por supuesto, totalmente de acuerdo por lo menos que se refiera particularmente a los ajustes, o a los cambios o a las tem�ticas que est� abordando ese ajuste en el reglamento, si a usted le parece.�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Si, si, no s� qu� dir�n los compa�eros.�.
Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �De acuerdo.�.
Interviene la se�ora Directora Guerrero Arias: �De acuerdo.�.
Interviene la se�ora Directora Mora Navarro: �Luis qu� te parece m�s bien si antes de aprobar la pr�rroga, tener la certeza de que no va a haber alguna situaci�n que nos afecte a nivel de contrataci�n administrativa y ya se aprobar�a entonces la fecha de octubre.�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Ok.�
Interviene la se�ora Directora Mora Navarro: �S� tenemos ya la certeza entonces se aprueba de lo contrario pues se traiga en el tiempo esa fecha, no se agosto, no se.�.
M) Criterio t�cnico y legal relativo a las advertencias formuladas por la Auditoria Interna. De la se�ora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica y el se�or Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal se conoce oficio n.� DL-102-2023 del 13 de marzo de 2023, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual en atenci�n a lo solicitado en oficio n.� CDIR-0072-2023 del 6 de marzo de 2023, remiten criterio t�cnico y legal relativo a las advertencias formuladas por la Auditor�a Interna y con fundamente en una serie de consideraciones literalmente concluyen:
"III. Conclusiones.
Con base en lo expuesto los suscritos realizamos las siguientes conclusiones:
1.- En cuanto al tema de las grabaciones de las sesiones de los �rganos colegiados del TSE presenciales o virtuales, en aras de cumplir en una medida razonable lo que establecen los art�culos 50 y 56 de la LGAP, se mantenga la herramienta Zoom como instrumento �til para esos prop�sitos, mientras la administraci�n no disponga o no determine otro mecanismo de grabaci�n de sesiones.
2.-. Que se valore la conveniencia de dise�ar o implementar un protocolo que regule aspectos relacionados con el proceso de grabaci�n, uso y custodia de los archivos de audio y video generados de las sesiones de los �rganos colegiados de la instituci�n, as� como los roles de las personas funcionarias responsables a cargo de estos, entre otros aspectos. Para tal efecto, en virtud de la normativa del Sistema Nacional de Archivo antes referenciada, y entendiendo que el Archivo Central es el encargado de la gesti�n documental institucional en el TSE, es recomendable tener en consideraci�n la participaci�n de esta en la elaboraci�n del protocolo.
3.-. Que se solicite a la Direcci�n Ejecutiva brindar informaci�n complementaria sobre el estado de las gestiones realizadas en torno al estudio que est� llevando en conformidad con el acuerdo del Tribunal Supremo de Elecciones tomado en sesi�n n.� 62-2022 del 28 de junio de 2022.
4.-. Que, de conformidad con lo expuesto, el an�lisis actual en que se encuentra nuestro ordenamiento jur�dico, as� como el estudio de la jurisprudencia administrativa que en este tema ha emanado por parte de la Procuradur�a General de la Rep�blica, al llevar raz�n la Auditor�a Interna en punto a la obligatoriedad de que las sesiones de los �rganos colegiados de nuestra instituci�n deban ser presenciales, se tomen la acciones del caso para que se brinde cumplimiento de lo anterior, sin perjuicio, claro est�, de que en ocasiones excepcionales y espec�ficas tengan la posibilidad de celebrar sus sesiones de forma virtual, siempre y cuando sus actuaciones se ajusten a los principios de simultaneidad, colegialidad y deliberaci�n, descritos en el presente informe.".
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �De previo a leer lo que tenemos all� como una propuesta de disposici�n, me gustar�a ver si est�n de acuerdo en el oficio que nos remiti� el Departamento Legal y poner a discusi�n este tema que ya lo hab�amos peloteado en la sesi�n anterior, �si alguien gusta hablar?�.�
Interviene la se�ora Directora Guerrero Arias: �Luis, yo no pondr�a en el punto 2, las grabaciones de las sesiones se mantienen en la ruta establecida, yo no pondr�a la ruta para no dar tanta informaci�n.�.
Interviene el se�or Director Fern�ndez Masis: �Nada m�s una duda Luisito, vamos en el acuerdo que van a ser presenciales, pero entonces presenciales y se usa Zoom para grabarlas.�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �S�.�.
Interviene el se�or Director Fern�ndez Masis: �Es que como estamos aqu� cada uno tiene su micr�fono y todo, pero no entiendo c�mo ser� presencialmente.�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Digamos que son como las grabaciones que hacemos en el Tribunal, que son presenciales, pero las grabamos a trav�s de la plataforma Zoom, �qu� significa esto? Que tenemos una c�mara con un micr�fono, bueno nosotros le llamamos un jabra que es un aparatito que es bluetooth lo podemos poner en el centro de la mesa de discusi�n, ya ah� todos pueden hablar y queda todo eso grabado no hay ning�n problema.�.
Interviene el se�or Director Fern�ndez Masis: �Ok.�
Interviene la se�ora Directora Mora Navarro: �Yo quer�a referirme propiamente al informe en lo que respecta a la habilitaci�n del espacio y veo que una de las recomendaciones justamente del Departamento Legal y do�a Xenia es que la Direcci�n Ejecutiva se refiera, el a�o pasado cuando sale la modificaci�n de la norma de inmediato entonces se le solicit� a Tito Jos�, el jefe de Ingenier�a y Arquitectura que valorara la posibilidad de habilitar un espacio f�sico para la grabaci�n de las sesiones ya fuera del Consejo de Directores o de otras Comisiones, el Tribunal determina que solo el Tribunal y el Consejo de Directores son los que van a grabar como �rganos colegiados sus sesiones, se hizo efectivamente, se pidieron las cotizaciones no obstante como esto fue ya avanzado el a�o presupuestario se hizo un poco complicado el tema de la� adquisici�n de los equipos, de igual forma se est� incluyendo en el POA 2024 la compra de los equipos que no es cualquier equipo de grabaci�n, son equipos bastante especializados, se est� incluyendo los recursos para la adquisici�n del equipo tanto de las sesiones del Tribunal que por ah� lo estamos incluyendo, como los equipos para habilitar un espacio, se determin� el a�o pasado que el espacio id�neo para la grabaci�n de sesiones y un espacio neutro era uno de los salones multiuso entonces ah� se estar�an instalando los equipos, actualmente podemos hacer las grabaciones no necesariamente por la v�a de la herramienta Zoom sino por otras v�as, el audio y el video lo podemos grabar, talvez de una manera m�s casera hasta que tengamos ya los equipos m�s especializados pero en este momento si lo podr�amos grabar, yo hoy corrobor� en la ma�ana la informaci�n con Tito de manera tal que incluso si es el caso de que nosotros tengamos que hacer pruebas por lo menos esta semana y hacer la pr�xima sesi�n en ese espacio contando con medios de grabaci�n tanto de video como de audio lo podr�amos hacer, entonces para que ustedes lo tomen en consideraci�n, insisto nosotros estamos incluyendo los recursos en 2024, no obstante ya yo le ped� a los compa�eros tanto de presupuesto como del �rea ejecutiva que valoremos para la pr�xima transferencia que es en mayo, que es la segunda ordinaria del a�o poder mover recursos para la compra de los equipos del sal�n multiuso este a�o de manera tal que nosotros ya a finales de a�o tengamos equipos especializados ah�, que nos permita la grabaci�n por lo menos de las grabaciones de las sesiones del Consejo de Directores.�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Gracias Sandrita, bien o sea yo actualmente, nosotros grabamos las sesiones del Tribunal con una pantallota y con una camarita y con ese jabra que es el que ponemos en un lugar intermedio y desde all� que es muy casero, muy sencillo se graban normalmente, yo hab�a planificado que la pr�xima reuni�n la podr�amos celebrar en la Secretar�a del Tribunal en mi oficina como lo hac�amos antes, pero tambi�n me puse a pensar que ya tenemos un nuevo integrante entonces no s� si se nos hace muy chico el lugar o no, era m�s que todo con el prop�sito de no habilitar otros espacios que tal vez pudieran ser necesarios para otras actividades, yo propondr�a que hasta tanto no tengamos todo el equipo podemos hacer las reuniones de esa forma, acord�monos que tambi�n el pr�ximo mes de mayo tenemos que decidir qui�n va a ser la persona que va a coordinar el Consejo y tambi�n no se si recae en otra persona si tendr� la facilidad de tener un espacio como el que tenemos nosotros, lo cierto es que como ustedes gusten si quieren hacer las reuniones en el sal�n multiuso pues vamos al sal�n multiuso, aqu� lo que yo les iba a proponer es que hab�amos cambiado la reuni�n de martes a mi�rcoles para que no contraviniera con el teje y maneje de las sesiones que a veces se nos alargan un poco, pero tambi�n entiendo que gran parte de las direcciones los martes y jueves son cuando estamos casi siempre presentes esto por aquello que el Tribunal en alg�n momento de la sesi�n ordinaria nos llame de emergencia estamos anuentes, igual yo propondr�a si ustedes lo consideran a bien que tengamos las sesiones los jueves a la 1:30 pm para no mezclar un poco los horarios de algunos de los Directores que vienen esos d�as y como quieran si la quieren hacer en el sal�n multiuso ya est� habilitado para ese momento lo hacemos y si no nos podemos reunir en mi oficina si ustedes gustan.�.
Interviene el se�or Director Fern�ndez Masis: �Bien de mi parte creo que la propuesta de Sandra es la que me llama m�s la atenci�n es decir habilitar un espacio con toda la infraestructura necesaria para la grabaci�n y dem�s si fuera el sal�n multiuso, yo no tengo problemas en ning�n lado, pero creo que ser�a bueno el hecho de que est� ocupado, ah� dijeron que deben hacerse presencialmente pero sin perjuicio que por alguna raz�n tenga que ser excepcionalmente de manera virtual creo que si el sal�n multiuso por obvio raz�n est� ocupado y no se puede utilizar cabr�a la posibilidad de hacerla virtual esto para como bien lo dice Luis, no andar pasando equipo de una oficina a otra, que la Secretar�a tiene algo, porque si nos pasaba antes que a veces las hac�amos aqu� que otras veces en Secretar�a, una vez la hicimos en la Direcci�n entonces ya con un equipo de grabaci�n esto se complica, entonces creo que tener un lugar fijo con toda la infraestructura se facilita, como hace la asamblea en las comisiones, la comisi�n siempre se celebra en el mismo lugar solo que tienen varios, pero creo que por ese lado me llama m�s la atenci�n lo que dice Sandra.�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �De acuerdo no hay ning�n problema, lo que no sabemos Sandrita �ya para la pr�xima semana est� habilitado eso?�.
Interviene la se�ora Directora Mora Navarro: �Como les comento en realidad ahorita lo que tenemos es algo m�s casero, creo que incluso quedar�a el audio y el video de manera separada.�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Pero para eso Sandrita perdon�, para eso lo que podemos probar es con el jabra y probamos con un tele de los que hay all� si no llevamos uno m�s grande y si no lo grabamos as� como lo estamos grabando en el Tribunal, solamente que lo grabar�amos en el sal�n multiuso.�.
Interviene la se�ora Directora Mora Navarro: �Exacto entonces es nada m�s de darle la instrucci�n a Tito, yo solo quer�a esperar lo que se iba a hablar para darle la instrucci�n a Tito y que podamos hacer ya pruebas con los t�cnico, que hagamos pruebas de manera tal que estemos completamente seguros de que todo va a salir bien, cuando ya tengamos los equipos especializados nada m�s comentarles que estos equipos son movibles se pueden eventualmente llevar a otro espacio que se requiera, la esperanza es tenerlos este a�o a m�s tardar, pero en todo caso ser�a con esto que es un poquito m�s casero pero que podemos indiscutiblemente hacer pruebas y tener la certeza de que la grabaci�n va quedar como debe ser.�.
�Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Ok entonces si a ustedes les parece a partir de la pr�xima sesi�n que ser�a la pr�xima semana estar�amos realizando la sesi�n del Consejo de Directores en el sal�n multiuso en el �rea que vaya a determinar Tito.�.
Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Luis una consulta �porque no pensamos en el cubo, no es como m�s privado?
Interviene el se�or Director Fern�ndez Masis: �Tambi�n.�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Mir� lo que pasa m�s bien creo yo jefe si mal no recuerdo que el multiuso tienen esas paredes, no traspasa un ruido a otro, en el cubo por ser m�s grande creo que se meter�a m�s ruido, ya cuando tengamos los equipos es otra cosa y como somos poquitos tambi�n.�.
Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Buenos no s�, y la otra si trasladamos las sesiones pens� en martes, como era antes, yo los jueves tengo programadas giras por lo menos cada dos semanas, tres semanas.�.
�Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �No hay ning�n problema, yo aqu� era por un tema de conveniencia que est�bamos en la manera de virtualidad, pero igual yo estaba habl�ndole a los se�ores Magistrados que ya el tema de como maneja uno los tiempos ya uno se va acomodando mejor, obviamente todo cambi� fue de choque usted dice como hago esto como hago lo otro ya me he ido adecuando mucho m�s al ritmo de trabajo y yo no tengo ning�n problema que volvamos a los martes a la 1:30 pm.�.
Interviene el se�or Director Fern�ndez Masis: �Perd�n Luis y �o a las 2 de la tarde porque no? Pregunto, es que a veces se atrasa uno en la ma�ana y con el almuerzo anda uno medio corre corre, 1:00 pm, 1:30 pm pero no s� si a vos a las 2 te quedar� mejor por si la sesi�n se atrasa y dem�s.�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Como gusten yo no tengo ning�n problema la verdad.�.
Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �S� a m� me da igual.�
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: ��Que les parece a los dem�s compa�eros a la 1:30 pm o a las 2:00 pm?�.
Interviene la se�ora Directora Mora Navarro: �A las 2:00 pm me parece.�.
Interviene la se�ora Directora Guerrero Arias: �A las 2:00 pm me parece bien.�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Y esto jefes es igual, cuid�ndonos todos, si alguno tiene una afectaci�n no incapacitante, pero s� que no pueda venir, les agradecer� que lo avisen para hacer la correcci�n correspondiente y crear el enlace para que nos reunamos virtualmente, que creo que ser�a la forma id�nea de hacer la excepci�n, �les parece?�.
Interviene la se�ora Directora Mora Navarro: �Luisito adem�s en la 3 se continuar� utilizando la plataforma Zoom o los medios alternos con los que se cuente porque estamos pensando en otro tipo de grabaciones.�.
Interviene el se�or Director Picado Le�n: �Luis una consulta, �en el dictamen de la Procuradur�a no se consider� o no se valor� la modalidad mixta? Eso lo pregunto porque Corte Plena est� sesionando de manera mixta, hay magistrados que se presentan presencialmente y algunos que siguen la sesi�n virtualmente, �esa modalidad se valor� en el informe de Legal?�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �En el informe de Legal creo que no Huguito.�.
Interviene el se�or Director Picado Le�n: �Y en Procuradur�a no lo valor�, no es nada m�s una duda.�.
Interviene el se�or Director Fern�ndez Masis: �Los informes de la Procuradur�a muchos fueron con ocasi�n de la Pandemia, pero no se refieren a esa modalidad mixta, nosotros tambi�n en una Comisi�n de reformas est�bamos con los magistrados por ejemplo la �ltima vez que Mar�a Quesada no pudo ir, est�bamos todo y Mar�a de manera virtual, pero lo que pone �nfasis la cuesti�n de la Procuradur�a es en la validez de las sesiones en cualquiera de los medios siempre y cuando est�n esos principios de simultaneidad y dem�s que ah� citan.�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Deliberaci�n y esas cosas.�.
Interviene el se�or Director Fern�ndez Masis: �Correcto eso es lo que le da �nfasis a la Procuradur�a.�.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �No s� si m�s bien ustedes me permiten y yo indago un poco m�s con Corte para ver el criterio de ellos y lo proponemos como adici�n en la pr�xima sesi�n para que quede tambi�n disponible celebrar sesiones mixtas, si les parece.�.
�Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe cuyas conclusiones se acogen. 2.- En virtud de las advertencias formuladas por la Auditor�a Interna se acuerda lo siguiente: a) Se continuar� realizando la transcripci�n literal de las sesiones con aquellas intervenciones que sustenten las decisiones que se tomen, este Colegiado tendr� la potestad de realizar la limpieza de texto de aquellas intervenciones que considere irrelevantes. b) Las grabaciones de las sesiones se mantienen en la ruta establecida misma que cuenta con los permisos y restricciones necesarias para asegurar su correcto resguardo. c) Se continuar� utilizando la plataforma Zoom o los medios alternos con los que se cuente para las respectivas grabaciones de las sesiones, seg�n criterio vertido en oficio n.� DL-102-2023 por la se�ora Guerrero Arias y el se�or Mora Mora. d) A partir de la pr�xima sesi�n de este Consejo se sesionar� de forma presencial los d�as martes a las 2:00 pm en el Sal�n Multiuso, sin embargo se podr�n realizar excepcionalmente de manera virtual. 3.- El�vese al Superior con la recomendaci�n de aprobar lo acordado por este Colegiado.
ARTICULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACI�N ADMINISTRATIVA.