ACTA N.� 13-2023

 

Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas con once minutos del veintiuno de marzo de dos mil veintitr�s, con asistencia de los se�ores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones ��quien preside�; Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil�; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; H�ctor Enrique Fern�ndez Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos; Hugo Ernesto Picado Le�n, Director General del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica y Gustavo Rom�n Jacobo, Director General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional.

 

De conformidad con el orden del d�a aprobado por el Coordinador para esta sesi�n ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las se�oras Directoras y se�ores Directores, se procede al conocimiento y votaci�n de cada uno de dichos asuntos.

ART�CULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACI�N DEL ORDEN DEL D�A Y DEL ACTA DE LA SESI�N ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por le�do y aprobado el orden del d�a de la presente sesi�n ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

C) Se tiene por le�da y aprobada la minuta y el acta de la sesi�n ordinaria n.� 12-2023.

Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �De previo a conocer el art�culo segundo de la sesi�n de hoy y como hab�a sido convocada a esta sesi�n tenemos la presencia de la se�ora Bola�os quien es la encargada de la Unidad de Fiscalizaci�n del Tribunal Supremo de Elecciones, G�mez Bola�os perd�n, y a quien le pedimos que nos explicara los pormenores por los cuales dentro de la sesi�n ordinaria anterior se estableci� que iba a presentar una reforma al reglamento de ejecuci�n pero hasta octubre del presente a�o la idea nace Mariana, m�s que todo en el sentido de que si esa demora que se va a hacer en las reformas que se pretenden aprobar hasta octubre va a incidir o pueden incidir en los procesos de contrataci�n que actualmente tenemos, contemplo el marco de la ley de contrataci�n p�blica, as� que le damos la palabra para que nos expliqu�s por favor.�.

Interviene la se�ora Mariana G�mez Bola�os, Encargada de la Unidad de Fiscalizaci�n de la Ejecuci�n Contractual: �De mi parte la solicitud se hizo, no es� que la propuesta de reglamento se vaya a presentar hasta octubre si no que dentro de lo que se explica en el oficio es que la Auditoria Interna nos dio tambi�n un plazo para hacer la revisi�n del reglamento incorporando temas como las contrapartes t�cnicas, el papel de aquellos otros actores que participen en la etapa de ejecuci�n contractual, entonces nos pareci� oportuno solicitar un plazo m�s holgado para presentar la reforma, ya que la reforma que se nos estaba solicitando era para incluir el tema sancionatorio que sanciona a particulares, para sancionar a los contratistas y el tema de las terminaciones no anormales de los contratos, entonces yo desde mi criterio considero que no va a afectar como se dec�a en el oficio ya la normativa, la Ley General de Contrataci�n P�blica es muy basta en el tema procesal como se tiene que proceder en ambos casos y adem�s de eso ya el Tribunal hab�a determinado que era la Unidad la que iba a hacer esas labores y en el reglamento de la Unidad que era abierto un poco a que la unidad se encargue de todo aquello que por su naturaleza le corresponda a la Unidad eso ser�a la etapa de ejecuci�n contractual, tambi�n inclusive en el que aprob� el Tribunal aprob� que inclusive se valorara una vez que se ajustaran plenamente las actuaciones de quienes participaban o se ve�an afectadas por esta nueva ley se hiciera un reglamento general de contrataci�n en el Tribunal.�.

Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: ��Ese va a venir despu�s de que ustedes presenten ese otro?�.

Interviene la se�ora Mariana G�mez Bola�os, Encargada de la Unidad de Fiscalizaci�n de la Ejecuci�n Contractual: �B�sicamente aqu� m�s bien lo que se recomend� fue eso que una vez que se lograra ajustar plenamente las actuaciones de cada uno, de la Proveedur�a, de Planificaci�n inclusive del Departamento Legal que se revisaran los procesos se hiciera o se valorara hacer un reglamento integral que incluyera inclusive la participaci�n del Consejo y entonces que ya se hiciera un solo reglamento, entonces tal vez la intenci�n de esto era no pasarle un bistur� para hacer el reglamento sino que fuera una reforma integral, uno de los aspectos que tambi�n aprob� el Tribunal es que la Unidad fuera estudiada tanto en su estructura organizativa como ocupacional eso eventualmente y por las funciones que est� asumiendo ya no ser�a una unidad fiscalizadora sino una unidad ejecutora de procesos, entonces va a afectar por supuesto el proyecto del reglamento, va posiblemente a variar inclusive el nombre de la Unidad. Tambi�n el tema de la Auditor�a Interna es justamente porque nos estaba pidiendo� que hici�ramos una revisi�n m�s minuciosa del reglamento, por otra parte tambi�n, bueno adem�s de introducir esos cambios que adopt� el Tribunal y otro de los temas tambi�n importantes es que recientemente en conversaciones con el Departamento Legal justamente porque la Unidad est� asumiendo b�sicamente todo lo que es la etapa de ejecuci�n contractual, eventualmente podr�a asumir otros temas que est�n asignados al Departamento Legal y les ha tocado porque no ha habido una instancia que les ha correspondido y ellos nos son administraci�n activa, se est� valorando que la Unidad tambi�n llevara temas como los reajustes de precios, temas de cesiones de contratos, cesiones de facturas entonces eso tambi�n le va a impactar al reglamento, entonces como les dec�a no es talvez que en octubre se vaya a presentar es el plazo que se dispuso Auditor�a entonces se consider� que era bien dejar este plazo pero ya se est� trabajando en eso, y otro punto es el tema de SICOP hace poquito est�bamos revisando los perfiles de SICOP, ahora todo por la ley y su reglamento debe hacer a trav�s de la plataforma SICOP cualquier actuaci�n del proceso de compras p�blicas tiene que hacerse a trav�s de SICOP entonces hemos estado inclusive con equipos de trabajo, Direcci�n Ejecutiva, Proveedur�a, Legal entre otros revisando los perfiles de hecho les va a llegar a ustedes ciertas aprobaciones que tienen que hacer adem�s de las adjudicaciones Luisito, de una vez le anuncio porque varias de las situaciones que se hacen en la etapa de ejecuci�n vienen a modificar los contratos y solo los modifican quienes los adjudican, entonces van a venir ciertas autorizaciones que va tener que dar tambi�n el CDIR, entonces eso tambi�n va a impactar las funciones que tiene la Unidad, es una serie de cosas, de elementos y lo que se pretende entonces es hacer una propuesta m�s integral .�.

Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Marianita y aprovechando m�s bien por eso que nos est�s explicando me nace una preocupaci�n en el sentido del recurso humano que la Unidad de Ejecuci�n Contractual va a tener, pero tambi�n muchas de las tareas que ustedes van a asumir son propias del Departamento Legal, podr�a pensarse que en alg�n momento recurso del Departamento Legal podr�a quedar adscrito adonde ustedes, si son visados de facturas muchas de esas cosas nosotros podr�amos echarle mano a esto, a ver si de alguna otra forma podemos ayudarle a Mariana a que cuente con m�s recurso profesional que es meramente abogados.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Nos dec�a Mariana que hab�a un estudio.�.�

Interviene la se�ora Mariana G�mez Bola�os, Encargada de la Unidad de Fiscalizaci�n de la Ejecuci�n Contractual: �S� lo que pasa es que se va a hacer un estudio con las plazas que hay, se est� haciendo un estudio con las plazas que hay.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Pero es que estudio tiene que arrojarse a ese faltante si falta recurso humano si eventualmente va a asumir recurso humano de Legal, deber�a contemplarlo, �Cu�ntas plazas son ah� en la Unidad?�.

Interviene la se�ora Mariana G�mez Bola�os, Encargada de la Unidad de Fiscalizaci�n de la Ejecuci�n Contractual: �Ahorita hay dos personas prestadas, somos once lo que pasa es que recurso humano no es todo profesional y como profesionales solamente estoy yo como licenciada, bueno como encargada y una abogada m�s.�.

Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �S� y para las tareas que ella hace la ley le deleg� a la Unidad de Ejecuci�n Contractual necesitan m�s profesionales, m�s abogados.�.

Interviene la se�ora Directora Mora Navarro: �No solo eso Luis la Unidad como tal est� dividida en dos grandes �reas dos fuertes que tiene, la parte administrativa que son los chicos que se encargan de toda la revisi�n de facturas y todo el procesamiento que se les da y posiblemente parte de lo que venga de Legal est� relacionado con ese cambio y est�n los otros compa�eros que son los abogados que se encargan propiamente de toda la parte legal, entonces lo que estamos haciendo, por ah� nos est�n prestando un abogado m�s, tenemos ah� unas placitas peque�itas que lo que vamos a hacer es transformarlas dentro del estudio posiblemente lo que el estudio va arrojar es que esas plazas tiene que subir estructuralmente hay que modificar entonces desde el punto de vista de estructura ocupacional y funcional tiene que modificarse la Unidad como tal, por eso Mariana dice posiblemente incluso hasta el nombre y no es un tema de solo el nombre es un tema de como estructuralmente va a quedar y en donde tiene que quedar la Unidad como tal si queda como Unidad o tiene que subir un poquito m�s el nivel pero bueno eso es parte del estudio, se est� trabajando por supuesto que lo trabajamos desde la Direcci�n Ejecutiva los compa�eros de estudios administrativos y por supuesto que es un trabajo en conjunto porque Mariana nos tiene que pasar insumos entonces ah� vamos en el trabajo, pero si esto va a venir a hacer ajustes y que finalmente se van a ver reflejados en el reglamento.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Yo no s� si por ah� hay un acuerdo del Tribunal que impide que las personas hagan su periodo de prueba en una oficina diferente a donde est�n nombrados que tengo que revisar, pero si existe yo no podr�a prestarlos pero estoy pensando en que se debe calcular cu�nto recurso necesitan, igual que sacamos plazas para Recursos Humanos, en alg�n momento para Xenia tambi�n, en alg�n momento podr�a buscar una plaza baja y eventualmente en ese estudio la reclasifiquen en la que van a necesitar y no que entran debiendo.�.

Interviene la se�ora Directora Mora Navarro: �S� y al nivel que se necesite porque bien lo dice Mariana, ahorita solo ella como encargada, se nos est� haciendo como un embudo entonces todo tiene que pasar por ella como encargada porque finalmente ella es la que tiene la firma, la que da aprobaciones y por supuesto que tiene que estar ah� reforzada con gente que tenga el nivel profesional y la expertise y la capacidad para asumir tareas que son bastante minuciosas, que son bastante complejas.�.

Interviene la se�ora Mariana G�mez Bola�os, Encargada de la Unidad de Fiscalizaci�n de la Ejecuci�n Contractual: �El tema tambi�n con el Departamento Legal no s� hasta qu� punto el tema del recurso humano de ellos, porque tambi�n pensar�a yo que el trabajo de ellos imagino yo que van a ser de alguna manera parte asesora del Consejo, porque ahora el Consejo como es instancia en alzada es importante saber que ahora que todo lo que no termine de forma bonita en un proceso de contrataci�n va ir por un proceso de resoluci�n contractual ahora todos los contratos se expiden mediante un procedimiento y un procedimiento con plazos muy cortos la ley es muy espec�fica en la parte procesal con plazos muy cortos para resolver, para resolver los recursos y obviamente con las responsabilidades que eso lleva resolver fuera del plazo entonces es importante eso, tambi�n el tema de los procedimientos sancionatorios va a ser algo complejo porque ahora las sanciones, la sanci�n que hay es una sanci�n de inhabilitaci�n de seis a dos a�os ya no hay un apercibimiento entonces me imagino que a los contratistas ya no les va hacer mucha gracia que los inhabiliten� y eso tambi�n es un procedimiento con plazos muy cortos.�.

Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �A nivel de la administraci�n p�blica.�.

Interviene la se�ora Mariana G�mez Bola�os, Encargada de la Unidad de Fiscalizaci�n de la Ejecuci�n Contractual: �No, a nivel de la instituci�n y luego ya por reincidencia m�s gravosidad ya con el Estado.�.

Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �No s� si tenemos preguntas para Mariana, la duda de nosotros, bueno la m�a propiamente nac�a en el sentido de si la demora en la reforma del reglamento iba a incidir en los procesos que tenemos nosotros como Consejo de Directores ver y aprobar en alg�n momento, pero queda claro con lo que nos dice Mariana que no va incidir en nada por el estilo y que m�s bien puede ser que la reforma est� antes del mes de octubre.�.

ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Env�o de informaci�n. Del se�or Mynor Enrique Mora Chang, Coordinador de la Comisi�n de Continuidad del Negocio, se conoce oficio n.� CCN-001-2023 del 14 de marzo de 2023, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual hace de conocimiento de este Colegiado la remisi�n de informaci�n a la Auditor�a Interna relacionada con el estudio de auditor�a sobre la evaluaci�n de la Ciberseguridad: infraestructura cr�tica.

Se dispone: Tomar nota.

B) Declaratoria como puesto de confianza del cargo de Director General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional. De la se�ora Eugenia Mar�a Zamora Chavarr�a, el se�or Max Alberto Esquivel Faerron y la se�ora Zetty Mar�a Bou Valverde, Magistrados del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce resoluci�n n.�1437-A9-2023 de las diez horas diecisiete minutos del catorce de marzo de dos mil veintitr�s, recibida el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual hacen de conocimiento de este Colegiado la declaratoria como puesto de confianza del cargo de Director General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional, puesto n.�45768 a partir del nueve de marzo de dos mil veintitr�s.

Se dispone: Tomar nota.

C) Informe sobre consulta de viabilidad de implementar actas electr�nicas. De las se�oras Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, Adriana Mena Aguilar, Jefa del Archivo del TSE, los se�ores Luis Gerardo Villalobos Picado, Jefe a. i. del Archivo Central y Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DGET-078-2023 del 14 de marzo de 2023, recibido en la Coordinaci�n de este Consejo el 16 de marzo de 2023, mediante el cual informan sobre el estado en el que se encuentra la implementaci�n de libros de actas en formato digital.

Se dispone: Tener por rendido el informe. Contin�ese informando sobre el particular.

D) Respuesta a la advertencia formulada por la Auditor�a Interna en cuanto a la grabaci�n de las sesiones del Consejo de Directores. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-0713-2023 del 16 de marzo de 2023, recibido el d�a siguiente en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo cuarto de la sesi�n ordinaria n.� 23-2023, celebrada el 16 de marzo de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la respuesta brindada por este Colegiado a las advertencias formuladas por la Auditor�a Interna sobre la grabaci�n de las sesiones.

Se dispone: Tomar nota. Desc�rguese de los asuntos pasados a estudio individual de las se�oras Directoras y se�ores Directores.

E) Cumplimiento de actividades de juramentaci�n de los miembros de la Comisi�n de �tica y Valores. Del se�or Alexander Mena Arce, Coordinador de la Comisi�n de �tica y Valores, se conoce oficio n.� CEV-011-2023 del 17 de marzo de 2023, recibido el mismo d�a en la Coordinaci�n de este Consejo, mediante el cual informa el cumplimiento de actividades de juramentaci�n de los miembros de la Comisi�n de �tica y Valores.

Se dispone: Tener por rendido el informe. De esta manera se da por cumplida la recomendaci�n 4.11 del Informe ICI-001-2023. El�vese al Superior para que se haga de conocimiento de la Auditor�a Interna.

Por unanimidad se declara la firmeza de todos los acuerdos.

�A las catorce horas y veintinueve minutos termin� la sesi�n.

 

 

Luis Guillermo Chichilla Mora
Luis Antonio Bola�os Bola�os	Sandra Mora Navarro
H�ctor Enrique Fern�ndez Masis	Hugo Ernesto Picado Le�n
Xenia Guerrero Arias	Gustavo Rom�n Jacobo