ACTA N.� 17-2023
Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las trece horas con treinta y seis minutos del dieciocho de abril de dos mil veintitr�s, con asistencia de los se�ores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones ��quien preside�; Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil�; Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Direcci�n Ejecutiva en representaci�n de la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; H�ctor Enrique Fern�ndez Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos; Hugo Ernesto Picado Le�n, Director General del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica; Iv�n Mora Barahona Secretario General a.i. de la Direcci�n General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional en representaci�n del se�or Gustavo Rom�n Jacobo, Director General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional.
Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Hoy tenemos a la Auditor�a Interna que viene a conversar sobre un aspecto de inter�s y entonces en ese contexto le vamos a dar la palabra.�.
Interviene el se�or Auditor Interno Mora Gonz�lez: �Buenas tardes, como ustedes saben se remite al Tribunal una serie, igualmente hubo una advertencia, un oficio donde se indican las recomendaciones que est�n pendientes, esto en raz�n de la entrada en vigencia en octubre del a�o pasado. El reglamento da un plazo de 6 meses para implementar las recomendaciones que se encuentran pendientes, este plazo vence el 30 de abril. Debe estar acompa�ado de una certificaci�n del estado de cumplimiento. Esas pr�rrogas las est� emitiendo la misma administraci�n.
Interviene el se�or Subauditor Blanco Chaves: �Buenas tardes, como les dijo Fran nuestro objetivo principal de la reuni�n es explicarles todo el contenido, en realidad es un instrumento normativo bastante corto. La idea de esta sesi�n de trabajo es explicarles a ustedes con respecto a las recomendaciones por aquello que quedara alguna duda de que es lo que ustedes tienen que presentar. Para eso es esta sesi�n para explicarles a ustedes, cumplir y tambi�n para nosotros por el marco normativo que nos regula en este tema. �C�mo naci� el Reglamento o cual fue la necesidad que llev� a la Auditor�a Interna este Reglamento?, que como ustedes saben es de reciente publicaci�n. Voy a empezar por el segundo art�culo que es el art�culo� 22 inciso g de la Ley General de Control Interno, se establece que la Auditor�a Interna, es una obligaci�n, un deber presentar al jerarca un informe del estado de las recomendaciones entonces tanto ustedes, porque nosotros cuando determinamos una situaci�n de riesgo, lo que nosotros queremos particularmente es mantener la continuidad del servicio de las oficinas, el inciso g es muy claro, la Auditor�a no solamente tiene que presentar el informe anual del estado de las recomendaciones, estamos siendo monitoreados en l�nea por la Contralor�a General de la Rep�blica a trav�s del sistema, donde ellos ah� llevan el curso de todas las Auditor�as del Estado. Ahora regresando al punto uno, el art�culo 12 es muy claro en cuanto a los deberes que tiene el jerarca y el titular subordinado en la implementaci�n y subrayo inmediata de las recomendaciones emitidas por la Auditor�a, entonces aqu� estamos todos interesados, tenemos un objetivo com�n, que es en primer lugar que no se llegue a materializar el riesgo y la Auditor�a cumplir con el marco normativo y a la vez a nivel de Instituci�n, que el jerarca se sienta respaldado por la actuaci�n de ustedes y el compromiso. Por otra parte en relaci�n al seguimiento las acciones de mejora, recomendaciones emitidas por la Auditoria y tambi�n involucra el seguimiento a las disposiciones emitidas por la Auditor�a Interna, el ente Contralor y las Auditor�as Externas, la responsabilidad de cumplimiento siempre es de la administraci�n pero nosotros estamos llevando el pulso que se cumple y que no y repito este es el objetivo de esta reuni�n, de la publicaci�n del Reglamento, evitar que el riesgo se materialice y que se vayan a ver afectadas las operaciones de sus Direcciones, por otra parte este Reglamento fue publicado en la Gaceta 188. Se les agradece que nos hubieran dado la audiencia para explicarles algunas cosas que tal vez no quedan muy claras y que ya la Auditor�a con las personas ya est� trabajando en la mejora de este Reglamento. Como parte de esto es muy importante indicarles que uno de los primeros esfuerzos que hizo la Auditor�a Interna fue la emisi�n del informe de Control Interno el ICI-13 que fue en el 2020 este informe se realiz� con el prop�sito de tener un manejo m�s amigable a nivel de Auditor�a de todo el universo de Auditor�a que exist�a en ese momento, eso no significa que a pesar de que nosotros �bamos a tomar este alcance de seguimiento segu�a la responsabilidad del seguimiento de las acciones y recomendaciones que no estaban en los alcances que hab�a tomado la Auditor�a porque as� lo estableci� el reglamento. Posteriormente se emiti� el ICI-17 e ICI-18 que estos informes no fueron de conocimiento de ustedes porque era sobre asuntos de responsabilidades entonces esto porque as� lo manda la Procuradur�a General de la Rep�blica, la confidencialidad del denunciante, esos informes quedaron internos, ah� tambi�n se incluyen estudios especiales y finalmente el documento que se les envi� que es el �ltimo punto que tiene que ver con este tema es un advertencia sobre las recomendaciones de acciones de mejora en diciembre de 2022 el Tribunal lo conoci� en la sesi�n ordinaria 114 el 6 de diciembre de 2022 y posteriormente se hizo una modificaci�n a esa sesi�n la 116-2022 del 13 de diciembre donde se canalizaron la lista de acciones de mejora.
Interviene el funcionario Juan Carlos Montenegro Adams: �Siguiendo con el tema del Reglamento, de acuerdo con los plazos definidos, entonces tienen un periodo de 6 meses para darle cumplimiento a esas recomendaciones y en este caso vence el 30 de abril. Esto conlleva a hacer un an�lisis de las pruebas documentales que correspondan indicando el estado de cumplimiento. Aqu� tenemos el cuadro indica el nombre de la persona, la c�dula de quien representa esa instancia.�
Interviene el se�or Auditor Interno Mora Gonz�lez: �Las recomendaciones emitidas por Auditor�a Interna tiene que ser acatadas de forma inmediata, ese acatamiento en la inmediatez se debe entender de que la Administraci�n est� haciendo las acciones necesarias y que no est� obstruyendo la implementaci�n de la recomendaci�n, aqu� hay dos temas importantes que ver, el primero que formalmente se les solicita que propongan un plazo el plazo nosotros no lo ponemos porque s�. Muchas veces la administraci�n dice sent�monos a conversar un poco m�s esa recomendaci�n y nosotros estamos en la mejor disposici�n de hacerlo en los casos que dice la norma, se expone y en ese momento la Administraci�n tiene la facultad de expresarse, de decir estoy de acuerdo o me parece que se debe analizar. La ley es muy clara en decir las recomendaciones que no est�n implementadas deben analizarse, ahorita el tema es tratar de establecer esa comunicaci�n entre la Auditor�a y la Administraci�n.�.
Interviene el se�or Subauditor Blanco Chaves: �Como parte de lo que vemos todos los d�as hay hechos posteriores que en algunos momentos dejan las recomendaciones, por poner un ejemplo: si en alg�n momento la Auditor�a Interna dentro de la coyuntura y el alcance que hizo el estudio determin� que hay que hacer un sistema de informaci�n �X� y eso fue bajo un alcance o una realidad que estaba viendo el Tribunal un an�lisis de riesgo que hab�a hecho la Auditor�a porque nuestro trabajo est� basado en riesgos, el an�lisis o la justificaci�n que ustedes tienen que presentar o decir� mira no, por ejemplo requiero un sistema m�s top con inteligencia artificial, pero tiene que existir esa justificaci�n de porqu� todo se va hacer en su momento con la realidad institucional, vamos a ir poco a poco y como dec�a Fran vamos a ir en un proceso de conversar a ver si efectivamente se hace lo que ustedes nos est�n diciendo, puede que lo que est� muy viejo ya no apliqu� pero si es importante toda la evidencia de porqu�. En cuanto a las certificaciones las consultas de compa�eros de otras Direcciones donde me han dicho, pero yo tengo que entregar, Don Luis tiene que entregar una certificaci�n de todo el Registro Civil o yo tengo que entregar la certificaci�n m�a esa es una consulta que se ha recibido de diferentes Direcciones yo no s� si ya con esta presentaci�n qued� claro que a la persona que fue dirigida la recomendaci�n es la que tiene que hacer la certificaci�n, importante muchas de nuestra recomendaciones y acciones de mejora son dirigidas al CDIR o al jerarca pero ellos no ejecutan ellos delegan para que se realicen las recomendaciones, entonces no pensar�amos que por ejemplo� el Tribunal va emitir una certificaci�n a no sea que sea algo muy puntual que requiera la toma de decisiones propiamente de ellos, que sea emitido por ellos, no se si tienen claro todo lo que tiene que llevar la certificaci�n, otra consulta que se ha recibido en la Auditor�a pero si la Secretar�a y esta otra Direcci�n,� la Auditor�a Interna le dirigi� una recomendaci�n para que haga un software entramos con la parte de Estrategia Tecnol�gica, que Xenia hace un dise�o con Luis Bola�os, entonces �qui�n va emitir la certificaci�n? Lo va a hacer Xenia en conjunto porque es un trabajo en equipo por parte de ustedes, pero bueno la Auditoria est� como dijo don Franklin a la disposici�n de ustedes para lo que corresponda, Danilo est� revisando el dise�o, como les dijo Fran esto fue un esfuerzo que la Auditoria ten�a que hacer bajo su marco normativo y todas sus competencias.�.
Interviene el se�or Auditor Mora Gonz�lez: �Yo siempre he dicho, nosotros no nos vamos a enojar ni nos vamos a resentir no vamos a sentir nada, el echo de que un momento determinado digan, mire expl�quenos esta recomendaci�n, porque sali�, cual fue la causa y que es el efecto que va tener esa recomendaci�n, dig�mosles que si a esa acci�n de mejora porque definitivamente vamos a mejorar el proceso.�.
De conformidad con el orden del d�a aprobado por el Coordinador para esta sesi�n ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las se�oras Directoras y se�ores Directores, se procede al conocimiento y votaci�n de cada uno de dichos asuntos.
ART�CULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACI�N DEL ORDEN DEL D�A Y DEL ACTA DE LA SESI�N ORDINARIA Y EXTRAORDINARIA ANTERIOR.
A) Se tiene por le�do y aprobado el orden del d�a de la presente sesi�n ordinaria.
B) No hay documentos para incorporar.