ACTA N.º 20-2023

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas con treinta y cuatro minutos del dos de mayo de dos mil veintitrés, con asistencia de los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones  –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil–; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; Héctor Enrique Fernández Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica y el señor Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional.

 

De conformidad con el orden del día aprobado por el Coordinador para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.

ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta y el acta de la sesión ordinaria n.° 19-2023.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Solicitud de ampliación al plazo de atención a las recomendaciones de los informes ICI-05-2014, ICI-04-2017, ICI-08-2019. Del señor Alexander Mena Arce, Coordinador de la Comisión de Ética y Valores, se conoce nuevamente oficio n.° CEV-012-2023 del 31 de marzo de 2023, recibido en la Coordinación de este Consejo el 11 de abril de 2023, mediante el cual solicita una ampliación en los plazos para la atención de las recomendaciones parcialmente cumplidas y no cumplidas del informe n.° ICI-001-2023, con alcance al 30 de agosto de 2024, así como desestimar la recomendación 4.6 por estar implícita en el artículo 4 del Reglamento de la Comisión de Ética y Valores institucional.

Se dispone: 1.- Dejar sin efecto el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria 17-2023 celebrada el 18 de abril de 2023 por este Colegiado. 2.- Proceda la Comisión de Ética y Valores con lo correspondiente siguiendo lo indicado por la Auditoría Interna en oficio n.° AI-119-2023 conocido en sesión ordinaria n.° 19-2023 celebrada el 25 de abril de 2023 por este Concejo.

B) Solicitud de prórroga para cumplir con recomendaciones de la Auditoría Interna. Del señor Germán Rojas Flores, Jefe de Opciones y Naturalizaciones, se conoce oficio n.° OYN-0152-2023 del 24 de abril de 2023, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual solicita prórroga de seis meses, para cumplir con las recomendaciones 4.3 del Informe n.° ICI-06-2011 “Informe de auditoría sobre el proceso registral de la Sección de Opciones y Naturalizaciones de la Dirección General del Registro Civil” y 4.4 del Informe n.° IES-01-2020 “Estudio especial de auditoría n.°IES-01-2020, sobre la no suspensión de trámites de naturalización y duplicidad de trámites en la Sección de Opciones y Naturalizaciones”.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. Elevar a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.

C) Verificación del bloque de legalidad en el proceso de visado de los documentos de ejecución presupuestaria. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-170-2023 del 25 de abril de 2023, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual recomienda que la persona encargada de la verificación del bloque de legalidad en el proceso de visado de los documentos de ejecución presupuestaria recaiga en la funcionaria Glenda Victoria Moreno Murillo, Profesional en Derecho 1 de este órgano colegiado.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “¿Por qué Luis?”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Sobre este acuerdo yo les quería explicar que lo que quiero es más que todo que analicemos el alcance de las funciones que podría estar haciendo Glenda y que no se traslapen con las funciones que debe de hacer el Departamento Legal como órgano asesor propiamente de este Consejo, yo entendería que podrían ser una labor digamos, si bien es cierto profesionales pero que no suplan la función principal que tiene el Departamento Legal sobre la asesoría en este Consejo.”.

Interviene el señor Director Fernández Masis: “Una función de control más que todo.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Podría ser exactamente entonces lo que queremos es verificar que lo que dice Ronny lo analicemos.”.

Interviene la señora Directora Mora Navarro: “A nivel perfil.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Exactamente, les digo esto porque creo que el sentir del Departamento Legal va más asociado a desligarse del todo del Consejo de Directores que no lo debería hacer.”.

Interviene el señor Director Fernández Masis: “Es obligación de ellos, pero sí hay que hacer a veces trámites.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Claro y de SICOP exactamente, por eso lo queremos pasar a ocho días a cada uno de nosotros, ¿estamos de acuerdo?”.

Se dispone: Para su estudio individual en el plazo de 8 días hábiles pase a los señores Directores y las señoras Directoras.

D) Aprobación del estudio administrativo para la transformación de puesto en la Contraloría Electoral. De la señora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1005-2023 del 25 de abril de 2023, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 36-2023, celebrada el 25 de abril de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobación del estudio administrativo para la transformación del puesto n.°361432 en la Contraloría Electoral.

Se dispone: Tomar nota.

E) Aprobación de informe sobre estudio de dedicación exclusiva de puesto. De la señora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1006-2023 del 25 de abril de 2023, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 36-2023, celebrada el 25 de abril de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobación del informe sobre estudio de dedicación exclusiva del puesto n.° 382432 de la Oficina de Comunicación Organizacional.

Se dispone: Tomar nota.

F) Solicitud de modificación del artículo 8 del Reglamento sobre Rendición de Cauciones en favor del TSE. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-0992-2023 del 21 de abril de 2023, recibido en la Coordinación de este Consejo el 26 de abril de 2023, mediante el cual remite propuesta de reforma al artículo 8 del Reglamento sobre la rendición de cauciones a favor del Tribunal Supremo de Elecciones.

Se dispone: Para su estudio e informe, en el plazo de 10 días hábiles, pase al Departamento Legal.

G) Solicitud de reprogramación de fecha del plan de implementación para las recomendaciones de la Auditoría Interna. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conocen oficios n.° DGRC-0297-2023, n.° DGRC-0300-2023 ambos del 26 de abril de 2023, y n.° DGRC-0303-2023 del 27 de abril de 2023, mediante el cual solicita reprogramación de fecha del plan de implementación para las recomendaciones 4.4 del ICI-06-2019 e Informe n.° SRICI-05-2021; 4.1.a, 4.1b, 4.1.c, del ICI-04-2019 y 4.5 del ICI-05-2019 y 4.7 de los Informes ICI-03-2012 y SRICI-08-2019.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. Elevar a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.

H) Reprogramación de fecha para cumplir con la recomendación 4.2 del informe de control interno n° ICI-03-2017 e informe de seguimiento n° SRICI-01-2022. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil y la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGRC-301-2023, del 27 de abril de 2023, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual solicitan reprogramación de fecha para cumplir con la recomendación 4.2 del informe de control interno n.° ICI-03-2017 e informe de seguimiento n.° SRICI-01-2022.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. Elevar a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. 

I) Informe sobre dedicación exclusiva estudio del puesto n.° 101890. Del señor Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva, la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y el señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-0949-2023 del 19 de abril de 2023, recibido en la Coordinación de este Consejo el 27 de abril de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 101890, Encargado/a de Área Administrativa (Profesional en Gestión 1) ubicado en el Departamento de Registro de Partidos Políticos al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar.

J) Solicitud para valorar el traslado de la atención de las recomendaciones de los informes de control interno e informes especiales relacionados con el proyecto PETI-P03 al próximo Plan Estratégico de Tecnologías de Información. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil y la señora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-103-2023, del 27 de abril de 2023, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual solicitan se valore el traslado de la atención de las recomendaciones de los informes de control interno e informes especiales relacionados con el proyecto PETI-P-03 al próximo Plan Estratégico de Tecnologías de Información.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Yo aquí tengo una observación y es, no deberíamos pasar esto más bien a la Auditoria Interna, porque son informes de control interno e informes especiales que se relacionaron con este PETI y más bien lo pasáramos directamente a la Auditoria para ver que dicen ellos.”.

Interviene la señora Directora Mora Navarro: “Para ver que opinan, sobre todo considerando que el PETI siempre es como un hijito del PEI y el PEI se tiene el proyecto, no se ha presentado todavía oficialmente al Tribunal, pero se tiene el proyecto o la propuesta de pasarlo, o sea aumentar un año, es decir ya no terminaría en el 2024 si no en el 2025 cosa que entonces nos haría que el nuevo PEI y por tanto el nuevo PETI inicie hasta el 2026, no se la Auditoría como verá ese tema.”.

Interviene el señor Director Fernández Masis: “Pero entonces ahí debería de ser, se concede audiencia a la Auditoría Interna.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “No, lo hacemos de conocimiento de la Auditoría Interna.”.

Interviene el señor Director Fernández Masis: ¿Nada más?”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Sí, y ellos que se pronuncien.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Para ver que dicen.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Exactamente porque ya eso de que se cerrara ese PETI, ya ellos ya lo sabían.”.

Interviene la señora Directora Guerrero Arias: “Ya ellos lo conocen.”.

Interviene el señor Director Chinchilla Mora: “Sí, lo que pasa es que los informes que están asociados a ese PETI no se han cerrado formalmente, entonces mejor tener criterio de ellos y que nos digan, bueno para cerrar esto se debe hacer a, b, c y d si a ustedes les parece.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Sí sí sí totalmente de acuerdo.”.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. Hágase de conocimiento de la Auditoría Interna.

K) Solicitud de la Dirección General del Registro Civil para la reprogramación de fecha del cronograma de atención de informes de la Auditoría Interna. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1039-2023 del 27 de abril de 2023, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 37-2023, celebrada el 27 de abril de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a aprobación de la Solicitud de la Dirección General del Registro Civil para la reprogramación de fecha del cronograma de atención de informes de la Auditoría Interna.

Se dispone: Tomar nota.

L) Continuidad con la obligatoriedad del esquema de vacunación del Covid-19. Del señor Carlos Fabian Jiménez Murillo, Coordinador del Equipo de Apoyo Institucional para la Pandemia, se conoce oficio n.° DE-1050-2023 del 26 de abril de 2023, recibido en la Coordinación de este Consejo el 28 de abril de 2023, mediante el cual se refiere a la obligatoriedad del esquema de vacunación del Covid-19.

Se dispone: Para su estudio individual en el plazo de 8 días hábiles pase a los señores Directores y las señoras Directoras.

M) Ajuste de fecha de cronograma para el cumplimiento de la recomendación n.° 4.1 del Informe de Control Interno ICI-001-2022. De las señoras Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, y el señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del TSE, se conoce oficio n.° DE-1066-2023 del 27 de abril de 2023, recibido día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.°19-2023 celebrada el 25 de abril de 2023 por este Colegiado, remiten  ajuste de fecha de cronograma para el cumplimiento de la recomendación n.° 4.1 del Informe de Control Interno ICI-001-2022.

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe el cual se acoge. 2.- Hágase de conocimiento de la Auditoría Interna. 3.- Proceda el señor Coordinador de este Consejo de Directores a solicitar la investigación administrativa preliminar a la Inspección Electoral, relativa al traspapeleo del oficio n.° AI-0128-2022 en el cual se remitió el Informe de Control Interno n.° ICI-001-2022.

N) Código de Vestimenta: Se dispone: Con ocasión del vencimiento de las medidas sanitarias implementadas institucionalmente en atención a la pandemia por COVID-19, se le informa a la población institucional que de conformidad con lo establecido en el artículo 2 inciso j) del Reglamento Autónomo de Servicios del TSE y el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 38-2020 celebrada el 16 de abril de 2020, por este Colegiado, se extenderá de manera indefinida el uso de vestimenta casual para todos los días de la semana, para lo cual le corresponderá a cada jefatura supervisar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el “Protocolo de vestimenta para los funcionarios que laboran en el Tribunal Supremo de Elecciones para los días viernes” (aprobado en sesión ordinaria n.° 18-2018 celebrada el 17 de abril de 2018 por el Consejo de Directores). Además, será obligatorio el uso de vestimenta formal en caso de que los funcionarios sean llamados a reuniones, capacitaciones o funjan como representantes de la Institución a lo interno como a lo externo de la misma.  Asimismo, se acuerda que el uso de mascarilla en la Institución queda a discreción de cada funcionario aún en reuniones en las cuales la cantidad de personas sea igual o superior a 10 personas, con la excepción de su uso obligatorio en el Área de Servicios Médicos Institucional. Proceda el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas con su divulgación.

Ñ) Elección del Coordinador/a del Consejo de Directores: Se dispone: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 del Reglamento del Consejo de Directores del Tribunal Supremo de Elecciones y en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 25-2022 celebrada por este Consejo el 17 de mayo de 2022, en que se reeligió como Coordinador al señor Erick Adrián Guzmán Vargas, otrora Secretario General del TSE, a partir del 20 de mayo de 2022, cargo que fue asumido por el señor Luis Guillermo Chinchilla Mora actual Secretario General del TSE a partir del 8 de julio de 2022 y ante el cercano vencimiento del nombramiento en el cargo de Coordinador de este Consejo, llevada a cabo la votación al efecto, por unanimidad, se procede a designar al señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del TSE como Coordinador para el período comprendido entre el 20 de mayo de 2023 al 19 de mayo de 2024. Proceda el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas con la divulgación del presente acuerdo.

Interviene el señor Director Picado León: “Chinchilla Mora.”.

Interviene el señor Director Fernández Masis: “Luis Guillermo Chinchilla Mora.”.

Interviene el señor Director Bolaños Bolaños: “Luis Guillermo Chinchilla Mora.”.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Informe de adjudicación trámite 2023LE-000003-0012300001 “EXTENSIÓN DE GARANTÍA PARA DOS UNIDADES DE ALMACENAMIENTO NIMBLE Y TRES SWITCH DE FIBRA Y EXTENSIÓN DE GARANTÍA PARA WLC5520”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce oficio n.° PROV-0146-2023 del 28 de abril de 2023, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

         *Monto que muestra SICOP

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Mariana Gómez Bolaños en calidad de Administradora del Contrato, del señor Mario Pereira Granados, Contraparte Técnica, de la Contaduría y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda.

Por unanimidad se declara la firmeza de todos los acuerdos.

 A las catorce horas y cincuenta y cuatro minutos terminó la sesión.