ACTA N.� 27-2023

 

 

Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas con� cuatro minutos del trece de junio de dos mil veintitr�s, con asistencia de los se�ores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil�; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; H�ctor Enrique Fern�ndez Mas�s, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos; Hugo Ernesto Picado Le�n, Director General del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica y Gustavo Rom�n Jacobo, Director General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional.

 

De conformidad con el orden del d�a aprobado por el suscrito para esta sesi�n ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las se�oras Directoras y se�ores Directores, se procede al conocimiento y votaci�n de cada uno de dichos asuntos.

ART�CULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACI�N DEL ORDEN DEL D�A Y DEL ACTA DE LA SESI�N ORDINARIA Y EXTRAORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por le�do y aprobado el orden del d�a de la presente sesi�n ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

 

C) Se tiene por le�da y aprobada la minuta de la sesi�n ordinaria n.� 25-2023 y extraordinaria n.� 26-2023.

ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Solicitud de pr�rroga para la atenci�n de recomendaciones que derivan de diferentes servicios de Auditor�a Interna. De la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.� DE-1366-2023 del 5 de junio de 2023, mediante el cual, solicita reprogramaci�n de fechas para los informes n.� ICI-05-2020 �Informe de control interno relativo a la evaluaci�n del cumplimiento de la normativa que regula el tema de las cauciones que deben rendir los funcionarios del Tribunal�, n.� ICI-01-2021 �Informe de control interno relativo al estudio de auditor�a sobre el cumplimiento de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector P�blico (NICSP) n.�s 4, 21, 23, 24 y 31 en el Tribunal Supremo de Elecciones� y n.� ICI-04-2021 �Informe contentivo sobre el cumplimiento del Reglamento General de Fondo de Cajas Chicas, en el Tribunal Supremo de Elecciones y el seguimiento de las recomendaciones contenidas en el informe n.� ICI-01-2017�, seg�n se detalla en el cronograma adjunto.

Se dispone: De previo a resolver, se solicita criterio a la Auditor�a Interna respecto de lo solicitado por la se�ora Directora Ejecutiva sobre la reprogramaci�n de fechas para la atenci�n de las recomendaciones de los informes n.�s ICI-05-2020, ICI-01-2021 e ICI-04-2021. �

B) Solicitud de ampliaci�n de plazo para atender requerimiento contenido en oficio. Del se�or Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.� DGRC-0406-2023 del 1.� de junio de 2023, mediante el cual en atenci�n al acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 66-2022 celebrada el 13 de diciembre de 2022 por este Colegiado, solicita pr�rroga al 30 de junio de 2023 para la presentaci�n de resultados del estudio que eval�e los tiempos requeridos por la Secci�n de Inscripciones para resolver los tr�mites de: Inscripci�n de nacimientos, Inscripci�n de matrimonios, Inscripci�n de defunciones, Paternidad por declaraci�n voluntaria, Paternidad por resultado ADN y Paternidad asignada de oficio; tramitados durante el a�o 2022.

Se dispone: Aprobar la pr�rroga conforme se solicita.

C) Solicitud de remplazo de miembro de la Comisi�n Institucional de Teletrabajo. Del se�or Jefferson Vargas Salas, Coordinador de la Comisi�n Institucional de Teletrabajo, se conoce oficio n.� CITT-002-2023 del 31 de mayo de 2023, mediante el cual solicita nombrar a la se�ora Carolina Cede�o Valverde en calidad de sustituto del miembro titular representante del Departamento Legal en la Comisi�n Institucional de Teletrabajo, en virtud del nombramiento de la se�ora Paola Porras Orellana como Letrada del Tribunal Supremo de Elecciones.

Se dispone: Designar como miembro sustituto de la Comisi�n Institucional de Teletrabajo a la se�ora Carolina Cede�o Valverde, como representante del Departamento Legal.

D) Criterio de la Auditor�a Interna respecto de la solicitud de prorrogar el plazo establecido para el cumplimiento de recomendaci�n en informe de control interno. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-1350-2023 del 1.� de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo tercero de la sesi�n ordinaria n.� 48-2023, celebrada el 1.� de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al criterio emitido por la Auditor�a Interna respecto de la solicitud formulada por el se�or Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil y la se�ora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, de prorrogar el plazo establecido para el cumplimiento de la recomendaci�n 4.2 del Informe n.� ICI-03-2017 �Informe de control interno sobre el proceso de Actos Jur�dicos del Registro Civil y de su aplicaci�n inform�tica�.

Se dispone: Tomar nota.

E) Comunicaci�n del Consejo de Directores respecto de la ausencia del se�or Hugo Picado Le�n en sesi�n ordinaria de ese Consejo. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-1368-2023 del 6 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 49-2023, celebrada el 6 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobaci�n de la justificaci�n de ausencia del se�or Hugo Ernesto Picado Le�n, Director General del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia a la sesi�n ordinaria del Consejo de Directores.

Se dispone: Tomar nota.

F) Informe relativo la Autoevaluaci�n de Calidad de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, periodo 2022. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-1371-2023 del 6 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo tercero de la sesi�n ordinaria n.� 49-2023, celebrada el 6 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, sobre el informe relativo a la Autoevaluaci�n de Calidad de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, periodo 2022.

Se dispone: Tomar nota.

G) Sobre propuesta para el traslado de MIP DGRC P32 v02: Inscripci�n Medios de Comunicaci�n. Del se�or Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.� DGRC-0415-2023 del 7 de junio de 2023, mediante el cual, seg�n lo ordenado en el acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 25-2023 celebrada el 6 de junio de 2023 por este Colegiado, remite informe relativo a la propuesta de traslado del procedimiento de Inscripci�n de Medios de Comunicaci�n y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente manifiesta:

"Criterio de quien suscribe:

El suscrito comparte el criterio emanado por el Departamento Legal mediante oficio n.�DL-217-2023 supracitado, en el sentido que, de conformidad con los art�culos 28 inciso h) y 139 del C�digo Electoral, el procedimiento de �Inscripci�n de Medios de Comunicaci�n� debe ser trasladado a la Direcci�n General del Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Pol�ticos, como una labor propia ajustada a la naturaleza de dicha Direcci�n y concerniente al proceso electoral

Es conteste con lo transcrito, que funciones encomendadas al Registro Civil por la Ley Org�nica citada, deben ser trasladadas a la Direcci�n encargada de todos aquellos actos que se ven de una u otra forma, involucrados en un proceso electoral.

Cabra analizar, si con posterioridad la labor de inscripci�n de medios de comunicaci�n, podr� ser delegada por el Tribunal Supremo de Elecciones, en la �Direcci�n General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional�, y pueda actuar de acuerdo con la naturaleza de su creaci�n, seg�n lo ya dicho en el aparte �IV� del presente documento.".

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe. 2.- De previo a resolver, se concede audiencia a la Direcci�n General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos para que, en el plazo de cinco d�as h�biles, realice las observaciones que considere pertinentes sobre los informes rendidos por los se�ores Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal en oficio n.� DL-217-2023 y Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil en oficio n.� DGRC-0415-2023.

H) Consultas recurrentes en redes sociales. De la se�ora Andrea Fauaz Hirsch, Jefa del Departamento de Comunicaciones y Relaciones P�blicas, se conoce oficio n.� DCRP-101-2023 del 8 de junio de 2023, mediante el cual informa a este Colegiado sobre un incremento de consultas en las redes sociales institucionales, relacionadas con tr�mites de naturalizaci�n espec�ficamente sobre la dificultad para sacar citas de forma virtual o telef�nica y la dificultad para dar seguimiento a su expediente, adem�s solicita a este Colegiado que se le indique, si puede ofrecer a las personas usuarias que poseen dificultades para acceder a la compra de certificaciones digitales, la soluci�n de adquirirlas f�sica en cualquiera de las sedes del Tribunal, y si existe fecha definitiva de inicio para el cobro de la reposici�n de c�dulas.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Lo del cobro no es m�o, lo del cobro es de la Comisi�n, lo dem�s s�.�.

Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Entonces para su estudio e informe pase a la Direcci�n General del Registro Civil y a la Comisi�n que estudia el cobro de la reposici�n de c�dulas de identidad.�

Se dispone: Para su estudio e informe en el plazo de diez d�as h�biles pase a la Direcci�n General del Registro Civil y a la Comisi�n que estudia el cobro de la reposici�n de c�dulas de identidad.

I) Solicitud de pr�rroga para dar respuesta al oficio n� CDIR-191-2023. De la se�ora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, se conoce oficio n.� DGET-153-2023 del 9 de junio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En respuesta al oficio n� CDIR-191-2023 del 18 de mayo de 2023, en torno a la instrucci�n de brindar un informe con respecto del criterio de la Auditor�a Interna sobre el traslado de la atenci�n de las recomendaciones de los informes de control interno e informes especiales relacionados con el proyecto PETI-P03, le informo que, el personal de la Oficina de Proyectos Tecnol�gicos se encuentra abocado a la elaboraci�n del informe requerido. No obstante, resulta necesario solicitar la concesi�n de una pr�rroga por el mismo plazo otorgado inicialmente.".

Se dispone: Aprobar la pr�rroga conforme se solicita, la cual se cumplir� el 29 de junio de 2023.

J) Criterio de la Auditor�a Interna respecto de la solicitud de prorrogar el plazo establecido para el cumplimiento de varias recomendaciones de varios informes. De la se�ora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-1394-2023 del 8 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 50-2023, celebrada el 8 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al criterio emitido por la Auditor�a Interna respecto de la solicitud formulada por el se�or Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil, de prorrogar el plazo establecido para el cumplimiento de las recomendaciones 4.7 del Informe n.� ICI-07-2012 �Informe de auditor�a sobre el proceso de inscripci�n de hechos vitales (nacimientos, matrimonios y defunciones), a cargo de la Secci�n de Inscripciones de la Direcci�n General del Registro Civil, relativo a la verificaci�n de procedimientos y revisi�n del riesgo�, 4.1 del Informe n.� ICI-04-2019 �Informe de control interno relativo a los procesos operativos y de gesti�n de la Secci�n de Archivo del Registro Civil, sobre aspectos de custodia, pr�stamo y recuperaci�n de documentos�, 4.5 del Informe n.� ICI-05-2019 �Informe de control interno a los procesos operativos y de gesti�n de la Secci�n de Archivo del Registro Civil�, y 4.4 del Informe n.� ICI-06-2019 �Informe de control interno relativo a los procesos operativos y de gesti�n de la Direcci�n General del Registro Civil�.

Se dispone: Tomar nota.

K) Aprobaci�n de propuesta de anteproyecto de presupuesto 2024 del Tribunal Supremo de Elecciones. De la se�ora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-1398-2023 del 8 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo quinto de la sesi�n ordinaria n.� 50-2023, celebrada el 8 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, en relaci�n con la aprobaci�n de la propuesta de anteproyecto de presupuesto del a�o 2024 del Tribunal Supremo de Elecciones.

Se dispone: Tomar nota.

L) Solicitud de reprogramaci�n de fecha del plan de implementaci�n para la atenci�n de la recomendaci�n 4.6. del informe de control interno n� ICI-02-2021. Del se�or Esteban Brenes Hern�ndez, Jefe de la Secci�n de Riesgos y Seguridad de la Informaci�n y la se�ora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, se conoce oficio n.� DGET-155-2023 del 12 de junio de 2023, mediante el cual, solicitan reprogramaci�n de fecha del plan de implementaci�n para la atenci�n de la recomendaci�n 4.6 del informe de control interno n� ICI-02-2021 y contenida en el Informe de seguimiento n.� SRICI-09-2022.

Se dispone: De previo a resolver, se solicita criterio a la Auditor�a Interna respecto de lo solicitado por el se�or Jefe de la Secci�n de Riesgos y Seguridad de la Informaci�n y la se�ora Directora General de Estrategia Tecnol�gica sobre la reprogramaci�n de fechas del plan de implementaci�n para la atenci�n de la recomendaci�n 4.6 informe de control interno n� ICI-02-2021 y contenida en el Informe de seguimiento n.� SRICI-09-2022. �

M) Solicitud de reprogramaci�n de fecha del plan de implementaci�n para la atenci�n de 4.6. del Informe de control interno n.� ICI-10-2018 y contenida en el Informe de seguimiento n.� SRICI-13-2021. De las se�oras Armenia Mas�s Soto, Jefa del Departamento de Tecnolog�as de Informaci�n y Comunicaciones, Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica y el se�or Esteban Brenes Hern�ndez, Jefe de la Secci�n de Riesgos y Seguridad de la Informaci�n, se conoce oficio n.� DGET-156-2023 del 12 de junio de 2023, mediante el cual, solicitan reprogramaci�n de fecha del plan de implementaci�n para la atenci�n de la recomendaci�n 4.6 del Informe de control interno n.� ICI-10-2018 y contenida en el Informe de seguimiento n.� SRICI-13-2021.

Se dispone: De previo a resolver, se solicita criterio a la Auditor�a Interna respecto de lo solicitado por la se�ora Jefa del Departamento de Tecnolog�as de Informaci�n y Comunicaciones, la se�ora Directora General de Estrategia Tecnol�gica y el se�or Jefe de la Secci�n de Riesgos y Seguridad de la Informaci�n sobre la reprogramaci�n de fecha del plan de implementaci�n para la atenci�n de la recomendaci�n 4.6 del Informe de control interno n.� ICI-10-2018 y contenida en el Informe de seguimiento n.� SRICI-13-2021. �

N) Certificaci�n del estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas por la Auditor�a Interna � DGET. De la se�ora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, se conoce oficio n.� DGET-157-2023 del 12 de junio de 2023, mediante el cual, seg�n lo ordenado en el acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 19-2023 celebrada el 25 de abril de 2023 por este Colegiado, remite certificaci�n del estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas por la Auditor�a Interna a la Direcci�n General de Estrategia Tecnol�gica.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Yo le dec�a a Xenia, me qued� asustado con la cantidad de cosas que hay pendientes, todo lo que yo tengo pendiente de contestarle a la Auditor�a est� relacionado con sistemas inform�ticos. En la teor�a estas recomendaciones ponen parcialmente cumplidas y ni siquiera est� el PETI desarrollado o sea que va para otro PETI, o sea no cumplidas.�.

Interviene la se�ora Guerrero Arias: �Se ha avanzado en la parte de an�lisis entonces hay un cumplimiento parcial, tampoco es que hemos dejado de cumplir en todo.�.

Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Yo sobre esto les voy a comentar que he estado teniendo una conversaci�n un poco m�s fluida con Franklin Mora, porque y como lo hemos comentado en varias sesiones tenemos cualquier cantidad de recomendaciones pendientes, unas creo que est�n obsoletas, otras est�n parcialmente cumplidas otras no las hemos iniciado y el tema m�s que todo va orientado a que estamos de cara o estamos entrando ya en una fase muy cr�tica del proceso electoral, tenemos fechas de cumplimiento tambi�n dentro de este per�odo electoral y lo que quer�a con Fran era que nos reuni�ramos por lo menos preliminarmente �l� y yo para ver si de una u otra forma concertamos una reuni�n con nosotros, con el Consejo propiamente para ver cual va ser la forma en que nosotros vamos a abordar todas y cada una, el listado de do�a Xenia es un listado muy grande, evidentemente no se van a poder cumplir todas en seis meses no tenemos el personal propiamente para todo eso pero lo que quer�a hablar con Fran es que volvamos a evaluar cada una de estas, sentarnos con cada Direcci�n, con cada una de estas recomendaciones y ver cuales efectivamente son urgentes de atender y cuales las podemos ir dejando con una anuencia de ellos para una posterioridad de manera que no nos estemos como ahogando en todo esto de esta atenci�n de estas recomendaciones, tenemos un proceso electoral pendiente que hacer y dif�cil tambi�n, tras de eso es bastante complicado este proceso y si mezclamos una cosa con otra, entonces yo lo que quiero con don Fran es que �l nos oriente un poco como vamos a poder hacer una estrategia, de ir actualizando estas recomendaciones y de ir desechando aquellas y sac�ndolas del mapa que no nos aparezcan en ning�n lado, �l hizo una consulta a la Contralor�a General de la Rep�blica que me cont� que ya fue respondida, vamos a tener una reuni�n preliminarmente el pr�ximo jueves a la 1:30 pm v�a Zoom Fran y yo para ver cu�l es el alcance de esto y creo que yo en ese mismo acto le pedir�a a �l que program�ramos una fecha para podernos reunir todos con �l y ver de qu� forma podamos unir sinergias y poder atacar este listado de 400 y resto, a m� me preocupan algunas que tienen todav�a un impacto a nivel institucional que podr�a ponernos en riesgo que son las que al fin y al cabo tenemos que acatar pero hay muchas que de la simple lectura usted dice esto puede esperar, esto talvez no es un tema de riesgo propiamente si no que es un tema de operatividad que podemos dejarla para despu�s, pero eso tiene que ser con una acci�n un poco m�s consensuada.�.

Interviene el se�or Director Fern�ndez Mas�s: �Y que ellos tengan un poco m�s de apertura.�.

Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Yo espero.�.

Interviene el se�or Director Fern�ndez Mas�s: �Yo espero, es un tema sumamente riguroso, yo creo que es sentido com�n, razonabilidad, que son elementos de interpretaci�n de toda la normativa.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Yo tambi�n convers� con Fran y �l quiere ayudarnos.�.

�Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �La idea es que no dejemos de hacer las cosas porque si ustedes han visto, ya el Tribunal en el conocimiento de las ampliaciones de los plazos de recomendaci�n para la atenci�n de estas mismas ya ha puesto o ha impuesto por decirlo as�, ha definido que no son plazos ya improrrogables ha definido que es si o si, en algunos casos ya est� implementando bueno veamos a ver si durante el tiempo que est� pidiendo para cumplir la recomendaci�n ha, o han efectuado avances, podr�a pedirles en cualquier momento para ver que efectivamente no estemos lerdeando las cosas, pero aparte de eso creo que ser�a oportuno hablar con don Fran para que nos pongamos de acuerdo en ciertas cosas, yo me pon�a a pensar en dos �reas muy neur�lgicas que tenemos en este proceso electoral que es la Direcci�n de Xenia y la Direcci�n de H�ctor avocados a 10, 11, 20 recomendaciones de Auditor�a y aunado tenemos este proceso electoral que se est� tornando muy dif�cil en la log�stica en materiales, en procedimientos de contrataci�n, si ustedes est�n de acuerdo yo voy a tener esa reuni�n el pr�ximo jueves y de ello les comentar�a y programamos una audiencia con Auditor�a.

Se dispone: H�gase de conocimiento de la Auditor�a Interna. �

Por unanimidad se declara la firmeza de todos los acuerdos.

�A las catorce horas y veintinueve minutos termin� la sesi�n.

 

 

 

 

 

 

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