ACTA N.� 29-2023

 

Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas con ocho minutos del veintisiete de junio de dos mil veintitr�s, con asistencia de los se�ores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Carolina Phillips Guardado, Directora� General a. i. del Registro Civil�; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; H�ctor Enrique Fern�ndez Mas�s, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos; Hugo Ernesto Picado Le�n, Director General del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica y Gustavo Rom�n Jacobo, Director General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional.

 

De conformidad con el orden del d�a aprobado por el suscrito para esta sesi�n ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las se�oras Directoras y se�ores Directores, se procede al conocimiento y votaci�n de cada uno de dichos asuntos.

ART�CULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACI�N DEL ORDEN DEL D�A Y DEL ACTA DE LA SESI�N ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por le�do y aprobado el orden del d�a de la presente sesi�n ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

C) Se tiene por le�da y aprobada la minuta de la sesi�n ordinaria n.� 28-2023.

ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Sobre propuesta para el traslado de Inscripci�n Medios de Comunicaci�n. Del se�or H�ctor Enrique Fern�ndez Masis, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos, se conoce oficio n.� DGRE-486-2023 del 16 de junio de 2023, mediante el cual en atenci�n al acuerdo adoptado� en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 27-2023 celebrada el 13 de junio de 2023 por este Colegiado, se refiere al criterio emitido por los se�ores Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal y Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil, relativo a la propuesta de traslado del procedimiento de Inscripci�n medios de comunicaci�n, y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente manifiesta:

"Criterio de la Direcci�n General de Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Pol�ticos

Sobre el particular esta Direcci�n concuerda y comparte los criterios emitidos por los se�ores Vinicio Mora Mora, subjefe del Departamento Legal, y Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil, mediante oficios DL-217-2023 y DGRC-0415-2023, en el sentido, primero, que efectivamente el inciso h) del art�culo 28 del C�digo Electoral le da plena potestad al Tribunal Supremo de Elecciones para trasladar al Registro Electoral aquellas funciones que �ste considere pertinente. La �Inscripci�n de Medios de Comunicaci�n� a que refiere el art�culo 73 inciso g) de la Ley Org�nica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil tiene como objetivo el cumplimiento de las regulaciones relativas a la propaganda pol�tico electoral establecidas en el art�culo 139 y dem�s concordantes del C�digo Electoral, lo que adem�s resulta de inter�s en materia de control y aprobaci�n de los gastos que por este concepto liquiden las agrupaciones participantes en la contienda electoral, raz�n por la cual resulta consustancial a la naturaleza y funciones de esta Direcci�n.

En segundo t�rmino, debe entenderse tanto la normativa como el dictamen del Departamento Legal citado, en el sentido de que dicho traslado de competencia es una potestad exclusiva del Tribunal a partir del dimensionamiento que haga de los alcances del inciso h) del art�culo 28 en relaci�n con el art�culo 139, ambos del C�digo Electoral, pero no es un deber, esto es, que sin perjuicio de que as� se disponga a futuro, lo actuado hasta la fecha por el Departamento Electoral en esta materia tiene pleno sustento normativo, en el tanto la aludida norma de la Ley Org�nica se encuentra vigente.

En atenci�n a lo expuesto, si bien estamos de acuerdo en que el Tribunal tiene plena potestad para trasladar la referida inscripci�n de medios como parte de las funciones de esta Direcci�n, es lo cierto que estamos a las puertas de un proceso electoral sumamente complejo, para lo cual ya se planific� la atenci�n de todas las tareas que este involucra, destinando a ellas todo el recurso humano disponible e incluso consideramos que ser� necesario solicitar la colaboraci�n y apoyo de otras direcciones institucionales para el pr�stamo de personal capacitado y con experiencia para reforzar procesos clave como la inscripci�n de candidaturas y mitigar al m�ximo los riesgos de atrasos, de ah� que en caso de que el Superior disponga el traslado efectivo de dicha competencia, debido al momento en que nos encontramos en la l�nea de tiempo del proceso electoral, nuestra solicitud es que ello entre a regir a partir de las pr�ximas elecciones nacionales de 2026 y que se trasladen o autoricen las plazas necesarias para llevarla a cabo, por cuanto a la hora de planificar la atenci�n de todas las gestiones relativas a las pr�ximas elecciones municipales y los correspondientes recursos para ello, no se ha tenido en cuenta dicha competencia y por el volumen de trabajo al que nos enfrentamos, dif�cilmente podamos dotar de personal y recursos para llevarla a cabo en este momento.

En consecuencia, de aprobar el superior una nueva competencia para esta Direcci�n, con todo respeto solicitamos que ello entre en vigencia para el proceso electoral de 2026 y que se nos dote del recurso humano con experiencia en dichas labores, a quienes se les ha encargado hasta la fecha.".

Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Sobre este asunto, don H�ctor no s� si tal vez Carolina nos puede ayudar, no s� si el Departamento Electoral que es la Oficial�a Mayor Electoral tiene personal asignado exclusivamente para esa tarea.�.

Interviene el se�or Director Fern�ndez Mas�s: �No creo porque lo hacen cada elecci�n.�.

Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �El traslado va a ser de la competencia, pero no del recurso.�.

Interviene el se�or Director Fern�ndez Mas�s: �No es una labor permanente obviamente.�.

Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Eso lo podr�amos ver en el momento, si el Tribunal dispone el traslado.�.

Interviene el se�or Director Fern�ndez Mas�s: �Eso ser�a que habr�a que ponerlo en sede del Departamento de Financiamiento de Partidos Pol�ticos, en las �reas de �l y eventualmente puede impactar algunos procesos.�.

Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Bien entonces para este asunto tenemos la siguiente propuesta de disposici�n: tener por rendido el informe, el cual se acoge. El�vese al Superior para su valoraci�n.�.

Interviene el se�or Director Fern�ndez Mas�s: �Yo ah� nada m�s le agregar�a una aclaraci�n, el�vese junto con los dem�s antecedentes, porque el Tribunal lo que tiene que ver es todo, el criterio de Legal, el de Luis y ahora este.�.

Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Todo lo que conocen en relaci�n a un asunto va con todos los antecedentes don H�ctor, de hecho fue una solicitud que expresamente el Tribunal nos pide en julio del a�o pasado.�.

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. El�vese con sus antecedentes al Superior para su valoraci�n.

B) Atenci�n al oficio n.� CDIR-0198-2023. Del se�or Franklin Mora Gonz�lez, Auditor Interno, se conoce oficio n.� AI-177-2023 del 21 de junio de 2023, mediante el cual en atenci�n al acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 23-2023 celebrada el 23 de mayo de 2023 por este Colegiado, emite criterio sobre lo indicado por el se�or Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil y la se�ora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica en oficio n.� DGRC-0347-2023 del 16 de mayo de 2023, relativo al cumplimiento de la recomendaci�n 4.8 incisos a), b) y f) del Informe de control interno n.� ICI-06-2011 denominado �Informe de Auditor�a sobre el proceso registral de la Secci�n de Opciones y Naturalizaciones de la Direcci�n General del Registro Civil� y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente manifiesta:

"En virtud de lo se�alado anteriormente; as� como del seguimiento realizado por esta Auditor�a Interna, se concluye que los incisos a), b) y f) de la recomendaci�n 4.8 est�n cumplidos, por lo que se recomienda el cierre de dichos incisos.

Con lo se�alado en el presente oficio, se da por atendida la solicitud de criterio, seg�n lo dispuesto en sesi�n ordinaria n.� 23-2023, celebrada el 23 de mayo del a�o en curso oficio n.� CDIR-198-2023.".

Se dispone: Tener por rendido el informe presentado por el se�or Auditor Interno. H�gase de conocimiento del se�or Director General del Registro Civil y la se�ora Directora General de Estrategia Tecnol�gica.

C) Informe sobre dedicaci�n exclusiva estudio del puesto n.� 45815. Del se�or Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Direcci�n Ejecutiva, la se�ora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y el se�or Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DE-1469-2023 del 13 de junio de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.� 45815, Profesional en Personalizaci�n de Documentos de Identidad (Profesional Ejecutor 3) ubicado en la Secci�n de Personalizaci�n y Distribuci�n de Documentos de Identidad, al r�gimen de dedicaci�n exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. El�vese a conocimiento del Superior con la recomendaci�n de aprobar.

D) Aprobaci�n del informe respecto de la atenci�n de recomendaci�n 6.11 del informe MRC-12 � Planeaci�n Sistem�tica de la Distribuci�n en Planta en el Archivo del Registro Civil. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-1530-2023 del 22 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo tercero de la sesi�n ordinaria n.� 57-2023, celebrada el 22 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobaci�n del Informe respecto de la atenci�n de recomendaci�n 6.11 del informe MRC-12 � Planeaci�n Sistem�tica de la Distribuci�n en Planta en el Archivo del Registro Civil.

Se dispone: Tomar nota.

E) Aprobaci�n del informe anual 2022 del Plan T�ctico del PEI 2019-2024. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-1531-2023 del 22 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo tercero de la sesi�n ordinaria n.� 57-2023, celebrada el 22 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobaci�n del Informe anual 2022 del Plan T�ctico del PEI 2019-2024.

Se dispone: Tomar nota.

F) Aprobaci�n de propuesta de integraci�n de comisi�n indicada en la recomendaci�n n.� 19 del Informe final del proceso consultivo sobre aspectos administrativos y organizacionales. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-1532-2023 del 22 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo tercero de la sesi�n ordinaria n.� 57-2023, celebrada el 22 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobaci�n de la Propuesta realizada por este Colegiado de integraci�n de la comisi�n indicada en la recomendaci�n n.� 19 del Informe final del proceso consultivo sobre aspectos administrativos y organizacionales.

Se dispone: Tomar nota.

G) Informe sobre dedicaci�n exclusiva estudio de los puestos n.� 45659 y n.� 368533. Del se�or Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Direcci�n Ejecutiva, la se�ora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y el se�or Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DE-1354-2023 del 12 de junio de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter los puestos n.� 45659 y n.� 368533, Profesional en Servicios Administrativos (Profesional Ejecutor 3) ubicado en la Direcci�n General del Registro Civil, al r�gimen de dedicaci�n exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. El�vese a conocimiento del Superior con la recomendaci�n de aprobar.

H) Remisi�n de texto de reforma al reglamento de cauciones del TSE. Del se�or Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DL-267-2023 del 23 de junio de 2023, mediante el cual remite texto de reforma al reglamento de cauciones, en los t�rminos propuestos por la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva en oficio n.� DE-0992-2023 del 21 de abril de 2023.

Se dispone: Elevar al Superior con la recomendaci�n de aprobar.

I) Actualizaci�n de la metodolog�a para la implementaci�n de un de Enfoque basado en procesos en el TSE. De la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva se conoce oficio n.� DE-1596-2023 del 23 de junio de 2023, mediante el cual como parte de las actividades establecidas en el cronograma para la atenci�n de la recomendaci�n 4.4 contenida en el informe de seguimiento n.� SRICI-06-2022 de las recomendaciones emitidas en el Informe n.� ICI-03-2020 Migraci�n Manuales de Procedimientos, remite actualizaci�n de la metodolog�a para la implementaci�n de un de Enfoque basado en procesos en el TSE y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:

"En virtud de lo anterior, se considera conveniente solicitar la aprobaci�n de las siguientes recomendaciones, por parte de ese �rgano colegiado:

1.            Que la Direcci�n Ejecutiva, en un plazo de 5 d�as h�biles, remita a la Direcci�n General del Registro Civil, la Gu�a para la elaboraci�n de manuales de procedimientos por proceso y su respectiva plantilla.

2.            Que la Direcci�n General del Registro Civil, en un plazo de seis meses, con base en lo se�alado en la recomendaci�n 7.11 del informe Evaluaci�n del plan piloto de la elaboraci�n de los manuales de procedimientos con enfoque por procesos de la Direcci�n General del Registro Civil del Tribunal Supremo de Elecciones, desde los a�os 2017 al 2020,� realice los ajustes requeridos, seg�n lo establecido tanto en la Gu�a metodol�gica para la implementaci�n del enfoque basado en procesos en el TSE, actualizada, como en la documentaci�n que se remita seg�n la recomendaci�n n.� 1.

3.            Que a partir de la incorporaci�n de la Gu�a para la elaboraci�n de manuales de procedimientos por proceso y su respectiva plantilla, la Direcci�n General del Registro Civil proceda con la atenci�n de la recomendaci�n n.� 7.13 contenida en el informe de Evaluaci�n del plan piloto de la elaboraci�n de los manuales de procedimientos con enfoque por procesos de la Direcci�n General del Registro Civil del Tribunal Supremo de Elecciones, desde los a�os 2017 al 2020, relacionada con la sensibilizaci�n sobre la interpretaci�n y comprensi�n de los Manuales de Procedimientos.

4.            Que espec�ficamente para el caso de la Direcci�n General del Registro Civil, lo relacionado con los responsables de los procesos Registraci�n del Estado Civil e Identificaci�n de la persona, se designe a la se�ora Carolina Phillips Guardado y al se�or Oscar Fernando Mena Carvajal, respectivamente, para lo de su competencia.

5.            Que el control y administraci�n de las Fichas de Proceso, sea llevado por los responsables de los procesos.

6.            Que los registros asociados a cada procedimiento cumplan con lo establecido en la Gu�a para la elaboraci�n de registros, para lo cual podr�n contar con el apoyo del Archivo Central.

7.            Que el Archivo Central, deje sin efecto la sigla MIP, que fue utilizada por la Direcci�n General del Registro Civil, para identificar, en su momento, el Manual Integrado de Procedimientos, as� como otras siglas incluidas en ese manual, que no forman parte de la nueva gu�a.

Que se den por cumplidas las recomendaciones: n.� 4.1 del ICI-02-2018, n.� 4.1 del ICI-04-2018, n.� 4.6 del ICI-05-2019 y la n.� 4.4 del ICI-03-2020.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Con respecto a la solicitud de dar por cumplidas las recomendaciones n.� 4.1 del n.� ICI-02-2018, n.� 4.1 del n.� ICI-04-2018, n.� 4.6 del n.� ICI-05-2019 y la n.� 4.4 del n.� ICI-03-2020, de previo a resolver este asunto se solicita criterio a la Auditor�a Interna.

Interviene el se�or Director Chinchilla Mora: �Yo les voy a rogar que por favor podamos atender lo relativo a lo que se dispuso en la sesi�n n.� 64-2023 de que el Consejo de Directores ante las nuevas din�micas laborales, elaborar� una propuesta sobre la factibilidad de aplicar horarios flexibles y escalonados que se les solicit� en su oportunidad a cada una de las Direcciones para que puedan dar respuesta a esto que se les solicit� desde el Consejo, y tambi�n que cada Direcci�n nos env�e por favor por un memorando el nombre de la persona designada para que forme parte de la Comisi�n de las actividades deportivas que tiene tambi�n el Consejo del programa Conversemos para que lo podamos atender y podamos remitirlo a la se�ora Mary Anne Mannix que es la coordinadora, les podemos remitir nuevamente el oficio.�.

Por unanimidad se declara la firmeza de todos los acuerdos.

�A las catorce horas y veintiocho minutos termin� la sesi�n.