ACTA N.� 30-2023

 

Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas con� cinco minutos del cuatro de julio de dos mil veintitr�s, con asistencia de los se�ores Adriana Pacheco Madrigal, Secretaria General a. i. Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director� General del Registro Civil�; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; H�ctor Enrique Fern�ndez Mas�s, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos; Hugo Ernesto Picado Le�n, Director General del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia; Viviana Alfaro Vargas, Directora General a. i. de Estrategia Tecnol�gica e Iv�n Gerardo Mora Barahona, Secretario General a. i. de la Direcci�n General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional en representaci�n del se�or Gustavo Rom�n Jacobo, Director General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional.

 

De conformidad con el orden del d�a aprobado por el suscrito para esta sesi�n ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las se�oras Directoras y se�ores Directores, se procede al conocimiento y votaci�n de cada uno de dichos asuntos.

ART�CULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACI�N DEL ORDEN DEL D�A Y DEL ACTA DE LA SESI�N ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por le�do y aprobado el orden del d�a de la presente sesi�n ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

C) Se tiene por le�da y aprobada la minuta de la sesi�n ordinaria n.� 29-2023.

ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Justificaci�n de ausencia en sesiones del Consejo de Directores. Del se�or Gustavo Rom�n Jacobo, Director General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional, se conoce correo electr�nico del 30 de junio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Estimada Glenda, por favor comunique a don Luis Chinchilla, en su condici�n de Coordinador del CDIR, que don Iv�n Mora me sustituir� en las sesiones del 4 y del 11 de julio, el primero de los d�as porque estar� atendiendo una entrevista con la periodista Febe Cruz en Radio Monumental, precisamente a las 2 pm, y el segundo porque me encontrar� disfrutando de un d�a de vacaciones.".

Se dispone: Tener por justificadas las referidas ausencias. H�gase del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones.

B) Informe sobre consultas recurrentes en redes sociales. De la se�ora Carolina Phillips Guardado, Directora General a. i. del Registro Civil, se conoce oficio n.� DGRC-0497-2023 del 28 de junio de 2023, mediante el cual en atenci�n al acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 27-2023 celebrada el 13 de junio de 2023 por este Colegiado, remite informe relativo a las consultas recurrentes realizadas mediante las redes sociales institucionales, comunicadas por la se�ora Andrea Fauaz Hirsh, Jefa del Departamento de Comunicaciones y Relaciones P�blicas en oficio n.� DCRP-101-2023 del 8 de junio de 2023, espec�ficamente sobre la dificultad para sacar citas de forma virtual o telef�nica, las dificultades para dar seguimiento a los expedientes de tr�mites de naturalizaci�n y si dicho Departamento puede ofrecer a las personas usuarias que poseen dificultades para acceder a la compra de certificaciones digitales, la soluci�n de adquirirlas f�sicas en cualquiera de las sedes del Tribunal.

Se dispone: Tener por rendido el informe. H�gase de conocimiento del Departamento de Comunicaciones y Relaciones P�blicas.

C) Informe con respecto del criterio de la Auditor�a Interna sobre el traslado de la atenci�n de las recomendaciones de los informes de control interno e informes especiales relacionados con el proyecto PETI-P03. De la se�ora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, se conoce oficio n.� DGET-172-2023 del 29 de junio de 2023, mediante el cual en atenci�n al acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 22-2023 celebrada el 18 de mayo de 2023 por este Colegiado, remite propuesta de �Programa para la actualizaci�n integral de los sistemas civiles� en virtud del criterio de la Auditor�a Interna sobre el traslado de la atenci�n de las recomendaciones de los informes de control interno e informes especiales relacionados con el proyecto PETI-P03 y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente recomienda:

"VII. RECOMENDACI�N

Se presenta a continuaci�n la recomendaci�n derivada de este an�lisis, la cual puede servir de fundamento para la toma de decisiones en cuanto a la planeaci�n de la estrat�gica de actualizaci�n de SINCE.

1. Que la DGET comunique la propuesta de constituci�n del programa para la actualizaci�n integral de los sistemas civiles, con el prop�sito de designar las dependencias responsables que atender�n el cumplimiento de las necesidades de transformaci�n tecnol�gica de estos sistemas, seg�n el esquema de conformaci�n de equipos de trabajo planteado; aprobando la estrategia de implementaci�n planteada en el presente documento y el inicio del programa, a partir del segundo semestre del a�o 2023.".

Interviene la se�ora Secretaria General a. i. Pacheco Madrigal: �En este caso se propone la siguiente disposici�n: pase a estudio individual de los se�ores Directores y las se�oras Directoras.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Yo quiero decir algo, yo no entiendo, tiene que ver con que se cerr� PETI-03 y hay por ah� un informe que hab�a solicitado individualmente el CDIR, a la Direcci�n del Registro y a la Direcci�n de Estrategia Tecnol�gica� que ten�a que ver con reprogramaciones de la Auditor�a Interna, o sea que me parece que esto tiene algo que ver con alguna recomendaci�n de la Auditor�a Interna y que Xenia lo que est� tratando de decirles es que hay que reprogramarlo, si es as� entonces lo que deber�amos hacer es consultarle a la Auditor�a Interna, igual lo est�n pasando a estudio individual yo lo revisar�a y lo plantear�a incluso por escrito si fuera del caso porque si me parece que es lo que hay que hacer.�.

Interviene la se�ora Directora a. i. Alfaro Vargas: �Lo que se hizo fue una recopilaci�n de todas las recomendaciones que ha hecho Auditor�a, que algunas de esas hab�an sido parte del proyecto PETI-P03, que ese proyecto fue cerrado por este Comit�, y se est� replanteando todo una estrategia para meter no solo eso si no abordar el SINCE, la construcci�n de un sistema que sustituya al SINCE pero de manera integral, no solo puntualmente las recomendaciones de Auditor�a, si no en forma conjunta toda la problem�tica que ah� se explica.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Pero ah� no viene el planteamiento verdad, ah� est�n diciendo que el planteamiento lo hacen el pr�ximo semestre.�.

Interviene la se�ora Directora a. i. Alfaro Vargas: �S� viene el planteamiento, es para iniciarlo a partir del segundo semestre del 2023, ya lo que es el proyecto como tal o el programa.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: ��No deber�amos pasarlo a la Auditor�a?�.

Interviene el se�or Secretario General a. i. Mora Barahona: �Igual yo creo que despu�s de hablarlo, que lo vayamos a ver individualmente, s� ser�a bueno revisar esta parte de la Auditor�a.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Es que vamos a ver, todo lo que tiene que ver con recomendaciones de Auditor�a, que yo tengo pendientes por ejemplo tiene que ver con ustedes, con desarrollos de proyectos y son desarrollos de proyectos que todos tienen que ver con sistemas que soportan procesos civiles como Reina y Madre y de naturalizaciones e inscripciones y todo esto tiene que ver con Auditor�a, yo ya le dije a la Auditor�a a mi no me exijan m�s tiempo de recomendaciones, yo cumplo con solicitar el desarrollo despu�s que me llamen a hacer pruebas de usuario, pero quise como separar el tema de las obligaciones que tengo como usuario de ustedes como DGET, esto me parece que deber�a de ir a conocimiento de la Auditor�a.�.

Interviene la se�ora Secretaria General a. i. Pacheco Madrigal: �Tal vez como dec�a Iv�n, puede pasar primero a estudio individual y de ah� despu�s tal vez decidir pasarlo a la Auditor�a Interna, si les parece.�.

Interviene el se�or Secretario General a. i. Mora Barahona: �Luego de la recomendaci�n o luego del an�lisis que realizan los Directores, se le da parte a la Auditor�a.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Prometo que yo reviso bien.�.

Interviene la se�ora Directora a. i. Alfaro Vargas: �Entiendo que la Auditor�a no puede aprobar esto, ser�a la administraci�n la que lo apruebe para poder iniciar, la Auditor�a tiene que conocerlo para solventar esta solicitud de aplicaci�n de esa recomendaci�n.�.

Interviene el se�or Secretario General a. i. Mora Barahona: �S� entiendo que es m�s comunicarle.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Es comunicarle, porque ellos est�n esperando que uno cumpla, uno no va a poder cumplir hasta que pasen las cosas que ustedes digan, entonces sepan porque yo me voy a seguir quitando el tiro hasta tanto no hagan los desarrollos, es una cuesti�n as�, igual yo lo reviso y lo que deber�amos de hacer.�.

Interviene la se�ora Directora a. i. Alfaro Vargas: �Si yo pienso que s� hay que comunicarlo claro, pero una vez que el CDIR tome la decisi�n.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Es que la decisi�n ya est� tomada, la decisi�n era que ustedes iban a hacer una reprogramaci�n en el pr�ximo PETI de lo que se dej� de hacer en el PETI-03.�.

Interviene la se�ora Directora a. i. Alfaro Vargas: �Que no lo acept� la Auditor�a.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �No lo acept�.�.

Interviene la se�ora Directora a. i. Alfaro Vargas: �Esto es otro replanteamiento no para el pr�ximo PETI.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Con m�s raz�n deber�a de ir a la Auditor�a, antes de que nosotros tomemos la decisi�n, que es lo que ha estado haciendo el propio Tribunal.�.

Interviene la se�ora Directora Mora Navarro: �Es lo que hemos estado haciendo nosotros, que le pase a la Auditor�a para que emitan criterio.�.

�Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Lo que pasa es que en este no viene en el encabezado de que de conformidad con la recomendaci�n ICI no se cu�nto, se presenta el siguiente cronograma para sustituir X, Y y Z, o sea la redacci�n es diferente, pero a un final es lo mismo.�.

Interviene la se�ora Directora a. i. Alfaro Vargas: �Do�a Xenia lo present� a la Auditor�a pero que la Auditor�a dijo que ten�a que esperar que la Administraci�n lo aprobara, porque ellos no eran el ente para aprobar lo recomendado.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �Nosotros le decimos a la Auditor�a que nos digan eso por escrito y entonces lo aprobamos.�.

Interviene la se�ora Secretaria General a. i. Pacheco Madrigal: �Pero una vez que hayan hecho el estudio individual tal vez, si le parece don Luis.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �No, antes. El Tribunal en todo lo que ha llegado de la Proveedur�a, las solicitudes para que reprogramen plazos y cosas, lo primero que ha hecho es preguntarle a la Auditor�a y esto es lo mismo.�.

Interviene la se�ora Secretaria General a. i. Pacheco Madrigal: �Solicitar criterio entonces a la Auditor�a Interna ser�a.�.

Interviene el se�or Director Bola�os Bola�os: �H�gase de conocimiento, no s� c�mo es que se pone, no me acuerdo de la redacci�n exacta, pero es hacer de conocimiento de la Auditor�a de previo a una decisi�n.�.

Interviene la se�ora Secretaria General a. i. Pacheco Madrigal: �S� de previo a resolver, h�gase de conocimiento de la Auditor�a Interna.�.

Se dispone: De previo a resolver se solicita criterio a la Auditor�a Interna.

D) Informe sobre oficio n.� CDIR-0235-2023. De la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, los se�ores Mynor Mora Chang, Secretario General de la Direcci�n General de Estrategia Tecnol�gica, Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal y las se�oras Carolina Phillips Guardado, Oficial Mayor Civil a. i. y� Mariana G�mez Bola�os, Encargada de la Unidad de Fiscalizaci�n de la Ejecuci�n Contractual, se conoce oficio n.� DE-1649-2023 del 28 de junio de 2023, mediante el cual en atenci�n al acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 27-2023 celebrada el 13 de junio de 2023 por este Colegiado, remiten informe relativo a la consulta realizada por la se�ora Andrea Fauaz Hirsh, Jefa del Departamento de Comunicaciones y Relaciones P�blicas, en oficio n.� DCRP-101-2023 del 8 de junio de 2023, espec�ficamente sobre la fecha definitiva para el inicio del cobro de las solicitudes de reposici�n de c�dula de identidad y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente manifiestan:

"4. Consideraci�n final y sugerencias

4.1. Anota esta Comisi�n que, en la hip�tesis de que la Administraci�n cuente con el Reglamento debidamente sancionado antes del 8 de noviembre de 2023 y que el desarrollo tecnol�gico se concrete a esa fecha conforme a la planificaci�n de la DGET, ser�an apropiado que se valore que, en vista de la restricci�n que impone al Tribunal Supremo de Elecciones el art�culo 1� de la Ley n.� 10243 �Ley para la gesti�n de las reposiciones de las c�dulas de identidad�, seg�n lo cual no podr�n cobrarse solicitudes de reposici�n del 4 de diciembre de 2023 al 4 de febrero de 2024, se establezca como el inicio del cobro de las solicitudes de reposici�n de c�dula de identidad pasadas las elecciones municipales.

4.2. En lo sucesivo, se sugiere que cualquier consulta, seguimiento o actividad a realizar para la implementaci�n del mecanismo de cobro, se canalicen por medio de la se�ora Isabel Cristina Jim�nez Ortiz, Administradora de Proyectos de la Oficina de Proyectos Tecnol�gicos de la DGET.".

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe el cual se acoge. 2.- Elevar al Superior con la recomendaci�n de aprobar.

E) Informe sobre dedicaci�n exclusiva estudio del puesto n.� 45605. Del se�or Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Direcci�n Ejecutiva, la se�ora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y el se�or Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DE-1563-2023 del 27 de junio de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.� 45605, Encargado/a de la Unidad de Puestos de Informaci�n �(Profesional Asistente 1) ubicado en la Direcci�n General del Registro Civil, al r�gimen de dedicaci�n exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. El�vese a conocimiento del Superior con la recomendaci�n de aprobar.

F) Aprobaci�n de Informe sobre estudio de dedicaci�n exclusiva de puesto en la Secci�n de Personalizaci�n y Distribuci�n de Documentos de Identidad. De la se�ora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-1597-2023 del 29 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo cuarto de la sesi�n ordinaria n.� 59-2023, celebrada el 29 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobaci�n del informe sobre estudio de dedicaci�n exclusiva del puesto n.� 45815 ubicado en la Secci�n de Personalizaci�n y Distribuci�n de Documentos de Identidad.

Se dispone: Tomar nota.

G) Aprobaci�n de Informe sobre estudio de dedicaci�n exclusiva de puestos en la Direcci�n General del Registro Civil. De la se�ora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-1598-2023 del 29 de junio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo cuarto de la sesi�n ordinaria n.� 59-2023, celebrada el 29 de junio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobaci�n del informe sobre estudio de dedicaci�n exclusiva de los puestos n.� 45659 y n.� 368533 ubicados en la Direcci�n General del Registro Civil.

Se dispone: Tomar nota.

H) Entrega de certificaci�n del estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora que derivaron de servicio de la Auditor�a Interna. De la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.� DE-1668-2023 del 29 de junio de 2023, mediante el cual de conformidad con lo que establece el Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones�, en su numeral 13 inciso c) remite certificaciones del estado de cumplimiento de las recomendaciones que derivaron de los Informes de Control Interno n.� ICI-02-2018, n.� ICI-04-2018, n.� ICI-05-2019 e n.� ICI-03-2020.

Se dispone: De previo a resolver se solicita criterio a la Auditoria Interna.

Por unanimidad se declara la firmeza de todos los acuerdos.

�A las catorce horas y veinti�n minutos termin� la sesi�n.