ACTA N.º 31-2023

 

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas con   tres minutos del once de julio de dos mil veintitrés, con asistencia de los señores Adriana Pacheco Madrigal, Secretaria General a. i. Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director  General del Registro Civil–; Jefferson Vargas Salas, Director Ejecutivo a. i. ; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Ernesto Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica e Iván Gerardo Mora Barahona, Secretario General a. i. de la Dirección General de Estrategia y Gestión Político-Institucional en representación del señor Gustavo Román Jacobo, Director General de Estrategia y Gestión Político-Institucional.

De conformidad con el orden del día aprobado por el suscrito para esta sesión ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las señoras Directoras y señores Directores, se procede al conocimiento y votación de cada uno de dichos asuntos.

ARTÍCULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DEL ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria n.° 30-2023.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Atención del oficio n.° CDIR-0406-2022. De la señora Carolina Phillips Guardado, Directora General a. i. del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0521-2023 del 30 de junio de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 66-2022 celebrada el 13 de diciembre de 2023 por este Colegiado, remite el primer entregable relativo al “Estudio de tiempos de proceso de las gestiones de inscripción de hechos vitales, civiles y de paternidad responsable realizadas por la Sección de Inscripciones durante el año 2022”, comunicado en oficio n.° CS-103-2021 del 22 de junio de 2021, suscrito por el señor Max Solorzano Alvarado, Contralor de Servicios, y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomienda:

"4. Recomendaciones.

4.1. Que la Sección de Inscripciones, en un plazo no mayor a 30 días hábiles remita un informe a la DGRC donde se detallen las causas que mediaron en el incumplimiento de plazos en atención de los trámites de Nacimiento con citas 1023951590317 – 1023954390878 – 2010831170234 – 2010831200239 – 2010831200240 – 2010831210242 – 2010831230245 – 2010843260652 – 605923280656 – 10239107037 – 4034300735. Matrimonio con citas 106240060011 – 106252930586 – 106302170434 – 601281270253 – 106240010001. Y Defunción con citas 501311920383 – 601430450090 – 501312590518 – 106580060012.

4.2. Que el Área Administrativa de la DGRC, con base en el documento solicitado en la Recomendación 4.1 de este informe, valore de manera conjunta con la Sección de Inscripciones, acciones que permitan mitigar el impacto de las causas del incumplimiento de plazos en los trámites de Inscripción de Nacimientos, Matrimonios y Defunciones.

4.3. Que, desde el CDIR, se impulsen y agilicen acciones en pro de la creación, actualización y mantenimiento de Sistemas Informáticos aplicables en los procesos Registrales Civiles, de manera que se cuente con información exacta y oportuna para la elaboración continua y eficiente de este tipo de estudios.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Hágase de conocimiento de la Contraloría de Servicios. ACUERDO FIRME.

 B) Observaciones relacionadas con el oficio n.° DE-1434-2023, relativo a certificaciones de estado de cumplimiento de recomendaciones de la Auditoría Interna. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1680-2023 del 3 de julio de 2023, mediante el cual en relación con el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 28-2023 celebrada el 20 de junio de 2023 por este Colegiado, remite aclaraciones relacionadas con la presentación de certificaciones del estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora solicitadas por la Auditoría Interna.

Se dispone: Hágase de conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

C) Comunicación de acuerdos más relevantes tomados por Comisión Institucional de Implementación de las Normas Internaciones del Sector Público (NICSP), en 2022 y 2023. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1621-2023 del 4 de julio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 60-2023, celebrada el 4 de julio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la comunicación de los acuerdos más relevantes tomados por la Comisión Institucional de Implementación de las Normas Internacionales del Sector Público (NICSP) hasta el cierre del ejercicio 2022 y durante el periodo 2023.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

D) Informe del Departamento Legal relativo a la revisión general de la normativa institucional vigente que pueda verse impactada a partir de la formalización de la Dirección General de Estrategia y Gestión Político-Institucional. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1624-2023 del 4 de julio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 60-2023, celebrada el 4 de julio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, sobre el Informe presentado por el del Departamento Legal relativo a la revisión general de la normativa institucional vigente que puede verse impactada a partir de la formalización de la Dirección General de Estrategia y Gestión Político-Institucional.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Acuerdo del Consejo de Directores sobre propuesta para el traslado de la inscripción de medios de comunicación. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1631-2023 del 4 de julio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo sexto de la sesión ordinaria n.° 60-2023, celebrada el 4 de julio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al acuerdo tomado por este Colegiado sobre la propuesta para el traslado de la inscripción de medios de comunicación.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

F) Informe sobre dedicación exclusiva estudio del puesto n.° 349941. Del señor Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Dirección Ejecutiva, la señora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y el señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DE-1660-2023 del 29 de junio de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.° 349941, Profesional Asistente 1  (clase Profesional Asistente en Administración 1) ubicado en la Dirección Ejecutiva, al régimen de dedicación exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. Elévese a conocimiento del Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

G) Cumplimiento de la recomendación 4.1. del informe ICI-02-2021, relativo a la Seguridad de la Información. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-0199-2023 del 7 de julio de 2023, mediante el cual en atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 23-2023 celebrada el 23 de mayo de 2023 por este Colegiado, rinde informe sobre al estado de cumplimiento de la recomendación 4.1 del Informe de control interno n.° ICI-02-2021 y literalmente manifiesta:

"Por lo expuesto en relación con la recomendación 4.1 del informe n.° ICI-02-2021 sobre el cumplimiento de lo establecido en el plan de capacitación en materia de concientización al personal de la Institución, considerando los temas de seguridad de la información y de sus tecnologías, los riesgos asociados en el uso de las TI; es criterio de esta Auditoría Interna que esta recomendación se encuentra Cumplida, por lo que se recomienda el cierre de dicha recomendación.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, hágase de conocimiento de las señoras Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y el señor Esteban Brenes Hernández, Jefe de la Sección de Riesgos y Seguridad. ACUERDO FIRME.

H) Entrega de certificación del estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora que derivaron del AD-06-2021. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1739-2023 del 7 de julio de 2023, mediante el cual de conformidad con lo que establece el Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones”, en su numeral 13 inciso c) remite certificación del estado de las acciones de mejora para el cumplimiento, de la advertencia n.° AD-06-2021 “Advertencia sobre aspectos de control interno detectados sobre la Gestión Documental en el TSE.”.

Se dispone: De previo a resolver se solicita criterio a la Auditoria Interna. ACUERDO FIRME.

I) Entrega de certificación del estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora que derivaron del ICI-03-2011. De la señora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1740-2023 del 7 de julio de 2023, mediante el cual de conformidad con lo que establece el Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones”, en su numeral 13 inciso c) remite certificación del estado de las acciones de mejora para el cumplimiento, del “ICI-03-2011 Informe de control Interno sobre el seguimiento de las Normas Internaciones [sic] del Sector Público (NICSP), con el objetivo de evaluar el grado de cumplimiento y oportunidad en la implementación de las referidas normas”.

Se dispone: De previo a resolver se solicita criterio a la Auditoria Interna. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Informe para adjudicación 2023LA-000002-0012300001 “MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS SISTEMAS DE ALARMA CONTRA INCENDIO Y ROBO”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce oficio n.° PROV-00345-2023 del 3 de julio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación para la contratación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de alarmas contra incendio y robo, conforme al siguiente detalle:

Partida	Objeto	Adjudicatario	Monto de adjudicación (incluye I.V.A.)
01	Mantenimiento Preventivo y Correctivo en: • Sede central (Sistema de detección incendios y corte de Gas LP en Soda Institucional) • Sede regional en San Ramón de Alajuela (Sistema alarma contra incendios)	EDIFICIOS INTELIGENTES EDINTEL SOCIEDAD ANONIMA cédula jurídica 3-101-254812	$ 2.658,45*

*Monto del primer período contractual (1 año, 4 visitas) correspondientes al mantenimiento preventivo.

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Dirección Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, señora Mariana Gómez Bolaños, del funcionario Randall Rodríguez Castro, Verificador Técnico y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Informe para adjudicación 2023LE-000004-0012300001 “COMPRA DE LICENCIAS”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce oficio n.° PROV-00346-2023 del 3 de julio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación para la adquisición de licencias Innovation, conforme al siguiente detalle:

 

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Dirección Ejecutiva, del Departamento Legal, de la Administradora del Contrato, señora Mariana Gómez Bolaños, de la funcionaria Pamela Garbanzo Valverde, Verificadora Técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Informe de adjudicación trámite 2023LE-000005-0012300001 “GARANTÍAS EXTENDIDAS PARA UNIDAD ALMACENAMIENTO HP 3PAR 8400 Y 2 SWITCH FIBRA HP BROCADE, 34 ACCESS POINT CISCO, 2 Y 4 SERVIDORES DELL TIPO POWEREDGE”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce oficio n.° PROV-00351-2023 del 6 de julio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

Partida	Objeto	Monto de adjudicación $ -incluye I.V.A.-	Adjudicar a
1	Garantía extendida para la unidad de almacenamiento HP 3PAR 8400 Y 02 SWITCH DE FIBRA HP BROCADE	57.841,2309	GRUPO COMPUTACION MODULAR AVANZADA SOCIEDAD ANONIMA, cédula jurídica 3101073308
2	Garantía extendida (Smartnet) tipo 8x5xNBD para 34 Access Point maca Cisco modelo AIR-AP1840i	1.983,828	VINET TECHNOLOGY ADVISOR SOCIEDAD ANONIMA, cédula jurídica 3101672206
3	Garantía extendida para 2 servidores marca DELL, tipo PowerEdge	7.508,85	ASESORIA INMOBILIARIA Y NEGOCIOS RED GLOBAL SOCIEDAD ANONIMA, cédula jurídica 3101344598
4	Garantía extendida para 4 servidores marca DELL, tipo PowerEdge

 

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Mariana Gómez Bolaños en calidad de Administradora del Contrato, de los señores Luis Andrés Camacho Montero y Marvin Morales Abarca, Contrapartes Técnicas, y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

Por unanimidad se declara la firmeza de todos los acuerdos.

 A las catorce horas y diecisiete minutos terminó la sesión.