ACTA N.� 31-2023

 

Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas con�� tres minutos del once de julio de dos mil veintitr�s, con asistencia de los se�ores Adriana Pacheco Madrigal, Secretaria General a. i. Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director� General del Registro Civil�; Jefferson Vargas Salas, Director Ejecutivo a. i. ; H�ctor Enrique Fern�ndez Mas�s, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos; Hugo Ernesto Picado Le�n, Director General del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica e Iv�n Gerardo Mora Barahona, Secretario General a. i. de la Direcci�n General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional en representaci�n del se�or Gustavo Rom�n Jacobo, Director General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional.

De conformidad con el orden del d�a aprobado por el suscrito para esta sesi�n ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las se�oras Directoras y se�ores Directores, se procede al conocimiento y votaci�n de cada uno de dichos asuntos.

ART�CULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACI�N DEL ORDEN DEL D�A Y DEL ACTA DE LA SESI�N ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por le�do y aprobado el orden del d�a de la presente sesi�n ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar.

C) Se tiene por le�da y aprobada la minuta de la sesi�n ordinaria n.� 30-2023.

ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Atenci�n del oficio n.� CDIR-0406-2022. De la se�ora Carolina Phillips Guardado, Directora General a. i. del Registro Civil, se conoce oficio n.� DGRC-0521-2023 del 30 de junio de 2023, mediante el cual en atenci�n al acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 66-2022 celebrada el 13 de diciembre de 2023 por este Colegiado, remite el primer entregable relativo al �Estudio de tiempos de proceso de las gestiones de inscripci�n de hechos vitales, civiles y de paternidad responsable realizadas por la Secci�n de Inscripciones durante el a�o 2022�, comunicado en oficio n.� CS-103-2021 del 22 de junio de 2021, suscrito por el se�or Max Solorzano Alvarado, Contralor de Servicios, y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomienda:

"4. Recomendaciones.

4.1. Que la Secci�n de Inscripciones, en un plazo no mayor a 30 d�as h�biles remita un informe a la DGRC donde se detallen las causas que mediaron en el incumplimiento de plazos en atenci�n de los tr�mites de Nacimiento con citas 1023951590317 � 1023954390878 � 2010831170234 � 2010831200239 � 2010831200240 � 2010831210242 � 2010831230245 � 2010843260652 � 605923280656 � 10239107037 � 4034300735. Matrimonio con citas 106240060011 � 106252930586 � 106302170434 � 601281270253 � 106240010001. Y Defunci�n con citas 501311920383 � 601430450090 � 501312590518 � 106580060012.

4.2. Que el �rea Administrativa de la DGRC, con base en el documento solicitado en la Recomendaci�n 4.1 de este informe, valore de manera conjunta con la Secci�n de Inscripciones, acciones que permitan mitigar el impacto de las causas del incumplimiento de plazos en los tr�mites de Inscripci�n de Nacimientos, Matrimonios y Defunciones.

4.3. Que, desde el CDIR, se impulsen y agilicen acciones en pro de la creaci�n, actualizaci�n y mantenimiento de Sistemas Inform�ticos aplicables en los procesos Registrales Civiles, de manera que se cuente con informaci�n exacta y oportuna para la elaboraci�n continua y eficiente de este tipo de estudios.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. H�gase de conocimiento de la Contralor�a de Servicios. ACUERDO FIRME.

�B) Observaciones relacionadas con el oficio n.� DE-1434-2023, relativo a certificaciones de estado de cumplimiento de recomendaciones de la Auditor�a Interna. De la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.� DE-1680-2023 del 3 de julio de 2023, mediante el cual en relaci�n con el acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 28-2023 celebrada el 20 de junio de 2023 por este Colegiado, remite aclaraciones relacionadas con la presentaci�n de certificaciones del estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora solicitadas por la Auditor�a Interna.

Se dispone: H�gase de conocimiento de la Auditor�a Interna. ACUERDO FIRME.

C) Comunicaci�n de acuerdos m�s relevantes tomados por Comisi�n Institucional de Implementaci�n de las Normas Internaciones del Sector P�blico (NICSP), en 2022 y 2023. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-1621-2023 del 4 de julio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo tercero de la sesi�n ordinaria n.� 60-2023, celebrada el 4 de julio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la comunicaci�n de los acuerdos m�s relevantes tomados por la Comisi�n Institucional de Implementaci�n de las Normas Internacionales del Sector P�blico (NICSP) hasta el cierre del ejercicio 2022 y durante el periodo 2023.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

D) Informe del Departamento Legal relativo a la revisi�n general de la normativa institucional vigente que pueda verse impactada a partir de la formalizaci�n de la Direcci�n General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-1624-2023 del 4 de julio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo cuarto de la sesi�n ordinaria n.� 60-2023, celebrada el 4 de julio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, sobre el Informe presentado por el del Departamento Legal relativo a la revisi�n general de la normativa institucional vigente que puede verse impactada a partir de la formalizaci�n de la Direcci�n General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Acuerdo del Consejo de Directores sobre propuesta para el traslado de la inscripci�n de medios de comunicaci�n. De la se�ora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.� STSE-1631-2023 del 4 de julio de 2023, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el art�culo sexto de la sesi�n ordinaria n.� 60-2023, celebrada el 4 de julio de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al acuerdo tomado por este Colegiado sobre la propuesta para el traslado de la inscripci�n de medios de comunicaci�n.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

F) Informe sobre dedicaci�n exclusiva estudio del puesto n.� 349941. Del se�or Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Direcci�n Ejecutiva, la se�ora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y el se�or Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DE-1660-2023 del 29 de junio de 2023, mediante el cual rinden informe en el que se concluye la conveniencia institucional de someter el puesto n.� 349941, Profesional Asistente 1 �(clase Profesional Asistente en Administraci�n 1) ubicado en la Direcci�n Ejecutiva, al r�gimen de dedicaci�n exclusiva.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones se acogen. El�vese a conocimiento del Superior con la recomendaci�n de aprobar. ACUERDO FIRME.

G) Cumplimiento de la recomendaci�n 4.1. del informe ICI-02-2021, relativo a la Seguridad de la Informaci�n. Del se�or Franklin Mora Gonz�lez, Auditor Interno, se conoce oficio n.� AI-0199-2023 del 7 de julio de 2023, mediante el cual en atenci�n al acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 23-2023 celebrada el 23 de mayo de 2023 por este Colegiado, rinde informe sobre al estado de cumplimiento de la recomendaci�n 4.1 del Informe de control interno n.� ICI-02-2021 y literalmente manifiesta:

"Por lo expuesto en relaci�n con la recomendaci�n 4.1 del informe n.� ICI-02-2021 sobre el cumplimiento de lo establecido en el plan de capacitaci�n en materia de concientizaci�n al personal de la Instituci�n, considerando los temas de seguridad de la informaci�n y de sus tecnolog�as, los riesgos asociados en el uso de las TI; es criterio de esta Auditor�a Interna que esta recomendaci�n se encuentra Cumplida, por lo que se recomienda el cierre de dicha recomendaci�n.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, h�gase de conocimiento de las se�oras Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y el se�or Esteban Brenes Hern�ndez, Jefe de la Secci�n de Riesgos y Seguridad. ACUERDO FIRME.

H) Entrega de certificaci�n del estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora que derivaron del AD-06-2021. De la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.� DE-1739-2023 del 7 de julio de 2023, mediante el cual de conformidad con lo que establece el Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones�, en su numeral 13 inciso c) remite certificaci�n del estado de las acciones de mejora para el cumplimiento, de la advertencia n.� AD-06-2021 �Advertencia sobre aspectos de control interno detectados sobre la Gesti�n Documental en el TSE.�.

Se dispone: De previo a resolver se solicita criterio a la Auditoria Interna. ACUERDO FIRME.

I) Entrega de certificaci�n del estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora que derivaron del ICI-03-2011. De la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.� DE-1740-2023 del 7 de julio de 2023, mediante el cual de conformidad con lo que establece el Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones�, en su numeral 13 inciso c) remite certificaci�n del estado de las acciones de mejora para el cumplimiento, del �ICI-03-2011 Informe de control Interno sobre el seguimiento de las Normas Internaciones [sic] del Sector P�blico (NICSP), con el objetivo de evaluar el grado de cumplimiento y oportunidad en la implementaci�n de las referidas normas�.

Se dispone: De previo a resolver se solicita criterio a la Auditoria Interna. ACUERDO FIRME.

ART�CULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACI�N ADMINISTRATIVA.

A) Informe para adjudicaci�n 2023LA-000002-0012300001 �MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS SISTEMAS DE ALARMA CONTRA INCENDIO Y ROBO�. Del se�or Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce oficio n.� PROV-00345-2023 del 3 de julio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jur�dico, esta Proveedur�a -con plena competencia para conducir los tr�mites del procedimiento de contrataci�n administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendaci�n de adjudicaci�n para la contrataci�n del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de alarmas contra incendio y robo, conforme al siguiente detalle:

Partida	Objeto	Adjudicatario	Monto de adjudicaci�n (incluye I.V.A.)
01	Mantenimiento Preventivo y Correctivo en: � Sede central (Sistema de detecci�n incendios y corte de Gas LP en Soda Institucional) � Sede regional en San Ram�n de Alajuela (Sistema alarma contra incendios)	EDIFICIOS INTELIGENTES EDINTEL SOCIEDAD ANONIMA c�dula jur�dica 3-101-254812	$ 2.658,45*

*Monto del primer per�odo contractual (1 a�o, 4 visitas) correspondientes al mantenimiento preventivo.

En caso de aprobar dicha recomendaci�n, sugiero hacerlo del conocimiento de la Direcci�n Ejecutiva, de la Administradora del Contrato, se�ora Mariana G�mez Bola�os, del funcionario Randall Rodr�guez Castro, Verificador T�cnico y de la Auditor�a Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras P�blicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Informe para adjudicaci�n 2023LE-000004-0012300001 �COMPRA DE LICENCIAS�. Del se�or Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce oficio n.� PROV-00346-2023 del 3 de julio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jur�dico, esta Proveedur�a -con plena competencia para conducir los tr�mites del procedimiento de contrataci�n administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendaci�n de adjudicaci�n para la adquisici�n de licencias Innovation, conforme al siguiente detalle:

 

En caso de aprobar dicha recomendaci�n, sugiero hacerlo del conocimiento de la Direcci�n Ejecutiva, del Departamento Legal, de la Administradora del Contrato, se�ora Mariana G�mez Bola�os, de la funcionaria Pamela Garbanzo Valverde, Verificadora T�cnica y de la Auditor�a Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras P�blicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Informe de adjudicaci�n tr�mite 2023LE-000005-0012300001 �GARANT�AS EXTENDIDAS PARA UNIDAD ALMACENAMIENTO HP 3PAR 8400 Y 2 SWITCH FIBRA HP BROCADE, 34 ACCESS POINT CISCO, 2 Y 4 SERVIDORES DELL TIPO POWEREDGE�. Del se�or Allan Herrera Herrera, Proveedor Institucional, se conoce oficio n.� PROV-00351-2023 del 6 de julio de 2023, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jur�dico, esta Proveedur�a -con plena competencia para conducir los tr�mites del procedimiento de contrataci�n administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendaci�n de adjudicaci�n, conforme al siguiente detalle:

Partida	Objeto	Monto de adjudicaci�n $ -incluye I.V.A.-	Adjudicar a
1	Garant�a extendida para la unidad de almacenamiento HP 3PAR 8400 Y 02 SWITCH DE FIBRA HP BROCADE	57.841,2309	GRUPO COMPUTACION MODULAR AVANZADA SOCIEDAD ANONIMA, c�dula jur�dica 3101073308
2	Garant�a extendida (Smartnet) tipo 8x5xNBD para 34 Access Point maca Cisco modelo AIR-AP1840i	1.983,828	VINET TECHNOLOGY ADVISOR SOCIEDAD ANONIMA, c�dula jur�dica 3101672206
3	Garant�a extendida para 2 servidores marca DELL, tipo PowerEdge	7.508,85	ASESORIA INMOBILIARIA Y NEGOCIOS RED GLOBAL SOCIEDAD ANONIMA, c�dula jur�dica 3101344598
4	Garant�a extendida para 4 servidores marca DELL, tipo PowerEdge

 

En caso de aprobar dicha recomendaci�n, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretar�a General de la Direcci�n Ejecutiva, de la se�ora Mariana G�mez Bola�os en calidad de Administradora del Contrato, de los se�ores Luis Andr�s Camacho Montero y Marvin Morales Abarca, Contrapartes T�cnicas, y de la Auditor�a Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras P�blicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

Por unanimidad se declara la firmeza de todos los acuerdos.

�A las catorce horas y diecisiete minutos termin� la sesi�n.