ACTA N.� 36-2024

 

Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas con veinti�n minutos del martes veintisiete de agosto de dos mil veinticuatro, con asistencia de los se�ores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil; Jefferson Vargas Salas, Secretario General de la Direcci�n Ejecutiva; Gerardo Felipe Abarca Guzm�n, Director General a. i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Secretario General del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica y Gustavo Rom�n Jacobo, Director General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional.

 

De conformidad con el orden del d�a aprobado por el suscrito para esta sesi�n ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las se�oras Directoras y se�ores Directores, se procede al conocimiento y votaci�n de cada uno de dichos asuntos.

ART�CULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACI�N DEL ORDEN DEL D�A Y DEL ACTA DE LA SESI�N ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por le�do y aprobado el orden del d�a de la presente sesi�n ordinaria.

B) Se incorpora al orden del d�a el siguiente asunto:

�        Sustituci�n de la se�ora Directora Ejecutiva en esta sesi�n del CDIR.

C) Se tiene por le�da y aprobada la minuta de la sesi�n ordinaria n.� 35-2024, con excepci�n del se�or Jefferson Vargas Salas, quien no particip� en dicha sesi�n.

ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Respuesta CDIR-0119-2024 Informe sobre el an�lisis de la suficiencia de cauciones. De las se�oras Guiselle Valverde Calder�n, Contadora a. i. e Hirlanny Mar�a Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y de los se�ores Abraham Paniagua Gonz�lez, Subcontador y Walter Jim�nez Gonz�lez, Profesional del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.� CONT-0600-2024 del 8 de agosto de 2024, mediante el cual, seg�n lo ordenado por este Colegiado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 17-2024, celebrada el 30 de abril de 2024, rinde informe relativo a la recomendaci�n n.� 4.2 del Informe de control interno de la Auditor�a Interna n.� ICI-05-2020 y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluyen y recomiendan:

III.          Conclusiones

En consonancia con el an�lisis de los argumentos y criterios vertidos por los miembros del Consejo por medio de los oficios supra citados, se exponen las siguientes conclusiones:

a)   El aspecto o par�metro fundamental para la determinaci�n de la cauci�n que deben rendir las personas funcionarias del TSE es la responsabilidad en la recaudaci�n, custodia o administraci�n de fondos y valores p�blicos.

b)   La determinaci�n de la suficiencia de los importes a caucionar de las personas funcionarias obligadas a este hecho, se fundamenta en criterios de razonabilidad y proporcionalidad respecto a los niveles de responsabilidad, dificultad y consecuencia del error del puesto, as� como del monto administrado, raz�n por la cual no se considera pertinente efectuar modificaci�n alguna de los montos actualmente establecidos en el art�culo 14 del Reglamento.

c)    El modelo institucional de estratificaci�n de cuatro niveles, la segregaci�n de los puestos en los diferentes grupos y los par�metros para determinaci�n de los importes a caucionar por nivel, se consideran pertinentes de acuerdo con los par�metros de razonabilidad y proporcionalidad que han sido se�alados.

IV.         Recomendaciones

De conformidad con lo descrito, se someten a la valoraci�n de ese Consejo de Directores, las siguientes recomendaciones:

a)   Tener por cumplida la recomendaci�n de la auditor�a interna contenida en el informe de control interno ICI-05-2020 �Cumplimiento de la normativa que regula el tema de las cauciones que deben rendir los funcionarios del Tribunal� n�mero 4.2 numeral b) relacionada con el an�lisis de la suficiencia de la cauci�n a rendir seg�n niveles de responsabilidad.

b)   Aprobar las modificaciones efectuadas al Reglamento de Cauciones (ver Anexo 01), en atenci�n a las recomendaciones emitidas por la Auditor�a Interna y la revisi�n integral efectuada por este equipo t�cnico.

c)    Mantener, de conformidad con criterios de razonabilidad y proporcionalidad, los montos que actualmente caucionan las personas funcionarias, seg�n los diferentes niveles reglamentados en la normativa interna del TSE.

Se dispone: 1- Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen. 2.- H�gase de conocimiento del Superior con la recomendaci�n de aprobar.

B) Informe anual 2023 del Plan T�ctico del PEI 2019-2025. De la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.� DE-1924-2024 del 19 de agosto de 2024, mediante el cual remite el informe anual 2023 relativo al estado de avance de las l�neas de acci�n que conforman el plan t�ctico del PEI vigente, para lo cual, solicita la aprobaci�n de las recomendaciones incluidas en el �ltimo apartado del citado informe, particularmente la que concierne al punto n.� 4, seg�n expone.

Se dispone: 1- Tener por rendido el informe, el cual se acoge. 2.- H�gase de conocimiento del Superior con la recomendaci�n de aprobar.

C) Consulta de seguimiento del proceso consultivo �Conversemos�. De la se�ora Mary Anne Mannix Arnold, Encargada de seguimiento del proceso consultivo Conversemos, se conoce oficio n.� STSE-1751-2024 del 22 de agosto de 2024, mediante el cual solicita informar sobre el estado de la divulgaci�n de las labores de este Colegiado y del funcionamiento de la Comisi�n conformada con ocasi�n de la recomendaci�n n.� 19 del Informe final del proceso consultivo sobre aspectos administrativos y organizacionales.

Se dispone: 1.- Hacer del conocimiento de la se�ora Mannix Arnold lo aprobado en esta sesi�n respecto a la Difusi�n de las tareas del Consejo de Directores. 2.- H�gase del conocimiento de la comisi�n respectiva, el oficio supra citado, para que en el plazo de cinco d�as h�biles rinda informe a este Colegiado.

D) Entrega de certificaci�n del estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora que derivaron de la Advertencia sobre los Estados Financieros Auditor�a Externa. De la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.� DE-1967-2024 del 22 de agosto de 2024, mediante el cual de conformidad con lo que establece el Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditor�a Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, en su art�culo 13 inciso c) remite la certificaci�n de las acciones de mejora para el cumplimiento de la �Advertencia sobre las recomendaciones contenidas en la Carta de Gerencia, como parte de la auditor�a externa realizada a los estados financieros Institucionales�.

Se dispone: Tomar nota.

E) Agenda mes de la seguridad de la Informaci�n. De la se�ora Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica, se conoce oficio n.� DGET-291-2024 del 22 de agosto de 2024, mediante el cual, seg�n lo ordenado por este Colegiado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 28-2024 celebrada el 2 de julio de 2024, remite la agenda que propone para las actividades que se llevar�n a cabo durante el mes de octubre del presente a�o con motivo de la celebraci�n del mes de la seguridad de la informaci�n.

Se dispone: Aprobar conforme se solicita.

F) Sustituci�n a sesi�n. Del se�or Hugo Ernesto Picado Le�n, Director General del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia, se conoce correo electr�nico del 23 de agosto de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En el marco de las actividades vinculadas al 75 aniversario del TSE, al D�a de la Democracia Costarricense y a los esfuerzos institucionales en formaci�n en democracia, el pr�ximo martes 27 de agosto estar� en la ciudad de Lim�n, con el objeto de inaugurar la exposici�n "Costa Rica multi�tnica y pluricultural" en la Casa de la Cultura, a las 9:00 horas, y la exposici�n "Vivamos la democracia" en la sede de la UCR-Lim�n, a partir de las 14:00 horas, en las cuales participar�n estudiantes, docentes, representantes de la sociedad civil y autoridades pol�ticas de la provincia.

Por ende, solicito se tenga por justificada mi ausencia y se tome nota de que el se�or Rodrigo Abdel Brenes Prendas participar� de la sesi�n ordinaria del CDIR de ese d�a, sea en su modalidad virtual o presencial, en representaci�n del IFED."

Se dispone: 1.- Tener por justificada la referida ausencia. 2.- H�gase del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones.

G) Relacionado a la exoneraci�n de impuestos sobre los equipos para la emisi�n de c�dulas. De la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.� DE-1980-2024 del 23 de agosto de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En virtud de que el Proveedor Institucional, se�or Allan Herrera Herrera, mediante oficio n.� PROV-0299-2024 de fecha 19 de agosto de 2024, se refiere a la exoneraci�n de impuestos para la importaci�n de los equipos actualmente utilizados en la impresi�n de c�dulas, incluyendo en el memorial la consulta realizada a la Encargada de la Unidad de Fiscalizaci�n Contractual (UFEC) de la Direcci�n Ejecutiva, la cual se�ala declararse no competente para decidir al respecto, toda vez que se trat� de un aspecto no contemplado en el pliego de condiciones y no solicitado por el contratista desde la oferta, me permito elevar al estimable Consejo de Directores lo siguiente.

Una vez analizado a fondo la informaci�n que se muestra en el oficio supra citado (adjunto a este memorial), se estima apropiado que la decisi�n sobre este particular sea valorada y resuelta por el Consejo de Directores, en su calidad de jerarca institucional en materia de contrataci�n p�blica, con la atenta sugerencia de que se solicite al Departamento Legal el criterio con respecto a la procedencia o no de la exoneraci�n de impuestos para dichos equipos, esto con base en lo que argumenta el se�or Herrera Herrera y que a letra indica:

�� el retraso en dicho acto provoque la interrupci�n del servicio p�blico de emisi�n de documentos de identidad que se presta, sino todas las dem�s implicaciones jur�dicas y sociales que ese hecho pueda generar a los costarricenses y a la instituci�n misma, de tal forma que para ello, realizamos formal comunicado de los hechos y solicitamos se nos brinde el pronunciamiento correspondiente para atender la presente coyuntura.�.

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habr� de rendirse en el plazo de 5 d�as h�biles, pase al Departamento Legal.

Interviene el se�or Secretario General Chinchilla Mora: �No s� si cinco d�as ser�a muy poco para un tema que pueda ser de...�.

Interviene el se�or Director General a. i. Abarca Guzm�n: �Dale 10�.

Interviene el se�or Secretario General Chinchilla Mora: �Si verdad podr�amos darle 10�.

Interviene la se�ora Directora Guerrero Arias: �Igual podr�a ser m�s�.

Interviene el se�or Secretario General Chinchilla Mora: �S� correcto. Entonces pondr�amos 10 d�as h�biles si ustedes est�n de acuerdo para el Departamento Legal�.

H) Informe sobre dedicaci�n exclusiva estudio del puesto n.�353423, 370913. De la se�ora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y los se�ores Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Direcci�n Ejecutiva y Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DE-1896-2024 del 19 de agosto de 2024, mediante el cual rinden informe sobre la conveniencia institucional de someter los puestos n.� 353423 y 370913 al r�gimen de dedicaci�n exclusiva y, con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluyen:

�Valorado por este equipo de trabajo el informe elaborado por el DRH con base en las tareas que desarrolla el puesto y la informaci�n suministrada por la jefatura, de conformidad con los par�metros definidos para rendir el informe sobre la dedicaci�n o no de un puesto, se evidencian elementos que permiten determinar la conveniencia institucional de someter a los puestos n.� 353423 y 370913 Profesional en Tecnolog�as de Informaci�n 3 (clase Profesional Ejecutor 3) ubicado en DGET, al r�gimen de dedicaci�n exclusiva, de forma tal, que la persona funcionaria que ocupe ese cargo deba dedicar sus servicios profesionales �profesi�n liberal requisito del puesto y profesiones relacionadas con dicho cargo� exclusivamente al servicio del Tribunal; lo anterior, en virtud de que al ponderar el costo econ�mico que conlleva esa dedicaci�n, la Administraci�n obtiene mayor beneficio al procurar que se garantice el inter�s p�blico con la dedicaci�n completa de la persona que ocupe ese puesto en las actividades institucionales (�)�.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuya conclusi�n se acoge. El�vese a conocimiento del Superior con la recomendaci�n de aprobar.

I) Informe sobre dedicaci�n exclusiva estudio del puesto n.�101910. De la se�ora Hirlanny Ortiz Campos, Jefa del Departamento de Recursos Humanos y los se�ores Jefferson Vargas Salas, Secretario General a. i. de la Direcci�n Ejecutiva y Ronny Alexander Jim�nez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DE-1898-2024 del 19 de agosto de 2024, mediante el cual rinden informe sobre la conveniencia institucional de someter el puesto n.� 101910 al r�gimen de dedicaci�n exclusiva y, con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluyen:

�Valorado por este equipo de trabajo el informe elaborado por el DRH con base en las tareas que desarrolla el puesto y la informaci�n suministrada por la jefatura, de conformidad con los par�metros definidos para rendir el informe sobre la dedicaci�n o no de un puesto, se evidencian elementos que permiten determinar la conveniencia institucional de someter al puesto n.� 101910 Profesional en Tecnolog�as de Informaci�n1 (clase Profesional Asistente 2) ubicado en el DGET, al r�gimen de dedicaci�n exclusiva, de forma tal, que la persona funcionaria que ocupe ese cargo deba dedicar sus servicios profesionales �profesi�n liberal requisito del puesto y profesiones relacionadas con dicho cargo� exclusivamente al servicio del Tribunal; lo anterior, en virtud de que al ponderar el costo econ�mico que conlleva esa dedicaci�n, la Administraci�n obtiene mayor beneficio al procurar que se garantice el inter�s p�blico con la dedicaci�n completa de la persona que ocupe ese puesto en las actividades institucionales (�)�.

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuya conclusi�n se acoge. El�vese a conocimiento del Superior con la recomendaci�n de aprobar.

J) Difusi�n de las tareas del Consejo de Directores. Del se�or Iv�n Gerardo Mora Barahona, para ese entonces Director General a. i. de la Direcci�n General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional, se conoce nuevamente oficio n.� DEGP-0104-2024 del 16 de agosto de 2024, mediante el cual seg�n lo ordenado en el acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 10-2023 del 2 de abril de 2023, remite propuesta de dise�o para el proceso de divulgaci�n orientado a que la poblaci�n institucional conozca las labores del Consejo de Directores.

Interviene el se�or Secretario General Chinchilla Mora: �Para este asunto la Direcci�n de Estrategia y Gesti�n Pol�tica Institucional nos permiti� remitir las filminas que, podemos ver ah� Jinny, las filminas que estuvimos este conversando ahora con Gustavo, pues se hicieron algunos cambios, �m�s que todo de forma verdad?�

Interviene el se�or Director Rom�n Jacobo: ��Aj� en los textos se simplific� un poquito el texto�.

Interviene el se�or Secretario General Chinchilla Mora: �De manera que quede como m�s sencillo el quehacer de nosotros y es el que ustedes m�s o menos se hab�an visto en el oficio que se les pas� la vez pasada, no s� si ustedes los tienen los podemos leer, si ustedes lo ven, o si por el contrario este una vez analizado, podemos aprobarlo directamente�.

Interviene el se�or Director General Bola�os Bola�os: �Dele as��.

Interviene el se�or Secretario General Chinchilla Mora: ��Les parece?

Interviene el se�or Director General Bola�os Bola�os: �S�

Interviene el se�or Secretario General Chinchilla Mora: ��Los aprobamos?�.

Interviene el se�or Director General Bola�os Bola�os: �S�.

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda.

Interviene el se�or Secretario General Chinchilla Mora: �Muchas gracias a la Direcci�n de don Gustavo por hacernos esa divulgaci�n de lo que hacemos ac� y de las fotograf�as que van a acompa�ar a esas filminas, as� que agradecidos con tu equipo de trabajo, Gustavo�.

K) Sustituci�n a sesi�n. De la se�ora Sandra Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce correo electr�nico del 26 de agosto de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"(�) en virtud de que he solicitado autorizaci�n al �rea de Capacitaci�n del Departamento de Recursos Humanos, para asistir al Congreso Mentes Maestras para la Transformaci�n, a realizarse ma�ana (27 de agosto) en el Centro Internacional de Convenciones (CIC) Ande, en un horario de las 9 a.m. a las 7 p.m., le solicito que la sesi�n del Consejo de Directores pueda ser atendida por el compa�ero Jefferson Vargas Salas, Secretario General a.i. de esta Direcci�n".

Se dispone: 1.- Tener por justificada la referida ausencia. 2.- H�gase del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones.

Por unanimidad declaramos la firmeza de todos los acuerdos.

A las catorce horas con treinta y ocho minutos termin� la sesi�n. �

 

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