ACTA N.� 3-2025

 

Sesi�n ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las once horas con veintid�s minutos del mi�rcoles veintid�s de enero de dos mil veinticinco, con asistencia de los se�ores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones -quien preside-; Luis Antonio Bola�os Bola�os, Director General del Registro Civil; Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva; H�ctor Enrique Fern�ndez Mas�s, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Pol�ticos; Hugo Ernesto Picado Le�n, Director General del Instituto de Formaci�n y Estudios en Democracia; Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnol�gica y Gustavo Rom�n Jacobo, Director General de Estrategia y Gesti�n Pol�tico-Institucional.

 

De conformidad con el orden del d�a aprobado por el suscrito para esta sesi�n ordinaria, el cual incluye los documentos de agenda y sus respectivos antecedentes, los cuales fueron de conocimiento previo de las se�oras Directoras y se�ores Directores, se procede al conocimiento y votaci�n de cada uno de dichos asuntos.

ART�CULO PRIMERO. LECTURA Y APROBACI�N DEL ORDEN DEL D�A Y DEL ACTA DE LA SESI�N ORDINARIA ANTERIOR.

A) Se tiene por le�do y aprobado el orden del d�a de la presente sesi�n ordinaria.

B) No hay documentos para incorporar

C) Se tiene por le�da y aprobada la minuta de la sesi�n ordinaria n.� 2-2025.

�ART�CULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Presentaci�n del Diagn�stico PEI 2026. De la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce nuevamente el oficio n.� DE-3369-2024 del 18 de diciembre de 2024, mediante el cual remite a este Colegiado el Diagn�stico PEI 2026, y a su vez solicita la programaci�n de una audiencia presencial o virtual, a efectos de que el �rea de Planificaci�n Institucional realice la presentaci�n sobre dicho tema.

Se dispone: Atendida la audiencia conferida, se tienen por recibidos y conocidos los resultados obtenidos del diagn�stico 2026, as� como las recomendaciones derivadas de dicho an�lisis. En virtud de lo anterior, se eleva a conocimiento del Superior con la recomendaci�n de aprobar.

B) Propuestas de actividades recreativas y sociales del proceso consultivo �Conversemos�. De la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce el oficio n.� DE-0061-2025 del 13 de enero de 2025, mediante el cual, seg�n lo ordenado en el acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 48-2024, celebrada el 12 de noviembre de 2024 por este Colegiado, rinde informe relacionado con las propuestas de actividades recreativas y sociales del proceso consultivo �Conversemos� presentadas por la Comisi�n encargada.

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. H�gase de conocimiento de la se�ora Mary Anne Mannix Arnold, Encargada de seguimiento del Programa consultivo Conversemos.

C) Solicitud de informaci�n relativa al estado de recomendaci�n. Del se�or Franklin Mora Gonz�lez, Auditor Interno, se conoce el oficio n.� AI-0026-2025 del 16 de enero de 2025, mediante el cual solicita informaci�n sobre el estado actual de la recomendaci�n n.� 4.4 del informe ICI-10-2018 �Informe de control interno, relativo al estudio de auditor�a sobre el Centro de Personalizaci�n de Documentos de Identidad (CPDI).�

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habr� de rendirse dentro del plazo de tres d�as h�biles, pase a las Direcciones General del Registro Civil y de Estrategia Tecnol�gica.

D) Informe relativo a solicitud de criterio sobre suscripci�n de convenio por excepci�n. Del se�or Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.� DL-29-2025 del 16 de enero de 2025, mediante el cual, seg�n lo ordenado en el acuerdo adoptado en el art�culo segundo de la sesi�n ordinaria n.� 1-2025 celebrada el 8 de enero de 2025 por este Colegiado, remite el informe relativo a solicitud de criterio sobre la suscripci�n de convenio por excepci�n y, con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye:

�III. Conclusi�n

Con base en lo expuesto, es criterio de este despacho que la decisi�n de crear un marco de excepci�n que permita suscribir convenios PSI con otras instituciones diferentes a las que el propio CDIR decidi� otorgarles esa posibilidad, es decisi�n exclusiva de ese �rgano. Sin embargo, por las razones expuestas en el considerando II del presente informe, estimamos oportuno se valore si las condiciones en las cuales se tom� dicho acuerdo, aun permanecen vigentes o bien, si por el desarrollo tecnol�gico actual es dable reconsiderar el mismo, a efecto de que no se restrinja la suscripci�n de dichos acuerdos a ninguna instituci�n p�blica y puedan acceder a las bases de datos personales que resguarda nuestra instituci�n, siempre y cuando se establezcan las garant�as necesarias para salvaguardar los derechos de las personas involucradas, se respete de manera estricta el deber de confidencialidad y que adem�s la naturaleza jur�dica de lo solicitado por la instituci�n requirente demuestre que es necesario.

Ahora bien, en caso de que en el caso concreto se excepcione la aplicaci�n de la medida dispuesta, de manera que se considere factible la eventual suscripci�n del convenio, se deber� remitir la solicitud correspondiente a la Direcci�n General del Registro Civil para obtener el respectivo aval, como responsable de la base de datos civiles ante la Agencia de Protecci�n de Datos de los Habitantes (PRODHAB), para que, como es usual en estos casos, se comisione la validaci�n t�cnica del acuerdo al Departamento de Tecnolog�as de Informaci�n y Comunicaciones y la preparaci�n del acuerdo a este Departamento Legal.�

Se dispone: 1. Tener por rendido el informe. 2. Para su estudio individual rem�tase a las se�oras Directoras y los se�ores Directores, quienes deber�n emitir su criterio en un plazo de siete d�as h�biles.

E) Implementaci�n de mecanismo de control Acuerdo 8 del proceso consultivo conversemos. De la se�ora Mary Anne Mannix Arnold, Encargada de seguimiento del Programa consultivo Conversemos, se conoce oficio n.� STSE-0078-2025 del 16 de enero de 2025, mediante el cual se hace referencia al acuerdo adoptado en el art�culo �nico de la sesi�n extraordinaria n.� 16-2023, celebrada el 22 de febrero de 2023 por el Tribunal Supremo de Elecciones. En particular, se�ala el punto 8, relativo a las reuniones mensuales de jefaturas, que establece: �8.- Las jefaturas institucionales realizar�n reuniones mensuales (virtuales o presenciales) de control interno con el personal a su cargo, en las que se compartir� informaci�n relevante sobre la gesti�n del servicio. Este espacio debe ser aprovechado por la jefatura para crear un ambiente de trabajo que facilite la retroalimentaci�n del personal.�

La se�ora Mannix Arnold destaca que, en el proceso �Conversemos�, se identific� la necesidad de socializar adecuadamente la informaci�n relevante, como normativa actualizada, procedimientos, prevenci�n de riesgos y control interno. Para atender esta necesidad, el Tribunal instruy� a las jefaturas realizar reuniones mensuales. Sin embargo, se�ala que no existe un mecanismo para verificar el cumplimiento de esta disposici�n. Por lo tanto, propone incluir en los informes mensuales de labores de las unidades administrativas un apartado que detalle lo siguiente: fecha, hora, modalidad (presencial o virtual), participantes, temas tratados y el acta correspondiente. En caso de que esa propuesta no sea viable, solicita definir un mecanismo alternativo que permita realizar el seguimiento necesario. Adem�s, sugiere que el Consejo de Directores emita un recordatorio oficial, ya que algunas jefaturas desconocen o han olvidado esta instrucci�n.

Se dispone: Para su estudio individual rem�tase a las se�oras Directoras y los se�ores Directores, quienes deber�n emitir su criterio en un plazo de diez d�as h�biles.

 

�F) Modificaci�n al presupuesto institucional para atender el compromiso no devengado 2024 (referencia H-002). De la se�ora Sandra Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce el oficio n.� DE-0108-2025 del 16 de enero de 2025, mediante el cual remite la propuesta de modificaci�n presupuestaria para atender el reconocimiento de los compromisos no devengados del ejercicio econ�mico del periodo 2024 (referencia H-002).

Se dispone: Aprobar conforme lo propone la se�ora Mora Navarro. Elevar a consideraci�n del Superior con la recomendaci�n de aprobar.

Por unanimidad declaramos la firmeza de todos los acuerdos.

A las once horas con treinta y un minutos termin� la sesi�n.